¿Cómo eligen las empresas entre capacitación presencial y virtual para maximizar el aprendizaje?

En el contexto laboral actual, optar por una capacitación presencial o virtual dependerá de las necesidades de formación educativa de cada uno de los equipos de trabajo. También, de la modalidad de empleo, de las condiciones geográficas en las que se encuentren los colaboradores de las empresas en relación con la compañía, entre otros factores.

Por su parte, la capacitación online tiene grandes ventajas que están íntimamente relacionadas con la flexibilidad y con la posibilidad de administrar el tiempo. Esto sin dejar de prestar la atención necesaria a otro tipo de asuntos o compromisos familiares o laborales. En lo que respecta a la capacitación presencial, esta es una metodología que promueve una interacción más directa y que enriquece el aprendizaje desde una perspectiva pedagógica tradicional.

Para que conozcas cuáles son las diferencias entre las capacitaciones presenciales y virtuales, hemos elaborado esta guía. Al concluirla, dispondrás de todos los conocimientos teóricos y prácticos que precisas para evaluar si la capacitación presencial es más conveniente en relación con la educación corporativa virtual de tus equipos de trabajo.

Detecta las necesidades de capacitación de tus equipos

Antes de decidir entre llevar a cabo una capacitación presencial o una capacitación online, es indispensable conocer cuáles son los requerimientos de formación de cada uno de los equipos de trabajo de tu empresa.

Existen múltiples mecanismos que te permitirán reconocer cuáles son las competencias que deben desarrollar o potenciar tus colaboradores. A continuación, te los presentamos para que puedas escoger los más adecuados. Ello según las características de tu compañía y su correspondiente cultura organizacional:

1. Haz entrevistas individuales y grupales

Una de las principales acciones a tener en cuenta para diferenciar si un determinado grupo de trabajo necesita una capacitación presencial y/o virtual implica conocer de primera mano cuáles son las preferencias y necesidades de cada uno de los colaboradores de tu organización. 

Para eso, los encuentros de carácter individual o en grupo pueden ser un excelente alternativa debido a los siguientes beneficios asociados:

• Mejoramiento de los vínculos entre los líderes de trabajo y los empleados.

• Aumento de la empatía y de la inteligencia emocional a partir de una comunicación fluida y un feedback positivo.

• Optimización del salario emocional a partir de la focalización en el plan de desarrollo profesional del talento humano de tu empresa.

• Fortalecimiento del proceso de toma de decisiones a partir de la detección de necesidades de capacitación presencial o virtual. Todo en función de los objetivos corporativos previamente definidos y comunicados con eficiencia a todo el equipo de trabajo. Dentro de este contexto, utilizar nuestro ejemplo de matriz de objetivos puede ser una excelente idea si se precisa agilizar el proceso.

Fuente: Crehana

2. Usa el software de Crehana

Por otra parte, para reconocer cuáles son las necesidades de capacitación presencial o virtual de tus equipos de trabajo, es importante aprovechar al máximo las nuevas tecnologías. Una de las mejores opciones es utilizar nuestro software de desarrollo, que te permitirá llevar a cabo estas acciones:

• Centralización de todos los recursos de capacitación para tu talento humano. 

• Incorporación de los colaboradores en el diseño de propuestas de capacitaciones presenciales o virtuales en función de sus preferencias personales de crecimiento profesional. 

• Posibilidad de emplear salas virtuales para efectuar clases en vivo con tus empleados. 

• Acceso a un repositorio de archivos para disponer del material bibliográfico de estudio en todo momento y de forma organizada. 

• Visualización de métricas en tiempo real y de manera personalizada para detectar las necesidades de capacitación presencial o virtual y la evolución del aprendizaje del talento humano de tu compañía. 

• Recomendaciones inteligentes en relación con potenciales instancias de formación para los integrantes de tus equipos. 

Fuente: Crehana

Analiza el tipo de capacitación más conveniente 

Una vez que hayas recabado toda la información que precises acerca de los deseos y necesidades educativas de tus colaboradores, es momento de evaluar las distintas alternativas que existen para capacitar a tus equipos de trabajo. En este sentido, deberás analizar cuáles son los escenarios positivos y negativos a los que te podrías enfrentar en el desarrollo de la capacitación. 

