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Mapa de stakeholders: ¡elige a tus aliados estratégicos y fortalece tu idea de negocio!

Alexandra Carranza - 08 Feb 22

Articulo

7 min.

¬ŅNo sabes para qu√© sirve¬†un mapa de stakeholders? ¬ŅEst√°s empezando un proyecto y te falta concretar alianzas? Si est√°s en el proceso de iniciar tu propio emprendimiento y no sabes qui√©nes son los grupos interesados en tu idea de negocio, la matriz de stakeholders es clave cuando se trata de evaluar la influencia de las partes interesadas de un proyecto.¬†

Saber cómo clasificar y manejar a estos actores relevantes en grupos significativos influirá en el resultado de tu proyecto, y con un diagrama de stakeholders adecuado podrás determinar el impacto potencial y evitar los riesgos asociados de manera más efectiva.

De hecho, existen diversos tipos de stakeholders que influyen de distintas formas en la toma de decisiones de un negocio o proyecto en particular. Para que puedas comprender con claridad la importancia de estos actores sociales, en este art√≠culo te ense√Īaremos¬†qu√© es un mapa de stakeholders y c√≥mo hacer uno de manera sencilla y r√°pida. Tambi√©n, te daremos unos tips de c√≥mo mantener una buena¬†comunicaci√≥n con tus stakeholders primarios y secundarios.

¬ŅEn qu√© consiste un mapa de stakeholders?

Seg√ļn Project Manager, un mapa de stakeholders se entiende como,¬†‚Äúuna matriz visual de influencia-inter√©s de cuatro cuadrantes que se utiliza para identificar a las partes interesadas y categorizarlas en t√©rminos de su influencia e inter√©s en el proyecto‚ÄĚ.

En otras palabras, un mapeo de stakeholders te permite identificar grupos de interés que pueden ser futuros aliados de tu proyecto. Por ello, es muy importante que realices una investigación a fondo respecto qué actores son influyentes para ejecutar tu proyecto.  

Importancia de la matriz de stakeholders

  • Por lo general, existen¬†muchos grupos de inter√©s en un¬†proyecto, por lo que sin un mapeo de stakeholders adecuado tendr√°s dificultades para comunicarte con ellos y mantenerlos contentos. De esta forma, el mapa¬†de las partes interesadas es el comienzo para armar una estrategia de comunicaci√≥n eficaz.

  • Debes tener en cuenta que los proyectos no pueden tener √©xito si hay poca o ninguna comunicaci√≥n con otros grupos de inter√©s de tu entorno. Cuanto mejor sea la comunicaci√≥n, m√°s fluida ser√° la ejecuci√≥n del proyecto y, al mismo tiempo, te ser√° m√°s f√°cil comprender los deseos de tus stakeholders.

  • Asimismo, el mapa de stakeholders tambi√©n es una buena forma de gestionar las expectativas de tus potenciales aliados. Al trazar un mapa de stakeholders, tendr√°s m√°s claro sus intereses en cuanto al proyecto. Por lo tanto, a medida que se ejecuta, un gerente de proyecto puede lidiar gradualmente con esas expectativas, aline√°ndolas con el proyecto y logrando que todos est√©n contentos con los entregables.

  • Al crear un esquema de stakeholders, realmente obtienes una buena imagen no solo de todas las partes interesadas, sino tambi√©n de c√≥mo se relacionan entre s√≠. Adem√°s, puedes comprender c√≥mo los diferentes intereses entran en conflicto y luchan por la prioridad, cuando se ve en un espacio visual se vuelve muy claro.

  • Al ver los intereses en una matriz visual, puedes mitigar algunos de los riesgos que conlleva complacer a las distintas partes y crear un camino a seguir que incorpore los mejores compromisos para todos los involucrados.

  • Otra de las principales razones para hacer un mapa de stakeholders es crear una estrategia de participaci√≥n para las partes que se encuentran en cada cuadrante. Esta estrategia puede ser realmente dif√≠cil de determinar cuando no tienes un espacio compartido para visualizar todas sus posiciones, por lo que crear el mapa de partes interesadas es la forma m√°s f√°cil y r√°pida de delinear su situaci√≥n.

