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驴C贸mo hacer un cronograma de actividades para evitar el desorden y el caos en tu proyecto?

Ignacio Risso - 07 Mar 22

Articulo

7 min.

驴Te cuesta ponerle un orden a tu rutina diaria y quieres aprender c贸mo hacer un cronograma de actividades para solucionar el inconveniente? 驴Necesitas organizar un proyecto y no sabes por d贸nde empezar ni qu茅 elementos de un cronograma de actividades incluir?

Las horas y los d铆as pasan muy r谩pido cuando tienes muchas actividades por hacer. Y, entre tantas responsabilidades, es normal que no puedas retener todo lo que tienes que hacer en tu mente.聽

Pero, si atraviesas esa situaci贸n no debes preocuparte, porque has encontrado la nota que te contar谩 c贸mo hacer un cronograma de actividades simple que te聽ayudar谩 a cumplir los objetivos de tu planeaci贸n.

Adem谩s, un cronograma de actividades es una herramienta clave para cualquier equipo de trabajo, por lo tanto, con este recurso no solamente podr谩s planificar de una manera detallada cada uno de los pasos de un proyecto, sino tambi茅n, garantizar que tu equipo se sienta en sinton铆a con el cumplimiento de las metas.

En conclusi贸n, no importa si quieres conocer los pasos que debes seguir para hacer un cronograma de actividades que organice tu rutina personal o si quieres adquirir conocimientos para lograr un buen trabajo en equipo鈥

Ha llegado el momento de aprender a dise帽arlo!

驴Qu茅 es un cronograma de actividades?

Para que sepas c贸mo hacer un cronograma de actividades, es importante contarte la definici贸n de este recurso. Es la 煤nica manera de tener聽total claridad antes de lanzarte a realizar el tuyo.

Entonces, en simples palabras, un modelo de cronograma de actividades es una herramienta que detalla cada uno de los pasos requeridos para cumplir los objetivos de un proyecto desde su fase inicial hasta su etapa final.聽

Generalmente, este tipo de cronogramas se comparten a trav茅s de gr谩ficos que, por un lado, facilitan la interpretaci贸n de las fases de un proyecto, y por otro, permiten que cada integrante del equipo cumpla sus funciones de acuerdo a los plazos establecidos.

Adem谩s, un cronograma de actividades posibilita tener una visi贸n global de cualquier proyecto y obtener un monitoreo constante de todo su desarrollo, por lo tanto鈥. 隆Aprender谩s a ordenar y controlar todas tus tareas!

Programa que nos permite saber que es un cronograma de actividadesFuente:聽Asana

驴Para qu茅 sirve un cronograma de actividades?

Ahora bien, ya sabes qu茅 es un cronograma de actividades pero, si quieres crear el tuyo y no olvidar ning煤n detalle, otro de los pasos a completar es entender para qu茅 sirve.聽

Entonces, esta plataforma cumple la funci贸n de un instrumento ideal que garantizar谩 un buen desarrollo de las habilidades del trabajo en equipo, un agradable clima laboral y una cultura de innovaci贸n indispensable para el rendimiento en conjunto.聽

Y, en base a lo mencionado, tambi茅n podemos se帽alar que si logras crear una estructura de un cronograma de actividades, podr谩s:

  • Supervisar cada una de las fases de un proyecto y asegurar que no falten objetivos por cumplir.
  • Determinar los recursos que se necesitan para lograr las metas de un proyecto. Al estar todo planificado, puedes anticipar qu茅 requerimientos son obligatorios para ejecutar las metas en su totalidad.
  • Evitar posibles tropiezos en las fases de un proyecto. Con un modelo de cronograma de actividades logras identificar futuros obst谩culos y buscar las mejores estrategias para prevenir que entorpezcan el ritmo de trabajo.

Por otro lado, si bien los conceptos son muy claros, para reforzar lo anterior, el profesor Mart铆n Arenas, quien dicta nuestro curso online de gesti贸n de proyectos y tareas, afirma lo siguiente:

鈥淧ara lograr que tu trabajo tenga un valor agregado y que se diferencie en cualquier lugar, es esencial que este tema lo domines y lo lleves a cabo. La practicidad es la llave que siempre debe estar al alcance de todos鈥.

