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¿Cómo hacer una cotización? 9 plantillas gratuitas para ganar nuevos clientes

¿Cómo hacer una cotización? 9 plantillas gratuitas para ganar nuevos clientes

Última actualización 1 de Noviembre del 2021Tiempo de lectura: 7 min.

Fernando Machuca

Saber cómo hacer una cotización de trabajo es una de las cosas más útiles que puede aprender un trabajador freelancer. En especial, porque le sirve para determinar qué precio cobrar por su trabajo, y para demostrarle al posible cliente una justificación de los precios que lo ayude a decidirse por contratar un servicio o comprar un producto.

¿Quieres saber cómo se hace una cotización? ¿Te gustaría tener un formato de cotización que te sirva de base?

Si eres de los que entra en pánico cada vez que tienes que ponerle un precio a su trabajo, ya puedes dejar de preocuparte. En este artículo te contamos cómo hacer una cotización que atraiga, retenga y enamore a tus clientes. Además, te compartimos una lista de recursos que te ayudará a crear tu propio modelo de cotización.

Saber cuánto cobra un freelance no es tarea sencilla. Conlleva evaluar varios aspectos como condiciones de trabajo, formas de pago, plazos y muchos elementos más. Sin embargo, con esta guía obtendrás los conocimientos básicos para aprender cómo hacer una cotización y valorar tu trabajo como corresponde.

1. Ten claros los conceptos básicos

Antes de hacer cálculos, es importante entender algunos conceptos básicos. El significado de cotización, en términos generales, hace referencia a un cálculo a través del cual podemos establecer un precio o un valor por un bien o servicio que ofrecemos.

En el caso de una cotización de trabajo, se trata de un documento que no sólo informa ese precio, sino también las condiciones generales del acuerdo que se quiere lograr. Por ejemplo, incluye las formas de pago y el periodo de validez del documento.

Si bien hay muchos modelos de cotización (¡más adelante te mostramos los mejores!), el objetivo de todos es uno solo: lograr que el cliente acepte el presupuesto que propone el profesional.

Por eso, es importante que puedas aprender cómo hacer una cotización, en particular, si quieres que el cliente no pueda resistirse a tu propuesta.

¿Quieres una ayuda rápida sobre cómo calcular tu tarifa freelance? Mira el siguiente video y toma nota:

Alejandro Cecconi, profesor del curso Creación de un plan de venta efectivo, nos explica cómo se hace una cotización y cuáles son las ventajas de hacerla:

En el mundo de las ventas, sobre todo cuando estamos iniciando en ellas, necesitamos establecer el presupuesto o cotización para nuestros clientes potenciales. En él, indicaremos cuáles son los productos o servicios a brindar y la inversión que se aplicará. Además, es una excelente oportunidad de convencer a un potencial cliente de que nos compre, porque es quizás lo primero que verá de tu trabajo”.

Ahora que ya tienes más claros tus objetivos como freelancer y tienes lista tu marca personal, es momento de pensar cómo hacer una cotización que te permita cerrar negociaciones exitosas con clientes.

Ten en cuenta que en una cotización de trabajo no sólo debes dejar en claro el precio de tu trabajo, sino que debes ofrecer una propuesta de valor completa. Por eso, hay algunos elementos que sí o sí debes agregar en este documento.

De acuerdo al rubro al que te dediques, seguramente tengas que hacer más enfásis en algunos elementos que en otros. Pero a modo general, estos son los items que debes incluir en tu presupuesto de trabajo:

2. Elige el programa para hacer tu cotización

Saber cómo hacer una cotización es también saber cuál es el programa adecuado para hacerla, por ello, te recomendamos dos de las mejores opciones posibles. Podrías hacer un modelo de cotización en Excel o en Word, así que en los siguientes puntos te explicaremos cómo hacerlo.

¿Cómo hacer una cotización en Excel?

En ese momento, en el que un prospecto de cliente te pide que le pases un presupuesto de tus servicios, el tiempo parece que empieza a pasar más rápido.

Ponte en situación: el cliente necesita el presupuesto “para ayer”. Te pones a pensar en cómo hacer una cotización en tiempo récord. ¿Ideas? ¡Hacerlo en Excel!

Si conoces las fórmulas de Excel avanzado, no te será muy difícil armar una propuesta básica pero completa en este programa. ¿Qué tienes que tener en cuenta?

