Saber qué es el Digital Asset Management te ayudará a garantizar una adecuada gestión digital de los archivos de tu empresa, sin “perderte” entre tantos papeles y documentos.
¿Estás cansado de no saber cómo organizar las toneladas virtuales de archivos digitales que manejas? ¿Te cuesta encontrar herramientas para gestionar la memoria de tus discos duros? Si es así, un Digital Asset Management (DAM) o sistema de gestión de activos digitales será tu solución ideal.
Es por ello que, en este artículo te explicaremos qué es el Digital Asset Management y sus ventajas y desventajas para tu empresa. Además, te diremos cuántos tipos de DAM hay que puedes utilizar para administrar tus archivos digitales correctamente.
Definición de Digital Asset Management
El concepto de Digital Asset Management abarca al grupo de sistemas que se utilizan para gestionar, compartir y organizar los archivos digitales de una empresa. Estos archivos digitales pueden ser imágenes, videos, documentos, presentaciones y toda la información o material que es posible almacenar de manera virtual.
Como explica la doctora en Ciencias de la Información, Angels Jiménez, “por digital asset o activo digital debe entenderse cualquier ítem de conocimiento, ya sea textual o de otra naturaleza, en formato de dígitos o bits, que constituye un valor para quien lo posee, porque puede reutilizarlo para crear otros, venderlo o publicitarlo".
Es común en cualquier tipo de empresa que involucra más de una persona, llegar a un punto de desorganización de los archivos digitales que se generan para diferentes áreas; mails que vienen y que van, innumerables carpetas perdidas en el vasto universo de la nube. ¿Qué se puede hacer?
El Digital Asset Management viene a responder esta pregunta. Estamos hablando de programas que centralizan, distribuyen y estandarizan todos estos archivos digitales que necesitas gestionar para un mejor funcionamiento de los procesos de tu empresa.
Características del Digital Asset Management
Algunas características del Digital Asset Management son:
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Organizar los archivos.
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Gestionar el contenido desde un solo lugar.
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Encontrar los archivos con mayor facilidad.
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Mejorar los procesos de gestión de la empresa.
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Facilitar el acceso y ubicación de los archivos digitales.
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Ahorrar espacio.
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Ayudar a controlar la gestión de derechos de autor.
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Se integra con otros sistemas mediante múltiples canales.
Con estos datos, ya puedes ir entendiendo de qué hablamos cuando mencionamos las palabras Digital Asset Management y los beneficios de incorporarlo en tu proyecto. ¡Tenlos en cuenta si estás buscando herramientas de Big Data para mejorar los procesos de tu empresa!
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¿Cuántos tipos de DAM hay?
Si alguno de los puntos anteriores te ha convencido de investigar más sobre el software Digital Asset Management, considera aplicar el que te resulte más conveniente. Bien, existen 4 categorías principales en las que se divide el Digital Asset Management:
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DAM de marca
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DAM de producción
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DAM de biblioteca
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Servicios de suministro digital
Gestionar tus archivos con un Digital Asset Management (DAM) agilizará tus procesos y te facilitará la conexión con las diferentes partes de un equipo de trabajo. Estos son algunos de los más renombrados. Puedes investigarlos y elegir uno según tus objetivos y necesidades.
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Bynder
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Brandfolder
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Asset Bank
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Image Relay
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Cloudinary
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Libris DAM
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Panopto
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Daminion
Ventajas y desventajas del Digital Asset Management
Como todo lo que brilla no es oro, también debes conocer las ventajas y desventajas del Digital Asset Management antes de aplicarlo como un sistema de información para la gestión empresarial. Dicho esto, veamos sus pros y contras.
Ventajas del Digital Asset Management
Para asimilar en profundidad el concepto de Digital Asset Management, debemos resaltar la importancia de digitalizar tus archivos. ¡Almacenar de manera virtual representa un gran beneficio!
