BCC en los emails: El recurso que evitará la saturación de correos y los peligros en la web

BCC en los emails: El recurso que evitará la saturación de correos y los peligros en la web

Última actualización 11 de Junio del 2021Tiempo de lectura: 7 min.

Juan Camilo Delgado

¿Alguna vez has escuchado acerca de las BCC en los emails?

Quizás no las conozcas por dichas siglas, pero es probable que en algún momento hayas oído sobre ellas.

También conocidas como CCO o copias ocultas, las BCC en los emails hacen referencia a una herramienta que, en la mayoría de ocasiones, es utilizada por las empresas al momento de enviar correos electrónicos a un numeroso grupo de contactos.

Pero ¿para qué sirven las BCC en los emails? ¿Cuáles son sus principales funciones? ¿En qué momento deben utilizarse las copias ocultas en los correos

Si tienes todas estas preguntas, ¡no hay de qué preocuparte! Hemos escrito esta nota para contarte todo lo que necesitas saber acerca de las BCC en los emails y sepas utilizarlas de una forma efectiva.

Así que, prepárate para conocer un recurso importantísimo que no puede faltar en tus horas de trabajo.

¿Todo listo? Ponte cómodo y ¡aprende con nosotros!

¿Qué son las BCC en los emails?

Primero, debes tener en cuenta que las BCC en los emails pertenecen a los elementos de un correo electrónico. 

Generalmente, un email está compuesto por los siguientes fragmentos:

  • Para.
  • Asunto.
  • Cuerpo del texto.

Como bien sabes, la sección “Para” es donde escribimos el destinatario de un correo y corresponde, justamente, a la sección en la que podemos utilizar las BCC en los emails.

Pero ¿qué significa BCC?

BCC son siglas en inglés que representan las palabras blind carbon copy

Traducidas al español, una copia de carbón oculta es un campo ubicado en el encabezado de un correo electrónico. 

Su función consiste en agregar contactos ocultos, es decir, direcciones de correos que son invisibles para los destinatarios principales de un email.

que son las bcc en emails

Imagen: GMass

Todos enviamos correos electrónicos a diario y, en la mayoría de los casos, hacemos uso de la herramienta CC (carbon copy o copia de carbón) para que un grupo de personas secundarias estén enteradas sobre lo que estamos escribiendo.

Sin embargo, ten en cuenta que algunas empresas tienen como prioridad garantizar la seguridad de datos y hacer lo posible para evitar peligros en la web.

El uso de las BCC en los emails radica, justamente, en evitar que las personas involucradas en un correo no se enteren de contactos confidenciales para la organización y prevenir su divulgación para usos indebidos.

Además de ello, ¿cuáles son las ventajas de las BCC en un email? En el siguiente punto te lo contamos.

 

BCC en los emails: ¿Qué otras funciones cumple?

Como lo mencionamos anteriormente, las BCC en un email son claves cuando no se quiere compartir contactos importantes o confidenciales en un correo electrónico. 

No obstante, a continuación te presentamos otros de sus usos:

Evita la saturación de correos

Si una dirección de correo electrónico pertenece a una lista de contactos BCC, no recibirá emails de respuesta ni por parte de los remitentes principales ni por los contactos que hayan sido copiados en el mensaje (CC).

Esto evitará que la bandeja de entrada esté saturada.

que son las copias ocultas

Imagen: GMass

Evita posibles multas por revelar identidades

El uso de las BCC en emails es importante para no revelar contactos confidenciales.

Por ende, ten en cuenta que utilizar correctamente las BCC en los emails puede ayudarte a prevenir alguna sanción por parte de las empresas u organismos de control.

Algunas leyes, por ejemplo, pueden multarte por el uso indebido de datos personales que, en este caso, corresponde a correos electrónicos de altos directivos.

Debido a ello, es importante que veles por una responsabilidad social empresarial para evitar tomar decisiones inadecuadas que puedan afectar tu experiencia laboral.

para que sirven las copias ocultas

Imagen: Sender

Recomendaciones para utilizar BCC en tus emails

Saber cómo utilizar las copias ocultas es vital para garantizar un buen ambiente en tu entorno laboral. 

Por lo tanto, aquí te van algunas recomendaciones para que aprendas a utilizar de una manera oportuna las BCC en tus emails y evites posibles malestares en tus quehaceres diarios.

No abuses de las BCC en los emails

Utiliza las copias ocultas solo cuando sea necesario. 

Procura implementarlas en casos en los que se amerite ocultar los correos confidenciales a tus destinatarios.

Recuerda utiliza un lenguaje asertivo

Si se trata de copias ocultas, es probable que el contenido que vayas a escribir sea de gran importancia. 

Carlos Andrés Laguna, profesor de nuestro curso de comunicación asertiva en entornos digitales, afirma que “el 90% de la idea es cómo la cuentas. Y ahora con el trabajo remoto, esa frase ha tomado más fuerza”.

Debido a ello, usa un lenguaje que sea acorde al tono del contexto en el que te encuentres y procura utilizar palabras adecuadas al momento de utilizar las BCC en tus emails.

como usar las bcc en emails

Imagen: Collegian

Nunca dejes correos sin responder

Aunque este punto no corresponde específicamente al uso de las BCC en los emails, es imprescindible que cada uno de los correos que tengas en tu bandeja de entrada cuente con su respectiva respuesta.

¿La razón? En su columna del The New York Times, Adam Grant afirma que “una respuesta, por más breve que sea, muestra más cortesía y profesionalismo que el silencio”.

Sin embargo, debes establecer horarios para responder tus correos, pues concentrarte 100% en esta labor, puede ocasionar que te atrases en el cumplimiento de tus objetivos profesionales.

 

¿Cómo utilizar las BCC en emails?

¡Hacer uso de las BCC en emails es muy fácil!

A continuación, te enseñaremos los pasos para usar copias ocultas en las plataformas de correos más populares del momento: Gmail y Outlook.

Copia oculta en Gmail

Primero, presiona la opción para crear un correo nuevo. 

Al costado derecho del campo “Para”, hallarás las opciones CC y nuestra queridísima BCC que, en este caso, aparece con sus siglas en español (CCO = Copia de carbón oculto)

Solo debes dar clic en dicha opción para habilitar el campo de las BCC en tu email, ¡y listo!

copias ocultas en gmail

Imagen: Gmail

Copia oculta en Outlook

Los pasos para hacer uso de las BCC en Outlook son exactamente iguales a los del punto anterior.

Únicamente debes dar clic en el botón para crear un mensaje nuevo y seleccionar la opción CCO ubicado al costado derecho del campo “Para”, ¡y ya está!

copias ocultas en outlook

Imagen: Outlook

¡Bien! Ahora que ya sabes cómo usar las BCC en tus emails, es momento de darle un uso correcto y aprovechar esta valiosa herramienta que te brindan las plataformas de correos electrónicos.

Esperamos que esta nota haya sido útil para saber cómo usar las copias ocultas y garantizar que tus emails sean exitosos.

¡Nos vemos pronto!

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