¿Quieres conocer las ventajas de tener la documentación en formatos electrónicos? Muchas personas consideran que los documentos en formatos electrónicos no son de gran ayuda y son muy difíciles de implementar, pero, créenos, es todo lo contrario.
Solo necesitas conocer las ventajas de los formatos electrónicos para que la próxima vez que realices tu documentación tomes la decisión de implementarlos. ¿Te imaginas si ya no tienes que gastar tanto tiempo en escribir en una hoja de papel? ¿O si dejas a un lado los lápices y lapiceros? Pues, estas son algunas de las ventajas que querrás conocer para poner en práctica.
¡Empecemos! En este nuevo artículo de Crehana conocerás las ventajas de tener la documentación en formatos electrónicos. Mayor seguridad, copias de seguridad más confiables, mejor comunicación y costos de archivos más bajos, son tan solo algunas de las ventajas. Quédate aquí y conoce el resto.
Ventajas de tener la documentación en formatos electrónicos
Tener tu documentación en formatos electrónicos es más simple de lo que parece y las ventajas son grandiosas. Ya no tendrás que gastar tanto tiempo en hacer un registro manual, sino que podrás sentarte frente a un computador, incluso un celular, y empezar a hacerlo de una manera más sencilla.
Recuerda que los documentos en formatos electrónicos representan uno de los archivos informáticos más comúnmente utilizados en el mundo, gracias a su facilidad y accesibilidad. Estas son las principales ventajas de tener documentación en formatos digitales.
Imagen: Pixabay
1. Copias de seguridad más confiables
La seguridad de datos es una de las ventajas más importantes al tener tu información en algún tipo de formato electrónico. A menudo, encontramos que los contenidos no tienen una copia de seguridad adecuada, lo que podría provocar que se pierda el contenido o, peor aún, que alguien lo robe.
Al tener tu documentación en un formato electrónico evitarás este tipo de situaciones, pues al digitalizar tus datos, puedes crear una copia de seguridad de inmediato en tu computador o nube con tal solo un clic.
Como recomendación, te aconsejamos leer un poco más sobre seguridad digital, y así podrás proteger a tu empresa si se ve involucrada en una problemática de este tipo. ¡Lánzate con toda!
2. Acceso rápido y desde diferentes lugares
Al tener todos tus documentos en un formato electrónico, es mucho más fácil que puedas acceder a la información de una manera más rápida y desde cualquier lugar.
¿Qué significa esto? Que tus horas laborales las podrás utilizar en otro tipo de actividades que permitan que tu capacidad productiva aumente, pues no pasarás extensas jornadas frente a un papel llenando la información para luego archivarla en un cuarto frío y oscuro.
La base de datos quedará en un solo lugar y todos tendrán acceso a ella en cuestión de minutos. Una ventaja más de los formatos electrónicos.
3. Base de datos más transparente y central
Ya que estamos hablando de la base de datos, es importante que conozcas que todos los documentos que almacenes en un formato electrónico quedan a disposición de todos los trabajadores en cualquier momento.
Es decir, la información será más transparente y central, pues el formato electrónico facilita el trabajo con dichos documentos y archivos. Los datos se pueden presentar de una manera más estructurada y ordenada.
¿Nunca te pasó que no pudiste acceder a un documento porque estaba cerrado con llave? Bueno, con los formatos electrónicos eso deja de ser una preocupación.
Imagen: Pixabay
4. Ahorro en los costos de almacenamiento
¿Cuánto dinero gastas por guardar tu documentación en un espacio físico? ¿O cuánto gasta tu empresa? Mucho dinero, ¿no?
Con los formatos electrónicos los gastos disminuyen, pues la información queda almacenada en un espacio digital, que no genera tantos costos como un alquiler, material de oficina, entre otras.
Y no solo ahorrarás en costos, sino también en espacios de almacenamiento. Ese cuarto al final del pasillo que siempre utilizan para guardar todo, junto a la documentación, puede convertirse en una nueva oficina o una sala de descanso para los trabajadores, pues con estas ventajas que brindan los formatos electrónicos el trabajo es más fácil para todos.
“Se estima que se puede obtener un ahorro entre el 50% y 70% en material de oficina, como papel, toners, fotocopias, faxes, sellos, sobres, etiquetas, carpetas, armarios archivadores”, según DF-SERVER.
5. Amigable con el medio ambiente
Utilizando formatos electrónicos también ayudas al medio ambiente. Ya no estarás haciendo uso de papeles, lápices, cuadernos, carpetas grandes de cartón o plásticas, ya que la documentación estará en un formato digital y evitarás generar más residuos.
