Descubre qué es Trello y mejora tu productividad en equipo sin “perderte” en distracciones

Aprender qué es Trello y cómo funciona te ayudará a administrar los procesos de tu equipo de manera automática y ágil. De hecho, Trello es una de las mejores herramientas de gestión de proyectos que facilita el trabajo colaborativo y aumenta la productividad digital.

Si en tu vida laboral te encuentras liderando un proyecto y no sabes organizar tu tiempo y tus tareas, o si se te dificulta mucho tener el control de lo que hacen tus compañeros de equipo, Trello puede ser la solución ideal para monitorear el desempeño de todas tus actividades laborales.

Por eso, en este artículo te contaremos qué es Trello y sus ventajas y desventajas. Además, te diremos cómo funciona Trello y cómo usar esta herramienta para que puedas mantener una organización de tareas adecuada, una comunicación fluida con tu equipo y un óptimo cumplimiento de todos los objetivos trazados.

Definición de Trello

Como te mencionamos antes, Trello es una plataforma de gestión de proyectos y una herramienta de colaboración que utiliza metodologías ágiles, como el sistema Kanban, para facilitar la administración y supervisión de tareas en equipo de manera óptima.

La gestión de proyectos Kanban es una metodología en la que se redactan tareas individuales para que cada parte del flujo de trabajo de un proyecto sea fácil de visualizar, y así los miembros del equipo puedan ejecutar estas actividades sin complicaciones.

Curiosamente, el término "trello" deriva de la palabra "trellis" (en español "enrejado"), que es una estructura que normalmente se usa para sostener árboles y plantas. De este modo, podrás entender qué es Trello y cómo se usa.

Características de Trello

Ahora que ya sabes qué es Trello, hablemos de las características qué la diferencia de otras aplicaciones similares: 

• Una de las características de Trello más llamativas es que te permite crear hasta 10 tableros de equipo de manera gratuita.

• Los tableros personales en Trello son ilimitados.

• Con el plan premium de Trello podrás acceder a plantillas de tableros, de esta manera podrás escoger la que más se ajuste a tu proyecto.

• Cuenta con un sistema de notificaciones que te permite conocer cuando se hagan cambios en los tableros, incluso podrás configurarlo para recibir estas notificaciones en tu correo electrónico. Increíble, ¿no te parece?

• Podrás integrar tu tablero fácilmente con aplicaciones y servicios, como Dropbox, Gmail, Outlook, Slack y muchos más. 

• En Trello será mucho más sencillo organizar visualmente, pues tiene una función de etiquetar por colores, de esta manera podrás diferenciar todas las tareas y sus responsables. Así que, si eres de los que aprende fácilmente de manera visual, entonces esta función es ideal para ti. 

Como Trello, existen muchas otras aplicaciones que te ayudarán a aumentar tu productividad en el trabajo remoto y organizar tu día a día laboral. De la mano de Trello, estamos seguros de que lograrás fácilmente tu objetivo de ser más productivo.

Ventajas y desventajas de Trello

Como todo lo que brilla no es oro, también es necesario que sepas las ventajas y desventajas de Trello antes de sumergirte en esta herramienta. De esta manera, sabrás si es la plataforma de gestión de proyectos adecuada para ti. Sin más preámbulo, veamos los pros y contras de Trello:

Ventajas de Trello

Luego de leer sus ventajas, estamos seguros que esta herramienta se convertirá en tu preferida al momento de ejecutar nuevos proyectos o hacer seguimiento a los que tienes actualmente. Bien, ¡veamos qué ventajas tiene Trello!

1. Gestiona tus proyectos

Trello es una herramienta o aplicación muy reconocida en el ámbito profesional. Su función principal es ayudar en la gestión de proyectos y flujos de trabajo, permitiéndote organizar y supervisar de una mejor manera todas tus tareas o actividades relacionadas a tus funciones y las de tu equipo.

Para entender qué es Trello y para qué sirve, también debes saber que esta herramienta está basada en el método Kanban. Como te mencionamos antes, organiza las actividades por medio de tableros visuales compuestos por tarjetas y un listado de tareas asignados por columnas, las cuales podrás personalizar según las necesidades de tu proyecto. 