  1. Automatiza la tabla: crea fórmulas de Excel y autosumas para evitar errores manuales.
  2. Usa bordes y sombreados sólo en la parte del presupuesto (precio).
  3. Guarda el archivo como PDF.

¿Cómo hacer una cotización en Word?

Hay otros freelancers que se llevan mejor con Microsoft Word. Siguiendo los pasos anteriores, puedes aprender cómo hacer una cotización, con la misma facilidad, en Word.

Ten en cuenta que te resultará más cómodo insertar una tabla de Excel en Word, en la parte en la que se detalla el precio, así puedes automatizar las operaciones y evitar errores en los números finales.

3. Destaca tus datos

Aunque parezca una obviedad, esta es una parte importante del documento. Incluye de una forma llamativa: tu nombre, contacto, logo (si tienes) y número de identificación fiscal si corresponde.

La idea es que tus clientes potenciales tengan los datos mínimos para establecer contacto contigo o con tu empresa. Además, esto te ayudará a generar confianza y demostrar que se trata de un negocio serio. Si quieres aprender cómo hacer una cotización formal, este punto es fundamental.

4. Incluye los datos correctos del cliente

Debes incluir en tu cotización de trabajo el nombre de la persona o la empresa y los datos de contacto y de facturación. Así como es importante que tus clientes puedan comunicarse contigo, también lo es que tu equipo de ventas o tú mismo puedas tener comunicación directa con ellos.

Cualquier formato de cotización debe incluir un par de espacios que faciliten el acceso a los datos de contacto de tus clientes, en especial si no tienes una base de datos con la información de tus clientes potenciales.

5. Haz una descripción del trabajo

En este punto debes incluir un breve resumen del servicio que vas a brindar. Evita irte por las ramas y poner muchos detalles, lo ideal es que seas lo más específico posible.

Si descargas uno de los modelos de cotización que te compartimos más adelante, notarás que el espacio destinado a la descripción es de apenas un párrafo. Debes sintetizar los elementos que le ayuden al cliente a entender la relación entre lo que ofreces y sus precios.

6. Cotiza tu trabajo

En esta parte debes colocar el valor de tu trabajo. Pero ¡cuidado!, debes tener en cuenta en qué moneda estás cotizando tu trabajo, ya que si lo harás para un cliente del exterior, tendrás que calcular cómo hacer una cotización en dólares.

También es importante desglosar de forma detallada cada uno de los aspectos relacionados a los precios por unidad y por paquetes de servicios. El cliente debe entender sin ninguna complicación el valor de los que ofreces en tu formato de cotización.

7. Especifica la forma de pago

Este es uno de los aspectos más relevantes del documento. Tienes que dejar asentado cuál va a ser el método de pago: cómo se te pagará, si necesitas un porcentaje de forma anticipada y en qué moneda, entre otros aspectos. Es importante establecer un mecanismo sencillo pero seguro, de esta manera te aseguras que el cliente efectivamente te pague.

8. Establece plazos

Si ya revisaste nuestro catálogo de cursos de negocios y emprendimientos, sabes lo importante que es establecer plazos y organizar tu día a día. Por eso, debes dejar en claro cuánto tiempo te llevará cada paso para evitar que el cliente te apure, o que tarde más de lo pautado en entregarte determinados materiales.

De igual manera, esta es una de las partes de un modelo de cotización que mayor efecto tiene en la confianza de los clientes. Principalmente porque a través de estos datos podrá conocer cuál será la cantidad de tiempo que tendrá que esperar para obtener el producto o servicio por el que está pagando.

9. Agrega términos y condiciones

Esta es la sección más amplia de tu cotización de trabajo. Aquí debes dejar bien en claro cada aspecto del trabajo que realizarás. Por ejemplo, si hay entregables, especifica cuáles serán. Si necesitas determinada información del cliente, menciónalo aquí.

Los términos y condiciones de un formato de cotización te ayudará a que ambas partes establezcan qué se comprometen a cumplir y qué demandan del otro. Esto asegura que en caso de que se concrete el negocio, no haya ningún tipo de malentendidos. Es decir, aquí tendrás que definir cómo realizarás tu trabajo y cómo tendrá que pagar tu cliente.

presupuesto y pago

Fuente: Pixabay

Plantillas de cotizaciones

Ahora que ya tienes la técnica y sabes qué es lo que no te puede faltar al momento de definir cómo hacer una cotización, es tiempo de ponerse a hacer cuentas y salir a cotizar nuevos proyectos.