Esta es una gran ventaja tanto para ti como para tu empresa y el mismo planeta, porque entre todos nos ayudamos. La innovación sustentable ha crecido en los últimos años y seguirá creciendo si las personas le apuestan a estos formatos electrónicos para empresas.
6. Solución a los datos duplicados
¿Cuántas veces has hecho una nueva copia de tu documentación porque no sabías que ya existía una? Es algo que le pasa a todos y que con los formatos electrónicos puedes evitar.
Almacenar un solo documento en un formato electrónico hará que sea más fácil buscar la versión de un archivo y evitar tener tantas copias en distintos sitios. Ahora, los usuarios pueden acceder de forma automática a la última versión del documento, sin importar la cantidad de veces que haya sido editado. Siempre obtendrán los resultados finales.
Además, con esta ventaja de los formatos electrónicos también ahorras tiempo y trabajo. Ya sabes que cuentas con un documento y que no es necesario que crees una nueva copia de él, pues puedes actualizarlo de manera digital cuando lo requieras.
Imagen: Pixabay
7. Trazabilidad de cada documento
¿Qué es? Como su mismo nombre lo indica, la trazabilidad marca el origen y procedencia de cada uno de los procesos. Con esto, conocerás quién modificó, accedió o, incluso, borró un documento que estaba almacenado de manera electrónica.
Sí, todos pueden acceder y modificar los documentos que almacenaste en tu formato, pero la ventaja es que tienes el acceso para saber quién lo hizo y hacerle un seguimiento, en caso de que lo requieras.
La trazabilidad también es de gran importancia por si en algún momento te piden un dato en especifico ya sea para un cliente o para una auditoría. Y para que puedas organizarte mejor con los documentos digitales de tu empresa, te dejamos un formato de orden de compra en Excel. ¡Sigue innovando con tu idea de negocio!
8. Normalización de archivos
Con la documentación física tienes papeles de todo tipo, desde facturas, hojas de gasto, de blocks, recibos y hasta tickets. Sin embargo, guardar la documentación en un formato electrónico hará que estos datos se conviertan en un registro digital único.
Y al tener tus registros digitales de una manera más homogénea, puedes establecer un sistema de archivo y clasificación estándar, en el que todos puedan acceder a la información con diferentes criterios de búsqueda y filtración.
¿Acaso no es mejor esto que ordenar los archivos manualmente por su tamaño, color y peso? Te ahorras más trabajo.
9. Digitalizar la información
La nueva documentación que almacenes en un formato electrónico será más fácil de realizar. Cualquier archivo que tengas, lo debes subir a la nube para que todos los usuarios hagan uso de él.
Ya no tendrás que gastar horas pensando en qué tipo de papel comprar, en la impresora, en la tinta, o en los materiales que vas a utilizar.
De hecho, puedes generar tus facturas electrónicas de una manera más sencilla también. De la mano de Mario Marquez, profesor de este curso de Gerencia con Factura electrónica, entenderás qué es el factoring electrónico y revisarás ejemplos sobre el uso que tiene la factura electrónica en el comercio.
10. Mejor colaboración y asignación de tareas
Todos podrán colaborar en los documentos que están almacenados en el formato electrónico. Esto facilita la comunicación y el trabajo en equipo, porque todos pueden apoyarse y aportar mejores ideas en la creación y elaboración del archivo.
Por ejemplo, cualquier persona, no interesa el área, puede dar opiniones sobre la documentación para mejorar su presentación.
Y, además, con el formato electrónico puedes asignar las tareas a los usuarios de una manera más democrática. Sabrás quién se desenvuelve mejor en cierta tarea para desarrollarla, y evitarás que las personas se cansen del trabajo monótono.
Como has visto, las ventajas de la documentación en formatos electrónicos son incalculables y muy buenas. Nuestro trabajo desde Crehana es hacer que todo te resulte más fácil a la hora de implementar una nueva idea, y es por esta razón, que queremos recomendarte pasarte por los cursos de negocios para afianzar tus conocimientos en temas relacionados con los documentos en formatos electrónicos y más detalles empresariales.
Con los formatos electrónicos, olvídate de esos documentos que tienes archivados desde hace años y que nadie utiliza por su (muy mal) estado. Ahora cuentas con la opción de convertir toda tu información que tienes en documentos físicos en formatos electrónicos.
Recuerda, estas ventajas significan grandes beneficios para todas las personas, no solo para unos. ¿Así que esperas para ponerlas en práctica?
¡Muchos éxitos!