💼 Reuniones efectivas de trabajo: ¿Cómo tener éxito? | Crehana
Ten reuniones efectivas de trabajo y ¡dile adiós a la improductividad!

Ten reuniones efectivas de trabajo y ¡dile adiós a la improductividad!

Última actualización 9 de Febrero del 2022Tiempo de lectura: 7 min.

Milagros García

Si te preguntas cómo hacer reuniones efectivas de trabajo que no reduzcan la productividad de tus colaboradores, incluso después de que termine la junta de trabajo, ¡aquí encontrarás la respuesta para lograrlo!

Es que el tiempo vale oro y, si los equipos no están del todo alineados a las prácticas del manejo del tiempo y productividad, el derroche de horas en juntas improductivas puede suponer un número nada menor. Por ejemplo, ¿sabías que, de acuerdo a una publicación de MITSloan, solo el 50 % del tiempo de una reunión de trabajo se utiliza de manera efectiva? Sí, ¡te hemos visto asentir desde aquí!

Por eso, es importante conocer las técnicas para liderar reuniones de trabajo altamente efectivas y, si no las sabes, ¡no te preocupes! Te enseñaremos cómo hacerlo de manera correcta, ya sea que tu equipo esté en la oficina, en casa, o labore en un modelo híbrido. Sigue leyendo esta nota porque te daremos los mejores tips para reuniones efectivas de trabajo que te ayudarán a aprovechar el valioso tiempo de colaboración con tu team.

¿Qué son las reuniones efectivas de trabajo?

Las reuniones efectivas de trabajo son aquellas donde los colaboradores salen de una reunión sintiéndose llenos de productividad, positivos sobre el uso de su tiempo y con la sensación de que se han logrado avances. Además, las reuniones efectivas de trabajo te permiten generar ideas, planificar acciones y mantener a tu equipo activo e informado. ¡Todo de manera óptima!

Desde luego, como toda reunión de equipo, son una forma en la que los miembros de un equipo puedan deliberar diferentes asuntos, ya sea para tomar decisiones o resolver problemas específicos.

En sí, las reuniones efectivas de trabajo están destinadas a impulsar el logro de los objetivos. Cuando todos están en la misma página y son conscientes de lo que se debe hacer, se pueden completar incluso las tareas más desafiantes.

Pero, ¿cuántos de nosotros hemos tenido alguna vez una reunión que parecía que iba a durar toda la eternidad y en la que nunca se llegaba a un acuerdo? Estamos seguros de que también te ha ocurrido, desafortunadamente.

Lo cierto es que, cuando las juntas de trabajo están mal gestionadas. hacen que el tiempo se extienda, dejando a todos emocionalmente agotados. De hecho, siguiendo con el artículo del MITSloan, existe algo llamado “Síndrome de recuperación de reuniones”, en el que los participantes pierden tiempo de trabajo mientras se recuperan mentalmente de una mala reunión.

Por eso es importante hacerlas lo más útiles y constructivas posible, de manera que se logre el propósito principal de la reunión. Siguiendo algunas técnicas de reuniones efectivas de trabajo, que te contaremos a continuación, podrás lograrlo.

Características de las reuniones de trabajo efectivas

Veamos, entonces, cuáles son las principales características de las reuniones de trabajo efectivas:

  • Se promueve la participación de los asistentes a la reunión.
  • Se respetan las intervenciones.
  • Se aborda un tema desde los puntos más importantes y se llegan a conclusiones a modo “next steps”.
  • La duración máxima es, como mucho, una hora reloj.

Beneficios de tener reuniones efectivas de trabajo

Los beneficios de tener reuniones efectivas de trabajo son innumerables. Tan solo imagina que quieres estudiar para ser el CEO de una gran empresa, será aún más necesario conocer las mejores herramientas para reuniones efectivas y entender la importancia de una planificación previa.

