La comunicación vertical es una de las claves de una organización para garantizar una buena gestión empresarial y conseguir los resultados esperados, tanto por los colaboradores como por los directivos. Por ende, es importante saber distinguir la cultura de la información por la cual se regirá tu empresa y aplicarla adecuadamente, por las vías idóneas para ello. 

En este post, te enseñaremos qué es la comunicación vertical, así como también te ofrecemos todos los detalles sobre su aplicación en las empresas: su importancia, ventajas y posibles fallos y recomendaciones sobre su implementación. Finalmente, cerramos con 3 ejemplos de comunicación vertical por medio de los cuales podrás entender a profundidad todo sobre este estilo comunicativo.

¿Qué es la comunicación vertical?

La comunicación vertical es un modelo en el cual la información se distribuye entre los distintos miembros de un equipo de trabajo, en función de los títulos y rangos de la jerarquía empresarial. Es decir, los mensajes se transmiten entre distintos niveles de la estructura de la compañía, por lo que un colaborador no puede informar a un directivo de alto cargo, sin pasar por el supervisor inmediato, por ejemplo.

Este tipo de comunicación puede fluir hacia arriba (de colaborador a supervisor) o hacia abajo (de supervisor a colaborador inmediato), dependiendo de la información que se desea transmitir. Usualmente, se realiza de forma escrita, ya que es la forma más habitual por la cual se puede realizar un buen seguimiento de las instrucciones.

Ahora bien, ¿cuál es la finalidad de comunicarse de esta manera? La importancia de la comunicación vertical radica en que, de esta manera, se controla mejor la toma de decisiones y el flujo de la información. Como bien menciona el portal Forbes, la comunicación vertical es clave, "ya que permite que las directivas guíen el trabajo de los empleados y que ellos puedan dar su feedback para mantener a todos en contacto directo".

Diferencias entre comunicación horizontal y vertical

Así como existe la comunicación vertical, también está la comunicación horizontal, que representa justo lo contrario: compartir la información entre las distintas personas y equipos de trabajo en un mismo nivel de la estructura de la empresa. 

Esto implica que tanto los departamentos de esta organización como los directivos y personas de un mismo rango coordinen actividades y se genere un mejor flujo informativo entre personas de cargos similares. Y, junto a la vertical, ambos forman parte de los tipos de comunicación interna de una organización.

Algunas de las diferencias entre la comunicación horizontal y vertical son las siguientes:

• Mientras que la comunicación vertical suele reflejarse de forma escrita (informes, correos electrónicos, entre otros), la comunicación horizontal suele reflejarse de forma oral.

• El objetivo de la comunicación vertical pasa por controlar el flujo de la información de una empresa y el de la comunicación horizontal es el de optimizar la productividad de una empresa.

• La información que se produce de forma horizontal no se encuentra sujeta a distorsiones, mientras que la comunicación vertical puede estar sujeta a distorsionarse (especialmente si se produce de forma verbal).

• Los canales de comunicación de ambas son diferentes. Mientras que la horizontal solo involucra a emisor y receptor, el estilo vertical implica utilizar canales de comunicaciones más extensos, ya que hay más elementos involucrados (directivos, supervisores, colaboradores, entre otros).

Ventajas de la comunicación vertical en los equipos de trabajo

Pese a que cada empresa tiene su organización e idiosincrasia, la comunicación vertical es una de las más aplicadas dentro de las empresas. Conozcamos las razones.

Dentro de las ventajas de la comunicación vertical, encontrarás las siguientes:

• Garantiza el funcionamiento adecuado de la compañía, mediante instrucciones claras y precisas sobre los objetivos y las estrategias de la organización

• Impulsa la iniciativa y participación de los colaboradores

• Ofrece feedback y retroalimentación constante

• Incrementa el compromiso y la motivación de los equipos de trabajo

• Mejora las relaciones entre el equipo y la gerencia

• Mantiene la cadena de mando

Tipos de la comunicación vertical

La comunicación vertical cuenta con dos vertientes esenciales, que son las que le dan sentido a su aplicación en las empresas. Y se basan, principalmente, en dos direcciones: arriba y abajo.

A continuación, te presentamos los tipos de comunicación vertical que existen:

1. Comunicación vertical descendente

La comunicación vertical descendente se produce cuando el flujo de la información ocurre desde los altos directivos hasta los asociados y colaboradores. El mensaje que se transmite usualmente es de gran importancia, razón por la cual no se envía directamente con otros miembros de la compañía.

