¿Cómo aplicar la metodología Agile en Recursos Humanos? Gestiona en tiempo récord los proyectos

Cada vez más empresas empiezan a aplicar la metodología Agile en Recursos Humanos debido a los beneficios que trae a la gestión de proyectos y procesos. 

Según Elohin Fuentes, profesor del curso de Scrum: Gestionando equipos de trabajos, “la agilidad es un grupo de marcos de trabajo que abarca sistemas y metodologías basadas en el desarrollo iterativo donde los requisitos y las soluciones evolucionan a través de la colaboración entre equipos multifuncionales y autoorganizados”. 

Así, podemos decir que la metodología Agile es un modelo de mejora continua, que implementa plazos de entrega rápidos y busca que las personas se centren en una tarea específica para evitar perder el tiempo en otras. Con esta estrategia, es posible avanzar a un ritmo más ágil, dividir las tareas y fijar entregas en el corto plazo.

En este artículo, veremos los pasos para aplicar la metodología Agile en la gestión de Recursos Humanos, así como recomendaciones para hacerlo con éxito y poder lograr la agilidad empresarial.

Conoce las claves y los principios Agile

Para poder aplicar Agile a los Recursos Humanos de una empresa, es clave conocer las bases de esta metodología y sus orígenes. 

Esta nueva forma de trabajo nació en el año 2001, cuando diversos desarrolladores de reconocidas empresas de tecnología se reunieron para discutir cómo podrían mejorar el desarrollo de software. De este encuentro, nació el “ Manifiesto Agile”, en el que se especifican las claves y los principios que rigen esta metodología. 

Si bien estas bases fueron pensadas para procesos de desarrollo de software, el método Agile puede aplicarse a todos los procesos y empresas en general. Entonces, para llevarlo al plano de la gestión de los RR.HH., es importante conocer sus claves y principios.

¿Cuáles son los 4 valores de la metodología Agile?

Este enfoque de gestión de proyectos se centra en la adaptabilidad, la colaboración y la entrega incremental de resultados. Tiene como pilares fundamentales cuatro valores que a continuación se describen:

• Individuos e interacciones sobre procesos y herramientas: este valor enfatiza la importancia de las personas y la comunicación efectiva dentro de un equipo ágil, reconociendo que las personas son la clave para el éxito del proyecto.

• Software funcionando sobre documentación extensiva: este valor no se centra únicamente en la documentación detallada, sino que se prioriza la creación de un software que cumpla con los requisitos y expectativas del cliente.

• Colaboración con el cliente sobre negociación contractual: aquí se subraya la importancia de mantener una estrecha colaboración con el cliente o usuario final del software. Se busca una interacción continua y frecuente con el cliente para comprender y satisfacer sus necesidades, en lugar de enfocarse en contratos estrictos y negociaciones.

• Respuesta al cambio sobre seguir un plan: se reconoce que los proyectos ágiles deben estar preparados para adaptarse a los cambios y responder de manera flexible a medida que surgen nuevos requisitos o se obtiene una retroalimentación por parte del cliente. 

Por ende, es importante tomar este tipo de consideraciones al momento de evaluar la metodología Agile en una organización.

¿Cuáles son los 12 principios del Manifiesto Ágil? 

El Manifiesto Ágil original establece 12 principios que deben orientar tal enfoque dentro de las organizaciones. A continuación, encontrarás una breve descripción de cada uno de ellos:

• Entrega temprana y continua: se debe satisfacer a los clientes a través de la entrega de un software valioso en el tiempo previsto.

• Los cambios son bienvenidos: aceptar que los requisitos pueden cambiar, incluso en etapas tardías del desarrollo del software, para proporcionar ventaja competitiva al cliente.

• Software funcional: se debe garantizar la entrega de un producto de calidad y de ser posible en períodos de desarrollo más cortos.

• Trabajo en equipo: los líderes del negocio y los desarrolladores del sot¡ftware trabajan en equipo de forma continua para conseguir los objetivos de forma eficiente.