Veamos, entonces, cuáles son las ventajas de hacer reuniones efectivas de trabajo:

  • Comunicación efectiva.
  • Incremento de la motivación y la productividad.
  • Brainstorming o generación de ideas.
  • Planificación de estrategias viables.
  • Mayor trabajo en equipo.

Esto sucede con más frecuencia cuando...

  • La reunión se planifica con una agenda desarrollada de manera estructurada.
  • El objetivo de la junta de trabajo es claro.
  • El tiempo se usa de manera eficiente.
  • Hacer un seguimiento después que termina la reunión.

que son las reuniones efectivas de trabajoFuente: Pexels

¿Cómo hacer reuniones efectivas de trabajo?

Todos hemos estado atrapados en una mala reunión. Llegas a tiempo y la junta de trabajo comienza con 10 minutos de retraso. ¿La agenda? Poco clara. ¿La persona a cargo? No dirigía como debía ser. Algunas personas comienzan a ofrecer ideas, otras las rechazan. Nada está realmente decidido y la reunión concluye, mientras lamentas en silencio la hora perdida.

De hecho, las reuniones mal organizadas no solo pueden ser una pérdida de tiempo, sino también son una pérdida de dinero. Un estudio sobre la administración del tiempo, plasmado en una infografía de Atlassian, descubrió que una sola reunión semanal de gerentes le cuesta a una organización casi 15 millones de dólares al año. Increíble, ¿no?

¡Pero existe una manera de solucionarlo! A continuación, te diremos cuáles son las reglas esenciales para llevar a cabo reuniones efectivas de trabajo y aprender cómo hacerlas tanto útiles como agradables para todos los participantes. 

Define el propósito de la reunión con antelación

¿La reunión se llevará a cabo para generar nuevas ideas, recopilar información o tomar decisiones? ¿O quizás es una combinación de lo anterior?

Si no estás seguro de lo que quieres lograr, es posible que todos se pierdan en el camino. El factor número uno para una reunión efectiva de trabajo es tener un objetivo claro.

Desarrolla una agenda clara

Una vez que tengas definido el objetivo de la reunión, el siguiente paso es elaborar una agenda que cumpla con ese propósito establecido. El acto de planificar la agenda ayuda a enfocar e identificar los temas prioritarios para la junta de trabajo.

La agenda de una reunión efectiva de trabajo debe incluir:

  • Lista de temas a cubrir.

  • Breve descripción de los objetivos de la reunión.

  • Lista de personas que asistirán a la reunión.

  • Nombre de las personas que abordarán cada tema.

  • La hora y el lugar de la reunión.

  • Cualquier otra información que los participantes necesitan saber.

Te recomendamos poner los puntos más urgentes e importantes al principio de la agenda y los menos importantes al final (en caso de que se te acabe el tiempo).

Selecciona los participantes idóneos para la junta

Pregúntate: ¿Todos los trabajadores realmente necesitan asistir a la reunión? La mayoría de las veces, un breve resumen por correo electrónico o por otra aplicación de mensajería, como Slack, funcionará igual de bien. ¡Aprovecha todas las herramientas digitales que tienes a tu alcance para mejorar la productividad en el trabajo remoto!

Recuerda que uno de los propósitos de las juntas de trabajo es tomar decisiones, no simplemente compartir información. Es fácil ver la reunión como una pérdida de tiempo cuando los asistentes no sienten que el tema discutido sea relevante para ellos.

Si puedes reducir la lista de asistentes a una reunión, pues ¡en buena hora! ese es tiempo productivo devuelto a la empresa.

Por ejemplo, Jeff Bezos, CEO de Amazon, sigue la regla de las dos pizzas: consiste en que una reunión no debe exceder la cantidad de personas de las que se puedan alimentar con un par de pizzas de pepperoni. Esto no solo permite tener reuniones efectivas de trabajo, también sirve para que los miembros del equipo generen ideas sin la interferencia del pensamiento grupal, el mayor motivo de preocupación de los ejecutivos de Amazon.

