Estructura de desglose del trabajo: el mapa visual para cumplir tareas y terminar proyectos

Una estructura de desglose de trabajo (EDT) es, muchas veces, el mapa visual que le falta a todo buen plan de proyecto. En las empresas de hoy, los sistemas y herramientas de gestión de tareas tienen un impacto muy positivo en los resultados. Sin embargo, no todas las compañías incorporan el uso de recursos como la EDT.

En una encuesta publicada en el blog de Monday, solo el 35% de CEOs o managers de empresas mencionaron que están satisfechos con los sistemas de gestión de proyectos que usan. Esto provoca que el 11.4% de los recursos se gasten debido a los malos procesos de project management. Las cifras asustan, ¿verdad? Es posible que tu empresa sufra de lo mismo.

Así que es hora de encontrar la solución. Por eso, en este artículo, te contamos en qué consiste la estructura de desglose del trabajo, para qué sirve, qué lo caracteriza, sus componentes y cómo elaborar una EDT correctamente. ¡Que tus proyectos empiecen a tomar forma en un diagrama visual! 

¿Qué es la estructura de desglose del trabajo de un proyecto?

La estructura de desglose del trabajo es una herramienta visual para organizar las tareas de un proyecto en un mapa gráfico donde se pueden observar las jerarquías, dependencias y conexiones entre los elementos. Esto sirve, principalmente, para observar cómo progresa el proyecto, definir objetivos medibles y alcanzables, y dividir el trabajo en tareas más pequeñas. Todo lo cual favorece la productividad y el rendimiento de los integrantes del proyecto.

En palabras de Carlos Hernández, profesor de nuestro curso online de Project Management, es “una técnica que se basa en la descomposición del objeto que vamos a desarrollar o el producto, sea tangible o intangible. Esto lo lleva al desglose en piezas más pequeñas y específicas, que sumadas nos permiten entender la forma como construiremos el proyecto o producto. De ahí su nombre de estructura de desglose de tareas o EDT”.

También conocido como estructura de descomposición del trabajo, este recurso visual puede ser creado a mano y sobre material físico. Sin embargo, dadas las tecnologías que existen en la actualidad, es más conveniente usar un software para graficar flujos de trabajo, lo que permite diseñar secuencias, tableros, calendarios, etc. Esta forma de visualizar un proyecto favorece el entendimiento de su alcance y de las características de cada tarea por parte de todos los miembros del equipo.

Elementos de una estructura de desglose del trabajo

Alrededor de la herramienta visual, deben existir algunos elementos que complementen la información gráfica. Aquí te dejamos una lista con los componentes de la estructura de desglose del trabajo.

• Diccionario: es un documento que incluye la terminología y los conceptos de la EDT. Sirve para que los miembros del equipo sepan exactamente qué significa cada elemento del proyecto.
• Descripción de las tareas: aquí se coloca el nombre de la tarea y se explica brevemente en qué consiste. Dado el espacio de una estructura de desglose de proyecto, lo más conveniente es incluir esta descripción en el documento del diccionario.
• Responsables de las tareas: este elemento define quién es el responsable de la gestión de tareas específicas. Lo más probable es que muchos de los que asuman roles de propiedad sobre las tareas sean jefes de departamentos, encargados de equipos o managers.
• Fechas de comienzo y entrega: el cronograma de las actividades en la estructura de desglose del trabajo debe determinar una línea de tiempo para empezar y terminar cada tarea. Puede graficarse en una herramienta de gestión de tareas o de calendario.
• Estatus de la tarea: cada tarea tiene que etiquetarse con una palabra que represente el nivel de progreso logrado. Algunas de las fórmulas que sirven son “no iniciado”, “en progreso”, “en revisión” y “terminado”.

Fuente: Unsplash

Niveles de una EDT

La gestión de proyectos mediante una EDT descompone las tareas, principalmente, en 3 niveles reconocibles. Para que entiendas cada nivel, imagina que estás a cargo del lanzamiento de una aplicación móvil para la tienda online de tu empresa. 

1. Tarea principal

El primer nivel de una estructura de desglose del trabajo está representado por la tarea más importante a alcanzar, que en realidad es el objetivo mayor del proyecto. En nuestro ejemplo, esta tarea principal es el lanzamiento de la app móvil. Se coloca en una frase simple y directa, de manera que nadie tenga dudas de cuál es el destino final del proyecto.

2. Tareas dependientes

En este segundo nivel de la EDT, se ubican las tareas específicas que dependen directamente del objetivo o tarea mayor del proyecto. Si piensas en el ejemplo planteado, algunas de las tareas serían las siguientes:

• Realizar un análisis del mercado.
• Diseñar la interfaz de usuario.
• Seleccionar los procesadores de pago.
• Crear el backend de la aplicación.
• Organizar la estrategia de marketing.

