¿Sabes qué es Google Keep? Una de las tantas aplicaciones de Google que pueden simplificarte la vida y quizá no le estamos sacando el rendimiento que deberíamos.

¿Cuántas veces no te ha pasado que olvidaste una idea buenísima que pensaste la noche anterior? A lo mejor, tuviste la posibilidad de resolver todos tus males, pero de repente... se te olvidó. Pues al descubrir qué es Google Keep, este problema será cosa del pasado, ya que podrás fijar tus recordatorios desde el lugar en el que estés y en el dispositivo (o dispositivos) de tu elección.

Ya no tienes la necesidad de pegar tus recordatorios en la nevera o en tu mesa de noche. Gracias a este post, descubrirás qué es Google Keep, para qué sirve esta herramienta de Google, las principales características de esta aplicación y cómo crear una nota en Google Keep. Ah, y por supuesto, un bonus track: los trucos de Google Keep que te servirán para explotar el potencial de esta aplicación.

¡Acompáñanos!

¿En qué consiste Google Keep?

No podemos hablar acerca de lo que es Google Keep sin que quede claro el concepto y funcionalidad de esta herramienta.

Resumir qué es Google Keep es sencillo: se trata de una aplicación que nos permite organizar y administrar nuestra información mediante un archivo de notas. Es decir, lo que vendría a ser como el bloc de notas de Windows que conocemos de toda la vida.

Pero no se trata de un bloc de notas tradicional: no es ese cuadro de texto en el que sólo puedes redactar cualquier información... y poco más. Para el lanzamiento de lo que es Google Keep, en 2013, la empresa de tecnología se esmeró en ofrecer a los usuarios el servicio de administración de archivos más completo posible.

Y si bien puede parecer muy simple a primera vista, las características de Google Keep la convierten en una opción a tener en cuenta para almacenar tu información personal.

¿Quieres saber para qué sirve Google Keep en realidad y en qué se diferencia de cualquier otra función similar? Esa es la gran pregunta que responderemos en este post.

Fuente: Unsplash

¿Para qué sirve Google Keep?

¿Necesitas recordar la lista de compras para ir al supermercado? ¿Quieres tener a la mano tus ideas sobre algún trabajo en específico? ¿Estás viendo una clase y quieres tomar apuntes sin cansarte de tanto escribir a mano? Tres planteamientos para los que Google Keep es la opción perfecta.

Con esta aplicación, no sólo tendrás a la mano cualquier información que hayas anotado, sino que también puedes organizarla de la forma que prefieras. Verás que Google Keep sirve para:

• Tomar notas rápidamente y organizarlas en los dispositivos que tengamos a nuestra disposición.

• Guardar información que contenga fotos, audios o listas.

• Compartir nuestra información en cualquier momento y lugar.

• Disponer de información personal siempre que lo necesitemos.

Imagina que Google Keep es una especie de agenda digital, con la que puedes interactuar y almacenar tu información de la forma que desees. Te permite ser mucho más productivo con tus labores y es un gran aliado de cualquier trabajador digital o quien esté desarrollando un emprendimiento.

• Y hablando de emprender, ¿has escuchado sobre las herramientas de Google que te ayudarán con tu emprendimiento? Una vez las conozcas, verás lo fácil que resulta organizar tu propio negocio.

Ahora que sabes para qué sirve, ¿no estás ansioso con ver lo que es Google Keep? Pues aún queda mucho artículo por delante, que te hará ver cómo esta aplicación se ha convertido en algo más que una agenda digital y trascendió de ser un bloc de notas común y corriente a una herramienta imprescindible.

Funciones más útiles de Google Keep

Debes saber que Google Keep es más que un simple lugar en el que puedes realizar anotaciones. La aplicación del gigante tecnológico tiene muchas funcionalidades que, actualmente, se encuentran en constantes actualizaciones para mejorar la experiencia del usuario.

Por lo que, si aprendemos a utilizar Google Keep en su totalidad, será una herramienta bastante práctica. 

Entre las funciones de Google Keep que te harán amar esta herramienta tenemos:

1. Crear listas con casillas de verificación

Una función perfecta si estás interesado en crear una lista de tareas (o la lista del supermercado que mencionamos anteriormente).