• Brindar apoyo al equipo de trabajo: las personas involucradas en el desarrollo del proyecto deben recibir apoyo por parte de los líderes del negocio para generar un entorno laboral de confianza.

• Transmitir la información: debes darse la información de forma directa y efectiva a todo el equipo de desarrollo para lograr la consolidación de los objetivos.

• Medida de progreso: se deben tener medidas de progreso efectivas y la mayor de ellas, es generar un software funcional.

• Desarrollo sostenible: se debe promover el desarrollo y fomentar un ritmo constante de trabajo por parte de los colaboradores de la organización.

• Atención continua: la atención a la excelencia técnica y al buen diseño mejora la agilidad dentro de la empresa.

• Simplicidad: la simplicidad facilita la comprensión del sistema y los cambio de forma más rápida y sencilla.

• Equipos autoorganizados: contar con equipos autónomos y organizados mejora los procesos con respecto a arquitecturas, diseños y requisitos.

• Autorreflexión: utiliza la autorreflexión como medida para identificar oportunidades de mejorar constantemente.

Estos principios funcionan como el pilar para el enfoque ágil en el desarrollo del software y han influido en numerosas metodologías y prácticas ágiles, como en el caso de Scrum, Kanban y Extreme Programming.

Identifica los objetivos principales

Una vez que ya se tiene un poco más de conocimientos sobre la metodología Agile y cómo aplicarla a RR.HH., es fundamental definir los objetivos que se quieren lograr. Es decir, tener una visión clara de lo que se espera con la aplicación de la nueva metodología y de lo que esta va a permitir lograr dentro de la empresa.

Analiza la cultura organizacional

Para poder aplicar la metodología Agile en Recursos Humanos, es importante analizar la cultura de la empresa y detectar posibles fallas en la gestión de la comunicación interna. 

Como bien comenta Pepe Villatoro, Regional Head of Expansion en Deel en nuestro podcast de Amazing People, esto es especialmente importante dentro de entornos como el trabajo remoto, donde comunicarse resulta esencial para el cumplimiento de las asignaciones.

Una buena comunicación entre las personas de la organización es clave para que se puedan aplicar los procesos Agile. Además, la cultura organizacional debe estar abierta a implementar este tipo de métodos de trabajo, no como algo aislado, sino como parte del modelo del negocio.

Determina los recursos necesarios

Para aplicar las metodologías Agile en Recursos Humanos, se requieren varios recursos. A continuación, te presentamos algunos de ellos:

• Compromiso de la alta dirección: es fundamental contar con el compromiso, apoyo y respaldo de los directivos para implementar Agile en Recursos Humanos.

• Equipo multidisciplinario: necesitarás formar un equipo multidisciplinario que incluya a profesionales de Recursos Humanos, como reclutadores, especialistas en capacitación y desarrollo, expertos en compensación y beneficios.

• Espacio de trabajo colaborativo: es fundamental contar con un espacio de trabajo que fomente la colaboración y la comunicación efectiva.

• Herramientas de gestión de proyectos Agile: para implementar Agile en Recursos Humanos, necesitarás utilizar herramientas de gestión de proyectos Agile. Estas pueden incluir software de gestión de tareas y proyectos, tableros Kanban virtuales, herramientas de seguimiento de tiempo y herramientas de comunicación en equipo.

• Capacitación en Agile: es esencial que los miembros del equipo de Recursos Humanos comprendan los principios y prácticas de Agile.

• Interacciones y retroalimentación: debes establecer un proceso para realizar revisiones regulares, retrospectivas y adaptaciones en función de la retroalimentación recibida. 

• Flexibilidad y adaptabilidad: es importante que el equipo de Recursos Humanos esté dispuesto a adaptarse a las necesidades cambiantes y a ajustar los enfoques según sea necesario.

Estos son solo algunos de los recursos necesarios para aplicar la metodología Agile en Recursos Humanos. La implementación exitosa también dependerá de la cultura organizativa, la colaboración entre los equipos y la capacidad para aprender y mejorar continuamente.