Cuantas más personas haya en la reunión, más difícil será tomar una decisión o tener una discusión constructiva. Al planificar los participantes en tus reuniones efectivas de trabajo, considera en cuál de las siguientes tres categorías encajan:

  • Asistentes prioritarios: participantes de la reunión que se espera que asistan y participen en la reunión.

  • Asistentes opcionales: personas que pueden estar interesadas en los resultados de la reunión, pero que no están absolutamente obligadas a asistir para que la junta de trabajo cumpla sus objetivos.

  • Invitados: personas que están invitadas a una reunión con un propósito específico, pueden asistir a la totalidad o parte de la reunión.

técnicas para reuniones efectivas de trabajoImagen: Pexels

Empieza a tiempo la reunión y termínala también a tiempo

Ahora bien, ¿qué hacer durante la reunión? Como líder, es tu responsabilidad que la reunión sea una experiencia positiva para todos los involucrados. Para esa instancia, el primer tip de reuniones efectivas es comenzar y terminar a tiempo.

De acuerdo a una reciente encuesta al equipo de Crehana, el 72% de colaboradores considera que la mayoría de sus reuniones no empiezan a tiempo. ¡Eso puede conllevar a que las reuniones no sean productivas! 

Tan importante como comenzar a tiempo es terminar a tiempo. Una hora de finalización definitiva ayudará a garantizar que se cumpla con lo que está en la agenda y que las personas vuelvan a sus actividades de inmediato.

Por ello, nuestro COO y Co-founder de Crehana, Rodolfo Dañino, más conocido como “Fico”, manifiesta que para tener reuniones efectivas de trabajo es esencial que haya puntualidad.

“Exijamos puntualidad para no afectar a los demás. Luego, durante la reunión, expliquemos cómo será la agenda de la reunión, cuáles son las expectativas, y de la manera más sintetizada posible, iniciemos. Busquemos no irnos por las ramas. Si alguien está explayándose mucho o discutiendo de algo no relevante, cortémoslo y sigamos. En lugar de ser mal visto, se entenderá el drive hacia la eficiencia. Seamos directos”.

Deja espacio para que fluya la creatividad del equipo

Las reuniones breves y constructivas son ideales, pero invitemos a que los participantes dejen volar su creatividad. Una reunión efectiva de trabajo debe sumergirse en la generación de ideas, de esta manera, permite que los colaboradores participen activamente y no solo asistan pasivamente.

Sin duda, las sesiones de lluvia de ideas son una práctica común para fortalecer el pensamiento creativo de los participantes. 

Concentra tus esfuerzos en que la reunión sea breve

Es muy probable que a los 30 minutos de la reunión, la atención de tu equipo no sea tan rápida como al principio. Cuanto más larga sea la junta de trabajo, más esfuerzo se necesitará para mantener la energía y la discusión.

Tener reuniones breves es un componente esencial para mejorar la eficiencia de tu equipo y, por supuesto, lograr una reunión efectiva de trabajo.

Haz una ronda de preguntas para finalizar

Para garantizar una reunión efectiva de trabajo, considera extender la sesión de preguntas y respuestas para que coincida con la duración de la reunión. Incluso podrías considerar cambiar el formato general con una breve introducción a la reunión, seguida de una sesión de preguntas y respuestas más larga. ¡Esto podría ayudar a formar un equipo entusiasta!

Termina la reunión con un plan de acción

Deja los últimos minutos de cada reunión para discutir los próximos pasos que se llevarán a cabo. Esto incluye decidir quién es responsable de cada acción y cuáles son los plazos para cada tarea. De lo contrario, todo el tiempo que dedicó a la reunión será en vano.

Haz un seguimiento tras la reunión

Dependiendo del propósito de la reunión, se podrá establecer cuánto habrá por hacer después de la junta de trabajo. Es bastante común que las personas salgan de la misma reunión con interpretaciones muy diferentes de lo que sucedió.