2. Te ayuda a trabajar en equipo

Es importante que sepas que Trello funciona tanto de manera individual como de manera grupal, es decir que, si estás trabajando en un determinado proyecto con tus compañeros de oficina, todos podrán incluir sus tareas en cada tablero y de esta manera será más fácil supervisar el avance de cada uno.

Fuente: Pinterest

3. Organiza tus tareas

Ya hemos hablado más a fondo acerca de qué es Trello, por lo tanto, podrás notar que es increíblemente útil tanto si eres profesional como si eres estudiante. Trello te ayuda a organizar fácilmente tus tareas, exámenes y proyectos por materia. 

Fuente: Trello

4. Mejora tu productividad

La herramienta Trello es increíble para mejorar tu productividad o la de tu equipo. Y es que te permite tener un panorama claro del estado actual de tu proyecto y asignar tareas a los responsables de estas con un tiempo máximo de entrega. 

Según la página web de Trello, esta herramienta te permite alcanzar nuevos picos de productividad. Desde oficinas en edificios empresariales hasta trabajo remoto, la forma de trabajo de cada equipo es única, pero siempre se puede hacer con Trello.

En definitiva, con Trello puedes aumentar tus  indicadores de productividad y medir efectivamente el rendimiento de tu equipo en tiempo real.

Desventajas de Trello

Ahora bien, te contaremos cuáles son las desventajas de Trello para que puedas revisarlas con detalle: 

1. Requiere acceso a Internet

Si bien Trello tiene muchos productos a su nombre, debes recordar que no funcionará cuando no haya wifi o si el acceso a los datos es incompleto. Por lo tanto, tienes que estar conectado a Internet para acceder al sitio de Trello, de modo que no podrás usarla en todo momento.

Fuente: Pexels

2. Ofrece espacios de trabajo limitados

Trello no debería ser tu primera elección cuando tienes que administrar un gran proyecto con múltiples equipos repartidos por todo el mundo. Por el contrario, es la alternativa adecuada para proyectos de equipo pequeños.

Fuente: Trello

3. Tiene límite de almacenamiento

Puedes tener cualquier cantidad de archivos adjuntos en una tarjeta Trello, pero hay un límite de carga de archivos de 10MB para cada archivo adjunto, si eres un miembro básico. 

Los miembros de Business Class y Trello Gold pueden disfrutar de un límite de carga de archivos de 250MB. Sin embargo, no hay límite de almacenamiento de datos de cuenta.

Fuente: Unsplash

4. Carece de la función “editar comentario”

Otra de las desventajas de Trello es que no puedes editar un comentario en el tablero. Una vez que publiques un comentario y lo guardes, tendrás que escribir un comentario diferente en lugar de editar el existente.

¿Cómo funciona Trello?

Después de conocer qué es Trello y sus ventajas y desventajas, te explicaremos cómo funciona esta herramienta. Para ello, debes tener claro sus componentes: 

• Tablero: con ello nos referimos al espacio en el cual vas a empezar a organizar tu proyecto en Trello.

• Listas: hacen referencia a las diferentes fases de las tareas que desees registrar en tu tablero. 

• Tarjetas: son clave en Trello, pues representan las tareas asignadas en cada lista. 

Como mencionamos antes, Trello utiliza un proceso de estilo Kanban para administrar proyectos. Los usuarios pueden crear su plan de proyecto en un tablero de Trello y mover las tareas hasta que estén completas. Para que puedas comprender a profundidad, te enseñaremos el siguiente ejemplo de cómo funciona Trello:

Fuente: Monday

¿Cómo se usa Trello?

Si ya tienes claro los anteriores términos, entonces podemos avanzar y convertirte en un experto en organizar tus proyectos con la ayuda de Trello. ¡Veamos qué es Trello y cómo se usa en tan solo una serie de pasos muy sencillos!

1. Regístrate en Trello

Lo primero que debes hacer es ingresar a www.trello.com y hacer clic en la opción ‘Regístrate para crear tu cuenta’, en caso de que aún no la hayas creado.

2. Crea un tablero en Trello

Una vez hayas iniciado sesión con el usuario y contraseña que acabas de registrar, procedes a gestionar tu proyecto creando un tablero en Trello. Ejecuta los siguientes pasos para crear un tablero en Trello:

• En la pestaña Tableros personales, haz clic en la opción Crear nuevo tablero.