隆Bien! Ahora que hemos llegado hasta este punto, veremos c贸mo hacer un cronograma de actividades y cu谩les son sus fases para que empieces a planificar el tuyo. Toma nota y presta atenci贸n.

驴C贸mo hacer un cronograma de actividades?

Si bien cada uno es libre de hacer su propio dise帽o de un cronograma de actividades, siempre es bueno contar con la ayuda de una gu铆a para evitar cometer errores y alcanzar el 茅xito.聽

Entonces, para hacer un cronograma de actividades debes cumplir una serie de pasos indispensables que garantizan la ejecuci贸n de este recurso. Aqu铆 te los presentamos.

1. Crea un brief de tu proyecto

Un brief es, quiz谩s, el elemento m谩s importante que debes tener en cuenta antes de elaborar la estructura de un cronograma de actividades聽porque es un documento que recopila toda la informaci贸n que no puede faltar en un proyecto.

Por otro lado, si el cronograma lo realizas de manera individual, t煤聽eres el 煤nico que puede tener acceso al brief. Pero, si se trata de un trabajo en grupo, es necesario que cada integrante聽tenga acceso聽para evitar alg煤n tipo de malentendido y tener mayor claridad posible.

驴Qu茅 debe contener un brief?

Al momento de trabajar para depositar informaci贸n en el brief, debes entender que no todo lo que se te cruza por la mente es necesario para cumplir con el objetivo de un cronograma de actividades. Hay que colocar solo la informaci贸n clave聽y de forma resumida, dentro de los siguientes par谩metro:聽

  • Metas del proyecto a nivel interno y externo - 驴Cu谩l es su finalidad? 驴Por qu茅 es importante su ejecuci贸n? Es importante que respondas estas preguntas con la mayor determinaci贸n que puedas para esclarecer el rumbo y la viabilidad del proyecto.
  • Plazos y tiempos - Es vital que desde el inicio establezcas, entre los elementos de tu cronograma de actividades, cu谩l ser谩 el tiempo estimado para cumplir las fases de un proyecto.
  • Los participantes, sus roles y funciones - Cada miembro del grupo debe tener una funci贸n asignada que aporte al cumplimiento de los objetivos. En este caso, procura identificar las habilidades de tus compa帽eros de trabajo para que les atribuyas tareas que correspondan a sus capacidades.

2. Haz una lista de todos los pasos de un proyecto

Para que tu tipo de cronograma de actividades sea exitoso, debes aprender c贸mo hacer una lista de tareas paso a paso en donde plasmar todas fases de tu proyecto y todos los recursos que se necesiten.聽

En este caso, te recomendamos que pienses hasta en el m谩s m铆nimo detalle por muy peque帽o que parezca, pues es preferible tenerlo todo milimetrado a que pueda faltar alguna particularidad que interrumpa el rumbo del proyecto.

Entonces, lo que puedes hacer es crear fases y, dentro de ellas, asignar tareas mucho m谩s peque帽as para que establezcas un orden de procesos en tu dise帽o de un cronograma de actividades.聽

De este modo, tendr谩s el paso a paso mejor estructurado y sabr谩s c贸mo hacer un cronograma de actividades m谩s efectivo, que cumpla tus expectativas y que, al mismo tiempo, sea agradable para todo tu equipo de trabajo.聽

Hombre hace lista de los pasos para hacer un cronograma de actividadesFuente:聽Unshplash

3. Determina el tiempo para las fases de un proyecto

Una vez hayas establecido las fases de tu proyecto, debes planificar el tiempo que vas a asignar para cumplir las tareas y procurar que todo est茅 lo m谩s organizado posible, para que el dise帽o de tu cronograma de actividades sea perfecto.聽

Eso s铆, debes buscar un balance entre el tiempo que le vas a dar a tu equipo de trabajo y el plazo determinado para cerrar el proyecto. 隆Es importante que lo logres para cumplir con las fechas pautadas y no retrasarse!