3. Tareas subdependientes

Por último, el tercer nivel del sistema de desglose de proyectos permite descomponer las tareas anteriores en organismos de trabajo incluso más pequeños. De esta manera, para el caso de la aplicación móvil, puedes registrar las siguientes tareas:

• Identificar los nombres de los competidores más importantes.
• Crear los primeros frameworks de la aplicación.
• Elegir las monedas internacionales a incluir.
• Organizar al equipo de programadores y elegir el lenguaje a usar.
• Determinar un calendario de contenidos en redes sociales.

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Tipos de estructura de desglose del trabajo

Existen 2 tipos de EDT. Estos son determinados a partir de la condición de tiempo o de alcance que le asignes a la estructura de desglose de trabajo. Te explicamos cada una a continuación.

• EDT basado en entregables: está hecho para proyectos a corto plazo que tienen objetivos muy bien definidos, cuyo resultado puede ser medido rápidamente. Consiste en descomponer el proyecto en tareas específicas a partir del objetivo mayor. Por ejemplo, crear el evento de team building de la corporación en el segundo semestre del año.
• EDT basado en fases: en este caso, la forma de la estructura del trabajo favorece proyectos a largo plazo. Se forman grupos de trabajo grandes que incluyen conjuntos de tareas. Estos grupos de tareas son completados en distintas fases. Por ejemplo, incrementar los niveles de productividad laboral a lo largo de los siguientes 2 años. 

Fuente: Unsplash

Formatos de EDT

Ambos tipos de EDT pueden desplegarse en diferentes formatos. En esta lista, nombramos 5 modelos de una estructura de desglose del trabajo.

• Estructura de lista
• Formato de gráfico
• Diagramas de árbol
• Vista tabular
• Diagrama de Gantt

¿Cómo hacer una estructura de desglose del trabajo?

Para llevar a cabo un proyecto exitoso, que cumpla con los estándares de la organización e involucre a todos los miembros del equipo, debes seguir ciertas acciones efectivas. Aquí compartimos una lista con 6 pasos obligatorios para crear una estructura de desglose del trabajo.

• Paso 1: define el objetivo y el alcance del proyecto.
• Paso 2: identifica las fases del proyecto.
• Paso 3: lista las tareas entregables.
• Paso 4: estructura los niveles de la EDT.
• Paso 5: crea grupos de trabajo.
• Paso 6: elige a los responsables de las tareas.

Fuente: Unsplash

Tips para la elaboración de una EDT

Es importante que tomes en cuenta algunos consejos al momento de desarrollar una estructura de desglose del trabajo. Estas pautas guiarán de mejor manera tu trabajo a lo largo del proyecto. Entonces, te dejamos 3 recomendaciones para aplicar en una EDT.

1. Foco en los resultados, no en las acciones o métodos

La importancia de una estructura de desglose del trabajo está en alcanzar el objetivo del proyecto. Por lo tanto, es imprescindible que te concentres, sobre todo, en alcanzar los resultados del proyecto. Debes guiar a tu equipo a fijarse en estos objetivos mayores y no tanto en las metodologías o en las acciones secundarias. De esa manera, todos los participantes saben qué es lo que se necesita lograr y no se distraen con elementos o tareas añadidas que escapan al alcance del proyecto.

2. Evitar la superposición

Las tareas deben estar correctamente nombradas y descritas para que no haya oportunidad de superposición entre ellas. Hacerlo correctamente asegura la eficiencia de la estructura de desglose del trabajo. Además, facilita la gestión de tareas por parte de los encargados, ya que deja afuera toda posibilidad de confusión e intersección en responsabilidades. Esto debe quedar clarificado en el documento del diccionario de la EDT.

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3. Respeta la regla del 100%

Es necesario que la suma de todos los recursos de la estructura de desglose del trabajo sume el 100% de lo esperado; esto incluye el uso del tiempo, dinero y otros recursos del proyecto. Al respecto, según la definición del Project Management Institute, “la regla del 100% se aplica en todos los niveles dentro de la jerarquía: la suma del trabajo en el nivel secundario debe ser igual al 100 % del trabajo representado por el principal, y la EDT no debe incluir ningún trabajo que quede fuera del alcance real del proyecto; es decir, no puede incluir más del 100% de la obra”.

Hasta aquí ha llegado nuestra explicación de una EDT. Esperamos que ahora sepas muy bien qué es y para qué sirve una estructura de desglose de proyectos. Recuerda que su debida aplicación mejora la productividad en tu equipo, ahorra pérdida de tiempo y dinero, contribuye a una colaboración más efectiva y, sin duda, eleva la satisfacción laboral.

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