Y como queremos que aprendas cómo hacer una cotización sin tantas complicaciones, te traemos estas plantillas para hacer cotizaciones que puedes descargar gratis.

Cada plantilla de cotización se adapta a un determinado tipo de servicio, por lo que sin importar el área comercial a la que te dediques, podrás encontrar una referencia para construir tu propio modelo de cotización personalizado. Además, los recursos están libres para la edición, así que podrás resolver tus problemas en tan solo un par de minutos.

Ejemplos de cotizaciones de servicios en formato Excel

¿Buscabas ejemplos de cotizaciones en Excel? ¡La búsqueda terminó! Descarga nuestros ejemplos de cotizaciones de servicios y empieza a hacer tratos comerciales como todo un profesional. En cuanto a los elementos que encontrarás en nuestra plantilla, estos son los siguientes:

  • Plantilla de cotización en Excel

  • Ejemplo de cotización de una productora

  • Ejemplo de cotización de una agencia de marketing

  • Ejemplo de cotización de una tienda de ropa

Descarga este formato de cotización gratis

Formato de cotización para Freelancers

La autora del libro best seller en Amazon "Imperio Freelance" y profesora de Crehana, Laura López Fernández, nos comparte esta planilla de cotización exclusiva para freelancers.

Estos son algunos de los ítems que encontrarás en esta planilla:

  • El pedido (problema del cliente).
  • La solución de la propuesta (propuesta de trabajo).
  • Proceso del proyecto.
  • Plazos de entrega.
  • Condiciones generales.

Esta plantilla de cotización está pensada para los trabajadores independientes que no saben cómo hacer una cotización y necesitan utilizar un formato que les ayude a ahorrar tiempo. El archivo descargable también incluye un calendario de entregas que te será de mucha utilidad para no perder la perspectiva ni la noción del tiempo con los trabajos que tienes por hacer.

Descarga la plantilla de cotización para freelancers

Formato de cotización para freelancers

Cotización de Community Manager

Esta plantilla de cotización para community managers será tu aliada para conseguir nuevos clientes, ya que te permitirá hacer presupuestos adaptados a cada solicitud de servicios, según la propuesta que ofreces a cada uno.

El formato de cotización está en un archivo de Excel, por lo que te será muy sencillo realizar los cálculos sin la necesidad de tener una calculadora. De igual manera, tenemos que resaltar que esta plantilla es ideal para establecer cuál es el valor de tu trabajo, teniendo en cuenta el tiempo que tendrás que dedicarle y los gastos que debas realizar para poder llevarlo a cabo.

Descarga la plantilla para Community Managers

Plantilla de cotización de community manager

Cotización para fotografía

Con este recurso gratuito aprenderás cómo hacer una cotización específica para ofrecer servicios de fotografía. El archivo de descarga también incluye un documento en formato PPT de presentación profesional, para enviar a posibles clientes.

Esta plantilla de cotización te ayudará a entender lo que necesita el cliente y a hacer un presupuesto según el tipo de proyecto. Si te gusta la fotografía, no pierdas el tiempo y conviértete en un fotógrafo freelance.

Descarga la plantilla de cotización para fotografos

cotización de fotografía

Cotización para edición de fotos

El mundo de la fotografía es muy amplio, y por ello, a un fotógrafo freelancer no le basta con tener un sólo modelo de plantilla para saber cómo hacer una cotización acorde al tipo de servicio que va a ofrecer.

Por eso, esta segunda plantilla de cotización te servirá para cotizar tu trabajo de edición de una forma fácil y rápida. En este archivo descargable encontrarás los siguientes elementos:

  • Plantilla de lista de precios con las actividades más usuales de un fotógrafo freelance.
  • Plantilla de cotización de edición de fotos.

Descarga la plantilla de cotización para edición de fotos

cotización de edición de fotos

Cotización de diseño gráfico

El mundo del diseño gráfico es muy amplio: los diseñadores ofrecen diferentes servicios, trabajan con muchos clientes, y sus precios pueden variar significativamente entre una propuesta y otra.

Por eso, si eres diseñador freelance, queremos hacer tu trabajo más fácil ayudándote a pensar cómo hacer una cotización sin enloquecer en el intento.

