Hoy en día, saber cómo escribir una carta formal es un requisito para cualquier persona involucrada en un contexto académico o laboral.
Pero, ¿en qué consiste una carta formal? Pues las cartas formales son documentos que suelen estar dirigidos a instituciones o personas con cierto grado de jerarquía, es por eso que deben cumplir una serie de criterios para expresar la formalidad de nuestra solicitud. No todo el mundo sabe cómo escribir una carta formal exitosa y es por eso que hemos decidido hacer este blogpost.
Si nunca has escrito una carta formal, es probable que te sientas inseguro sobre la información que se debe incluir en este tipo de texto. Es por eso que te recomendamos seguir leyendo esta nota, en la cual podrás encontrar una guía de cómo redactar una carta formal paso a paso.
¿Qué es una carta y qué tipos de cartas hay?
Hace muchos años, ante la ausencia del teléfono, la radio y el internet, la carta era el medio de comunicación escrita que empezó a utilizarse para mantenerse en contacto con personas que se encontraban en diferentes ciudades o países.
Dos importantes elementos de la carta son el remitente y el destinatario. La persona que envía la carta recibe el nombre de remitente, mientras que al receptor de la carta se le conoce como destinatario.
Existen muchos tipos de cartas, pero en esta nota nos enfocaremos en el proceso sobre cómo escribir una carta formal siguiendo una serie de sencillos pasos.
¿Qué tipos de cartas hay?
Existe una gran variedad de cartas. Sin embargo, dependiendo del lenguaje a utilizar y del destinatario, podemos distinguir 3 tipos de cartas:
1. La carta formal
Como su nombre lo dice, en la carta formal se requiere el uso de un lenguaje formal, esto se debe a que se busca expresar la información de forma clara y precisa para algún tipo de autoridad. Además, hay un formato predeterminado que se debe cumplir en este tipo de documentos y que permite mantener la formalidad de la comunicación. Si estás interesado en aprender a cómo escribir una carta formal, debes seguir leyendo esta nota.
2. La carta informal
Se suele usar para las comunicaciones personales con amigos o familiares, es por eso que puede tener un lenguaje coloquial y sin mucho formalismo. La carta informal también permite al emisor tomarse más libertades en cuanto a la estructura, ya que el propósito principal es transmitir la idea que se quiere comunicar.
3. La carta semiformal
Utiliza el mismo formato que la carta formal, pero con menos rigurosidad. Se emplea para dirigirse a conocidos o personas con las que se tenga alguna relación de negocio, como asistentes, profesores, asesores, etc. Por lo general, no son muy cortas ni muy largas y no es necesario incluir la dirección del remitente.
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¿Qué es una carta formal?
De acuerdo al portal Testbook, la carta formal es aquella que se utiliza para fines oficiales, que pueden estar relacionados al ámbito laboral, académico, político, financiero, etc. Este tipo de carta utiliza un tono formal y debe seguir una determinada estructura que le permita comunicar la información de manera oficial.
Las cartas formales comúnmente están dirigidas a empresas, instituciones, departamentos de gobierno, colegas o autoridades que posean un rango importante. No se suelen usar con contactos cercanos, como familiares o amigos.
Debido a la finalidad que tiene este documento, existen una serie de lineamientos sobre cómo escribir una carta formal que se deben seguir para que el mensaje sea bien recibido por el destinatario. Más adelante, te mencionaremos detalladamente cuál es la estructura que se tiene que seguir.
¿Para qué sirve una carta formal?
La importancia de una carta formal puede variar según el propósito para la cual haya sido escrita. Generalmente, se utilizan para informar acerca de algún acontecimiento importante, realizar una solicitud, presentar una queja, etc.
Asimismo, se puede decir que la finalidad de una carta formal es poder mantener el respeto y la buena educación al momento de tratar asuntos importantes que conciernen a diferentes personas. De esta manera, la información llega de forma clara al destinatario y podrá ser procesada correctamente para su resolución final.
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¿Qué tipos de cartas formales hay?
