Dentro del complejo mundo de las relaciones laborales en Argentina y de todos los aspectos que abarca, el concepto de legajo del trabajador emerge como un punto clave. Este dossier, a menudo subestimado en su importancia, reúne la historia laboral de un trabajador, desde su ingreso hasta su partida de una empresa. 

En este post, exploraremos a fondo qué implica realmente el término legajo del trabajador y por qué su correcta gestión es esencial tanto para empleadores como para empleados. Delimitando su alcance y relevancia, documentos que reúne y mucho más. ¡Acompáñanos!

¿Qué es un legajo del trabajador?

El legajo del trabajador es un componente esencial en la gestión de recursos humanos dentro de una empresa. Este archivo exhaustivo almacena una amplia gama de información detallada sobre cada empleado, proporcionando un registro completo de su historia laboral. 

Desde los datos personales básicos hasta los registros laborales más específicos, el legajo del trabajador sirve como una herramienta indispensable para mantener una administración eficiente y transparente del capital humano de la empresa. Está estrechamente relacionado con el expediente laboral, el cual como bien menciona la Real Academia Española, se trata de un "documento en el que se registran los datos de la historia laboral del trabajador y el registro de los tiempos de servicios y salarios devengados a los fines de la seguridad social".

¿Qué documentos contiene el legajo del trabajador?

Cumplir con las regulaciones laborales en Argentina implica asegurar que el legajo del trabajador esté completo y actualizado. Este archivo en la empresa es esencial y debe contener una serie de documentos obligatorios que respalden la relación laboral entre el empleado y el empleador. Entre estos requisitos fundamentales se encuentran los siguientes:

• Contrato de trabajo firmado: este documento establece los términos y condiciones de la relación laboral y es clave para proteger los derechos y obligaciones de ambas partes involucradas.

• Comprobantes de sueldo: otro de los documentos que resulta indispensable archivar en el legajo del trabajador son los comprobantes de pago relacionados al sueldo del colaborador. Estos documentos detallan los pagos realizados al empleado, incluyendo información sobre salarios, horas trabajadas, deducciones y beneficios adicionales. 

• Certificados médicos: estos certificados proporcionan información relevante sobre la salud y el bienestar del empleado, lo que puede ser crucial en situaciones que afecten la capacidad de trabajo o la seguridad en el lugar de trabajo, por lo que son parte esencial del legajo del trabajador.

• Registros de capacitaciones y formaciones recibidas: esto permite evaluar el crecimiento profesional y las habilidades adquiridas por el empleado durante su trayectoria laboral. 

Es importante destacar que mantener el legajo del trabajador actualizado y accesible es responsabilidad de la empresa. Esta debe asegurarse de recopilar, organizar y almacenar correctamente todos los documentos laborales requeridos, garantizando su disponibilidad para el empleado y las autoridades pertinentes en caso de ser necesario.

En este contexto, el legajo del trabajador no solo cumple con regulaciones legales, sino que también garantiza la transparencia y la seguridad en la relación laboral. Contener documentos como el contrato de trabajo, comprobantes de sueldo y, en algunos casos, certificados médicos dentro de este archivo es esencial para respaldar los derechos y obligaciones tanto del empleado como del empleador en Argentina.

¿Para qué sirve el legajo del trabajador?

El legajo del trabajador en Argentina es un recurso invaluable que cumple una variedad de funciones tanto para el empleador como para el empleado. Para la empresa, este archivo actúa como una herramienta esencial de gestión de recursos humanos, brindando la capacidad de mantener un seguimiento detallado de la historia laboral de cada colaborador. Esto no solo facilita la evaluación del desempeño individual, sino que también ayuda en la toma de decisiones estratégicas relacionadas con ascensos, capacitaciones y asignación de responsabilidades.

Además de servir como una herramienta de gestión interna, el legajo del trabajador desempeña un papel crucial en garantizar la transparencia y la equidad en la relación laboral. 

Por otro lado, para el trabajador, el legajo representa una garantía de seguridad y protección de sus derechos. Al contar con un registro completo y actualizado de su trayectoria laboral, el empleado puede respaldar sus reclamos y demandas en caso de necesidad. Además, tener acceso a su historial laboral le permite tomar decisiones informadas sobre su carrera profesional y acceder a beneficios como préstamos, jubilación y programas de capacitación.

En este sentido, el legajo del trabajador no solo es un requisito legal, sino también una herramienta poderosa que contribuye a la eficiencia y la equidad en el lugar de trabajo. Tanto para el empleador como para el empleado, este expediente laboral proporciona una base sólida para la toma de decisiones y garantiza una relación laboral justa y transparente.

Tipos de legajo del trabajador

Los tipos de legajos del trabajador abarcan una amplia gama de aspectos que reflejan la diversidad y complejidad de la relación laboral. Estos tipos pueden variar según la industria, el tamaño de la empresa y las regulaciones locales, adaptándose a las necesidades específicas de cada entorno laboral. Algunos de los tipos más comunes de legajo del trabajador incluyen:

Legajo administrativo

Este tipo de legajo es el más básico y fundamental, ya que contiene información esencial sobre el empleado. Incluye aspectos como por ejemplo:

• Datos personales: como nombre, apellido e identificación.

• Dirección.

• Fecha de nacimiento.

• Contrato de trabajo firmado.

• Comprobantes de sueldo que documentan la compensación recibida por el trabajador.

El legajo administrativo es el principal archivo laboral que debe llevar la empresa con respecto a la actividad que presta un colaborador a la empresa.