Lo ideal es que redactes un status de la reunión, haciendo hincapié en las responsabilidades y los plazos asignados. De esa manera, todo el team estará alineado y, sin duda, habrá sido una reunión efectiva de trabajo. Por ejemplo, puedes tomar notas en un calendario de equipo compartido o en una app de administración de tareas y, así, continuar con el seguimiento hasta completar cada acción.

¿Quieres planear las actividades de todas tus reuniones de trabajo de manera eficiente? Si la respuesta es sí, entonces te recomendamos inscribirte en nuestro curso online de Gestión de proyectos y tareas, impartido por Martín Arenas. Veamos lo que explica al respecto:

“¿Cuáles herramientas te pueden ayudar a gestionar mejor tus proyectos? ¿Conoces el impacto que genera en tu trabajo tener mayor control del tiempo y tus tareas? Para lograr que tu trabajo tenga un valor agregado y que se diferencie en cualquier lugar y de cualquier persona, es esencial que este tema lo domines y lo lleves a cabo. La practicidad es la llave que debe estar al alcance de todos. Desarrollar soft skills como liderazgo, trabajo en equipo, comunicación efectiva y sentido de urgencia es muy importante para tu vida profesional. Complementar esas habilidades con herramientas digitales harán que tengas un mayor control sobre tu desarrollo y el de tu equipo”.

 

¿Cómo hacer un plan de reunión efectiva de trabajo?

Si te preguntas, entonces, cómo hacer un plan de reunión efectiva de trabajo, aquí te contamos cuáles son los secretos y buenas prácticas que debes tomar en consideración para una correcta planificación de la misma. Se trata de una metodología para reuniones efectivas que te servirá para alcanzar tu objetivo.

Especifica el objetivo de la reunión

El primer paso para elaborar un plan de reuniones efectivas de trabajo es especificar el objetivo del encuentro. Esto implica establecer qué es lo que se quiere lograr con la misma y definir el tema central que se abordará.

Elige el tema a tratar

Desde luego, resulta clave que los asistentes conozcan con antelación qué temas se tratarán en la reunión. Al menos deberían estar interiorizados sobre esta información con dos días hábiles de anticipación. Ten en cuenta que cuantos menos temas mejor.

Define cómo se hará la convocatoria

En esta instancia, lo que se debe planificar es quién será el responsable de coordinar el encuentro y dónde se hará (¿presencial o virtual?). En caso de que se implemente una reunión virtual, es importante, también, elegir la aplicación que se utilizará para tal fin. Por ejemplo, Google Meet o Zoom.

Asimismo, como toda reunión, debe tener un horario de inicio y de finalización. No olvides tener en cuenta la disponibilidad de todos los asistentes. Y claro, un tema no menor, ¿quiénes son imprescindibles y tienen que estar presentes en el encuentro? Ese punto también lo tienes que definir.

Desarrolla material soporte

A la hora de plantear un debate, quizás te resulte más amigable, no solo para tener la información “fresca” y al alcance sino porque también le puede ayudar a los asistentes, presentar estadísticas o conceptos claves en diapositivas.

Además, podrías hacerte una “ayuda memoria”, una guía plasmada en papel o en una nota en tu laptop, para no olvidar sobre todo lo que quieres que se trate en el encuentro.

Ahora bien, si te interesa profundizar acerca de recursos o herramientas para reuniones efectivas, sigue leyendo este artículo porque tenemos un bonus track de regalo con recursos gratuitos que puedes descargar y aprovechar en las juntas de trabajo. ¿Qué te parece?

Pero, ¿qué hay sobre lo que “no se debe hacer” en una junta de trabajo? A continuación, te brindamos toda la información que tienes que conocer al respecto para evitar acciones que puedan comprometer la productividad del team. ¡Continuemos!

plan reuniones efectivas

Fuente: Pexels

¿Qué no se debe hacer en una reunión de trabajo?

