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¬ŅC√≥mo escribir una carta formal? + Herramientas para descargar

Flor Medina - 22 Oct 21

Articulo

7 min.

Hoy en día, saber cómo escribir una carta formal es un requisito para cualquier persona involucrada en un contexto académico o laboral.

Pero, ¬Ņen qu√© consiste una carta formal? Pues las cartas formales son documentos que suelen estar dirigidos a instituciones o personas con cierto grado de jerarqu√≠a, es por eso que deben cumplir una serie de criterios para expresar la formalidad de nuestra solicitud. No todo el mundo sabe c√≥mo escribir una carta formal exitosa y es por eso que hemos decidido hacer este blogpost.¬†

Si nunca has escrito una carta formal, es probable que te sientas inseguro sobre la información que se debe incluir en este tipo de texto. Es por eso que te recomendamos seguir leyendo esta nota, en la cual podrás encontrar una guía de cómo redactar una carta formal paso a paso.

¬ŅQu√© es una carta y qu√© tipos de cartas hay?

Hace muchos a√Īos, ante la ausencia del tel√©fono, la radio y el internet, la¬† carta era el medio de comunicaci√≥n escrita que empez√≥ a utilizarse para mantenerse en contacto con personas que se encontraban en diferentes ciudades o pa√≠ses.¬†

Dos importantes elementos de la carta son el remitente y el destinatario. La persona que envía la carta recibe el nombre de remitente, mientras que al receptor de la carta se le conoce como destinatario. 

Existen muchos tipos de cartas, pero en esta nota nos enfocaremos en el proceso sobre cómo escribir una carta formal siguiendo una serie de sencillos pasos.

 

¬ŅQu√© tipos de cartas hay?¬†

Existe una gran variedad de cartas. Sin embargo, dependiendo del lenguaje a utilizar y del destinatario, podemos distinguir 3 tipos de cartas: 

 1. La carta formal 

Como su nombre lo dice, en la carta formal se requiere el uso de un lenguaje formal, esto se debe a que se busca expresar la informaci√≥n de forma clara y precisa para alg√ļn tipo de autoridad. Adem√°s, hay un formato predeterminado que se debe cumplir en este tipo de documentos y que permite mantener la formalidad de la comunicaci√≥n. Si est√°s interesado en aprender a c√≥mo escribir una carta formal, debes seguir leyendo esta nota.¬†

 2. La carta informal

Se suele usar para las comunicaciones personales con amigos o familiares, es por eso que puede tener un lenguaje coloquial y sin mucho formalismo. La carta informal también permite al emisor tomarse más libertades en cuanto a la estructura, ya que el propósito principal es transmitir la idea que se quiere comunicar. 

 3. La carta semiformal

Utiliza el mismo formato que la carta formal, pero con menos rigurosidad. Se emplea para dirigirse a conocidos o personas con las que se tenga alguna relación de negocio, como asistentes, profesores, asesores, etc. Por lo general, no son muy cortas ni muy largas y no es necesario incluir la dirección del remitente.  

que es una carta formalFuente: Canva

¬ŅQu√© es una carta formal?

De acuerdo al portal Testbook, la carta formal es aquella que se utiliza para fines oficiales, que pueden estar relacionados al ámbito laboral, académico, político, financiero, etc. Este tipo de carta utiliza un tono formal y debe seguir una determinada estructura que le permita comunicar la información de manera oficial.  

Las cartas formales com√ļnmente est√°n dirigidas a empresas, instituciones, departamentos de gobierno, colegas o autoridades que posean un rango importante. No se suelen usar con contactos cercanos, como familiares o amigos.¬†

Debido a la finalidad que tiene este documento, existen una serie de lineamientos sobre cómo escribir una carta formal que se deben seguir para que el mensaje sea bien recibido por el destinatario. Más adelante, te mencionaremos detalladamente cuál es la estructura que se tiene que seguir. 

¬ŅPara qu√© sirve una carta formal?