Para terminar esta sección conceptual sobre el mapa de stakeholders, David Franco, profesor del curso online de Trust Building: fortaleciendo relaciones, explica la importancia de los stakeholders en la elaboración de un proyecto:

‚ÄúLos stakeholders son factores que comparten con nosotros un proyecto y que pueden afectar, directa o indirectamente, el resultado de este mismo. Nosotros como seres individuales no podemos hacer solos un proyecto, es importante permitir el aporte de otros actores para llegar a un final exitoso‚ÄĚ.

 

¬ŅC√≥mo hacer un mapa de stakeholders?

Ahora bien, hasta este punto ya tienes claro qué es un mapa de stakeholders y la importancia de elaborar uno. Por eso, el siguiente paso es comentarte cómo hacer un mapa de stakeholders. ¡Toma nota!

1. Identifica a los stakeholders de tu proyecto

Para empezar a hacer un mapa de stakeholders, debes identificar a potenciales grupos de interés que se relacionen con tu proyecto. Tanto aquellos actores que ya están llevando un proyecto similar como potenciales inversionistas.

Para hacer esto, puedes enumerar todas las personas, empresas o instituciones del estado que se ven afectadas por tu trabajo o que tienen un interés personal en tu éxito o fracaso. 

Variables para seleccionar stakeholders

Algunas de las variables que debes tener en cuenta en un mapa de stakeholders:

  • Roles

  • Autoridad

  • Conocimiento

  • Sus expectativas sobre el proyecto

  • Su Inter√©s sobre el proyecto

  • Su capacidad de influencia en el proyecto

Tipos de stakeholders

Como te mencionamos antes, hay diversos tipos de grupos de interés que pueden afectar o ser afectados por tu proyecto. Teniendo en cuenta las variables y su objetivo, podrás hacer un mapa de stakeholders ideal. ¡Veamos su clasificación en tres grupos esenciales!

Líderes

El patrocinador del proyecto se puede colocar en la parte superior de esta categoría. Básicamente, reagrupa a todas las personas y organizaciones cuyas decisiones determinarán el ciclo de vida del proyecto. Están directamente implicados en el proyecto y ejercen una gran influencia mediática, técnica u organizativa.

Colaboradores

Haz una lista de las personas sin las cuales tu proyecto no puede alcanzar sus objetivos. Esta lista de stakeholders incluye al director del proyecto y su equipo, departamentos comerciales relevantes, pero también partes interesadas externas, como proveedores, clientes y funcionarios que otorgan autorizaciones o permisos.

Instituciones

Es más probable que algunas instituciones observen el desarrollo de tu proyecto desde la distancia antes de comprometerse. Tal es el caso de algunos medios o comunidades que, aunque no estén directamente interesados en el proyecto, pueden ser susceptibles de mostrar interés más adelante. 

Estas partes interesadas podrían tomar una posición a favor o en contra de tu proyecto en el transcurso de su desarrollo, así que debes incluirlas en tu mapa de stakeholders.

seleccionar stakeholdersFuente: Pixabay

2. Comprende a los stakeholders clave de tu proyecto

El siguiente paso de cómo mapear a stakeholders es tener claro las características de cada stakeholder en cuanto a tu proyecto. Por ello, hemos elaborado algunas preguntas que serán tu guía en este proceso:

  • ¬ŅTienen inter√©s econ√≥mico o emocional en el resultado de tu trabajo? ¬ŅEsto es positivo o negativo?

  • ¬ŅQu√© informaci√≥n de tu proyecto es relevante para ellos?

  • ¬ŅQui√©n influye en su opini√≥n? ¬ŅEsas influencias son otros stakeholders del rubro?