Y, como bien menciona el portal Forbes, estas metodologías Agile en recursos humanos "están más vigentes que nunca para adecuarse a la digitalización y al manejo de herramientas tecnológicas que son tendencia a nivel mundial".

Apóyate en líderes de tu empresa 

Adoptar la metodología Agile en una empresa representa un cambio de paradigma casi total: cambiarán todos los procesos, o al menos aquellos que pasarán a gestionarse con Agile, y las personas pasarán a tener roles clave en la gestión de proyectos. 

Por eso, es necesario que el responsable de la implementación de Agile pueda apoyarse en los líderes de la empresa, de forma que se puedan gestionar los cambios de la mejor manera posible, sin que derive en crisis o conflictos internos.

Y un buen líder sabe qué herramientas debe aplicar. En este sentido, Crehana respalda tu búsqueda de un equipo mucho más eficaz y dinámico, por lo que, para que puedas aplicar adecuadamente las metodologías Agile en recursos humanos, te ofrecemos nuestras evaluaciones de desempeño, por medio de las cuales podrás impulsar el desarrollo de tus colaboradores, en función de alcanzar los objetivos empresariales.

Fuente: Crehana

Comienza a aplicar alguna de las metodologías Agile

Este paso tiene que ver con empezar a usar la metodología Agile en procesos de Recursos Humanos. La primera parte de esta implementación funcionará a modo de prueba, y servirá para sacar conclusiones sobre aquello que funcionó bien, y lo que se puede mejorar. 

Para esto, es importante elegir entre las diferentes metodologías Agile que existen. Algunas de ellas son Scrum, Agile Modeling, Agile Unified Process, Kanban y Crystal Clear, entre otras. Analicemos a continuación algunas de las más importantes metodologías:

Kanban

El término Kanban viene del japonés y significa “tarjetas visuales”, donde Kan es “visual” y Ban es “tarjeta”. El objetivo de este método es gestionar el trabajo mediante tareas que se visualizan justamente en tarjetas. Esta técnica prioriza la calidad del proyecto antes que la rapidez, sin embargo, el diseño de la misma permite que el trabajo se realice de manera ágil.  

Estos los principales pasos para aplicar Kanban a Recursos Humanos:

1. Crea un tablero de tareas: puede ser online, o un tablero real, y coloca tarjetas o post-its.

2. Específica cada proyecto: determina cada proyecto y su flujo de trabajo para establecer el número de estados que tiene cada proyecto (programado, en progreso, en revisión, aprobado, listo, etc.).

3. Divide el tablero: establece una división de forma vertical en relación a los estados de cada proyecto.

4. Persona por tarea: asigna una persona para cada tarea, quien se encargará de colocar cada ‘post-it’ en el estado que corresponda. Este paso se deberá realizar durante todo el proyecto, para cambiar el estado de las tareas y crear nuevas.

Bien gestionado, Kanban permite aumentar la productividad de los equipos. Cabe indicar que, hasta que no se finalice la tarea, no se puede comenzar con la siguiente; esto evita que las tareas se acumulen y que no se lleguen a terminar a tiempo. Sin dudas, este método representa una buena forma de aplicar Agile en Recursos Humanos. 

Scrum

Ken Schwaber y Jeff Sutherland, los creadores de Scrum, innovaron el método de trabajo con este recurso ágil que permite fomentar el trabajo colaborativo. Con esta técnica, se aumenta la motivación de las personas y, en consecuencia, su productividad. 

En Scrum, el trabajo se divide en grupos y cada uno debe autogestionarse. Sin embargo, el departamento de recursos humanos deberá guiar el proceso.  En resumen, la implementación de Scrum en Recursos Humanos se basa en las siguientes acciones: 

• Dar apoyo a los miembros del equipo: para conseguir el alcance de los objetivos marcados, el equipo debe recibir total apoyo por parte de los líderes del negocio.

• Determinar los beneficios económicos: tomando en consideración la experiencia de cada colaborador en relación con los demás miembros del equipo, definir los beneficios económicos de cada uno de ellos.

