En tiempos de pandemia, hemos adoptado diferentes técnicas y prácticas a lo “on-line”, que antes llevábamos personalmente. La interacción fue reducida por medio de pantallas y, por ello, para instancias de co-creación, es necesario armarse de estrategias para lograr el éxito y para fortalecer el trabajo colaborativo.

Ya han pasado varios días desde que inició la pandemia, y como todos los hábitos que se aprenden tardan aproximadamente 21 días, actualmente se podría decir que ya somos casi expertos en trabajar remoto luego de más de 1 año de estar en esta situación. Tomamos reuniones de videollamadas con varias personas, de manera individual, grupal y hasta en simultáneo. Sin embargo, el desafío que tenemos es llevar a cabo workshops remotos.

Traducida del Inglés, la palabra workshop significa taller. Entonces, la técnica llamada workshop consiste en realizar reuniones entre determinadas personas, en las que los asistentes aportan, en pie de igualdad, conocimientos, impresiones, ideas y preguntas acerca del tema sobre el que versa la reunión.

¿Tienes idea de cuánta gente participará? ¿Te preguntas cómo puedes generar dinámicas para lograr los mejores resultados, cómo establecer “reglas” o qué herramientas puedes utilizar?

Son muchas las preguntas que tenemos a la hora de llevar a cabo estas actividades y, en muchos casos, las postergamos para evitar problemas. Pero el error más grande es dejar de lado los workshops, que son tan ricos en contenido para nuestros proyectos.

Desde mi experiencia como referente y parte del equipo de de un gran digital eXperience en Argentina, les propongo algunos tips para llevar a cabo la mejor experiencia de la sesión.

1. Define el propósito del workshop

Si queremos obtener insights, tomar decisiones y revisar el backlog, debemos tener los objetivos en claro para estar alineados con lo que buscamos.

Fuente: Unsplash

2. Segmenta la información 

Generalmente en todos los workshops tenemos grandes cantidades de información, y la clave está en segmentarla para que sea comprendida por el público. Entre las herramientas más comunes, podrías intentar  diseñar una presentación en Powerpoint; sin embargo, también hay otras que nos permiten la colaboración simultánea, como Google Slides, Mural, Miró…

Otra de las cosas relacionadas con la distribución de la información, es la jerarquía de la misma. Poner un bloque de texto puede que aburra a las personas y hasta que sea difícil de comprender. Pero si apelamos al uso de palabras claves, destacadas o imágenes iconográficas que refuercen el mensaje, la prestancia será mucho mayor.

Al final de la sesión, les recomiendo siempre usar una encuesta de satisfacción o un formulario de opinión o votación, con dos o tres preguntas rápidas sobre la dinámica y contenido presentado para que nos ayude a mejorar.

3. Toma en consideración quiénes participarán

¿Hay stakeholders? ¿ Equipo interno? ¿Hay perfiles de diseño? ¿Y de procesos de negocio?….

Todo dependerá del expertise de los participantes, pues sino la forma de interactuar no será la misma.

Hay personas que participan un poco más, otras menos. También hay quienes se motivan y otros que pasan el rato. Pero hay que dejar en claro que un workshop es colaborativo y no un monólogo o una clase instructiva. La esencia del workshop es compartir pensamientos, ideas y hasta incluso planes. Por eso, será importante poner las reglas y refrescarlas cuando se pueda.

Ahora, según los tipos de expertise de las personas, nos van a convenir diferentes cosas. Para un universo más mixto, lo ideal es utilizar plataformas con buena usabilidad. Por ejemplo, las más comunes son Microsoft y G-Suite, dado que son flexibles y se pueden presentar e integrar con las apps de videollamadas.

Fuente: Unsplash

4. Organiza cómo será el encuentro

Existen dos tipos de workshops remotos: los síncronos y los asíncronos.

La forma del encuentro, entonces, dependerá del objetivo y la estrategia que pensamos.

El workshop síncrono es el que utiliza las videollamadas con colaboración de documentos en vivo (ppts, boards…), mientras que, en el asíncrono, la documentación colaborativa se comparte para después.

5. Determina la plataforma que usarás

Personalmente prefiero Teams y Skype porque nos permiten compartir pantalla, invitar al otro a tomar el control remoto, vernos, grabar, integrar herramientas, e incluso moderar. 

En este punto, considera en la invitación al workshop el hecho de que tal vez alguien no tenga experiencia de uso de la plataforma, y aprovecha en mandar en el correo un enlace con algún tutorial. 

Debemos ser empáticos y entender que hay gente que se tuvo que adaptar al trabajo remoto en un 100%, lo cual probablemente les trajo muchos cambios en sus estructuras mentales respecto al uso de ciertos aplicativos.

Fuente: Unsplash

Entonces, si tenemos en claro los objetivos, la presentación de la información, la conducción del workshop y la plataforma de soporte, lograremos sesiones increíbles.

Recuerda que las sesiones de workshops son parte del proceso de diseño de experiencias. Si aún no tienes muchos conocimientos sobre ello y quieres conocer más sobre este mundo, te invito a mi curso sobre los fundamentos del diseño UI y UX, donde podrás aprender mucho más al respecto.