La importancia de una carta formal puede variar seg√ļn el prop√≥sito para la cual haya sido escrita. Generalmente, se utilizan para informar acerca de alg√ļn acontecimiento importante, realizar una solicitud, presentar una queja, etc.¬†

Asimismo, se puede decir que la finalidad de una carta formal es poder mantener el respeto y la buena educación al momento de tratar asuntos importantes que conciernen a diferentes personas. De esta manera, la información llega de forma clara al destinatario y podrá ser procesada correctamente para su resolución final.

que es una carta formalFuente: Pexels

¬ŅQu√© tipos de cartas formales hay?¬†

Para poder entender mejor el objetivo de las cartas formales, a continuación haremos una revisión de los 13 tipos de cartas formales que se suelen utilizar con mayor frecuencia:  

  • Carta de negocio
  • Carta de pedido
  • Carta de venta
  • Carta de reclamo
  • Carta de recomendaci√≥n
  • Carta de renuncia
  • Carta de despido
  • Carta de recibo
  • Carta de autorizaci√≥n
 

Características de la carta formal

Existen una serie de rasgos que distinguen a una carta formal. A continuación, te nombramos algunos elementos de una carta formal tradicional: 

  • Al escribir una carta formal se tiene la intenci√≥n primordial de informar o comunicar acerca de algo. Esto quiere decir, que no se utiliza para enviar saludos o para iniciar una conversaci√≥n entre dos personas. Aqu√≠ solo se busca dar notificaci√≥n de algo importante.¬†
     
  • En ocasiones, puede suceder que al redactar una carta formal no conozcas al destinatario. Por ejemplo, si quieres mandar una carta de reclamo a una empresa por un servicio mal brindado, lo m√°s probable es que el receptor de tu carta sea un desconocido para ti. Por otro lado, si tu carta est√° dirigida a tu jefe, si puede haber cierto grado de cercan√≠a.
     
  • El lenguaje utilizado al escribir una carta formal debe ser, como su nombre lo dice, formal. Usar frases y oraciones bien construidas, con un vocabulario amplio y libre de jergas.¬†
     
  • Las expresiones que vayas a utilizar al redactar una carta formal, deben transmitir el respeto entre el remitente y el destinatario. Puede que te encuentres molesto al momento de escribir una carta formal de reclamo, sin embargo, no puedes caer en el uso de vulgarismos o expresiones que puedan considerarse irrespetuosas. Eso le quita seriedad a tu carta.¬†
     
  • Debes asegurarte que tu carta no sea muy extensa. Generalmente, quienes reciben este tipo de documentos son personas muy ocupadas que no pueden darse el tiempo de leer textos muy amplios. De preferencia, es mejor optar por una carta formal corta y precisa con la informaci√≥n que se desea comunicar.¬†
     
  • Las faltas de ortograf√≠a y los errores gramaticales est√°n prohibidos en una carta formal. Debes ser extremadamente cuidadoso y revisar tu texto las veces que sean necesarias, de lo contrario, el destinatario podr√≠a restarle validez a tu carta.¬†
     
  • Aunque en las cartas informales es com√ļn agregar un posdata al final del documento, no es uno de los elementos de una carta formal, por lo que te recomendamos no hacerlo.¬†
     
  • Lo m√°s indicado es que tu carta formal est√© redactada en computadora. Te recomendamos usar una fuente de letra que sea f√°cil de entender, como Arial o Cambria. Adem√°s, cuida el espaciado entre renglones, el correcto uso de los m√°rgenes y la sangr√≠a.¬†

Al momento de imprimir tu carta formal, debes usar un tipo de papel adecuado como el papel bond. También debes cuidar que tu carta no tenga manchas o arrugas.

características de una carta formalFuente: Canva

¬ŅC√≥mo escribir una carta formal?

Ahora que ya sabes qué es una carta formal y para qué sirve, es momento de empezar a soltar las palabras.  Es por eso que, a continuación, te presentaremos el formato de una carta formal tradicional y detallaremos cada apartado para que puedas saber cómo redactarlo correctamente. 

1. Encabezado

Lugar y fecha

Se tiene que colocar en la parte superior derecha de la carta formal. Debes incluir la ciudad desde donde se env√≠a el documento y la fecha indicando el d√≠a, mes y a√Īo.¬†

Ejemplo: Lima, 23 de febrero de 2021

Destinatario

Aquí debes colocar los datos de la persona a quien va dirigida la carta formal. Utiliza la abreviatura correspondiente (Sr., Sra., Dr., etc). También debes incluir el cargo que ocupa el destinatario. 

Ejemplo: 

Sra. Laura Gonzales Flores

Gerente General de Modo Comunicaciones

Logotipo

En el caso de que tengas que escribir una carta formal¬† a nombre de una empresa, puedes incluir el logotipo de la misma. Esto ayudar√° a que tu carta tenga m√°s notoriedad. Por otro lado, si est√°s trabajando en una marca personal, te recomendamos llevar este curso online de Dise√Īo de logotipos desde cero, para que puedas crear tu propio logo y lo incluyas en todos tus documentos.¬†

2. Saludo

Procura saludar al destinatario con mucha cortesía. Puedes usar expresiones como estimado/a o distinguido/a. Como es una carta formal, no es recomendable usar palabras muy afectivas, como querido/a. 