Para entender los beneficios del Digital Asset Management hay que comprender que no estamos hablando de una aplicación de organización de la familia de las agendas virtuales o los calendarios. El Digital Asset Management abarca programas específicamente pensados para potenciar la digitalización de tu empresa en diversos aspectos como los siguientes:
1. Mejora la privacidad
Un software Digital Asset Managemenet para Windows, Mac o cualquier otro sistema operativo, asegura la protección de tus archivos en cualquier parte del proceso de envío, subida o almacenamiento. Los digital asset managers no utilizan Ftps y encriptan los activos digitales a un nivel de enterprise, mediante el uso de ciertos recursos tales como marcas de agua.
Según Gonzalo Azor, experto en ciberseguridad y profesor del curso online de seguridad de la información, “los datos personales y corporativos se encuentran entre los recursos más valiosos de una compañía y son, por lo mismo, los más propensos a sufrir ciberataques”. Frente a ello, es necesario recurrir a sistemas que resguarden la privacidad de tus datos corporativos, como el Digital Asset Management.
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2. Es un sistema escalable
Hoy en día los procesos y las gestiones de una empresa cambian a gran velocidad. Para adaptarte a esta constante evolución, es clave poder gestionar tus archivos digitales en un sistema que crezca en escala con el resto de las áreas de tu empresa.
Aplicar este tipo de sistema de gestión de activos digitales y entender qué es la escalabilidad puede potenciar tu competitividad y evitar el estancamiento.
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3. Enriquece la información
Un software de Digital Asset Management trabaja con metadatos, es decir, el sistema almacena información detallada sobre cada uno de los archivos: copyright, detalles técnicos, keywords relacionadas. Esta información es de fácil acceso y puedes modificarla a tu gusto.
Afortunadamente, la integración de la Inteligencia Artificial (IA) en DAM hace que reconocer activos digitales sea cada vez más fácil que nunca. Un DAM con IA permite que las imágenes puedan identificarse automáticamente y etiquetarse en consecuencia y, como resultado, son posibles más reducciones en la administración de activos digitales.
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4. Facilita la recuperación de archivos
Debido al trabajo con metadatos que mencionamos en el inciso anterior, encontrar archivos digitales que perdiste es mucho más fácil utilizando un Digital Asset Management. Los metadatos permiten una búsqueda basada en un catálogo en donde se agrupan las diferentes características de los archivos que necesitas ubicar.
Según Infrascale, compañía estadounidense dedicada a ofrecer soluciones informáticas empresariales, el 40% de las compañías en el mundo tienen poca capacidad para recuperar su funcionamiento después de una pérdida importante de archivos y, tres de cada cuatro compañías obtienen una calificación reprobatoria en la recuperación de archivos perdidos.
Por eso, ya no basta con guardar información en un disco duro, USB o en una nube con poca capacidad, ahora es indispensable emplear soluciones de respaldo más avanzadas que guarden mejor los archivos y que garanticen su disponibilidad ante cualquier eventualidad. ¡Ahí es donde entra en acción el Digital Asset Management!
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5. Ahorra tiempo y recursos
Como muchos de los procesos relacionados con modernizar una empresa mediante las herramientas de las nuevas tecnologías, las funciones de un Digital Asset Management te permiten ahorrar en recursos. La agilización de procesos y una mejor coordinación de las áreas implica una reducción de costos.
Dentro de cualquier organización, es necesario implementar procesos que te permitan ser lo más eficiente posible. Y con el software DAM podrás ahorrar tiempo, que luego puedes usar para actualizar o administrar otras partes de tu negocio.
De hecho, uno de los beneficios de un Digital Asset Management System es que no se puede perder ningún contenido en el software, lo que significa que tu equipo no tendrá que gastar tiempo ni dinero en recrearlos. En definitiva; esto les ahorrará tiempo cuando se trata de encontrar el sistema adecuado.