Por lo general, la alta gerencia apuesta por informar a través de un correo electrónico o mediante la información directa a la siguiente persona que esté a cargo. Es la forma más utilizada para aplicarse en las organizaciones, dado que ofrece una serie de beneficios, como son los siguientes:

• Brindar instrucciones sobre el trabajo e informar a los colaboradores acerca de las exigencias que demanda una tarea determinada.

• Explicar procesos y reglas básicas dentro de la organización.

• Ofrecer feedback, tanto individual como grupal.

2. Comunicación vertical ascendente

Por otra parte, la comunicación vertical ascendente es aquella en la cual los integrantes de un equipo de trabajo ofrecen a sus supervisores inmediatos actualizaciones respectivas, relacionadas con su estado laboral o informar sobre algún suceso determinado en el cumplimiento de sus asignaciones.

Este tipo de comunicación vertical se aplica en situaciones en las cuales se persigan objetivos específicos, como por ejemplo:

• Recomendaciones de colaboradores para mejorar la institución.

• Informar a los supervisores inmediatos acerca de los resultados de sus asignaciones.

• Mostrar las dificultades de los miembros del personal a los gerentes.

Como bien menciona el sitio Medium, la comunicación vertical ascendente es clave "se encarga de indagar y conocer los problemas de los trabajadores, quejas, ideas y sugerencias para comunicar a sus directivos, por lo tanto, se logra hacer sentir a los empleados parte de la organización".

Errores al aplicar la comunicación vertical en las empresas

Si bien es un estilo de comunicación muy aplicado, la comunicación vertical no es un sistema exento de riesgos. Muchas compañías aplican la transmisión de información de manera errónea, dado que la información no fluye desde el nivel inferior hasta el superior, por lo que te recomendamos no cometer los siguientes errores en su aplicación:

En diversas organizaciones, existen una serie de barreras que deben evitarse al momento de aplicar la comunicación vertical en las empresas, como pueden ser las siguientes:

• Muestras de soberbia y una actitud defensiva del líder ante acciones de sus subordinados.

• Una separación entre los niveles inferiores y superiores de la empresa.

• Pocos márgenes de tiempo en cuanto a las respuestas de los receptores del mensaje.

• Puede romperse (o cuestionarse) la cadena de mando, en caso de dudas por algunas indicaciones de los directivos.

• No tomar en cuenta a la comunicación en el teletrabajo, lo cual disminuye la motivación de los colaboradores, lo cual repercute en su productividad y desempeño.

Una organización no está libre de cometer fallos, aunque siempre pueden evitarse para reducir el impacto negativo de un procedimiento empresarial. Si bien pueden haber otras equivocaciones similares, las mencionadas suelen ser las más comunes.

Recomendaciones para aplicar la comunicación vertical en las organizaciones

Ahora bien, ¿te gustaría aplicar la comunicación vertical en tu empresa de forma inmediata y eficaz? Entonces, necesitas mantener una serie de medidas que te permitan obtener resultados acordes a lo que esperas de esta estrategia.

Para poder implantar una comunicación vertical efectiva en tu compañía, te compartimos las siguientes recomendaciones:

1. Mantén la aceptación de tus gerentes

Al momento de aplicar una comunicación vertical en una empresa, contar con la aceptación de tus gerentes es esencial, dado que serán ellos el filtro por el cual fluya la información que se transmitirá. Especialmente en la comunicación ascendente.

Entonces, ¿qué ocurre con los trabajos donde la información se transmite de forma online? Será responsabilidad directa de los gerentes y supervisores directos proporcionar las herramientas adecuadas para que los colaboradores puedan desempeñar su labor y compartir sus dudas, inquietudes y comentarios dentro del entorno laboral.

2. Diseñar una cultura de comunicación

Otro de los aspectos esenciales de la comunicación vertical es diseñar una cultura que esté orientada a escuchar y validar las opiniones de los miembros del equipo de trabajo. En este sentido, nuevamente deben ser los supervisores y los directivos intermedios quienes diseñen los canales y abran las comunicaciones en ambas direcciones (dirección y colaboradores).

En la comunicación vertical ascendente, los directivos necesitan implantar políticas que impulsen al feedback y a los comentarios de los colaboradores, y así puedan discutir sus propuestas sin temor a posibles represalias.

