¿Qué son los aportes parafiscales en Colombia? Pasos para calcularlos

¿Te preguntas qué son los parafiscales en Colombia? Dentro de las contribuciones obligatorias, estos aportes deben ser tenidos en cuenta por las empresas colombianas, además de los que se realizan al Sistema de Seguridad Social. Dentro de la complejidad del sistema tributario de este país, los aportes parafiscales impulsan el desarrollo de ciertos sectores.

Ahora bien, su cumplimiento es obligatorio para estar en línea con la normativa local. Pero, ¿qué tipos de aportes parafiscales existen en Colombia? ¿Cómo se calculan y quiénes están obligados a pagarlos? En esta guía, te compartimos todo lo que debes saber como profesional de RR. HH. para su correcta gestión.

¿Qué son los parafiscales en Colombia?

Si te preguntas qué son los parafiscales en Colombia, se trata de contribuciones que las empresas deben realizar de manera mensual por cada empleado, de acuerdo con lo establecido en el Decreto 3667 de 2004. Por lo tanto, estos aportes forman parte de las obligaciones de nómina.

Y difieren de la seguridad social, que puede ser un porcentaje del pago total. Más adelante te detallamos la diferencia. Ahora, avancemos con la explicación sobre qué son los parafiscales en Colombia y para qué sirven.

¿Para qué sirven los aportes parafiscales?

Además de saber qué son los parafiscales en Colombia, también es necesario que conozcas el objetivo de estos aportes, pues tienen un propósito en particular. A diferencia de otros impuestos, lo recaudado no se destina a los fondos generales del Estado colombiano; por el contrario, los aportes parafiscales benefician a los empleados y contribuyen al funcionamiento de ciertas entidades.

¿Cuáles son esas entidades? El SENA, el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar y las Cajas de Compensación. Gracias a estos montos, pueden trabajar en programas que tienen como propósito ayudar a comunidades en situación de vulnerabilidad, por ejemplo.

Beneficios de cumplir con los aportes parafiscales

Cumplir con los aportes parafiscales en Colombia no solo es una obligación legal para las empresas, sino que también trae consigo una serie de beneficios:

• Mayor productividad: los aportes parafiscales financian el funcionamiento de entidades como el SENA, el ICBF y las Cajas de Compensación Familiar, que ofrecen a los trabajadores y sus familias una amplia gama de servicios sociales. Tal es el caso de la capacitación laboral para mejorar habilidades en el trabajo, atención integral a la niñez, y subsidios de vivienda, educación y turismo, entre otros. Por lo tanto, los trabajadores tienen acceso a estos servicios para cubrir necesidades básicas.
• Mejor imagen corporativa: las empresas que cumplen con la ley y se preocupan por el bienestar de sus empleados tienen una mejor imagen corporativa, lo que les permite atraer y retener a los mejores talentos.
• Disminución de la rotación de personal: como consecuencia del beneficio anterior, los empleados se sienten valorados y, por lo tanto, son menos propensos a renunciar a su puesto de trabajo.

Tipos de aportes parafiscales en Colombia

Como mencionamos al explicar sobre qué son los parafiscales en Colombia, estas contribuciones son obligatorias como empleador. Por lo tanto, como profesional de Recursos Humanos a cargo de la gestión de las nóminas, debes realizarlo en base al salario de cada uno de los empleados. Pero, ¿sobre qué conceptos? Aquí debes tener en cuenta el sueldo base, las horas extras de trabajo, las comisiones y los recargos nocturnos. No se incluye el auxilio de transporte.

Entonces, ¿qué son los parafiscales en Colombia en términos de categorías de clasificación? Son los siguientes:

• Cajas de Compensación Familiar (CCF - 4%): son entidades sin ánimo de lucro que ofrecen diferentes servicios a empleados y sus familias. Por ejemplo, beneficios para promover el turismo, la educación y el deporte, además de subsidios para vivienda. Como empleador, debes elegir una caja y aportar el 4% correspondiente.
• Instituto Colombiano de Bienestar Familiar (ICBF - 3%): es una institución para el cuidado de niños y niñas en Colombia. Aquí corresponde el 3%.
• Servicio Nacional de Aprendizaje (SENA - 2%): para la capacitación laboral de los ciudadanos, se destina un 2% de aportes.

Cuadro resumen de qué son los parafiscales en Colombia según los tipos que existen, por Crehana

¿Cómo se calculan los aportes parafiscales?

Sigue estos pasos para calcular los aportes parafiscales en Colombia:

1. Considera el porcentaje a aplicar

Para calcular los aportes parafiscales en Colombia, lo primero que tienes que saber es que el porcentaje total de estos aportes significa el 9% del salario del colaborador.