De esta manera, podrás saber si cuentas con los recursos necesarios para afrontar una capacitación presencial o una capacitación virtual. A continuación, te exponemos algunos mecanismos que puedas tener en cuenta para saber discernirlo:

1. Evalúa la modalidad de trabajo de tus equipos

En primera instancia, un grupo de trabajo que no pueda asistir a la oficina no podrá llevar a cabo una capacitación presencial. Por el contrario, si tu talento humano teletrabaja o tiene un contrato de trabajo híbrido se podrá optar por una capacitación online o presencial en el caso de que fuese necesario.

En pocas palabras, la modalidad de capacitación dependerá de la modalidad de trabajo que se haya definido desde la organización. Pero también de los objetivos que se desean alcanzar con la formación educativa. Por ejemplo, si un equipo de trabajo dispone de una modalidad híbrida, será posible capacitar a los colaboradores en un entorno virtual de aprendizaje o de índole presencial. Esto en función de las metas de educación específicas.

2. Ten en cuenta la generación que integran tus colaboradores

Si bien es cierto que hoy en día existen equipos multiculturales y de distintas generaciones que se encuentran perfectamente integrados, en relación con los tipos de capacitación pueden surgir distintas visiones y preferencias. 

Millennials y centennials

Generalmente, la generación millennial y centennial prefieren una instancia de capacitación virtual en vez de una capacitación presencial, como consecuencia de la predominancia de algunos de estos elementos: 

• Esta clase de formaciones pueden ser asíncronas, es decir, que el contenido ha sido previamente grabado y no es en tiempo real. Sin embargo, también pueden llevarse a cabo en vivo a través de programas y aplicaciones de videoconferencia. 

• El principal beneficio de la modalidad de capacitación virtual es que los colaboradores pueden acceder a las clases en cualquier lugar y momento.

• La capacitación no presencial permite que el estudiante pueda realizarla desde cualquier dispositivo digital. También, determinar la cantidad de tiempo que puede dedicarle al estudio. 

• A comparación de la capacitación presencial, en el  aprendizaje online se evitan costos de reservas de aulas de clases, impresiones de libros, cuadernos, etc. Por parte del empleado, es posible ahorrar dinero en transporte, en el caso de que la capacitación no sea dentro de la empresa.

• Otra de las grandes ventajas de la capacitación online es que es posible personalizar los contenidos para cada estudiante. En efecto, cada persona puede tener una ruta de aprendizaje distinta y avanzar a su propio ritmo. 

Baby Boomers e integrantes de la Generación X

No obstante, muchos de los colaboradores que integran este grupo generacional y los Baby Boomers, junto con la Generación X, optan por la capacitación tradicional, debido a algunos beneficios asociados que aquí te presentamos:

1. Incentiva el debate

Entre las ventajas de una capacitación presencial, se puede mencionar que facilita la participación de los asistentes, quienes podrán intercambiar opiniones rápidamente y generar una relación cercana con sus compañeros y con el profesor.

Promueve un ambiente ideal para hacer networking 

La modalidad de capacitación presencial permite que los individuos puedan crear conexiones genuinas con sus compañeros y mejorar su comunicación. Además, es una oportunidad para que los empleados de diferentes áreas puedan conocerse y establecer nuevas redes de contacto que beneficien su empleabilidad y su formación continua. 

2. Reduce los imprevistos tecnológicos 

Por otra parte, muchos de los colaboradores optan por las capacitaciones presenciales porque se evitan todo tipo de inconvenientes que pudieran estar relacionados con el empleo de la tecnología. De hecho, entre las desventajas de una capacitación virtual, se puede destacar que los participantes deben tener conocimientos acerca del manejo de los dispositivos digitales. Asimismo sobre potenciales complicaciones relacionadas con el uso de Internet y de programas específicos para la optimización de las videoconferencias.

3. Beneficia el feedback inmediato 

Una de las ventajas de las capacitaciones presenciales es dar un feedback en tiempo real sobre el desempeño del colaborador. Particularmente, la retroalimentación comunicacional es uno de los recursos indispensables para potenciar el rendimiento de la empresa. Aquí se incluye el máximo aprovechamiento de las competencias duras y blandas de cada uno de los empleados de la empresa a partir de un liderazgo positivo. 