Adem谩s, de este modo, tendr谩s una aproximaci贸n mucho m谩s certera del tiempo que tomar谩 ejecutar cada una de las actividades propuestas y as铆 ganar m谩s experiencia para realizar nuevas estructuras de un cronograma de actividades en un futuro cercano.聽

Finalmente, cuando hayas determinado los plazos, podr谩s clasificar el orden de las tareas seg煤n su prioridad. 隆Todo estar谩 ordenado en su lugar!聽

Debate sobre el tiempo a dedicarle a un dise帽o de cronograma de actividadesFuente: Unshplash

4. Clasifica las tareas

Es importante que antes de aprender como hacer un cronograma de actividades, determines las tareas asignadas a tu equipo de trabajo y las clasifiques seg煤n su tipo y el plazo de entrega estimado.

Para ello, puedes relacionar las tareas entre s铆 y considerar cu谩les dependen de otras para poder ser finalizadas, para luego clasificarlas de la siguiente manera:

Tareas Fin - Comienzo (FC)

Este tipo de tareas son las que no se pueden iniciar hasta que se termine otra actividad que la antecede y es aplicable en cualquiera de los modelos de cronograma de actividades disponibles.聽

Por ejemplo, en el caso de construir una casa, no podr铆as empezar a construirla sin antes obtener los permisos requeridos. Una vez tengas los documentos, puedes marcar como finalizada esta tarea y empezar sin problemas con la siguiente.

Tareas Comienzo - Comienzo (CC)

Esta clasificaci贸n de tareas la puedes asignar a dos actividades que comienzan al mismo tiempo sin interrumpir otros procesos, y que tambi茅n suceden en simultaneo dentro cualquier dise帽o de cronograma de actividades.聽

Retomando el ejemplo de la construcci贸n de una casa, mientras una persona puede ir contactando al arquitecto, otro integrante del equipo puede ir consultando cu谩les son los documentos requeridos para iniciar la construcci贸n.

De esta manera se logra optimizar el tiempo y adelantar varios puntos del proyecto.

Tareas Fin - Fin (FF)

Por 煤ltimo, esta clasificaci贸n de tareas se le asignan a dichas actividades que deban estar terminadas al mismo tiempo y que tienen la misma importancia que las anteriores, dentro de la estructura de tu cronograma de actividades.聽

Tareas como uno de los elementos de un cronograma de actividadesFuente: Unshplash

5. Realiza tu cronograma de actividades

Una vez que tengas los anteriores pasos para hacer un cronograma de actividades definidos, es hora de saber c贸mo hacer un cronograma de actividades teniendo en cuenta el esquema del Diagrama de Gantt.

驴Qu茅 es el diagrama de Gantt?

Antes de ponerlo en pr谩ctica, debes saber que el diagrama de Gantt es el esquema m谩s adecuado para hacer un cronograma de actividades. 隆Casi todo el mundo lo utiliza!

Pero鈥 驴Por qu茅 es tan importante? B谩sicamente porque con un diagrama de Gantt podr谩s representar, a trav茅s de barras horizontales, la duraci贸n de cada fase del cronograma de actividades de tu proyecto y determinar el inicio de otros ciclos de acuerdo a los porcentajes.聽

Adem谩s, una de las grandes ventajas de implementar este diagrama聽es que puede adaptarse f谩cilmente a cualquier tipo de contexto y funciona como una red de trabajo en donde cada paso se relaciona de una manera sencilla y f谩cil de interpretar.

De todas formas, si a煤n no logras entenderlo por completo, a continuaci贸n te dejamos un ejemplo de un diagrama de Gantt para que sepas c贸mo hacer un cronograma de actividades sin inconvenientes.聽

Ejemplo de un cronograma de actividades de un proyecto con Diagrama de GanttFuente:聽Showeet

驴Qu茅 consejos seguir al momento de hacer un cronograma de actividades?