• Después, nombra el tablero. Puedes elegir un patrón o color de fondo que puedes modificar más tarde.

• Puedes elegir a qué equipo te gustaría darle acceso a un tablero, sobre todo si gestionas varios equipos.

3. Establece listas en tu tablero de Trello

Hecho esto, podrás empezar a crear tus listas o columnas. Las más comunes son: pendiente, en curso y terminado. También puedes tener una lista para cada miembro de tu equipo. Los pasos para crear una lista en tu tablero de Trello son los siguientes:

• Abre el tablero para crear una nueva lista. Debajo del nombre del tablero, haz clic en Agregar una opción de lista.

• Asigna un nombre a tu lista y, luego, presiona en Agregar lista.

• Justo debajo de tu lista, encontrarás una opción para agregar una tarjeta.

4. Asigna tarjetas a cada lista de Trello

El siguiente paso de cómo usar Trello es añadir tarjetas a cada lista de Trello. En ellas podrás incluir toda la información que necesites acerca de esa tarea en específico. Incluso, podrás adjuntar documentos e incluir a los miembros responsables de la misma, fechas de vencimiento, algún comentario y más. 

Una vez avances en cada tarea, podrás ir moviendo estas tarjetas de una lista a otra. De esta manera, tú y tus compañeros de proyecto podrán conocer el avance que han tenido en cada una de las tareas. También podrás filtrar las tareas por palabra clave, miembros, fechas o plazos de vencimiento y demás. 

5. Añade fechas de vencimiento a cada tarjeta

Cuando lideras un equipo, las fechas de vencimiento te ayudan a saber quién está trabajando en una tarea y, asimismo, realizar un seguimiento de cuándo se debe ejecutar cada actividad. Esto es vital cuando quieres aprender qué es Trello y cómo se usa.

De hecho, puedes controlar a quién se le ha asignado una tarea. También puedes agregar varios miembros a una tarjeta para asegurarte de que todos reciban actualizaciones sobre una tarea específica. Los pasos para agregar fechas de vencimiento a una tarjeta de Trello son los siguientes:

• En primer lugar, haz clic en la tarjeta a la que tienes que añadir una fecha de vencimiento.

• Después, pulsa en la opción Fecha de vencimiento de la lista de la derecha.

• Por último, selecciona una fecha de vencimiento del calendario. Puedes agregar una hora y, luego, hacer clic en Guardar.

Ten en cuenta que las fechas de vencimiento de menos de 24 horas reciben una etiqueta amarilla, mientras que las tarjetas vencidas se muestran en rojo.

6. Agrega etiquetas a tus tarjetas

Trello te permite agregar etiquetas de colores a las tarjetas para identificar el tipo de tarea o el grupo al que perteneces. También puedes añadir varias etiquetas a una sola tarjeta. Los pasos para agregar etiquetas a una tarjeta son los siguientes:

• Haz clic en la tarjeta a la que tienes que añadir una etiqueta.

• Pulsa en la opción Etiquetas.

• Selecciona una etiqueta de tu lista y elige uno de los colores predeterminados.

• Una vez que hayas agregado etiquetas a tus tarjetas, podrás ver barras de colores en las tarjetas de tus listas.

Fuente: Trello

¡Así de sencillo es organizar tus proyectos grupales con la ayuda de la herramienta Trello! Ahora que ya sabes qué es Trello y cómo se usa, ¡prepárate para ser más productivo en tu trabajo y organizar mejor tu tiempo y el de tu equipo de manera ágil!

Como menciona Andrea Castañeda, profesora del curso online de Herramientas Agile para gestión de equipos, “en los últimos años han surgido frameworks de trabajo y herramientas digitales que facilitan la gestión de equipos ágiles de forma efectiva, pues permiten el seguimiento de las actividades y objetivos a cumplir”. Y, justamente, Trello es una de ellas.

Sin duda, con Trello podrás lograr todos los objetivos que te plantees en tu vida laboral. ¿Quieres pensar de forma estratégica, planificar, ejecutar y medir el impacto de un proyecto usando distintas metodologías y herramientas ágiles? Aumenta tu productividad con las Rutas de Aprendizaje de nuestra Academia de Gestión de Proyectos.

¡Nos vemos!