• Fomentar el crecimiento: crear una estrategia para potenciar el crecimiento individual y grupal de tus colaboradores.

• Reconocer el trabajo: dar reconocimientos por el desempeño a los miembros del equipo.

• Brindar soluciones: resolver problemas en el equipo y potenciar canales de comunicación efectivos entre ellos.

Estas son algunas de las acciones clave en la metodología Scrum Agile. Cabe destacar que Scrum tiene un marco de trabajo flexible y se adapta a las necesidades específicas de cada equipo y proyecto de trabajo.

Por lo que, para ayudarte con este tipo de metodologías Agile en recursos humanos, te ofrecemos nuestra plantilla de Scrum en Excel, por medio de la cual podrás adaptar las necesidades de tu grupo de trabajo y podrás gestionar sus tareas adecuadamente.

Fuente: Crehana

Crystal 

El método de trabajo Crystal es otra de las metodologías Agile que pueden aplicarse a empresas. A diferencia de otros métodos tradicionales, Crystal no hace foco en las herramientas y técnicas, sino que pone a las personas y a sus interacciones en el centro del proceso de trabajo.

Crystal se basa en la creación de un entorno laboral positivo, para que los equipos de trabajo (que deben ser de máximo 7 personas) puedan desarrollar favorablemente su trabajo y así crear efectos de mejora continua.

¿Cómo se puede aplicar el método Agile Crystal a los Recursos Humanos?

Aplicar el método Agile Crystal a los Recursos Humanos puede conseguirse implementando sus principios de trabajo. Estos principios son los siguientes:

• Enfoque en la calidad y mejora continua: se busca la mejora continua del proceso y el enfoque en la calidad del trabajo realizado. En Recursos Humanos, esto significa establecer estándares claros de calidad en los procesos de reclutamiento, evaluación de desempeño u otros.

• Comunicación constante y transparente entre las personas: en Agile Crystal, se enfatiza la importancia de la comunicación continua y abierta entre los miembros del equipo. En Recursos Humanos, esto implica mantener canales de comunicación claros y transparentes con los colaboradores.

• Equipos autoorganizados: promueve equipos pequeños y autónomos, lo cual se puede aplicar en Recursos Humanos al formar equipos multidisciplinarios encargados de proyectos o iniciativas específicas.

• Adaptabilidad y flexibilidad: Agile Crystal se basa en la capacidad de adaptarse y responder rápidamente a los cambios. En RRHH, esto implica estar dispuesto a ajustar las políticas y prácticas a medida que las necesidades y demandas de los miembros del equipo evolucionan.

Implementar la metodología Agile en Recursos Humanos trae múltiples beneficios a la empresa, ya que permite una mejor gestión de los proyectos, acelerando los resultados. Pero, además, brinda las siguientes ventajas específicas para el departamento de RRHH: 

• Mejora de la eficiencia: Agile Crystal fomenta la colaboración y la comunicación constante entre los miembros del equipo de Recursos Humanos. Esto permite una mejor planificación y coordinación de las actividades, lo que a su vez conduce a una mayor eficiencia en la ejecución de proyectos.

• Mayor adaptabilidad y respuesta rápida: el método Agile Crystal promueve la capacidad de adaptarse rápidamente a los cambios y responder a las necesidades de cada cliente.

• Mayor satisfacción de los colaboradores: el enfoque Agile Crystal involucra a los miembros del equipo en el proceso de toma de decisiones y promueve la transparencia en la comunicación. Esto crea un sentido de pertenencia y empoderamiento entre los colaboradores.

Además, al aplicar la metodología Agile en la empresa, se potencian ciertas habilidades fundamentales en las personas, como el trabajo en equipo, el reconocimiento, la autonomía, la colaboración y la productividad.

Este ha sido nuestro post. Conocer las metodologías ágile en recursos humanos te será de gran ayuda no sólo para dinamizar los procesos, sino también para mantener un equipo de trabajo productivo y motivado, de cara a alcanzar los objetivos organizacionales estipulados.

¡Éxitos!