Una de las políticas internas esenciales de una empresa es la licencia por luto, un derecho fundamental que permite a los empleados tomarse el tiempo necesario para sobrellevar la muerte de un ser querido. En Colombia, la legislación laboral ha contemplado este aspecto, asegurando que los trabajadores dispongan de un período de licencia remunerada para enfrentar y procesar el duelo.

Sin embargo, la implementación de la licencia por duelo puede presentar dudas para los líderes de recursos humanos, especialmente en empresas con una fuerza laboral grande y diversa. Pueden surgir preguntas como las siguientes: ¿Cuántos días de licencia se conceden? ¿Qué relaciones familiares están cubiertas bajo esta licencia? ¿Qué documentación se requiere para acceder a este beneficio? 

Para resolver estas interrogantes y otras más, hemos elaborado esta guía para explicarte todo sobre la licencia por luto en Colombia. De esta manera, podrás garantizar el bienestar de los empleados en momentos de pérdida.

¿Qué es la licencia por luto en Colombia?

Es un derecho laboral que permite a los empleados tomarse un tiempo remunerado para afrontar la pérdida de un familiar cercano. 

La licencia por luto es fundamental para el bienestar emocional y mental de los empleados. Permitir que los trabajadores tomen el tiempo necesario para procesar su pérdida refleja una actitud de comprensión y apoyo por parte de la empresa. Además, fomenta un entorno de trabajo saludable y puede mejorar la lealtad y la moral del empleado a largo plazo.

En resumen, la licencia por luto en Colombia es una disposición legal que protege a los empleados en momentos de pérdida, asegurando que puedan ausentarse del trabajo para enfrentar el duelo sin afectar sus ingresos. Es una práctica esencial para cualquier organización que busque mantener un entorno laboral humano y solidario.

¿A qué familiares cubre la licencia de luto en Colombia?

Respecto a los grados de consanguinidad para la licencia por luto en Colombia, el artículo 57 del Código Sustantivo del Trabajo señala lo siguiente:

"Conceder al trabajador en caso de fallecimiento de su cónyuge, compañero o compañera permanente o de un familiar hasta el grado segundo de consanguinidad, primero de afinidad y primero civil".

Por lo tanto, la licencia por duelo en Colombia cubre el fallecimiento de estos familiares cercanos al trabajador:

1. Cónyuge o compañero(a) permanente

Incluye tanto a la persona con la que el trabajador está legalmente casado como a aquella con la que tiene una unión marital de hecho reconocida.

2. Familiares hasta el segundo grado de consanguinidad

Esto abarca a los siguientes familiares:

• Padres: tanto la madre como el padre del trabajador.

• Hijos: incluye a los hijos biológicos y adoptivos.

• Hermanos: cubre tanto a hermanos biológicos como a medio hermanos.

• Abuelos: tanto los abuelos paternos como maternos.

• Nietos: incluye a los nietos directos del trabajador.

3. Familiares hasta el primer grado de afinidad

Esto se refiere a los familiares del cónyuge o compañero(a) permanente, específicamente:

• Suegros: padres del cónyuge o compañero(a) permanente del trabajador.

4. Familiares hasta el primer grado civil

Esto incluye a:

• Hijos adoptivos: aquellos hijos que han sido legalmente adoptados por el trabajador.

• Padres adoptivos: aquellos que han adoptado legalmente al trabajador.

Por otro lado, si el fallecido es otro familiar, como un tío o primo, el trabajador puede pedir una licencia por calamidad doméstica que tiene un tiempo estimado de duración. Según la página web del Ministerio de Justicia, la grave calamidad doméstica no otorga derecho a la licencia por luto, ya que se trata de situaciones diferentes.

Por ejemplo, “una grave afectación de la salud o la integridad física de un familiar cercano –hijo, hija, padre, madre, hermano, cónyuge o compañero-, el secuestro o la desaparición del mismo, una afectación seria de la vivienda del trabajador o de su familia por caso fortuito o fuerza mayor, como incendio, inundación o terremoto”.

