¿Cómo medir la productividad? 7 fórmulas para empezar a potenciar el rendimiento de tu equipo

Entender cómo medir la productividad de tus equipos es clave para mejorar el desempeño laboral, cumplir las metas establecidas y potenciar la rentabilidad de la empresa. 

En un estudio publicado en el blog de Zippia, se menciona que, si bien la productividad laboral ideal está entre un 70-75% del tiempo trabajado, una persona promedio solo alcanza, en el mejor de los casos, un 60% de productividad. Este dato revelador puede servirte de alarma para realizar un análisis propio en tu equipo.

Para ello, en este artículo, te explicamos 7 formas de medir la productividad laboral y te compartimos algunos tips para lograr una medición más objetiva. ¡Aprende a medir para potenciar el desempeño de tus equipos!

Fórmula de productividad

Para medir la productividad en una empresa, se puede usar la fórmula directa de productividad. Esta consiste en dividir los ingresos de bienes y servicios producidos entre los recursos utilizados (horas de trabajo) en un determinado periodo de tiempo. La ecuación tiene la siguiente estructura:

Fórmula de la productividad laboral: Bienes y servicios producidos por la empresa / recursos utilizados

Por ejemplo, si una empresa genera 20.000 dólares como ingresos por la venta de electrodomésticos y se han invertido 800 horas de trabajo para producirlos, el resultado de productividad sería 25 dólares por hora. En términos de la fórmula de productividad, la ecuación quedaría así:

$20.000/800 hr. = $25 por hora

No hay un único resultado que sirva para determinar si la empresa está por encima o por debajo de su nivel ideal de productividad. Aquello depende de la industria, del rubro del producto, de los promedios de la competencia, entre otros factores. En ese sentido, tienen que proponerse estándares básicos de productividad, como lo recomendamos más adelante.

A pesar de su simpleza y utilidad, esta no es la única fórmula que existe. Para comprender cómo medir la productividad en empresas tomando en cuenta diferentes criterios, te compartimos otros 6 métodos para medirla y obtener conclusiones objetivas.

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Porcentaje de metas logradas

Otro de los indicadores de productividad laboral más efectivos es valorar las metas logradas por el equipo durante una mes, trimestre, semestre o el tiempo que haya durado un proyecto. Para lograrlo, es necesario que exista una meta cuantificable que se pueda observar en números, porcentajes o valores relativos.

Fórmula de metas logradas: meta alcanzada/meta ideal x 100

Si en un equipo de diseño gráfico la meta ideal es lograr realizar 5 mockups durante la semana del proyecto y se alcanzan a producir 9, entonces el nivel de productividad de ese equipo será de 180%. Esto indica que el trabajo ha sobrepasado las expectativas y tu equipo es altamente productivo.

9 mockups diseñados/5 mockups propuestos x 100 = 180% de productividad

Ingresos por colaborador

Si quieres saber cómo medir la productividad en tu organización a nivel más general, puedes usar el criterio vinculado a los ingresos conseguidos durante un periodo de tiempo. Esta valoración arroja resultados sobre el nivel de rentabilidad supuesto por persona.

Fórmula de ingresos por persona: ingresos / número de personas trabajando durante ese rango de tiempo

Imagina que lideras una agencia de marketing con 10 personas en el equipo. Los servicios han generado ingresos por 70.000 dólares durante el año. Entonces, el resultado sería 7000 dólares por persona.

$70.000/10 personas = 7000 dólares por persona

Habilidad de aprendizaje en el equipo

Si estás analizando cómo medir la productividad de tu equipo y deseas usar otros indicadores, las habilidades de aprendizaje de las personas que trabajan en la empresa son un excelente factor a considerar. Para iniciar este tipo de evaluación, es importante que sepas, primero, cuál es el nivel de habilidades y las brechas de conocimiento que hay en tu equipo. 