En esta plantilla de cotización para Diseño gráfico encontrarás los siguientes ítems:

  • Una presentación de cotización para diseño gráfico de alto impacto.
  • Una plantilla de Excel del calendario de entregas.
  • Una plantilla de Excel de cotización final para diseño gráfico.

Descarga la plantilla de cotización para diseño gráfico

planilla de cotización para diseño gráfico

Formato de cotización en Excel

¿Estás buscando un modelo de cotización que se adapte a cualquier propósito? Si ya sabes cómo hacer una cotización, entonces entiendes que también es posible crear un formato de cotización que pueda ser utilizado con cualquier propósito, sin importar si se trata de vender paquetes de diseño gráfico o de realizar un pedido de cupcakes.

Esta plantilla incluye cada uno de los aspectos que te mencionamos cuando hablamos de cómo hacer cotizaciones. Con ella, incluso podrás incluir tu logotipo para darle un toque de profesionalismo y formalidad a la cotización.

El formato de cotización está en un archivo Excel y, a pesar de que se trata de una sola hoja, cuenta con un espacio para que lleves el control del número de cotización. Lo que te será de mucha ayuda para tener todo en orden.

Descarga el formato de cotización

Modelo de cotización gratis

Plantilla de cotización para campaña gratis

El marketing digital no deja de ganar espacios en el diseño de estrategias de comercialización para negocios en cualquier área. Si quieres sacarle provecho a la gran demanda que hay de expertos en publicidad, primero tienes que aprender cómo hacer una cotización enfocada en campañas publicitarias.

Para generar confianza en tus clientes debes ser capaz de detallar cada uno de los aspectos de una campaña publicitaria, incluyendo los precios que cobrarás por tu trabajo según el medio y el formato que debas utilizar. Este formato de cotización es ideal para ello, porque incluye cada uno de los puntos que deben estar presentes en un media plan.

Además, utilizar esta plantilla de cotización es muy fácil, solo debes vaciar la información en cada una de las casillas que corresponda y convertir la plantilla a PDF.

Descarga la plantilla de cotización

Formato de cotización gratis

Retorno de inversión en Excel: ¡Calcula la rentabilidad del flujo de caja de tu negocio!

Si quieres saber cómo hacer una cotización, debes conocer cuáles serán tus índices de ganancia y tener claro cuál será el porcentaje de la cotización que se destinará a recuperar lo que invertiste para empezar con tu emprendimiento. Por ello, consideramos que esta plantilla de retorno de inversión no solo es necesaria, sino que debe ser una de tus principales bases para hacer una cotización efectiva.

Los precios de tu modelo de cotización deben incluir un porcentaje de ganancia que te permita recuperar los costos de depreciación y cualquier otro factor que pueda reducir lo que recibes por los productos o servicios que ofreces. Esta plantilla también es gratuita, por lo que puedes descargarla y complementar tu lista de formatos de cotización.

Descarga la plantilla de ROI

Plantilla de retorno de inversión

Plantilla de presupuesto para animación 2d

Si eres animador freelancer, esta plantilla de presupuesto te ayudará a saber cuánto cobrar por proyecto y cómo hacer una cotización a medida. Además, te permitirá organizar tu rutina de trabajo como freelancer.

Este recurso gratuito consiste en un Excel con tres pestañas:

  • Formulario.
  • Presupuesto.
  • Desglose.

Este formato de cotización es ideal si estás empezando en el mundo de la animación y aún no tienes ideas de cuál es el promedio de precios ni conoces cuáles son los items que debes tomar en cuenta para cobrar por tu trabajo. La plantilla incluye cada uno de los puntos que debes cobrar tanto por el trabajo de arte conceptual como por el de animación y modelado. ¡Sácale el máximo provecho al mundo freelance con esta plantilla!

Descarga la plantilla de presupuesto de animación

presupuesto de animación

Ahora que ya sabes como hacer una cotización de servicios, es momento de salir a buscar nuevos clientes. Recuerda que es importante personalizar el documento según el cliente. ¡No envíes un mismo presupuesto a distintos prospectos!

También te recomendamos que elijas un formato de cotización de los que te compartimos para que tu trabajo sea tan sencillo como escribir un par de números. Esperamos que nuestros consejos te ayuden a concretar un negocio con tantos clientes como deseas.

¡Nos vemos en el próximo artículo!

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