No existe un manual definitivo que te permita aprender c贸mo hacer un cronograma de actividades, pero s铆 hay muchos consejos que puedes aplicar para que tu trabajo sea m谩s tranquilo y lo puedas realizar de manera correcta.聽

Entonces, al momento de dise帽ar tu cronograma de actividades, nunca olvides:聽

  • Evitar distracciones. En cualquier tipo de cronograma de actividades deber谩s concentrarte para realizar un correcto ingreso de datos. De lo contrario, el riesgo de olvidar informaci贸n ser谩 muy alto.聽
  • Ser cordial. A pesar de que muchos programas para hacer cronogramas de actividades brindan la posibilidad de trabajar en grupo de forma remota, siempre debes tener un buen trato hacia tus compa帽eros.聽
  • No dejes todo para 煤ltimo momento. Como has le铆do, todo trabajo tiene fecha y hora de entrega. Si quieres evitar inconvenientes鈥 隆Administrate mejor!聽

驴Cu谩les son las mejores paginas para hacer cronogramas de actividades?

Ya realizamos un extenso recorrido sobre nuevos conocimientos en este art铆culo, pero sabemos que a煤n te estar谩s preguntando: 驴en qu茅 p谩ginas puedo hacer cronogramas de actividades?聽

Entonces, para llegar a la respuesta correcta, hemos recopilado algunos sitios web con los que podr谩s dise帽ar tus propios modelos de cronogramas de actividades que garantizar谩n 茅xito para tu proyecto. 隆Vamos a conocerlos!

1. Lucidchart

Si quieres aprender c贸mo hacer un cronograma de actividades Lucidchart es un sitio web que te servir谩 para diagramar tus proyectos de una forma detallada y muy din谩mica.聽

En su plataforma podr谩s consolidar todos los objetivos y facilitar la comunicaci贸n entre los integrantes de tu equipo, por lo tanto, es la herramienta perfecta para gestionar tu idea y ejecutarla de la mejor manera.聽

驴Y es de uso gratuito? S铆, pero tambi茅n tiene alternativas de pago muy completas para aplicar en cualquier tipo de cronograma de actividades. Conoce sus planes a continuaci贸n:聽

  • Plan Gratuito - Es una alternativa que nunca te exigir谩 un dep贸sito de dinero y que te ofrece hasta 3 documentos editables, 100 plantillas profesionales y seguridad para tus datos.
  • Plan Individual - Tiene un costo a partir de 7.95 d贸lares, ofrece una cantidad ilimitada de documentos editables y m谩s de 1.000 plantillas profesionales para aplicar durante tu aprendizaje sobre c贸mo hacer un cronograma de actividades.聽
  • Plan Team - Una opci贸n perfecta para compartir con un m铆nimo de tres usuarios, que tiene un costo de 9 d贸lares por persona y, adem谩s de incluir lo que tienen los planes anteriores, tambi茅n ofrece colaboraciones e integraciones avanzadas.聽
  • Plan Corporativo - El m谩s completo de la plataforma. Si bien no tiene un costo fijo, si eliges esta alternativa, podr谩s acceder a todos los beneficios mencionados, adem谩s de datos avanzados y automatizaci贸n.

Lucidchart dentro de las p谩ginas para hacer cronogramas de actividadesFuente: Lucidchart

2. Canva

Canva es un portal聽para dise帽ar piezas gr谩ficas m谩s populares de internet y, al mismo tiempo, es聽un excelente programa para hacer cronogramas de actividades.

All铆, entre tantas alternativas, puedes seleccionar una variedad de plantillas personalizables con las que podr谩s gestionar tus proyectos de una forma muy din谩mica. 隆Es una oferta muy tentadora!

Y, en cuanto a sus planes, hay dos muy espec铆ficos que te pueden ayudar a realizar el cronograma de actividades de una empresa o de cualquier otro tipo:聽

  • Canva Gratis - Sin dinero de por medio, la plataforma te ofrece m谩s de 250 mil plantillas, m谩s de 100 tipos de dise帽os y 5 GB de almacenamiento, entre otros beneficios.聽
  • Canva Pro - A pesar de tener un costo mensual de 6.49 d贸lares, tiene una opci贸n de uso gratis por 30 d铆as e incluye hasta 5 usuarios, que tendr谩n acceso ilimitado a las plantillas y 100 Gb de almacenamiento, entre otros beneficios.聽

Canva que ofrece m谩s de un modelo de cronograma de actividadesFuente: Canva

3. Asana

Asana es de las p谩ginas web m谩s recomendadas para averiguar c贸mo hacer un cronograma de actividades porque incluye muchas herramientas, tiene un plan de uso gratuito para toda la vida y 鈥渟e sincroniza con calendarios ya existentes en tu dispositivo鈥, seg煤n la p谩gina de comparativas Versus.