Ejemplo: Estimado Sr. Carlos Melendez Torres

3. Introducción

La manera de cómo empezar una carta formal es bien sencilla. Debes indicar de manera clara y breve cuál es el motivo de tu carta y qué es lo que esperas conseguir de la otra parte. 

No te extiendas demasiado, lo indicado sería que esta parte de la carta formal ocupe un solo párrafo. No te olvides de usar las expresiones formales. 

Ejemplo: ‚ÄúA trav√©s de la presente carta, me gustar√≠a informarles acerca de mi inter√©s en participar en el proceso de selecci√≥n de su empresa para ocupar el puesto de asistente administrativo‚ÄĚ.¬†

4. Cuerpo

En esta parte de la carta formal debemos agregar toda la información complementaria que nos ayude a reforzar la idea principal de nuestro texto. 

Es importante que cuides mucho de la redacción de la carta formal y que seas lo más preciso posible. Asimismo, debes procurar transmitir con claridad tus argumentos, de manera que el destinatario pueda comprender qué es lo que deseas comunicar. 

Ejemplo: ‚ÄúA lo largo de mi vida profesional, he tenido la oportunidad de desempe√Īarme en diferentes cargos para las empresas m√°s importantes del pa√≠s, por lo que considero que podr√≠a encajar perfectamente en su equipo de trabajo‚ÄĚ.¬†

5. Despedida

Antes de finalizar tu carta formal, debes agregar un peque√Īo p√°rrafo de despedida en el cual puedes recalcar la idea principal del texto. Tambi√©n debes incluir expresiones cordiales, como atentamente, saludos cordiales, un cordial saludo, etc.¬†

Ejemplo:

Estoy a su disposición para concertar cualquier entrevista. 

Saludos cordiales,

Federico Gutierrez 

6. Firma

Al final de tu carta formal tienes que agregar los datos del emisor, es decir, tu nombre completo y, de darse el caso, el cargo o el título que ocupas. Adicionalmente, también tienes que incluir tu firma al final de la carta. Esta la puedes realizar a mano o también usar una firma electrónica. 

Estos son los pasos básicos para saber cómo escribir una carta formal. Sin embargo, también es importante enfocarse en el contenido de la misma. Debido a que, generalmente, las cartas formales buscan realizar una solucitud, te recomendamos aplicar algunas técnicas de negociación efectiva para que puedas persuadir al receptor y hacer que acceda a tu petición. 

como escribir una carta formal

Fuente: Canva

Ejemplo de carta formal 

Ahora que tienes un panorama más amplio de lo que significa una carta formal, qué características tiene y cuáles son sus partes, te mostraremos un modelo de carta formal que tiene todos los elementos antes mencionados. ¡Así ya no vas a tener dudas sobre cómo escribir una carta formal! 

En esta ocasión, se trata de un ejemplo de carta formal para un director.

ejemplo de carta formal
Fuente: Lifeder

Herramientas para escribir una carta formal 

A pesar de toda la informaci√≥n brindada, ¬Ņnecesitas m√°s ayuda para escribir una carta formal? ¬°No te preocupes!

En Crehana nos preocupamos por ayudarte en tu desarrollo profesional, es por eso que, a continuación, te dejamos diferentes herramientas para escribir una carta formal desde cero y dejar soprendido a tu destinatario. ¡Lo mejor de todo es que estos recursos son gratis! 

1. Ejemplo de carta informal en Word

Si esta nota trata sobre c√≥mo escribir una carta formal, ¬Ņpor qu√© necesitas tener un ejemplo de carta informal? ¬°La respuesta es sencilla! Teniendo una referencia clara de ambos tipos de escritos, podr√°s tener una idea clara de qu√© errores evitar y cu√°l es la forma acertada de comunicar tus ideas.¬†

Descargando este recurso de Crehana tendr√°s acceso a un modelo de carta informal que trata sobre un saludo de cumplea√Īos. Compara su estructura con la de una carta formal y as√≠ podr√°s saber en qu√© se diferenecian.¬†

Asimismo, puedes guardar este ejemplo de carta informal para cuando necesites escribirle una nota a un amigo o un familiar y te haga falta un poco de inspiración. ¡No hay pierde! 