  • Si en el caso se interesen por tu proyecto, ¬Ņqu√© puedes hacer para ganar su apoyo?

stakeholders importantesFuente: Pixabay

3. Entrevista a los stakeholders m√°s influyentes

Luego de hacer un buen mapa de stakeholders, debes procurar hacer una alianza con ellos. ¬ŅC√≥mo hacerlo? La forma m√°s com√ļn de contarles de tu proyecto (y que sepan de tu existencia) es mediante una entrevista.

Una vez identificados a los stakeholders clave para tu proyecto, debes contactarlos mediante correo o teléfono. Una vez pactada la entrevista, solo queda en ti construir un lazo de confianza con el stakeholder de tu proyecto. 

A continuación, te mostraremos algunos ejemplos de preguntas para que logres redactar una entrevista exitosa y puedas hacer una matriz de stakeholders idónea.

  • ¬ŅPor qu√© est√°s interesado en este proyecto?

  • ¬ŅCu√°les son sus expectativas para este proyecto?

  • ¬ŅQu√© te inspir√≥ a involucrarte en este proyecto?

  • ¬ŅCu√°l crees que ser√° el impacto de este proyecto despu√©s del lanzamiento?

  • ¬ŅQu√© tan r√°pido ves este proyecto en marcha?

  • Si te sientes positivo con este proyecto, ¬Ņpor qu√©?

  • Si te preocupa este proyecto, ¬Ņpor qu√©?

  • ¬ŅPrefieres reuniones en persona, telef√≥nicas o por correo electr√≥nico?

Si tienes experiencia en entrevistas de trabajo o focus group, realizar esta entrevista con tus stakeholders no ser√° un problema. Como √ļltimo consejo, no debes olvidar manejar un buen lenguaje corporal.

¬ŅC√≥mo lidiar con stakeholders dif√≠ciles?

Durante el proceso de realización de un mapa de stakeholders (y en todo lo que viene después) habrá organizaciones o personas difíciles de tratar.

Con ello, la siguiente pregunta es ¬Ņqu√© hacer cuando te toca comunicar¬†con partes interesadas dif√≠ciles? No importa cu√°n testarudos puedan parecer, siempre hay formas de ganar su confianza, te lo contamos en breve:¬†

1. Acepta su autoridad, no luches contra ella

Te comentamos que al tratar con las partes interesadas de tu proyecto, hay momentos en los que pueden presentarse desacuerdos. En estas ocasiones, debes reconocer la posición de autoridad y la estructura jerárquica de tu stakeholder. 

Si sigues este consejo de cómo hacer un mapa de partes interesadas, probablemente, tu stakeholder cambiará su actitud y será más dialogante con tu equipo.

2. Sé discreto y honesto

Es probable que durante todo este proceso de comunicaci√≥n y mapeo de¬†stakeholders aparezcan razones v√°lidas que den pie a un¬†conflicto. Cuando esto ocurre, no puedes simplemente ‚Äúesconderlo bajo la alfombra‚ÄĚ.

Recuerda que a nadie le gusta escuchar que está equivocado, por ello, debes buscar la manera de decirlo en otras palabras. Un consejo para no generar malestar en el stakeholder es no hablar de lo que está bien o lo que está mal, sino de las necesidades del proyecto y cómo este se ve afectado por tal tema.

3. Adapta tu comunicación

No todos los stakeholders son iguales. Por ello, necesitas conocer bien a tus grupos de inter√©s para que tengas claro c√≥mo debes comunicarte con cada uno y hacer una matriz de stakeholders adecuada.¬†En este aspecto, recurre a la pregunta: ¬Ņprefieres mensajes de texto, correo electr√≥nico, llamadas telef√≥nicas o reuniones cara a cara?¬†¬†

Para incrementar tu red de stakeholders, debes tratar de que estos grupos se sientan satisfechos. Esto no se logra necesariamente con halagos (aunque puede funcionar), sino con buenas relaciones basadas en un excelente trabajo. Ahí es donde está el corazón de tus stakeholders, así es como los harás felices.

entrevista a stakeholdersFuente: Pixabay

4. Mantén una buena gestión de stakeholders

Una vez te comuniques y entrevistes con la mayor cantidad de stakeholders, tendrás un mejor panorama para realizar un mapa de stakeholders. De esta forma, debes identificar qué partes interesadas tienen mayor nivel de poder e interés sobre tu proyecto. Este es un paso importante pues te permite ordenar tu mapa de stakeholders.