Para que haya una reunión efectiva de trabajo, será necesario evitar algunas acciones que puedan afectar a tu marca personal. Veamos cuáles son “los malos hábitos”:

Presentarte sin estar [email protected]

Simplemente improvisar puede parecer una buena gestión del tiempo, pero no te ayudará a dejar una huella en los demás. Si quieres prepararte para una reunión efectiva de trabajo con tu marca personal en mente, plantéate estas preguntas:

  • ¿Cuál es el mensaje clave que quiero transmitir?

  • ¿Quiénes asisten y qué quiero que piensen, sientan o realicen?

  • ¿Cuál es la contribución más valiosa que puedo hacer?

  • ¿A quién me gustaría reconocer o apoyar?

Llegar tarde

Como te mencionamos líneas arriba, la puntualidad es clave para que se lleve a cabo una reunión efectiva de trabajo. Recuerda que el tiempo es un activo importante y aprovecharlo al máximo es esencial para el crecimiento de la empresa.

De hecho, llegar tarde puede proyectar a los demás que la reunión no es tan importante para ti. Así que, llega a tiempo y causa un gran impacto.

Utilizar el dispositivo móvil y no prestar atención a lo que dicen los demás

No es necesario repetirte que es de mala educación usar tu smartphone o responder mensajes mientras otro participante de la reunión está hablando. Sí, la gente también puede verte usándolo debajo de la mesa de conferencias.

Si es demasiado tentador, guárdalo en tu bolsillo, o mejor aún, apágalo. Eso hará que sea más probable que estés concentrado e involucrado durante toda la reunión. ¡Evita esto y tendrás una reunión efectiva de trabajo!

Interrumpir a otra persona mientras habla

Durante una reunión, el enfoque de todos los participantes debe estar en el asunto que se está discutiendo. Por lo tanto, si otro miembro del equipo está explicando alguna estadística o un tema, se deben evitar las interrupciones, como un timbre repentino de algún teléfono o realizar otras actividades que no sean prioritarias en ese momento.

Anota esta lista para tu próxima junta de trabajo. ¡Créenos, podrás lograr mejores reuniones efectivas de trabajo!

 

Tips para reuniones efectivas de trabajo en tiempos de pandemia

Con tantas reuniones virtuales durante el día, es posible que te hayas olvidado de cómo llevar a cabo una de manera productiva. Por ello, te brindaremos algunos consejos sobre cómo fortalecer las reuniones efectivas de trabajo a distancia:

Entra a la reunión virtual temprano

Es probable que ahora que estés en casa tengas más tiempo para hacer otras actividades, pero no descuides la puntualidad. ¡Eso dice mucho de ti! Asegúrate, con anticipación, de que el programa de videoconferencia funcione correctamente.

¡No hay excusas! Todos los participantes deben llegar temprano. Esto es doblemente importante si estás dirigiendo la reunión. Llegar a tiempo significa que estás ahí para recibir a tu equipo, lo cual demuestra tu interés y respeto hacia los demás. ¡Desarrolla una gran reunión efectiva de trabajo a distancia!

Activa tu cámara y muestra tu mejor sonrisa

Otro tip esencial que nos comparte nuestro COO y Co-founder de Crehana, Rodolfo Dañino, es que siempre actives tu cámara. A pesar de que estemos en casa, no significa que perdamos la “comunicación cara a cara”.

“Esto reforzará el mindset de que por más que estemos en nuestras casas, estamos trabajando, y a la vez podrás transmitir de manera más eficiente tus mensajes”.

Si eres quien lidera la junta de trabajo virtual, da el primer paso, enciende tu cámara, conversa con los demás y ¡muéstrales tu mejor sonrisa!

Cuida los detalles de tu espacio de trabajo

Si te has visto obligado a convertir tu habitación en una oficina temporal (como la mayoría de trabajadores), asegúrate de eliminar las distracciones en segundo plano. O usa la función de fondo virtual que está disponible en muchas aplicaciones de videollamadas para mantener en privado tu fondo desordenado. 

Ten en cuenta que los fondos virtuales funcionan mejor contra una pared en blanco. Si tienes un espacio de tu casa para laborar, excelente. Esto, sin duda, te ayudará a tener una reunión efectiva de trabajo.