Existen algunas herramientas en el mercado que permiten determinar esta información. Una de las que puedes usar es el software Skill-XP de Crehana. En ella, puedes aprovechar las siguientes características y beneficios:

• Test adaptativos con algoritmo de Lógica Bayesiana
• Evaluaciones prácticas de 15 preguntas
• Preguntas elaboradas por expertos en el área de conocimiento
• Métricas en tiempo real sobre rendimiento y progreso
• Reportes personalizados para cada usuario

Luego de sacar conclusiones a partir del análisis con la herramienta de Crehana o de tu elección, debes proponer programas de formación (online o presencial) que apunten a superar esos vacíos y brechas para mejorar la productividad de tu equipo. Al terminar los entrenamientos, capacitaciones y cursos, es recomendable evaluar el aprendizaje mediante cuestionarios, test y otras metodologías reconocidas.

Si bien no hay una fórmula, puedes determinar la productividad laboral en relación al nivel de desempeño que tiene un grupo de personas después de pasar por el programa formativo. Por ejemplo, si el equipo comercial ha sido capacitado en habilidades para cerrar ventas y, tras los cursos tomados, han conseguido 10 ventas más que el mes previo, podría considerarse que sus niveles de productividad y rendimiento han incrementado.

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Porcentaje de horas extras

Esta es otra métrica indirecta para saber cómo medir la productividad de las personas en tu empresa. En algunos casos, el trabajo de horas extras es voluntario y responde a una decisión del miembro del equipo por laborar más. Sin embargo, en la mayoría de ocasiones, el sobretiempo indica que hay un exceso de tareas por cumplir, una mala organización y otros problemas en la gestión empresarial.

Trabajar de más puede tener un impacto directo en el bienestar de la persona, que se refleja en sus niveles de estrés y burnout. Todo ello suele llevar a una baja notoria en la productividad laboral. Por lo tanto, es necesario saber calcular la productividad a partir de este número.

Fórmula de horas extras: (horas extras/horas de trabajo ideales) x 100

Para ponerlo en contexto, piensa en una persona de tu equipo que, hipotéticamente, haya trabajado 30 horas extras este mes. El número normal de horas de trabajo que le corresponde es 80 horas al mes. Por lo tanto, el porcentaje de horas extras que está haciendo es de 37.5%. 

30 horas extras/80 horas ideales x 100 = 37.5%

Este resultado, probablemente, es un signo de alerta para cambiar la situación de esta persona. Trabajar ese porcentaje de horas adicionales, tarde o temprano, podría impactar negativamente en su salud, en su productividad y, por supuesto, en el rendimiento de su trabajo.

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Tasa de ausentismo laboral

Un indicador adicional para saber cómo medir la productividad del personal es la tasa de ausentismo laboral. Una persona que se ausenta del trabajo por diferentes motivos supone una pérdida en la fuerza laboral, lo que se traduce en la reducción de productividad para la empresa.

Debido a ello, es igual de importante mantener un seguimiento del porcentaje de ausentismo laboral en tu organización. Por supuesto, existe una ecuación que puedes aplicar para obtener este número.

Fórmula para el porcentaje de ausentismo: días de ausencia/periodo de tiempo x 100

En este caso, imagina que una persona de tu equipo se ha ausentado del trabajo por 7 días durante los 30 que tiene un determinado mes. El resultado daría un porcentaje de 23.33%.

7 días de ausencia/ 30 días del mes x 100 = 23.33%

Luego de obtener ese resultado, es necesario que el equipo de Recursos Humanos analice si ese porcentaje está muy por encima del promedio o de lo estipulado en el plan de la empresa. Esto permitirá calcular la productividad durante ese periodo y, a partir de ello, crear una estrategia para reducir las ausencias y elevar el rendimiento del equipo.

Porcentaje de error en el trabajo

Por último, un factor relacionado con la productividad también es el nivel de errores durante la producción de bienes y servicios en una empresa. Saber el número total de productos (físicos o digitales) perfectos e imperfectos es una buena medida para determinar si las personas de tu equipo están alcanzando un rendimiento óptimo.