Legajo médico

La salud y el bienestar del trabajador son aspectos críticos en cualquier entorno laboral. Por lo tanto, el legajo médico es fundamental para registrar información relacionada con la salud del empleado. Este tipo de legajo incluye:

• Certificados médicos.

• Resultados de exámenes.

• Informes de accidentes laborales.

• Registros de ausencias por enfermedad. 

Mantener un legajo médico completo y actualizado es esencial para garantizar la seguridad y el bienestar de todos los empleados y permite una eficiente gestión de tu capital humano según sus capacidades y tus necesidades.

Legajo de capacitación

Las capacitaciones y el desarrollo profesional son aspectos clave para el crecimiento tanto del empleado como de la empresa, de aquí la importancia de contar con este legajo. El archivo relacionado a las capacitaciones registra todas las actividades de formación y desarrollo realizadas por el trabajador, incluyendo:

• Cursos.

• Seminarios.

• Talleres.

• Certificaciones obtenidas. 

Este tipo de legajo proporciona una visión completa del desarrollo profesional del empleado y puede ser utilizado para evaluar su competencia y progreso en el lugar de trabajo.

Además, este legajo te permitirá evaluar en qué áreas debes reforzar a tus equipos de trabajo y utilizar la plataforma de Desarrollo de equipos de Crehana para hacer crecer a tus colaboradores en las áreas que beneficien tus labores diarias.

Legajo disciplinario

Aunque es el menos común, el legajo disciplinario es igual de importante en la gestión de recursos humanos. Este tipo de legajo contiene documentos como por ejemplo:

• Registros de sanciones disciplinarias.

• Advertencias.

• Acciones correctivas aplicadas al trabajador en caso de incumplimiento de normas o políticas de la empresa. 

Mantener un registro detallado de estas acciones es crucial para garantizar la equidad y la consistencia en la aplicación de las políticas disciplinarias. Además, será de utilidad en caso de que debas prescindir de algún colaborador para respaldar dicha acción.

En definitiva, cada uno de los diferentes tipos de legajos del trabajador reflejan la diversidad de aspectos que influyen en la relación laboral entre empleados y empleadores. Desde la información básica administrativa hasta los registros médicos y de capacitación, cada tipo de legajo cumple un papel único y esencial en la gestión eficaz de recursos humanos y en el mantenimiento de un ambiente laboral seguro, equitativo y productivo.

Automatiza los legajos de trabajadores para optimizar tus recursos

La automatización del manejo del legajo del trabajador a través de un software especializado es una tendencia en aumento en el ámbito empresarial moderno. Esta estrategia, impulsada por los avances tecnológicos, ofrece una serie de ventajas significativas que transforman radicalmente la gestión de recursos humanos. Entre los beneficios de los que podrás disfrutar destacan los siguientes:

Digitalización del proceso de gestión del legajo del trabajador

Esto significa que toda la información relevante, desde datos personales hasta documentos laborales, se almacena en formato digital, eliminando la necesidad de mantener archivos físicos y reduciendo el riesgo de pérdida o deterioro de documentos.

Acceso y actualización de la información

Los colaboradores y los responsables de recursos humanos pueden acceder al legajo del trabajador en cualquier momento y desde cualquier lugar, lo que mejora la eficiencia y la productividad. Además, cualquier cambio o actualización realizada en el sistema se refleja de manera instantánea en el legajo, garantizando que la información esté siempre actualizada y disponible en tiempo real.

Reducción de errores y tiempos de procesamiento

Al eliminar la necesidad de entrada manual de datos y la posibilidad de errores humanos, el software especializado garantiza una mayor precisión en la gestión del legajo del trabajador. Esto no solo mejora la calidad de la información, sino que también agiliza los procesos administrativos, liberando tiempo y recursos para otras tareas importantes.

Implementación de medidas de seguridad avanzadas

Los sistemas de gestión de legajos suelen contar con características de seguridad robustas, como la encriptación de datos y el acceso restringido, que garantizan la confidencialidad y la integridad de la información.

En resumen, la automatización del manejo del legajo del trabajador a través de un software especializado ofrece una serie de beneficios significativos, que van desde la digitalización completa de los procesos hasta la mejora de la accesibilidad, la precisión y la seguridad de la información. Al adoptar estas soluciones tecnológicas, las empresas pueden optimizar la gestión de recursos humanos y mejorar la eficiencia operativa en general.

Además, puedes optar a un software que brinde soluciones para la gestión de talento y aprendizaje como Crehana, una opción completa para preparar a tus equipos. En este contexto, te invitamos a descargar nuestra plantilla PPT para gestionar las capacitaciones de tu equipo y contar con una estructura que facilite la formación y gestión de capacitaciones de tus equipos de trabajo.

Fuente: Crehana

El legajo del trabajador no solo es un archivo de documentos laborales, sino un componente vital en la gestión de RR.HH. que refleja la complejidad de la relación entre empleados y empleadores. Desde su creación hasta su eventual automatización, el legajo del trabajador evoluciona con los avances tecnológicos para adaptarse a las necesidades cambiantes del entorno laboral.

En última instancia, este expediente laboral es mucho más que un conjunto de documentos archivados, es una herramienta esencial que garantiza la transparencia, la seguridad y la equidad en la relación laboral. Al mantener un legajo actualizado y cumplir con los requisitos legales, tanto empleadores como empleados pueden asegurar una gestión efectiva de recursos humanos y promover un ambiente laboral justo y productivo.

¡Ten un completo legajo del trabajador y planifica la automatización del mismo para una mejor gestión de tus recursos!