Escucha y pregunta a los demás

Para que se preparen antes de iniciar la reunión, puedes empezar preguntando a tu team cómo ha estado su día. Esta es una buena forma de romper el hielo y hacer que la gente se sienta cómoda hablando. 

¿Recuerdas nuestro consejo anterior de que las personas pueden ser pasivas en las reuniones? Minimiza esto pidiendo la opinión de los miembros de tu equipo durante la junta de trabajo virtual. De hecho, “Fico” te recomienda lo siguiente:

“Para garantizar que todos estén atentos, pregúntale a alguien: “¿y tú qué opinas?”, por más que pueda sonar molesto, estás haciendo que las personas estén más enfocadas en la reunión”.

Otro punto muy importante de una reunión efectiva de trabajo es saber escuchar. Con frecuencia, en las reuniones remotas ocurren interrupciones, debido a los delays por Internet. "Fico" agrega:

“Si otra persona está hablando, pídele que termine su idea, y luego continúa. No hagas otras cosas mientras estás en la videollamada, espera para responder ese chat o email para después, ya que podrías mostrar desinterés”.

tips para reuniones efectivasImagen: Pexels

Herramientas para reuniones efectivas de trabajo

A la hora de pensar en cómo abordar una reunión de trabajo para que realmente sea efectiva, las herramientas o recursos disponibles para una exposición visual de la información se vuelven claves para lograr el mayor éxito posible.

Si quieres mejorar la participación de los miembros de tu equipo en las reuniones, revisa estas opciones de recursos que te traemos a modo de bonus track:

Plantilla de análisis de riesgos

¿En tu empresa están a un paso de implementar muchos cambios a nivel proyectos? ¿Qué tal si les presentas un análisis de riesgos bastante visual con información clara y precisa? Si los integrantes de tu equipo de trabajo están al tanto de los posibles riesgos, se pueden solucionar muchos problemas a futuro. Tal es el caso de los problemas de comunicación o la falta de tiempo.

plantilla de riesgos empresariales

Descarga ahora esta plantilla de análisis de riesgos.

Informes mensuales de marketing

Este informe mensual de marketing es ideal para el sector comercial y de marketing de toda organización. Las reuniones de principio de mes suelen estar orientadas al análisis de resultados junto a propuestas sobre qué implementar en las próximas semanas para superar la performance del período anterior.

Frente a eso, ¿qué mejor que compartirle a todo el equipo el informe mensual de las acciones realizadas? Claro que no solo durante la reunión sino también previo a que se lleve a cabo la misma.

informes mensuales

Descarga gratis esta plantilla de informes mensuales.

Ejemplo de propuesta comercial para editar en PowerPoint

¿Y qué tal si en la reunión quieres abordar las propuestas comerciales que hace tu empresa frente a sus clientes? ¿Por qué no llevar una alternativa visual bien elaborada que pueda, incluso, ser útil de cara a los potenciales clientes una vez aceptada y corregida?

propuesta comercial ejemplo

Descarga el ejemplo de propuesta comercial.

Ahora ya sabes que la clave de las reuniones efectivas en el trabajo radica en la planificación y la comunicación. Recuerda tener claro los objetivos y potenciar tus habilidades de trabajo en equipo.

Lograr reuniones efectivas de trabajo es un gran paso para alcanzar la productividad, aumentar la facturación de la empresa y escalar sin límites. La clave del éxito radica en no bajar los brazos y seguir actualizándose respecto a nuevas formas de hacer más eficientes los procesos, tal como estás haciendo tú ahora. Así que, ¡bien hecho!

Por eso, no olvides revisar nuestros cursos de Productividad y software para sacarle el máximo partido a programas que colaboran con la mejora en resultados, como el caso de Excel, o el entrenamiento de habilidades blandas como el manejo de tiempo y productividad.

¡Me voy corriendo porque tengo una reunión con el team Crehana en instantes! ¡Nos vemos! 

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