Por medio de esta función de Google Keep, podremos añadir una lista con varias casillas de verificación, que podemos ir marcando. Esta alternativa podemos habilitarla desde la edición de notas o directamente en el menú principal.

2. Compartir notas

¿Se te ocurrió una idea genial y quieres compartirla con tus amigos y/o familiares? No faltaba más; la función de Google Keep te permite crear notas y compartirlas ¡con cualquier persona que deseemos! (si esa persona tiene dirección de correo electrónico. De lo contrario, será tan efectivo como una computadora en una isla desierta).

Esta característica de Google Keep nos da la opción de crear notas de colaboración que podrán ser editadas por varios usuarios. Perfecta para compartir tareas o listas de asignaciones.

3. Destacar notas y ordenarlas por etiquetas

Gracias a lo que es Google Keep, tenemos la posibilidad de destacar una nota y ubicarla en una lugar visible de la aplicación (en este caso, la parte superior), por lo que la opción de anclado te permitirá visualizar las notas más importantes.

Y no sólo eso: si quieres que sea más colorido el asunto, podrás ver tus notas en colores diferentes, por lo que tu búsqueda ahora será más visual. O también tienes la posibilidad de crear varias etiquetas a las que podrás acceder desde el menú principal de Google Keep.

4. Crear notas a mano...o por voz y fotos

Que Google Keep es un bloc de notas súper avanzado no es un secreto para nadie (¡lo venimos diciendo desde los primeros párrafos!), pero queda más que demostrado con esta opción.

Esta función de Google Keep permite que el usuario tenga la posibilidad de crear notas de diversas formas:

• A mano: escribiendo sobre la pantalla de nuestro celular o directamente desde la computadora.

• Con notas de voz: la aplicación nos permite grabar audios y almacenarlos allí, como una nota más.

• Por fotografías adjuntas: Google Keep tiene la opción de subir notas que tengan fotos adjuntas (especialmente útil si deseas estar 100% seguro de dónde estacionaste tu auto, por ejemplo).

5. Hacer recordatorios

¿Cuántos de nosotros no hemos puesto la alarma para que nos recuerde algún evento o situación que no podemos dejar pasar? Pues con esta aplicación de Google, podemos utilizar una función bastante similar.

En este caso, podemos crear una nota nueva con una fecha de vencimiento. Cuando esté cerca de vencerse, Google Keep te lo recordará, como si de una agenda o un calendario se tratara. 

¿Ya entiendes lo útil que es Google Keep? Y eso que apenas rasgamos la superficie, porque todavía queda por ver lo mejor (y lo peor) de esta herramienta.

Ventajas de Google Keep

Como muchas aplicaciones de internet (y como muchas cosas en la vida, en realidad), existen ventajas y desventajas de Google Keep que debemos tomar en consideración al momento de utilizar esta herramienta.

Y como desde Crehana nos gusta siempre hablar de lo positivo primero, ¡vamos a descubrir las ventajas de Google Keep!:

1. Es gratis

No lo podemos negar: el precio siempre será un plus importante cuando hablemos de softwares que podamos necesitar. Así que, si no tenemos que exprimir nuestro bolsillo, ¡bienvenida sea esta aplicación de Google!

Su costo no quiere decir que sea un mal producto o un servicio mediocre: que Google Keep es una las mejores opciones para almacenar y compartir información es una realidad. Aunque sí dispone de una versión Premium, no es necesario pagar por ella.

2. Es multiplataforma

En caso de que utilices el sistema Android en tu teléfono o tablet, tendrás la opción de disponer del widget de Google Keep, el cual podrás usar desde la pantalla del sistema operativo.

Con sólo configurar un poco de información en tu laptop o PC, ¡esta aparecerá al instante en tu teléfono y viceversa! Una maravilla más de la era tecnológica: la información a nuestro alcance permanentemente gracias a lo que es Google Keep.

3. Múltiples alternativas de organización

Como mencionamos en las funciones de Google Keep, la aplicación cuenta con varios formatos de administración: codificación de colores o por etiquetas. 

Si lo deseas, con Google Keep podrás archivar notas importantes que ya no uses pero que, por algún motivo, puedas volver a necesitar. Además, cuentas con un buscador en caso de que tengas demasiadas notas acumuladas y quieras conseguir alguna en específico.