Para poder entender mejor el objetivo de las cartas formales, a continuación haremos una revisión de los 13 tipos de cartas formales que se suelen utilizar con mayor frecuencia:
- Carta de negocio
- Carta de pedido
- Carta de venta
- Carta de reclamo
- Carta de recomendación
- Carta de renuncia
- Carta de despido
- Carta de recibo
- Carta de autorización
Características de la carta formal
Existen una serie de rasgos que distinguen a una carta formal. A continuación, te nombramos algunos elementos de una carta formal tradicional:
- Al escribir una carta formal se tiene la intención primordial de informar o comunicar acerca de algo. Esto quiere decir, que no se utiliza para enviar saludos o para iniciar una conversación entre dos personas. Aquí solo se busca dar notificación de algo importante.
- En ocasiones, puede suceder que al redactar una carta formal no conozcas al destinatario. Por ejemplo, si quieres mandar una carta de reclamo a una empresa por un servicio mal brindado, lo más probable es que el receptor de tu carta sea un desconocido para ti. Por otro lado, si tu carta está dirigida a tu jefe, si puede haber cierto grado de cercanía.
- El lenguaje utilizado al escribir una carta formal debe ser, como su nombre lo dice, formal. Usar frases y oraciones bien construidas, con un vocabulario amplio y libre de jergas.
- Las expresiones que vayas a utilizar al redactar una carta formal, deben transmitir el respeto entre el remitente y el destinatario. Puede que te encuentres molesto al momento de escribir una carta formal de reclamo, sin embargo, no puedes caer en el uso de vulgarismos o expresiones que puedan considerarse irrespetuosas. Eso le quita seriedad a tu carta.
- Debes asegurarte que tu carta no sea muy extensa. Generalmente, quienes reciben este tipo de documentos son personas muy ocupadas que no pueden darse el tiempo de leer textos muy amplios. De preferencia, es mejor optar por una carta formal corta y precisa con la información que se desea comunicar.
- Las faltas de ortografía y los errores gramaticales están prohibidos en una carta formal. Debes ser extremadamente cuidadoso y revisar tu texto las veces que sean necesarias, de lo contrario, el destinatario podría restarle validez a tu carta.
- Aunque en las cartas informales es común agregar un posdata al final del documento, no es uno de los elementos de una carta formal, por lo que te recomendamos no hacerlo.
- Lo más indicado es que tu carta formal esté redactada en computadora. Te recomendamos usar una fuente de letra que sea fácil de entender, como Arial o Cambria. Además, cuida el espaciado entre renglones, el correcto uso de los márgenes y la sangría.
Al momento de imprimir tu carta formal, debes usar un tipo de papel adecuado como el papel bond. También debes cuidar que tu carta no tenga manchas o arrugas.
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¿Cómo escribir una carta formal?
Ahora que ya sabes qué es una carta formal y para qué sirve, es momento de empezar a soltar las palabras. Es por eso que, a continuación, te presentaremos el formato de una carta formal tradicional y detallaremos cada apartado para que puedas saber cómo redactarlo correctamente.
1. Encabezado
Lugar y fecha
Se tiene que colocar en la parte superior derecha de la carta formal. Debes incluir la ciudad desde donde se envía el documento y la fecha indicando el día, mes y año.
Ejemplo: Lima, 23 de febrero de 2021
Destinatario
Aquí debes colocar los datos de la persona a quien va dirigida la carta formal. Utiliza la abreviatura correspondiente (Sr., Sra., Dr., etc). También debes incluir el cargo que ocupa el destinatario.
Ejemplo:
Sra. Laura Gonzales Flores
Gerente General de Modo Comunicaciones
Logotipo
En el caso de que tengas que escribir una carta formal a nombre de una empresa, puedes incluir el logotipo de la misma. Esto ayudará a que tu carta tenga más notoriedad. Por otro lado, si estás trabajando en una marca personal, te recomendamos llevar este curso online de Diseño de logotipos desde cero, para que puedas crear tu propio logo y lo incluyas en todos tus documentos.