¿A partir de cuándo se cuentan los días de licencia por luto en Colombia?

En Colombia, los días de licencia por luto se cuentan a partir del día siguiente al fallecimiento del familiar. Esto significa que si el familiar fallece, por ejemplo, un lunes, el primer día de la licencia sería el martes. 

Entonces, cuando un familiar muere, ¿cuántos días dan de permiso en Colombia? Según la ley 1280 de 2009, el empleador está obligado a otorgar al trabajador "una licencia remunerada por luto de cinco (5) días hábiles, independientemente de su modalidad de contratación o vinculación laboral". 

Esto quiere decir que la licencia por luto también se aplica a trabajadores vinculados por contrato de prestación de servicios, ya que la norma está destinada a todos los trabajadores "sin importar su modalidad de contratación o vinculación laboral".

Es importante tener en cuenta que esta ley no permite excepciones, aunque sí establece ciertos requisitos que deben cumplirse:

• Tanto empleadores como empleados deben estar claros sobre el inicio del período de licencia para evitar malentendidos y asegurar que el derecho sea respetado conforme a la normativa vigente.

• La licencia por luto deberá ser tomada por un máximo de cinco días hábiles a partir del día de la muerte del familiar.

• El trabajador dispone de hasta 30 días para presentar los documentos necesarios para formalizar la licencia por duelo ante la empresa. Para ello, debe presentar una copia del acta de defunción de su familiar y, si es necesario, los registros civiles que acrediten su parentesco. En el caso de un cónyuge, proporcionar el Certificado de Matrimonio Civil o Religioso.

Recuerda que si el empleado toma la licencia por luto sin tener derecho a ella según lo establecido por la ley, el empleador puede descontar de su salario los días de licencia utilizados o incluso considerar sus acciones como abandono de cargo.

Asimismo, ten en cuenta que la Entidad Promotora de Salud (EPS) está obligada a proporcionar asistencia psicológica al empleado y a su familia si la necesitan.

¿Cómo gestionar la licencia por luto en las empresas?

Saber manejar este tipo de políticas internas de manera eficiente y empática es fundamental para cualquier área de recursos humanos. A continuación, te daremos una serie de recomendaciones para gestionar la licencia por duelo en tu empresa:

1. Protocolo de acción inmediata

Establece un protocolo claro para el manejo inmediato de las solicitudes de licencia por luto, incluyendo la verificación de documentos y la actualización del sistema de gestión de personal.

2. Capacitación del equipo de recursos humanos

Como HR Manager, debes asegurarte de que tu equipo esté capacitado en el manejo sensible y profesional de estas situaciones, así como en el conocimiento de los procedimientos y requisitos legales.

3. Comunicación efectiva

Mantén una comunicación abierta y transparente con el empleado afectado, asegurando de que entiendan sus derechos y el apoyo disponible para ellos durante esta licencia por duelo.

Por suerte, existen diferentes herramientas de clima laboral que te pueden ayudar a mantener una comunicación con los empleados y responder de manera receptiva y respetuosa frente a estas situaciones. Como HR Manager, puedes monitorear de cerca el bienestar de los trabajadores.

4. Desarrollo de programas de salud mental

Colabora con la Entidad Promotora de Salud (EPS) para facilitar el acceso a los servicios de apoyo psicológico, garantizando que el empleado y su familia reciban la ayuda necesaria durante este difícil período y posterior a la licencia por duelo.

Para ello, puedes descargar nuestro ebook sobre salud mental en las empresas para que promuevas en tu equipo una cultura sana de trabajo y compañerismo en pro de los objetivos organizacionales.

Fuente: Crehana

La gestión adecuada de la licencia por luto es un aspecto crucial para cualquier Departamento de Recursos Humanos, especialmente en empresas con un gran número de empleados. 

Implementar políticas claras, proporcionar asistencia emocional y psicológica, y mantener una comunicación abierta son pasos esenciales para manejar estas situaciones de manera efectiva. Al hacerlo, las empresas pueden fortalecer la relación con sus empleados y contribuir a su bienestar integral.

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