Así que puedes hacer el análisis con base en el porcentaje de error. Este se basa en la siguiente fórmula:

Fórmula de porcentaje de error: productos defectuosos / total de productos x 100

Los ejemplos que mejor funcionan para esta fórmula son aquellos productos y servicios cuyos aciertos y desaciertos se pueden medir de manera objetiva. En ese sentido, si en una empresa de calzado se producen 50 zapatillas, de las cuales 3 son defectuosas, el porcentaje de error sería solo de 6%.

3 zapatillas defectuosas/ 50 zapatillas en total x 100 = 6%

Al igual que en el indicador anterior, aquí primero se debe determinar cuál es el estándar límite para considerar un porcentaje como elevado o adecuado. Esto arrojará claridad sobre los niveles de productividad en el equipo.

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Tips para medir la productividad en la empresa

Luego de entender los cálculos para medir la productividad, debes tener en cuenta algunas ideas que pueden mejorar esta tarea. Aquí te mostramos 4 estrategias para realizar correctamente la medición.

Establece una métrica estándar

Al momento de entender cómo medir la productividad en el trabajo es fundamental determinar una métrica estándar para el equipo. Esta dependerá de los roles, las tareas, el departamento y el carácter de los servicios y bienes producidos.

La métrica estándar debe separar el nivel de productividad positivo y negativo. Tiene que ser comunicado de la manera más clara y visible posible a los miembros del equipo en cuanto se incorporan al mismo. Por ello, es recomendable crear una guía de productividad donde esta información quede registrada.

Mide la inversión de tiempo

En el proceso de calcular horas de trabajo, de seguro necesitarás herramientas para medir el uso del tiempo. Estas pueden ser utilizadas por las personas durante la ejecución de sus tareas. Asimismo, los gerentes pueden registrar el tiempo invertido en los proyectos, funciones y otros factores.

Actualmente, existen múltiples software que automatizan este análisis. No solo brindan un conteo visual del tiempo que pasa, sino que permiten organizar la inversión de minutos con base en tareas. También añaden alertas y notificaciones. Como se comparte en un artículo de ClickUp, algunas de las mejores herramientas de medición de tiempo son las siguientes:

• TimeCamp
• Clockify
• Time Doctor
• Everhour
• Toggl
• Harvest Hubstaff

Usa herramientas de análisis de productividad

Aparte de los software para medir específicamente el tiempo, existen herramientas de análisis de productividad. Estas cuentan con funciones que ofrecen métricas visuales, completas y objetivas del rendimiento de los individuos y los equipos. En el mercado digital actual, existen diversas opciones con características y precios similares.

Una de las que puedes usar es la plataforma para medir el desempeño de Crehana. Entre las funcionalidades que te pueden ayudar a valorar la productividad laboral en tu empresa, están las siguientes:

• Gráficos con datos en tiempo real
• Planificación y nominación de metas para equipos
• Asignación de roles por personas
• Sistema de envío de feedback inmediato
• Evaluaciones de competencias, macrocompetencias y comportamientos
• Creación de OKR’s para personas y equipos
• Visualización de resultados por metodologías de medición

Usando los recursos de la plataforma, puedes obtener conclusiones muy relevantes sobre la productividad de tus equipos. Esto te llevará a planificar mejor la estrategia para incrementar el rendimiento de las personas, mejorar los KPI’s y, en suma, lograr los objetivos empresariales.

Incluye evaluaciones de compañeros y feedback

Una estrategia complementaria para calcular la productividad es incluir evaluaciones entre compañeros sobre rendimiento laboral. Con el uso de entrevistas, cuestionarios y encuestas anónimas, se puede obtener un buen panorama sobre el nivel de productividad de cada miembro del equipo. 

Estos resultados deben ser comparados, por supuesto, con otras métricas y factores para no tergiversar las conclusiones. De todas maneras, el feedback entre pares ayuda a tener una perspectiva del rendimiento de las personas en cuanto a producción y, al mismo tiempo, a trabajo en equipo.

Esperamos que el artículo te haya servido para aprender cómo medir la productividad en tu empresa. A partir de ahora, puedes medir, valorar y organizar mejor el uso del tiempo, la ejecución de tareas y el desempeño en los proyectos.