2. Toma los conceptos que corresponden

El cálculo del valor total del aporte parafiscal se realiza en base a:

• Salario base del empleado.
• Comisiones.
• Horas extraordinarias.
• Recargos (nocturnos, domingos y festivos).

Nuevamente, recordamos que no se tienen en cuenta los auxilios de transporte y de otro tipo.

3. Aplica los porcentajes por tipo de aporte parafiscal

• CCF: 4%.
• ICBF: 3%.
• SENA: 2%.

Ejemplo de cálculo de aportes parafiscales

Ahora que ya sabes qué son los aportes parafiscales en Colombia y cómo se calculan, te compartimos un ejemplo práctico de cómo hacerlo si tu empleado devenga $12.500.000 por mes:

Ejemplo ilustrativo del cálculo de aportes parafiscales por Crehana

¿Quién está obligado a pagar los parafiscales?

Todos los empleadores están obligados a pagar los aportes parafiscales en Colombia, siempre que tengan al menos un trabajador vinculado por medio de un contrato de trabajo, en la forma que sea.

Por otra parte, los empleadores deben registrarlos de forma mensual por medio de la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes. Sin embargo, hay excepciones, y te las contamos a continuación.

Vista previa del formato de contrato de trabajo por Crehana

¿Qué es la exoneración de aportes parafiscales?

Además de saber qué son los parafiscales en Colombia, cómo se calculan y quienes están obligados a pagarlo, tienes que saber que existe la exoneración de aportes parafiscales. Pero, ¿qué significa esto? Hay ciertas situaciones en las que algunas organizaciones pueden quedar exentas de realizar ciertos aportes parafiscales. Esto según lo establecido en la Ley 1819 del 2016, que incorporó el Art. 114-1 del Estatuto Tributario.

Entonces, ¿cuáles son los casos de excepción sobre los parafiscales en Colombia?:

• Menos de 10 salarios mínimos: si cuentas con colaboradores cuyos salarios son inferiores a diez salarios mínimos mensuales legales vigentes, tu empresa estará exonerada de realizar los aportes parafiscales al SENA y al ICBF correspondientes a esos colaboradores.
• Personas naturales empleadoras: también pueden beneficiarse de la exoneración, pero únicamente si contratan a dos o más colaboradores. En el caso de tener un único colaborador, estarán obligadas a realizar los aportes parafiscales correspondientes, sin importar el monto del salario.

Esta exoneración busca proporcionar un alivio fiscal a ciertas organizaciones y personas naturales empleadoras, especialmente para aquellas que son de menor tamaño o tienen recursos limitados.

Resumen de la exoneración de aportes parafiscales en Colombia

¿Qué ocurre si no se pagan los aportes parafiscales?

En caso de incumplimiento con estas contribuciones, que son los parafiscales en Colombia, corresponden ciertas sanciones aplicadas por la Unidad de Gestión Pensional y Parafiscales ( UGPP). Estas son de índole económica. Además, es importante que sepas que tienen una fecha de pago establecida por parte del Estado.

Para eso, la UGPP abrió un canal de denuncias, para que los empleados puedan denunciar estas irregularidades (en caso de que sus empleadores estén evadiendo dicha responsabilidad).

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¿Cómo se realizan los aportes parafiscales?

Debes realizar los pagos parafiscales de manera mensual por medio de la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes, siendo tu total responsabilidad hacer estos aportes dentro de los plazos establecidos por la ley.

Para realizar correctamente los aportes, es fundamental que conozcas el salario base de cada trabajador, considerando los elementos que te hemos explicado anteriormente. En adición, la presentación de la PILA es de forma virtual, aunque también existe la posibilidad de realizar los pagos en entidades bancarias.

Una vez que hayas realizado los respectivos aportes parafiscales, deberás remitir la información a la Unidad de Gestión Pensional y Parafiscales. La UGPP emitirá una constancia de cumplimiento para tu empresa, la cual es útil como prueba del cumplimiento de la obligación.

Ten en cuenta todos estos puntos sobre qué son los parafiscales en Colombia, para una correcta gestión de los mismos.

¿Cuál es la diferencia entre aportes parafiscales y aportes al Sistema de Seguridad Social?

Si bien a primera impresión pueden parecer similares, estos términos son diferentes. Esto significa que los aportes parafiscales no son equivalentes a los que se hacen por seguridad social. Aunque la explicación sobre qué son los parafiscales en Colombia es clara, generalmente quedan algunas dudas sobre este punto. Pero, no te preocupes, aquí las despejamos.

