¿Cómo aumentar la productividad de mi agencia y tener un súper equipo?
Milagros García - 20 Abr 22
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¿Ha llegado el momento de conocer cómo aumentar la productividad de tu agencia para alcanzar nuevos resultados? Todo negocio transita por una serie de etapas que hacen a su crecimiento y el foco en la productividad es uno de los más recurrentes en cualquiera de esas instancias.
Paradójicamente, la vida de una agencia de publicidad se centra en ayudar a sus clientes para cubrir sus necesidades con una estrategia e ideas innovadoras; se agendan reuniones de equipo para compartir resultados y diagnosticar problemas; se invierten muchas horas y las tazas de café son testigo de ello, ni hablar de los pizarrones rayados con miles de palabras escritas en ellos para estimular la creatividad. Aún así, muchas agencias no suelen reparar en cuáles son sus retos internos y detectar oportunidades para aumentar la productividad.
La reestructuración de los negocios es una cuestión que atañe a empresas de diversas categorías y actividades del mercado, no solo es un gran desafío al que se pueden enfrentar las agencias de publicidad, por ejemplo. Pero, ¿cuáles son esos retos de las agencias? ¿Cómo aumentar la productividad de una agencia y lograrlo con eficiencia? ¿Qué es lo que hay que tener en cuenta en cada caso para evitar errores frecuentes? ¡Revisémoslo en este artículo!
1. Priorizar la capacitación corporativa
Un problema usual para las agencias consiste en no diseñar un plan de capacitación para sus equipos. La falta de una estrategia clara, no alinear la capacitación con los indicadores de desempeño y planes de carrera, genera alta rotación y desmotivación dentro de las agencias.
Es por este motivo que “la capacitación que nunca llega” es uno de los grandes obstáculos que existen para alcanzar e incluso superar los objetivos organizacionales y la solución al interrogante sobre cómo aumentar la productividad de una agencia está vinculado a este reto.
La capacitación en las empresas resulta clave para lograr la tan deseada productividad. Cuando los líderes están atentos a las necesidades de desarrollo de habilidades blandas de su equipo, los resultados no demoran en aparecer. Digamos que el secreto está en el entrenamiento de los colaboradores, para aumentar su nivel de desempeño, mantenerlos motivados y así obtener las más altas tasas de productividad en la organización.
A propósito, las tendencias de capacitación son un asunto más que relevante en todo este tema del entrenamiento corporativo. Ya que indican el mejor camino para adelantarse a las necesidades de un escenario futuro (y bastante próximo). Por eso, entre las tendencias de capacitación que se vienen se destaca la orientación hacia el empleado, el entrenamiento personalizado, la implementación de nuevas técnicas de aprendizaje, entre otras.
Tal como se menciona en un artículo publicado en Forbes Centroamérica, la formación será la prioridad para la transformación digital; lo cual no solo exige tecnología sino también cambios en procesos. Por consiguiente, una respuesta válida acerca de cómo aumentar la productividad de la agencia es mediante la capacitación del personal. ¡Continúa leyendo para descubrir cuáles son las otras opciones que hay!
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2. Promover una buena experiencia del empleado
¿Has notado que la rotación del personal “justo cuando llega un nuevo cliente” es más frecuente que la habitual? El cambio de personal es uno de los retos más grandes y su resolución trae aparejado altos beneficios en lo que atañe a cómo aumentar la productividad de una agencia.
Muchas agencias experimentan rotación cuando tienen picos de demanda y esto incluso llega a impactar en los márgenes. Para saber el costo de rotación, te compartimos el siguiente cálculo:
Costo de rotación = Costo de separación + costo de la vacante + costo de reemplazo + training/capacitación
Pero, ¿por qué suele ocurrir esto? ¿Cuáles son las principales causas? Entre las más usuales se destaca la falta de capacidad porque se cuentan con menos recursos que los necesarios para atender a los nuevos clientes que se suman a la agencia, procesos y flujos de trabajo que aún faltan optimizar o un mal clima laboral.
Y es que el hecho de enfocarse en los clientes está bien, pero cuando las organizaciones priorizan una buena experiencia del empleado ¡se vuelven imbatibles!
El employee experience, como también se denomina, permite alcanzar el éxito al atender las necesidades e intereses de los colaboradores; después de todo, son estos últimos los que mantendrán el contacto con los clientes y pondrán más interés en ellos si transitan por una experiencia enriquecedora durante la estadía en la empresa.
¡Continúa leyendo para descubrir cómo aumentar la productividad de tu agencia!
3. Gestionar el team de forma efectiva
Otro tema que no es menor es la gestión del equipo de trabajo de manera efectiva. ¿Qué significa esto? La respuesta acerca de cómo aumentar la productividad de una agencia también incluye las responsabilidades y las formas de proceder por parte de los líderes y gerentes de las empresas.
Desde luego, y en primer lugar, resulta clave que los colaboradores estén ubicados en los puestos y áreas de trabajo en los que más son idóneos. Pero no todo queda allí sino que, además, deben recibir una capacitación adecuada y la dosis necesaria de incentivos para seguir creciendo y desarrollándose.
