¿Te estás preguntando para qué sirve OneDrive? ¿No has parado de escuchar de este servicio pero no acabas de entenderlo? Si eres de los que necesita mover archivos o almacenarlos fuera de tus dispositivos constantemente, OneDrive puede ser la solución perfecta. El cloud computing llegó para quedarse, y es más útil que nunca.
En este post te contaremos qué es OneDrive, para qué sirve OneDrive, y cómo puedes usarlo para almacenar tus archivos desde muchos dispositivos distintos.
¿Listo para descubrir todo el potencial de OneDrive?
¿Qué es OneDrive?
OneDrive es un servicio de almacenamiento en la nube propiedad de Microsoft. Con OneDrive puedes guardar archivos desde diferentes dispositivos, compartirlos con usuarios de la plataforma, acceder a ellos desde muchos equipos y protegerlos.
No obstante, esto es solo un vistazo de lo que hace, veamos para qué sirve OneDrive con más detalle.
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¿Para qué sirve OneDrive?
OneDrive sirve para almacenar, compartir, editar y respaldar documentos. Esto facilita mucho el intercambio de datos para equipos de trabajo, o el respaldo de información valiosa.
Entender para qué sirve OneDrive puede ser algo difícil al principio, en especial si no sabes cómo funciona la nube. Te lo explicaremos de forma sencilla. En pocas palabras, la nube es como si fuese un computador superpoderoso, siempre en línea y siempre encendido. Puede usarse para facilitar muchas tareas distintas. Ahora bien, en el caso de OneDrive, la nube funciona como un sitio seguro para almacenar tus datos.
La ventaja principal de usar OneDrive para guardar tus datos es que tienes la seguridad de que los datos no se perderán. La razón de ello radica en que, tus dispositivos podrían estropearse o perderse en cualquier momento, por lo que podrías perder todos los datos que tuvieras en ellos.
Otra gran ventaja es que no carga tus equipos, pues los datos no se almacenan en estos, sino que están guardados en la nube de OneDrive.
Por ejemplo, si quieres tener el ebook del community manager de Crehana, pero no cuentas con espacio en tu móvil o computador, la nube de OneDrive te vendría de maravillas. Con eso seguro ya tienes una idea clara de para qué sirve OneDrive.
Características de OneDrive
Te explicamos qué es OneDrive, pero todavía no te hemos contado cuáles son las principales características de OneDrive. Dale un vistazo, descubrirás cuán útiles pueden llegar a ser, especialmente para equipos de trabajo grandes:
1. Integración multidispositivo
De acuerdo a Statista, el 43% de los usuarios de OneDrive lo prefieren por su integración multidispositivo, que es sencilla y fluida. Esto significa que puedes utilizar OneDrive desde una tablet, desde un móvil o un computador, compartiendo datos entre distintos equipos y editándolos desde estos. Si te preguntabas para qué sirve OneDrive y por qué tantos lo usan, esta es una de las razones principales.
2. Descargas completas de directorios en formato .zip
Si quisieras, podrías descargar carpetas completas en formato comprimido desde tu nube en OneDrive. Esto puede ser muy útil si necesitas trabajar con determinados documentos en un móvil que no tiene los datos guardados de manera local.
3. Grupos con hasta 5 GB de almacenamiento compartido
¿Te has preguntado para qué sirve OneDrive en lo que respecta a almacenamiento compartido? La respuesta es que OneDrive permite crear grupos con más de 5 GB de almacenamiento gratuito. Estos grupos pueden hacer documentos o directorios compartidos, donde cada miembro del grupo puede modificar, descargar y subir archivos; lo que facilita mucho el trabajo para grandes equipos.
4. Office en línea
Al igual que ocurre con Google Drive y Google Docs, OneDrive se integra con Office, por lo que te permite trabajar en documentos, editarlos y corregirlos desde la nube. Se trata de una funcionalidad de One Drive que es especialmente útil si empleas diferentes dispositivos.
La integración de Office y Office 365 con OneDrive es tan buena que PCMag, el portal web especializado en tecnología, la considera una de sus características más convenientes.
5. Colaboración de equipos de trabajo
La nube de OneDrive facilita la colaboración entre equipos de trabajo, al permitir compartir archivos entre dispositivos, facilitar su creación y edición, y con el uso multidispositivo. Esta es por mucho una de las características de OneDrive que es más oportuna para equipos de trabajo grandes, en especial si tomas en consideración cuán sincronizados están los servicios de Office y OneDrive.
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¿Cómo se usa OneDrive?
A estas alturas debes tener muy claro qué es OneDrive y por qué puede ser tan conveniente, tanto para uso personal como profesional. Pero seguro estarás preguntándote cómo puedes empezar a utilizarlo. La verdad es que el proceso es muy sencillo, te explicamos:
- Lo primero de todo es registrarte en la nube de OneDrive, para hacerlo dirígete al portal oficial de OneDrive.
- Haz clic en la opción “Registrarse gratis”.
- Luego pulsa la opción “Crear una cuenta de Microsoft”.
- Introduce el correo electrónico que te interesa usar y coloca una contraseña, asegúrate de que sea segura, única y extensa.