Así, mientras que los aportes a la seguridad social son obligaciones que responden a la Ley 100 de 1993 y están destinados a garantizar ciertos derechos (como la salud, pensión y riesgos profesionales), los aportes parafiscales son obligación de todo empleador y corresponde a un 9% del total de la nómina.

Ejemplos de aportes parafiscales en Colombia

Veamos estos ejemplos para tener una noción más clara de la aplicación del 9% total de lo que son los parafiscales en Colombia, según sea el caso:

Ejemplo de aporte al ICBF

Este primer ejemplo sobre qué son los parafiscales en Colombia está relacionado específicamente con el aporte al ICBF. Supongamos que eres el líder de RRHH de una empresa remota de SaaS y estás pensando en contratar trabajadores en Colombia para expandir tu equipo. Considerando esta expansión, es importante que tengas en cuenta los aportes parafiscales que tu empresa deberá realizar, incluyendo el que corresponde al 3% para el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar.

Al respecto, el ICBF es una entidad del Estado colombiano que se dedica a la prevención y protección integral de la primera infancia, infancia y adolescencia. Su misión es fortalecer a los jóvenes y las familias en Colombia, brindando atención especialmente a aquellos en condiciones de amenaza, inobservancia o vulneración de sus derechos. Con 33 sedes regionales y 215 centros zonales en todo el país, el ICBF llega a cerca de 3 millones de colombianos con programas, estrategias y servicios de atención.

Entonces, si contratas trabajadores en Colombia, tu empresa estará obligada a realizar un aporte del 3% del salario de cada colaborador al ICBF. Este contribuirá directamente al financiamiento de los programas y servicios que ofrece el Instituto, beneficiando a niños, niñas, adolescentes y familias en todo el país.

Ejemplo de aporte al SENA

En cuanto a este segundo ejemplo sobre qué son los parafiscales en Colombia está relacionado con el aporte al SENA. Imagina que eres el encargado de recursos humanos en una empresa de tecnología con sede en Colombia y estás considerando ampliar tu equipo de trabajo. El SENA es una de las entidades a las que debes hacer aportes parafiscales. Dicha aportación es del 2%.

El SENA es una institución de Colombia que ofrece una amplia gama de programas de formación técnica y tecnológica. Su misión es proporcionar a los ciudadanos la capacitación necesaria para desempeñar oficios y ocupaciones requeridos por los sectores productivos del país.

Por lo tanto, al contratar trabajadores en Colombia, tu empresa estará obligada a realizar un aporte del 2% del salario de cada colaborador al SENA. Estos fondos contribuirán directamente a financiar los programas de formación y capacitación ofrecidos por el SENA, en beneficio de los trabajadores y fortaleciendo las habilidades laborales.

Ejemplo de aporte a la Caja de Compensación Familiar

Este tercer ejemplo sobre qué son los parafiscales en Colombia es sobre el aporte a la Caja de Compensación Familiar. Ahora, imagina que tienes que hacer las contribuciones que corresponden para tus empleados en Colombia. Una de ellas es la Caja de Compensación Familiar. Las CCF juegan un papel importante en el apoyo a la calidad de vida de los trabajadores y contribuyen al desarrollo social y económico del país.

Por lo tanto, al contratar trabajadores en Colombia, tu empresa estará obligada a realizar un aporte del 4% del salario de cada colaborador a la Caja de Compensación Familiar. Estos fondos se utilizarán para financiar los programas y servicios ofrecidos por la CCF.

Ejemplo de todos los aportes parafiscales en Colombia

A modo de resumen, te compartimos un ejemplo de qué son los parafiscales en Colombia en su cálculo total. Entonces, supongamos que eres el director de recursos humanos de una empresa tecnológica con sede en Colombia y estás considerando la contratación de nuevos empleados para fortalecer tu equipo. Al planificar esta expansión, es fundamental entender y cumplir con los aportes parafiscales requeridos por la legislación colombiana.

En este sentido, tu empresa deberá realizar los tres tipos de aportes parafiscales obligatorios por cada empleado contratado:

• Contribuir con el 3% del salario de cada empleado al ICBF.
• Destinar el 2% del salario de cada colaborador al SENA.
• Realizar un aporte del 4% del salario de cada empleado a la CCF.

La contribución a los aportes parafiscales es esencial tanto para cumplir con la normativa legal, como para promover el desarrollo social y económico del país. Como profesional de RRHH a cargo de las nóminas, debes tener en cuenta qué son los parafiscales en Colombia y cómo se calculan según la entidad de destino (ICBF, SENA y CCF) para estar en regla.

Además, esto te ayudará a tener una mejor reputación como empresa, con efectos positivos en los indicadores de Recursos Humanos. ¿Qué esperas para mantener al tanto a tu equipo sobre qué son los parafiscales en Colombia?