3. Comprende a tus colaboradores

Un buen líder sabe cuál es el estado de sus colaboradores. O, al menos, le ofrece las herramientas para que puedan interactuar y comentar sus sugerencias y opiniones.

Incluso, en aquellas empresas que operan con colaboradores de distintos países se puede llegar a entender aspectos culturales de los miembros del equipo de trabajo y, de esta manera, adecuar el tono y la forma de comunicarse con ellos. Independientemente de que haya diversidad de idiomas o no, la comunicación vertical debe ser personal y focalizada en ayudar al colaborador a sentirse parte activa de la organización.

4. Utiliza los canales adecuados

Como hemos mencionado anteriormente, los canales de comunicación son esenciales para poder asegurar una comunicación vertical efectiva. Incluso, esta es capaz de llegar a romperse si no se disponen de los medios adecuados para comunicarse entre colaboradores y líderes.

Por ende, son los directivos quienes deben proporcionar medios inclusivos y disponibles para todos por igual en el entorno laboral. Una compañía que solo cuenta con medios unidireccionales, como boletines tradicionales por correo, está destinada a fracasar en la implementación de una comunicación vertical eficaz.

Y si no existen estos canales de comunicación, ¡pues deben crearse! Para que los colaboradores puedan manifestarse adecuadamente, se deben diseñar entornos especializados en los cuales los miembros del equipo puedan hacer preguntas o interactuar con sus supervisores y ofrecer sus comentarios al respecto.

En este sentido, aplicar una  guía sobre estrategias de comunicación interna te ayudará a conectarte con tu equipo de trabajo de una forma más fácil, para alcanzar los objetivos establecidos.

Ejemplos de comunicación vertical

La comunicación vertical puede verse en múltiples medidas que tomen desde la empresa. Como ya sabes, suelen ser medios y recursos que se implementan por escrito, ya sea de forma física o digital.

Dentro de los ejemplos de comunicación vertical que podemos encontrar, están los siguientes:

1. Buzón de sugerencias

Aunque muchas empresas no lo implementan adecuadamente, a juicio de muchos colaboradores, los buzones de sugerencia son una excelente forma de comunicarse entre miembros de equipos de trabajo y sus directivos. Si se utiliza adecuadamente, los colaboradores pueden realizar sus comentarios y sugerencias de forma escrita, para que sean revisados por los supervisores.

Y este buzón puede implementarse de forma física o digital, siendo posible diseñar una dirección de correo electrónico a la cual los miembros del equipo de trabajo puedan escribir sus opiniones. Esta es una de las claves de la comunicación vertical.

2. Encuestas de satisfacción de los colaboradores

Otra modalidad de comunicación vertical es la encuesta de satisfacción de los miembros de tu equipo de trabajo. Por medio de este recurso, se puede medir el nivel en el cual los colaboradores disfrutan de sus actividades en la empresa.

Estas encuestas resultan de gran utilidad si los colaboradores se sienten en la libertad de poder manifestar sus comentarios y experiencias propias dentro de la organización. Por ello, debe haber un ambiente de confianza y respeto dentro de la compañía.

3. Informes de desempeño

Dentro de la comunicación ascendente y descendente, existen los informes de desempeño, los cuales permiten calificar el rendimiento de colaboradores, directivos y otros miembros de la organización. Esto funciona en ambos sentidos, puesto que los colaboradores también pueden medir la calidad de las labores de la alta dirección.

De esta manera, los colaboradores demuestran si los supervisores inmediatos también deben hacer su esfuerzo por mejorar sus labores.

La comunicación vertical es una de las vías más importantes para lograr mejorar el rendimiento de la empresa a mediano y largo plazo. Esta es una de las opciones por medio de las cuales los colaboradores de una compañía tienen la posibilidad de promover un adecuado clima laboral y hacer sentir partícipes a todos los miembros del equipo de trabajo de la empresa.

Los objetivos de una organización no se suelen cumplir si no hay comunicación entre las partes. Una comunicación vertical idónea contribuye a conseguir las metas empresariales, además de motivar a los colaboradores y a influir de forma favorable en la productividad del equipo.

Ahora ya sabes acerca de la comunicación vertical y cómo se puede emplear en una organización para alcanzar los objetivos estipulados. ¿Qué esperas para aplicarla?