- Al finalizar el proceso estará todo listo para comenzar a usar OneDrive de manera integrada con Office.
- Si tienes Windows 10, bastará con que abras alguna aplicación o programa de Office.
- Una vez dentro del programa, ve a la esquina superior derecha, donde encontrarás la opción “Iniciar sesión”.
- Introduce tu cuenta de OneDrive y su contraseña, e inicia sesión.
- Al momento de guardar tu documento asegúrate de pulsar la opción “Guardar como”, y selecciona tu cuenta de OneDrive.
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¿Cómo usar Office online con OneDrive?
Aunque guardar documentos de tu computador o móvil en OneDrive puede ser una ventaja grande, no hay nada como poder usar Office online con OneDrive. Pues se trata de una integración de OneDrive que es perfecta para equipos de trabajo, y especialmente, para aquellos que no tienen Office instalado en sus equipos.
Esto es lo que debes hacer para usar Office online con OneDrive:
- Lo primero que tendrás que hacer es dirigirte al portal oficial de One Drive e iniciar sesión.
- Una vez allí, pulsa la opción “Cargar” o “Upload”, la encontrarás en el apartado “Files” o "Archivos", en el panel superior.
- Selecciona el documento o archivo que quieras subir a tu OneDrive para empezar a editarlo desde el navegador.
- Cuando hayas terminado de subir el documento, selecciónalo, se abrirá un apartado de Office online en el que podrás editarlo a tu gusto.
- Si quieres crear un documento desde cero en OneDrive, simplemente pulsa la opción “Nuevo”, está en el panel superior del mismo apartado de “Archivos”.
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¿Qué tan seguro es OneDrive?
OneDrive es un servicio sumamente seguro, pues está resguardado con mucho más que una simple contraseña, protege el acceso de los usuarios y sus datos tras varios métodos de autenticación que garantizan que ningún hacker pueda alcanzar los datos.
Como podrás suponer, la seguridad de servicios como el de OneDrive es indispensable, y tenerla en consideración es aún más importante que saber para qué sirve OneDrive, sobre todo cuando consideras lo delicado que es almacenar documentos de cualquier tipo en la nube.
Por fortuna, OneDrive tiene una seguridad muy robusta, ya que cuenta con funcionalidades como el cifrado automático de datos personales, tanto en la nube como en tu PC; y, además, incluye una propiedad de bloqueo automático al cabo de un tiempo de inactividad, la cual resguarda tu cuenta del uso indebido si perdieras acceso a ella.
La seguridad es el único aspecto de One Drive que es realmente prioritario, y la compañía que lo respalda, Microsoft, hace énfasis en las funcionalidades que garantizan a sus usuarios la seguridad que necesitan.
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¿Por qué deberías usar OneDrive?
Te hemos contado qué es OneDrive y para qué sirve OneDrive, pero, ¿realmente lo necesitas? ¿No podría tu equipo de trabajo compartir sus documentos por algún servicio de mensajería o ajustar correcciones de manera indirecta?
La verdad es que, como apunta Luis Emilio Ruiz, especialista en Microsoft 365, en el curso de Office 365:
“Ya no se trata solamente de crear documentos, sino también de compartirlos y permitir a otras personas trabajar con nosotros en tiempo real”.
El trabajo en tiempo real, la integración de una plataforma como Office 365, junto al poder de almacenamiento y seguridad de OneDrive son una ventaja decisiva para cualquier equipo de trabajo, sobre todo si se valora la eficiencia y se aspira a conseguir un rendimiento óptimo. Por eso, cuando te preguntes para qué sirve OneDrive y consideres su uso, piensa que desde el punto de vista profesional, la plataforma sirve para ahorrarte tiempo valioso y optimizar tu trabajo.
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¿Es lo mismo OneDrive que Google Drive?
Es habitual confundir a ambos servicios y suponer que es lo mismo OneDrive que Google Drive, sin embargo, se trata de plataformas diferentes.
Google Drive es propiedad de Google y se integra con su ecosistema de aplicaciones; mientras que OneDrive es propiedad de Microsoft y se integra con Office 365 y con el sistema operativo de la compañía; Windows.
Muchos que sí están más familiarizados con ambos servicios de la nube pueden llegar a preguntar: "¿Qué es mejor Google Drive o OneDrive?". La respuesta es que dependerá de tus necesidades personales y tus objetivos: ¿usarás la cuenta por trabajo o solo para guardar documentos de valor? ¿Necesitas integrar aplicaciones de Office o Google?
Si usas Office en el trabajo, y tienes un equipo con el que necesitas colaborar constantemente en la creación y edición de documentos, entonces te convendrá usar los servicios de OneDrive.
Con todo lo que te hemos contado seguramente ya sabes qué es y para qué sirve OneDrive, lo único que te falta para empezar a aprovechar la plataforma es registrarte en ella, y subir algunos de tus documentos. Verás cuán útil es.
Si quieres descubrir todo lo que puedes hacer con OneDrive, y con el resto del ecosistema de aplicaciones y programas de Office 365, asegúrate de darle un vistazo a nuestra sección de cursos de productividad y software. Ahí, encontrarás los mejores secretos para disparar tu rendimiento y el de tu equipo.
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