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Ejemplo de carta informal en Word

2. Modelo de carta formal en Word

Luego de leer esta nota y aprender todo lo necesario sobre qué son las cartas formales y cuál es la estructura a seguir para escribirlas, es indispensable que te descargues este recurso. 

En este modelo de carta formal en Word encontrarás un ejemplo detallado que sigue cada uno de los apartados de la estructura explicados en el artículo. Date la oportunidad de revisarlo para que ya no tengas ninguna duda y puedas empezar a redactar tu carta. 

En este caso, el ejemplo de carta formal se trata de una solicitud de entrevista a una directora de un centro educativo. Como podrás darte cuenta, al ser una persona desconocida para el remitente, se requiere escribir este tipo de carta para guardar la formalidad y el distanciamiento propio de estos casos. 

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Modelo de carta formal en Word

3. Guía de ortografía básica

Como te mencionamos anteriormente, un aspecto muy importante al escribir una carta formal es tener una ortografía impecable. Debido a que se trata de un documento formal, si el contenido tiene muchos errores ortográficos, esto podría afectar la percepción que recibe el destinatario sobre la seriedad del asunto en cuestión. 

Si quieres asegurarte de que tu carta formal esté bien escrita, entonces necesitas descargar esta guía de ortografía básica, que incluye las normas de escritura que son esenciales para la redacción de cualquier texto. 

¬ŅQu√© encontrar√°s en esta gu√≠a de ortograf√≠a b√°sica? Pues toda la informaci√≥n que necesitas sobre el uso de la tilde, las may√ļsculas y algunas recomendaciones para evitar confundir algunas palabras que suenan igual pero que se escriben diferente. ¬°Te recomendamos tener este manual al alcance mientras est√°s escribiendo tu carta formal!

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Guía de ortografía básica

4. Guía de copywriting para una ortografía impecable

¬ŅC√≥mo es que el copywriting puede ayudarte a escribir una carta formal? Pues para llegar a ser un copywriter profesional es necesario dominar las reglas de ortograf√≠a y gramaticales como todo un maestro del lenguaje.¬†

En esta guía de copywriting podrás encontrar los principios básicos de ortografía y que te serán de mucha utilidad al momento de escribir cualquier tipo de texto, incluyendo una carta formal. 

Al descargar esta guía de copywriting podrás encontrar las reglas básicas de acentuación y cómo usar los signos de puntuación. Te recomendamos revisar este material antes de empezar a escribir tu carta formal, así evitarás cometer los tipicos horrores ortográficos.

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Guía de copywriting

5. Ejemplos de cover letter en Word

¬ŅNecesitas escribir una carta formal en ingl√©s? ¬°Con este recurso la barrera del idioma ya no ser√° un problema! Este ejemplo de cover letter en Word te ayudar√° a redactar tu propia carta en ingl√©s, as√≠ te encuentres en nivel b√°sico.¬†

Una cover letter es un documento que se utiliza como carta de presentaci√≥n o como una carta de solicitud de trabajo, por lo que guarda cierta formalidad y estructura similar a la de una carta formal. Si est√°s interesado en trabajar en alg√ļn pa√≠s de habla inglesa, ¬°esta es la herramienta que necesitas usar!

Descargando este recurso de Crehana podr√°s tener acceso a 5 ejemplos de cover letter en ingl√©s y que cuentan con todos los elemenos caracter√≠sticos de este tipo de cartas formales. Adem√°s, se encuentran en formato Word, por lo que podr√°s editar sobre el mismo documento sin ning√ļn problema.¬†¬†

‚ě§ ¬°Descarga gratis los ejemplos de cover letter en Word!

Ejemplos de cover letter en Word

¡Ahora tienes todo el conocimiento necesario para saber cómo escribir una carta formal! Recuerda que tienes que cuidar tu ortografía y la redacción. De ser posible, trata de elaborar primero un borrador para que luego puedas revisarlo y corregirlo las veces que sean necesarias antes de pasar el documento a limpio. 

¬ŅQuieres ir m√°s all√° de las cartas formales y aventurarte en el mundo de las letras con algo m√°s osado? Entonces no puedes irte sin antes revisar nuestro cat√°logo de cursos online de escritura, donde podr√°s aprender las bases de la redacci√≥n y c√≥mo empezar a planificar tu primer proyecto literario. ¬°Nos vemos en la siguiente nota!