Desventajas del Digital Asset Management
En la era digital, es difícil presentar un caso sólido en contra del uso del DAM. Sin embargo, la adopción de cualquier sistema nuevo requiere una evaluación cuidadosa para asegurarse de que merece el tiempo y el costo de implementación.
Para que tu organización vea los beneficios de un sistema de gestión de activos digitales, debes considerar los siguientes puntos antes de sumergirte en ello:
1. Exige una API
Un Digital Asset Management es mejor cuando se integra con otros sistemas y aplicaciones que ya usas. La integración garantiza la coherencia y ahorra tiempo al administrar activos en múltiples sistemas.
Sin embargo, un sistema DAM necesita una API, lo que significa que puede "hablar" y transferir datos entre sistemas. Sin una API, deberás transferir datos manualmente a medida que crece tu biblioteca de activos digitales.
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2. Implica costos adicionales
A medida que crezca tu organización, deberás considerar el costo continuo de tu sistema DAM. Si lideras una empresa nueva o que no tiene mucho flujo de efectivo, entonces invertir en un sistema de gestión de activos digitales podría no ser la mejor opción para ti.
El proceso de operar un programa DAM de alta calidad debe ser realizado por un profesional, quien lo instalará antes de administrarlo regularmente. Aunque la mayoría del software está diseñado para ser utilizado a diario y accesible para todos, con el tiempo requerirá pruebas y mantenimiento general para seguir funcionando.
Por lo tanto, hay que tener en cuenta dos costes: el coste del propio software y el coste del servicio prestado. Entonces, antes de invertir, es importante investigar varios proveedores de Digital Asset Management (DAM) y comparar y contrastar los precios, así como las ventajas y desventajas que conllevan.
Aunque los costos pueden parecer altos al principio, estos deben equilibrarse con el retorno de la inversión (ROI) a lo largo del tiempo.
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3. Puede que no sea necesario para tu empresa
Aunque el software Digital Asset Management puede resultar invaluable para algunas empresas, para otras puede ser innecesario. Sí, hay ciertos aspectos que un programa DAM trae a la mesa que otro software no puede. Pero si ya tienes un sistema de archivos eficiente y efectivo dentro de tu organización, es posible que no sea indispensable tenerlo.
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4. Requiere capacitación de uso
La gestión de activos digitales debe ser adoptada por toda la organización para ser productiva; se debe consultar a los usuarios para garantizar que la solución se ajuste a sus necesidades. Una vez que se implementa un software DAM, los usuarios deben recibir capacitación y apoyo.
También será necesario que haya un "propietario" de DAM dentro de la empresa, alguien responsable de administrarlo diariamente. Sin propiedad, aceptación del usuario y una implementación adecuada en el negocio, corres el riesgo de emplear un sistema que no se utiliza en todo su potencial.
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5. No cuenta con un etiquetado de metadatos automático
Como te mencionamos antes, uno de los principales beneficios de un sistema de gestión de activos digitales es la velocidad y la facilidad con la que puedes buscar miles de archivos. Esto se logra etiquetando los activos con lo que se conoce como "metadatos".
Sin embargo, ningún sistema DAM funcionará de manera óptima si los activos están mal etiquetados; por este motivo, invertir tiempo por adelantado en la planificación de las palabras clave que utilizarás al crear activos garantizará la salud a largo plazo de tu software DAM.
Recuerda que si no puedes encontrarlo, entonces no puedes usarlo; debes organizar tus archivos y describirlos de una manera que facilite su búsqueda.
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Como puedes ver, el éxito del Digital Asset Management es una muestra de la importancia de digitalizar tu negocio. La evolución digital avanza a pasos agigantados, brindando a las empresas y negocios nuevos formatos y recursos con los que potenciarse continuamente.
En ese sentido, debes considerar invertir en uno si tienes una empresa o un emprendimiento, sobre todo si quieres garantizar la seguridad de datos confidenciales de tu organización.
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