Cabe resaltar que si tienes una plantilla de matriz de stakeholders a tu alcance, será mucho más fácil categorizar a todos los stakeholders de tu proyecto. Normalmente, hay 4 cuadrantes con 2 variables muy importantes que debes tener en cuenta: interés y poder.

Pautas para clasificar a los stakeholders

Si a√ļn te confunde c√≥mo categorizar a los stakeholders, te dejamos una lista con las pautas que debes seguir en tu an√°lisis de stakeholders:¬†

  • Personas de alto poder y muy interesadas: estos son los stakeholders que debes priorizar m√°s. Por ello, debes involucrarlos y atraerlos activamente a tu proyecto para que logres un proceso m√°s exitoso.¬†

  • Personas de alto poder y menos interesadas: mant√©n¬†a estas partes involucradas (hasta donde puedas) y, sobre todo, debes mantenerlas satisfechas. Sin embargo, no debes abrumarlos con tu mensaje para que no corten contacto contigo.

  • Personas de bajo poder y muy interesadas: los stakeholders de esta categor√≠a suelen ser muy √ļtiles como apoyo para tu proyecto. Por ello, debes mantenerlos informados de las novedades y procesos del mismo.

  • Personas con poco poder y menos interesadas: con este tipo de stakeholders debes mantenerlos controlados, pero no aburrirlos con informaci√≥n del proyecto, pues no tienen mucho inter√©s en el mismo.

Para ilustrar mejor la dinámica de un mapa de stakeholders, te dejamos un ejemplo de cómo puedes ordenar tus grupos de interés:

ejemplo de mapa de stakeholdersFuente: Gerencia y Design Thinking

5. Haz un mapa de stakeholders online

¬ŅTe aburriste del cl√°sico Word o Excel? ¬°No te preocupes! Puedes crear un mapa de actores online. Simplemente, elige una de las herramientas en l√≠nea que te ayude a representar la mejor informaci√≥n sobre tus grupos de inter√©s y hacer planes de comunicaci√≥n efectivos.

Estas son algunas de las mejores plataformas online para hacer un mapa de stakeholders:

1. Miro

Con esta herramienta en línea puedes crear un mapa de stakeholders con facilidad y colaborar en tiempo real junto a tu equipo de trabajo. 

Al contar con un editor de arrastrar y soltar, el dise√Īo de tu matriz de stakeholders ser√° pan comido para ti. Asimismo, puedes hacer un brainstorming utilizando su lienzo infinito, plantillas predise√Īadas, diversas funcionalidades y un potente conjunto de widgets.¬†

Adem√°s de las plantillas predise√Īadas para mapeo de stakeholders, tambi√©n puedes crear marcos y plantillas interactivas seg√ļn tus necesidades. As√≠ que despierta tu creatividad utilizando su lienzo infinito y haz uso de su variedad de notas adhesivas, formas, l√°piz de forma libre, dibujo inteligente, flechas y m√°s.

2. Moqups

Esta es otra de las plataformas idóneas para crear mapas de stakeholders online con plantillas originales que pueden ayudarte a identificar y entender a los actores clave de tu proyecto de manera efectiva.

Puedes hacer un an√°lisis de stakeholders y garantizar la participaci√≥n de las figuras cruciales desde el principio. Sin duda, el uso de sus plantillas predise√Īadas te servir√° para las primeras etapas de desarrollo y lanzamiento de tu negocio. Adem√°s, puedes a√Īadir tablas, gr√°ficos, bocetos y mucho m√°s.

3. Smaply

La herramienta exclusiva de mapa de stakeholders de Smaply te ayudará a comprender mejor las exigencias de tus grupos de interés y cumplir sus expectativas fácilmente. También te permite visualizar el ecosistema de tus stakeholders y encontrar interconexiones entre ellos.