Por otro lado, al igual que en Canva, en Asana encontrar谩s varios esquemas de cronogramas que podr谩s modificar de acuerdo a tus preferencias. 隆Es lo que necesitas para tu dise帽o de cronograma de actividades!

Y, en el caso de que tengas dudas sobre los beneficios de sus planes, los detallamos a continuaci贸n:聽

  • Plan Gratuito - Ofrece tareas, proyectos, almacenamiento y mensajes ilimitados, adem谩s del brief del proyecto y m谩s de 100 integraciones gratis con aplicaciones.聽
  • Plan Premium - Es una opci贸n intermedia, que tiene un costo de 10.99 d贸lares por mes y ofrece un generador de flujo de trabajo, b煤squedas avanzadas y paneles ilimitados, entre otros beneficios.聽
  • Plan Business - La alternativa m谩s potente y cara de la plataforma, que puede ser adquirida por un precio de 24.99 d贸lares al mes y, adem谩s de incluir todas las funciones premium, tambi茅n dispone de una personalizaci贸n y series de opciones en los formularios, adem谩s de verificaciones y bloqueos de campos personalizados.

4. Microsoft Project

Microsoft Project es una de las p谩ginas para hacer cronogramas de actividades m谩s importantes del mercado. Se define como 鈥渦na herramienta de software que apoya los procesos de gesti贸n de proyectos de manera colaborativa鈥, seg煤n Alpha Consultoria.聽

Entre sus beneficios se encuentra la posibilidad de armar proyectos de forma colaborativa ygenerar reportes de avance, dentro de una interfaz sencilla pero muy completa, desde donde podr谩s hacer una gran supervisi贸n.聽

Y, si te encuentras trabajando en el dise帽o de tu cronograma de actividades, debes saber que esta alternativa se divide en tres planes:聽

  • Project Plan 1. La opci贸n m谩s econ贸mica, disponible desde 10 d贸lares por mes, que brinda acceso a la p谩gina principal, as铆 como tambi茅n a una visi贸n de cuadr铆cula y de panel muy completa.聽
  • Project Plan 2. Alternativa intermedia, que tiene un costo de 30 d贸lares por mes, y adem谩s de tener lo mencionado en el plan n煤mero uno, tambi茅n agrega un sistema de administraci贸n de recursos y la aplicaci贸n de cliente de escritorio.聽
  • Project Plan 3. Es la opci贸n m谩s completa y cara de la plataforma. Su precio es de 55 d贸lares por mes y es ideal para profesionales, ya que deja a disposici贸n todas sus herramientas.聽

Microsoft Project como una gran herramienta para un cronograma de actividades de una empresaFuente: Microsoft Project

Al leer este art铆culo, te habr谩s dado cuenta que aprender c贸mo hacer un cronograma de actividades requiere de mucho esfuerzo y compromiso, sin importar que sea un trabajo en equipo o individual.

Entonces, recuerda mantener una buena comunicaci贸n con cada uno de los integrantes de tu equipo para que el flujo de trabajo sea c贸modo para todos y puedan alcanzar el 茅xito de manera ordenada.

De todas formas, si no tienes el conocimiento para lograrlo, puedes encontrar toda la informaci贸n que necesitas en nuestros cursos de comunicaci贸n integral, que lo puedes implementar en tu modelo de cronograma de actividades junto a nuestro kit con plantillas para tus apuntes digitales.

En fin, esperamos que esta gu铆a te haya servido para que te sientes ya mismo a planificar tu proyecto y logres cumplir todos tus objetivos planteados.

隆Mucha suerte!聽