Aquí algunas de las principales claves sobre cómo aumentar la productividad de la agencia por medio de una buena gestión de equipos:
- Fomentar la colaboración: no hay equipo de trabajo como tal si no existe la colaboración. Los líderes pueden poner en práctica acciones que den lugar a una mayor participación de los colaboradores en las reuniones de trabajo, al mismo tiempo que la colaboración sea una realidad y los empleados se ayuden entre sí con la finalidad de alcanzar las metas pautadas.
- Delegar responsabilidades: la delegación es necesaria para que el equipo crezca. Esto incluye la asignación de objetivos y tareas, para brindarles una mayor autonomía y así crear equipos autónomos con el paso del tiempo. Después de todo, la autonomía en el trabajo es uno de los grandes beneficios de la flexibilidad laboral y los colaboradores lo verán con buenos ojos.
4. Fomentar la productividad en los creativos
Un indicador al que pocas agencias dan seguimiento, es la productividad de sus equipos. Un equipo productivo y eficiente, genera márgenes más altos. El FTE (Full Time Equivalent) es una unidad de medida equivalente a la carga laboral de un empleado de tiempo completo. Se calcula al sumar el número total de horas trabajadas y entre el número de horas trabajadas anualmente por un empleado a tiempo completo.
Sin embargo, ¿cómo se puede fomentar la productividad en los más creativos? Nuevamente, la formación del personal es una de las claves sobre cómo aumentar la productividad de una agencia. Un claro ejemplo es mediante un curso online donde se enseñe no solo la importancia de un correcto manejo del tiempo sino cómo llevarlo a cabo en el terreno práctico.
Como especifica Cristian Situ, profesor de nuestro curso online de Manejo de Tiempo y Productividad, “el manejo del tiempo y la productividad son claves para realizar nuestras metas. Con las técnicas y herramientas correctas podrás tomar mejores decisiones, combatir la procrastinación y amar un equipo eficiente para que tus proyectos se lleven a cabo”.
Ahora bien, el entrenamiento en el manejo del tiempo es tan importante como mejorar los procesos de toma de decisiones. Revisemos este punto para seguir profundizando en cómo aumentar la productividad de una agencia.
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5. Tomar decisiones en grupo aplicando técnicas motivantes
De acuerdo con una encuesta a la que hace referencia una publicación en Gartner, el 65% de las decisiones que se toman son más complejas (involucran a más partes interesadas u opciones) que hace dos años. ¿Qué medidas adoptar frente a esto? ¿Cómo aumentar la productividad de una agencia gracias a la toma de decisiones?
Lo cierto es que el reto de las agencias es generar esa creatividad única que impacte en la conducta del consumidor actual. Uno de los métodos más populares es el de “Los 6 sombreros" escrito por Edward Bono para incentivar la toma de decisiones a nivel grupal. Lo que menciona el autor es que es que algo tan sencillo como ponerse un sombrero es equivalente a un acto deliberado. Una idea debe tener estas características: ser deliberada y bien pensada.
Cuando se trata de tomar las mejores decisiones, el pensamiento lateral debe activarse y para esto pueden utilizarse técnicas motivantes, como el caso de los 6 sombreros. ¿Qué significa esta técnica en grupo? Cada colaborador debe ubicarse en la posición de uno de los sombreros, a partir del cual debe brindar una opinión sobre el problema a resolver.
El significado de los 6 sombreros de Bono:
- Sombrero blanco: objetividad.
- Sombrero negro: negatividad.
- Sombrero azul: control y evaluación.
- Sombrero rojo: emoción.
- Sombrero verde: creatividad e imaginación.
- Sombrero amarillo: positividad.
Sin lugar a dudas, el método de los 6 sombreros es una excelente manera de activar la sinergia en equipo, como respuesta al interrogante acerca de cómo aumentar la productividad de una agencia.
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6. Dar lugar a la innovación
Y hemos llegado al último punto sobre cómo aumentar la productividad de una agencia. Generar valor es una cuestión primordial para las agencias. Una de las respuestas a la pregunta sobre cómo aumentar la productividad de una agencia está en la innovación. Los procesos de creación de nuevas ideas no son una novedad en estos ámbitos; sin embargo, en lo que concierne al abordaje de los asuntos del propio negocio suelen quedar desplazados a un segundo plano mientras que se priorizan las necesidades de los clientes.
Para una transformación digital efectiva, la innovación es fundamental. Y para lograr el crecimiento en materia de productividad también lo es. A través de ella, se pueden encontrar nuevas y mejores prácticas para la optimización de procesos internos para así obtener una gestión más efectiva de cada departamento de la empresa.
En Crehana for business, contamos con un track de aprendizaje personalizado sobre innovación para empresas para que tu equipo aprenda sobre Design Thinking, la creación de frameworks desde cero, cómo innovar en la experiencia del usuario y convertirse en un líder cien por ciento digital.
Hasta aquí, hemos visto algunas pautas sobre cómo aumentar la productividad de una agencia: la capacitación corporativa, una buena experiencia del empleo, una gestión eficaz del equipo, la productividad en los creativos, la toma de decisiones y la innovación. Desde luego, hay muchos más factores que pueden tomarse en consideración para seguir mejorando la tasa de productividad, pero estos son los principales.
Ahora que ya conoces unas cuantas respuestas acerca de cómo aumentar la productividad de una agencia, llegó el momento de ponerse manos a la obra ¡y hacer que la agencia despegue a la cima!