2. Saludo
Procura saludar al destinatario con mucha cortesía. Puedes usar expresiones como estimado/a o distinguido/a. Como es una carta formal, no es recomendable usar palabras muy afectivas, como querido/a.
Ejemplo: Estimado Sr. Carlos Melendez Torres
3. Introducción
La manera de cómo empezar una carta formal es bien sencilla. Debes indicar de manera clara y breve cuál es el motivo de tu carta y qué es lo que esperas conseguir de la otra parte.
No te extiendas demasiado, lo indicado sería que esta parte de la carta formal ocupe un solo párrafo. No te olvides de usar las expresiones formales.
Ejemplo: “A través de la presente carta, me gustaría informarles acerca de mi interés en participar en el proceso de selección de su empresa para ocupar el puesto de asistente administrativo”.
4. Cuerpo
En esta parte de la carta formal debemos agregar toda la información complementaria que nos ayude a reforzar la idea principal de nuestro texto.
Es importante que cuides mucho de la redacción de la carta formal y que seas lo más preciso posible. Asimismo, debes procurar transmitir con claridad tus argumentos, de manera que el destinatario pueda comprender qué es lo que deseas comunicar.
Ejemplo: “A lo largo de mi vida profesional, he tenido la oportunidad de desempeñarme en diferentes cargos para las empresas más importantes del país, por lo que considero que podría encajar perfectamente en su equipo de trabajo”.
5. Despedida
Antes de finalizar tu carta formal, debes agregar un pequeño párrafo de despedida en el cual puedes recalcar la idea principal del texto. También debes incluir expresiones cordiales, como atentamente, saludos cordiales, un cordial saludo, etc.
Ejemplo:
Estoy a su disposición para concertar cualquier entrevista.
Saludos cordiales,
Federico Gutierrez
6. Firma
Al final de tu carta formal tienes que agregar los datos del emisor, es decir, tu nombre completo y, de darse el caso, el cargo o el título que ocupas. Adicionalmente, también tienes que incluir tu firma al final de la carta. Esta la puedes realizar a mano o también usar una firma electrónica.
Estos son los pasos básicos para saber cómo escribir una carta formal. Sin embargo, también es importante enfocarse en el contenido de la misma. Debido a que, generalmente, las cartas formales buscan realizar una solucitud, te recomendamos aplicar algunas técnicas de negociación efectiva para que puedas persuadir al receptor y hacer que acceda a tu petición.
Fuente: Canva
Ejemplo de carta formal
Ahora que tienes un panorama más amplio de lo que significa una carta formal, qué características tiene y cuáles son sus partes, te mostraremos un modelo de carta formal que tiene todos los elementos antes mencionados. ¡Así ya no vas a tener dudas sobre cómo escribir una carta formal!
En esta ocasión, se trata de un ejemplo de carta formal para un director.
Fuente: Lifeder
Herramientas para escribir una carta formal
A pesar de toda la información brindada, ¿necesitas más ayuda para escribir una carta formal? ¡No te preocupes!
En Crehana nos preocupamos por ayudarte en tu desarrollo profesional, es por eso que, a continuación, te dejamos diferentes herramientas para escribir una carta formal desde cero y dejar soprendido a tu destinatario. ¡Lo mejor de todo es que estos recursos son gratis!
1. Ejemplo de carta informal en Word
Si esta nota trata sobre cómo escribir una carta formal, ¿por qué necesitas tener un ejemplo de carta informal? ¡La respuesta es sencilla! Teniendo una referencia clara de ambos tipos de escritos, podrás tener una idea clara de qué errores evitar y cuál es la forma acertada de comunicar tus ideas.
Descargando este recurso de Crehana tendrás acceso a un modelo de carta informal que trata sobre un saludo de cumpleaños. Compara su estructura con la de una carta formal y así podrás saber en qué se diferenecian.