Crear un mapa de actores online en Smaply es muy sencillo. Una de sus grandes ventajas es que puedes analizar la influencia de las partes interesadas en tu producto o servicio y aprovechar los datos para potenciar tu valor en el mercado.

4. Lucidchart

Con las opciones din√°micas para compartir, las plantillas predise√Īadas y las poderosas integraciones de Lucidchart, puedes facilitar la distribuci√≥n de tu diagrama de stakeholders entre las partes interesadas y los tomadores de decisiones.¬†

Simplemente, invita a tu equipo a visualizar o editar tu mapa de stakeholders por correo electrónico o inserta tu esquema en plataformas colaborativas, como Jira, Salesforce o Slack. Una vez que la versión final de tu mapa de grupos de interés esté completa, publica y comparte tu diagrama para mantener a tu equipo de trabajo en la misma sintonía.

 

Tips para mantener una buena comunicación con tus stakeholders

Si estás a la cabeza de un proyecto, ya debes saber que mantener una buena relación con tus stakeholders es clave para potenciar el impacto de tu proyecto. De esta forma, si bien ya tienes un mapa de stakeholders, debes establecer una buena comunicación con tus stakeholders. Te explicamos lo que debes tener en cuenta a continuación:

  • Debes tener presente el QU√Č:¬†en tu estrategia de comunicaci√≥n con tus stakeholders debes tener claro qu√© temas deben ser abordados y qu√© tono de comunicaci√≥n utilizar (formal o informal).

  • No olvides el POR QU√Č: hazte la pregunta de ¬Ņpor qu√© se aborda este tema con este grupo? Recuerda que cada stakeholders tiene un poder e inter√©s diferente en cuanto a tu proyecto.¬†¬°Esto lo puedes definir en tu mapa de grupos de inter√©s!

  • Planifica QUI√ČN: debes tener claro qui√©n es el responsable de comunicarse con los grupos de inter√©s. Puede ser el gerente de comunicaciones o el asistente de relaciones p√ļblicas. Recuerda que tu organigrama y los respectivos roles dentro de tu organizaci√≥n deben estar presentes en tu equipo de trabajo.

  • Piensa en el C√ďMO: el contenido es importante, pero tambi√©n la forma. De esta manera, debes evaluar c√≥mo enviar√°s el mensaje: mediante una carta o por correo electr√≥nico.¬†Tambi√©n, debes tener en cuenta¬†la forma en que los grupos de inter√©s te har√°n llegar sus respuestas. Esto implica formularios o llamadas telef√≥nicas.

  • Planifica el CU√ĀNDO: debes establecer un cronograma claro para la¬†comunicaci√≥n con tus stakeholders. Esta puede ser diaria, semanal, quincenal, entre otras frecuencias.

comunicación efectiva con stakeholdersFuente: OBS Business School

Pues bien, esperamos que este art√≠culo te haya ense√Īado c√≥mo hacer un mapa de stakeholders y aproveches nuestros consejos sobre mapeo de stakeholders para emprender un mejor proyecto.

Como ya viste, acercarte a las partes interesadas de tu proyecto es fundamental para alcanzar los objetivos comerciales clave, pero cuando tu posición es un misterio, es casi imposible entender cómo puedes llegar a ellos de manera efectiva y satisfacer sus necesidades. 

Tener una sólida comprensión de lo que quieren y cómo comunicarse con ellos es necesario para cumplir con sus expectativas, y puedes lograrlo fácilmente desarrollando la matriz de stakeholders. Recuerda que cumplir con los requisitos de los stakeholders y mantenerlos contentos reducirá el riesgo de fracaso del proyecto.

¬ŅQuieres dominar diferentes t√©cnicas de comunicaci√≥n efectiva con tus grupos de inter√©s? En¬†nuestros cursos online de emprendimiento y negocios¬†encontrar√°s las herramientas necesarias que te ayudar√°n a convertir tus ideas en modelos de negocio. ¬°No tienen pierde!

¬°Nos vemos en las aulas!