4. Sincronización con Google Docs

Si hay algo que amamos de las herramientas de Google es la capacidad que tienen para sincronizarse entre sí. Y no es que Google Keep quiera ser la excepción.

Gracias a un artículo del portal Medium, vemos que es muy fácil transferir archivos entre Google Keep y Google Docs. Basta con hacer clic en los tres puntos ubicados en la parte inferior de la nota y optar por la opción de "Copiar a Google Doc". Así, tu nota pasará a ser...¡un documento de Google Docs!

Y si quieres saber más sobre Google Docs (y todo lo que involucra el Drive del buscador), te invitamos a revisar este versus entre Google Drive vs. Dropbox y descubre más funcionalidades sobre esta herramienta.

5. Transcribir textos desde las imágenes

¿Creíste que lo habías visto todo sobre lo que es Google Keep? Siempre hay lugar para más. Con esta herramienta de Google, tienes la opción de ¡transcribir un texto mediante fotografías!

Para hacer esto, debes cumplir con los siguientes pasos:

• Carga una imagen y selecciona los 3 puntos en el menú inferior.

• Aparecerá una ventana emergente, en la que deberás seleccionar la opción: "Grab image text".

• De esta forma, la aplicación podrá transcribir las palabras que aparezcan en la foto (o las que Google Keep crea que aparecen).

Como puedes ver, Google Keep es de las mejores opciones que podrías tener para organizar tus proyectos y asignaciones pendientes.

• Y hablando de eso: ¿Tienes muchas asignaciones pendientes? Con nuestro curso online de Gestión de proyectos y tareas, aprenderás lo básico para planear tus proyectos de la forma más eficiente posible.

Y como todo lo bueno tiene su parte negativa (viéndolo desde un punto de vista optimista), debemos mencionar los puntos en los que la aplicación de Google todavía tiene un margen de mejora. 

Desventajas de Google Keep

Ya sabemos que no todo lo que brilla es oro (aunque este artículo lo es), por lo que debemos señalar aquellos inconvenientes de una aplicación de Google que cuenta con varios años en el mercado.

¡Conozcamos las desventajas de Google Keep!:

1. No permite el trabajo offline

Uno de los grandes males de esta herramienta de Google es la limitación de no tener todas las funciones disponibles para trabajar en modo offline.

A diferencia de lo que ocurre con Google Drive, que sí permite la escritura en tu computadora, Google Keep no puede existir sin internet (al igual que ocurre con muchos influencers). Este punto es importante para conocer qué es Google Keep y tener claro las funcionalidades que te ofrece".

• Si quieres saber más acerca de Drive y otros servicios del gigante tecnológico, revisa cuáles son las aplicaciones de Google más útiles en 2021.

2. No importa imágenes de internet

Lamentablemente, el servicio de Google Keep no es capaz aún de importar imágenes de la web y almacenarlas. La única solución a este problema es descargarlas en la computadora y subirlas luego.

Son muchos los usuarios que reclaman la posibilidad de enviar la URL de la imagen y que la aplicación de Google se encargue del resto.

3. Puede mejorar en la organización de notas

Aunque permite guardar la información que necesites, el almacenamiento de Google Keep sólo es posible mediante notas organizadas por fechas. Sin embargo, esto no significa que debas alejarte de la aplicación de Google. 

A pesar de no poder organizar tus notas por temáticas, la función de los colores y las etiquetas te puede servir para llevar un orden coherente de tus ideas en la interfaz de Google Keep.

Poniendo todo en una balanza, ¿no te parece genial todo lo que es Google Keep? Veamos ahora cómo funciona esta herramienta y qué requisitos necesitas para utilizarla.

Fuente: Unsplash

¿Cómo funciona Google Keep?

Ya sabes qué es Google Keep pero tranquilo: ya vamos a la parte en la que vemos cómo funciona. Primero, tienes que saber cuáles son los requisitos que necesitas.

1. Requisitos de Google Keep

Como te mencionamos durante las ventajas de Google Keep, es un servicio gratuito, por lo que no exige grandes requisitos para su uso.

Para utilizar Google Keep necesitas:

• Una cuenta de Google.

• Los equipos en los que planeas utilizar tu aplicación (celulares, PC, laptops, tablets, entre otros).

• Conexión a internet.

• ... ¡Y ya!