Dentro de este contexto y como se afirma en nuestro podcast Crea equipos comprometidos a través de la cultura con Gustavo Bolio de Amedirh, desde el departamento de talento humano, es necesario que existan líderes que tengas las skills y la formación suficiente para ser mentores, coaches y consejeros de la dirección general. Esto para guiar la cultura internamente e instalarla, con la finalidad de ayudarla a madurar y a adaptarse a los cambios de manera natural y desde una educación continua. 

Entonces, a través de las herramientas de una capacitación presencial se produce un ambiente mucho más dinámico y entretenido que potencia el alcance de las metas educativas planteadas para esta determinada instancia formativa.

3. Contempla el presupuesto disponible

Por otra parte, a la hora de decidir entre una capacitación presencial o virtual, es necesario determinar cuál será el dinero del que se dispone para invertir en cada modalidad. Además, en la mayoría de los casos, una capacitación presencial requiere de más inversión de dinero que las capacitaciones virtuales. Esto se debe a que en un ámbito de índole presencial se debe invertir dinero en las siguientes variables:

• Material bibliográfico en formato tradicional en papel que se trabajará antes, durante y después de la instancia formativa. 

• Factores logísticos necesarios para llevar a cabo la capacitación presencial. En este sentido, se hace referencia a la elección de las instalaciones, la adaptación del ambiente según las fases de la formación, junto con los elementos ergonómicos necesarios. También, se incluyen otros gastos, relacionados con el menú u otras comodidades a ofrecer durante el tiempo que dure la capacitación.

• Compensaciones económicas del talento humano que estará a cargo de la capacitación presencial en todas sus etapas. Aquí no solamente se incluye a los docentes a cargo de la educación, también al equipo técnico a cargo del diseño de imagen y sonido necesarios para las exposiciones que se efectúen.

Evalúa los resultados y aplica mejoras 

Por último, una vez que hayas decidido llevar a cabo la capacitación presencial o virtual, es necesario analizar cuáles han sido los objetivos que se han alcanzado y cuáles no, junto con las oportunidades de mejora que se pueden aplicar en futuras instancias formativas dentro de la organización.

Para que puedas evaluar las técnicas de capacitación aplicadas y cómo evoluciona el aprendizaje organizativo en grandes corporaciones, acá enlistamos una serie de mecanismos que pueden ser útiles para lograrlo:

• Aprovecha los resultados que te haya arrojado el software de desarrollo de Crehana.

• Analiza en detalle los gráficos que te permitirán visualizar de manera sencilla cuáles han sido los resultados del tipo de capacitación presencial o virtual que hayas escogido para tus equipos.

• Haz una encuesta en la que determines las variables que necesitas evaluar con respecto a la capacitación presencial u online que se haya llevado a cabo. Particularmente, puedes incluir el cumplimiento de las metas, la percepción acerca del clima laboral de la capacitación presencial o virtual y el rendimiento de los profesionales a cargo del dictamen de esta instancia educativa, entre otros factores.

• Lleva a cabo reuniones individuales y grupales para conocer el nivel de satisfacción en relación con las capacitaciones presenciales o virtuales que hayan realizado los empleados.

• Toma las decisiones con el menor margen de riesgo posible y desde un estilo de liderazgo positivo. Como indica un artículo de Harvard Deusto, el buen desempeño de un líder incide en un 70% en el buen ambiente de trabajo. Este último afecta en un 20% en los resultados de la compañía. 

Fuente: Crehana

En resumen, optar por una capacitación presencial o virtual dependerá de los objetivos educativos que se hayan planteado y de las características específicas de cada cultura corporativa, junto con su visión estratégica. 

La clave para optimizar los tipos de capacitaciones laborales consiste en aprovechar al máximo los beneficios de los recursos digitales. Pero sin perder el enriquecimiento humano que se produce en el intercambio presencial de conocimientos, típico de la capacitación presencial.

Procura elegir la modalidad de capacitación que más se adecúe a las necesidades de tu talento humano. Como consecuencia, podrás optimizar el nivel de bienestar, el desempeño y la productividad de cada uno de los colaboradores de tu empresa sin problemas.