Asimismo, puedes guardar este ejemplo de carta informal para cuando necesites escribirle una nota a un amigo o un familiar y te haga falta un poco de inspiración. ¡No hay pierde!
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2. Modelo de carta formal en Word
Luego de leer esta nota y aprender todo lo necesario sobre qué son las cartas formales y cuál es la estructura a seguir para escribirlas, es indispensable que te descargues este recurso.
En este modelo de carta formal en Word encontrarás un ejemplo detallado que sigue cada uno de los apartados de la estructura explicados en el artículo. Date la oportunidad de revisarlo para que ya no tengas ninguna duda y puedas empezar a redactar tu carta.
En este caso, el ejemplo de carta formal se trata de una solicitud de entrevista a una directora de un centro educativo. Como podrás darte cuenta, al ser una persona desconocida para el remitente, se requiere escribir este tipo de carta para guardar la formalidad y el distanciamiento propio de estos casos.
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3. Guía de ortografía básica
Como te mencionamos anteriormente, un aspecto muy importante al escribir una carta formal es tener una ortografía impecable. Debido a que se trata de un documento formal, si el contenido tiene muchos errores ortográficos, esto podría afectar la percepción que recibe el destinatario sobre la seriedad del asunto en cuestión.
Si quieres asegurarte de que tu carta formal esté bien escrita, entonces necesitas descargar esta guía de ortografía básica, que incluye las normas de escritura que son esenciales para la redacción de cualquier texto.
¿Qué encontrarás en esta guía de ortografía básica? Pues toda la información que necesitas sobre el uso de la tilde, las mayúsculas y algunas recomendaciones para evitar confundir algunas palabras que suenan igual pero que se escriben diferente. ¡Te recomendamos tener este manual al alcance mientras estás escribiendo tu carta formal!
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4. Guía de copywriting para una ortografía impecable
¿Cómo es que el copywriting puede ayudarte a escribir una carta formal? Pues para llegar a ser un copywriter profesional es necesario dominar las reglas de ortografía y gramaticales como todo un maestro del lenguaje.
En esta guía de copywriting podrás encontrar los principios básicos de ortografía y que te serán de mucha utilidad al momento de escribir cualquier tipo de texto, incluyendo una carta formal.
Al descargar esta guía de copywriting podrás encontrar las reglas básicas de acentuación y cómo usar los signos de puntuación. Te recomendamos revisar este material antes de empezar a escribir tu carta formal, así evitarás cometer los tipicos horrores ortográficos.
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5. Ejemplos de cover letter en Word
¿Necesitas escribir una carta formal en inglés? ¡Con este recurso la barrera del idioma ya no será un problema! Este ejemplo de cover letter en Word te ayudará a redactar tu propia carta en inglés, así te encuentres en nivel básico.
Una cover letter es un documento que se utiliza como carta de presentación o como una carta de solicitud de trabajo, por lo que guarda cierta formalidad y estructura similar a la de una carta formal. Si estás interesado en trabajar en algún país de habla inglesa, ¡esta es la herramienta que necesitas usar!
Descargando este recurso de Crehana podrás tener acceso a 5 ejemplos de cover letter en inglés y que cuentan con todos los elemenos característicos de este tipo de cartas formales. Además, se encuentran en formato Word, por lo que podrás editar sobre el mismo documento sin ningún problema.
➤ ¡Descarga gratis los ejemplos de cover letter en Word!
¡Ahora tienes todo el conocimiento necesario para saber cómo escribir una carta formal! Recuerda que tienes que cuidar tu ortografía y la redacción. De ser posible, trata de elaborar primero un borrador para que luego puedas revisarlo y corregirlo las veces que sean necesarias antes de pasar el documento a limpio.
¿Quieres ir más allá de las cartas formales y aventurarte en el mundo de las letras con algo más osado? Entonces no puedes irte sin antes revisar nuestro catálogo de cursos online de escritura, donde podrás aprender las bases de la redacción y cómo empezar a planificar tu primer proyecto literario. ¡Nos vemos en la siguiente nota!