Con sólo tener una dirección de correo electrónico válida, podrás sincronizar la información que deseas entre los dispositivos. Ahora, descubre cómo funciona Google Keep.

2. Funcionamiento de Google Keep

El proceso para crear una nota en Google Keep es muy sencillo:

• Entra en la aplicación con tu cuenta.

• Selecciona en "+" para crear una nueva nota (o para añadir una nota de voz o una imagen).

• Escribe lo que quieras...¡y ya está! Si quieres fijar alguna nota, puedes seleccionar el Pin en la barra de acción.

No hay mucha ciencia al respecto de lo que es Google Keep. Lo repetimos: un bloc de notas clásico, pero con más diversidad en cuanto a la información que almacenas.

Fuente: Google Keep

Trucos para utilizar Google Keep

Ahora, ¿quieres aprender a utilizar Google Keep como un profesional? Entonces, te recomendamos que sigas estos trucos y consejos que te harán la vida mucho más fácil al manejar esta herramienta.

1. Atajos de Google Keep

Aunque no existan atajos hacia el éxito, un desvío más corto que el camino largo no viene mal a veces. Y menos si manejamos una herramienta como la que es Google Keep.

Para un uso más eficaz de esta aplicación de Google, el propio servicio pone a tu disposición varias combinaciones de teclas para realizar los procesos mucho más rápidamente:

• J/K: navegar entre la nota anterior/siguiente de tu lista.

• C: redactar nota nueva.

• /: buscar.

• ?: ayuda sobre las combinaciones de teclas.

• E: archivar alguna nota o lista.

• Esc: guardar la nota.

• #: eliminar alguna nota.

• Ctrl + G: cambiar la vista de la lista y cuadrícula.

• Ctrl + Enter: guarda la nota en un punto concreto y comienza una nueva.

2. Crear listas numeradas

Ya sabes que puedes crear listas pero, ¿sabes cómo hacer las listas numeradas en Google Keep? 

Basta con que empieces una línea utilizando el formato "1. XXXXX" o "1) XXXXX". Con esto, la aplicación de Google escribe el resto de número de forma automática cuando presiones Enter en el teclado.

3. Recuperar notas borradas

¿Borraste alguna nota sin querer? No te preocupes, que Google Keep es como tu madre: nunca olvida las cosas importantes que puedas necesitar.

Si borraste alguna nota en particular,esta aplicación de Google te la mostrará archivada en el panel lateral "Notas archivadas". Aunque si las borras de esta sección, si irán a la Papelera. Y aún así, esto tampoco las elimina del todo, pues también dispones de 7 días si te interesa recuperar información de la papelera.

4. Crear tus propios dibujos

¿Sabías que Google Keep es un promotor nato de la creatividad? Si eres fan del dibujo, verás cómo esta herramienta promueve tu pasión por el arte y te da hasta la opción de dibujar en tus notas.

Si quieres agregar un mensaje manuscrito o un dibujo a tu nota, selecciona la opción de "+" y luego haz clic en Dibujo. Aquí tendrás opción de subrayar, rotular, borrar y escoger entre 8 tamaños y 28 colores de pinceles para escoger. Todo un acierto por parte de los desarrolladores de esta aplicación de Google.

Fuente: Google Keep

En resumen: ¿qué es Google Keep? Es más que una opción para redactar y guardar información. Es una alternativa válida para almacenar tus archivos (escritos, orales o visuales) y organizar tu información de la forma que desees.

Si antes agregabas notas adhesivas en tu mesita de noche para no olvidar algo importante, imagina que tu mesita de noche es tu teléfono o computadora y que tienes la información que desees, sin saturar tu mueble de papeles adhesivos. Otra gran herramienta de Google que se pone a nuestra disposición.

¡Y este ha sido nuestro post! ¿Verdad que es increíble todo lo que es Google Keep? Pero si creíste que abandonarías este post con las manos vacías, prepárate para sorprenderte. Te dejamos con las mejores  herramientas de organización que no puedes dejar pasar para planificar tus proyectos de la mejor forma posible.

Y lo mejor es que Google Keep es compatible con nuestros cursos de negocios, por lo que puedes explotar todo el potencial de esta herramienta para organizarte mejor con tu emprendimiento. ¡Lleva tu negocio a la cima con tus conocimientos!