Gestión de contabilidad en recursos humanos: guía para grandes entornos corporativos

La gestión eficiente de la contabilidad en recursos humanos es un factor importante que influye directamente en la salud financiera y la viabilidad a largo plazo de las organizaciones que velan por el bienestar de un gran número de empleados.

Con la comprensión adecuada de los principios contables, los HR Managers pueden no solo garantizar la precisión en los informes financieros, sino también asegurar la eficiencia y transparencia en la asignación de recursos y la planificación estratégica dentro de la gestión de talento.

Por eso, en este artículo profundizaremos sobre qué es la contabilidad en recursos humanos y sus ventajas. Además, te compartiremos una serie de recomendaciones y buenas prácticas que te ayudarán a simplificar los procesos contables en recursos humanos de tu compañía y valorar el activo más vital de una empresa.

¿Qué es la contabilidad en recursos humanos?

Es una rama especializada que se centra en registrar, analizar y gestionar los aspectos financieros relacionados con los empleados dentro de una organización. Este enfoque combina los principios contables tradicionales con datos específicos de recursos humanos para proporcionar una visión integral de cómo las decisiones relacionadas con el personal afectan la salud financiera de la empresa.

Básicamente, la contabilidad en recursos humanos analiza los costos asociados con la contratación, capacitación y retención de empleados. Esto incluye gastos como salarios, beneficios, programas de desarrollo profesional y cualquier otro costo directo o indirecto relacionado con la fuerza laboral.

Ventajas de la contabilidad en recursos humanos

La gestión de la contabilidad en recursos humanos ofrece diversas ventajas para las organizaciones con un gran número de colaboradores, contribuyendo a la eficiencia operativa, la toma de decisiones informada y el cumplimiento de obligaciones legales. Estos son algunos de los principales beneficios:

1. Precisión y confiabilidad

La contabilidad en recursos humanos asegura la precisión en el registro de la nómina, beneficios y otros aspectos financieros relacionados con el personal. Esto minimiza errores y garantiza la confiabilidad de los datos contables, lo que es crucial para la toma de decisiones precisas.

2. Cumplimiento normativo

Mantener registros precisos y cumplir con las normativas fiscales y laborales es fundamental. La gestión eficiente de procesos contables en recursos humanos ayuda a evitar sanciones legales al asegurar que la organización cumpla con todas las obligaciones legales y reglamentarias.

3. Optimización de costos

Permite una gestión más eficiente de los costos asociados con el personal. Al analizar detalladamente los costos de contratación, capacitación y retención de empleados, las organizaciones pueden identificar áreas de mejora y optimizar sus recursos financieros.

4. Retención y satisfacción del personal

Al optimizar la gestión de beneficios y otros aspectos financieros, la organización puede mejorar la retención y la satisfacción del personal, contribuyendo a un ambiente laboral positivo.

¿Cómo mejorar la gestión de contabilidad en recursos humanos?

La gestión de la contabilidad en recursos humanos en empresas grandes con un gran número de colaboradores dispersos geográficamente o que trabajan de manera remota presenta desafíos particulares. Aquí tienes algunas pautas y consejos para mejorar eficazmente esta gestión:

1. Determina el coste de la empresa por cada trabajador

El cálculo del costo por empleado no solo es esencial para la contabilidad interna, sino que también proporciona información crucial para la toma de decisiones estratégicas de los HR Managers. 

Este análisis permite a los profesionales de RR. HH. comprender el impacto financiero total de cada empleado y optimizar los recursos de manera eficiente. Además, facilita la comparación de costos entre empleados y la planificación presupuestaria a largo plazo.

El coste de empresa por trabajador implica identificar y cuantificar todos los gastos asociados con un empleado, tanto directos como indirectos. Esta información contable de recursos humanos está ligada a los beneficios que debe recibir por la prestación de sus servicios, como por ejemplo:

• Salario

• Gratificaciones

• Seguros sociales

• Indemnizaciones

• Costos de capacitación y desarrollo

• Costo del equipamiento y espacio de trabajo

• Costos de viaje y desplazamiento

• Incentivos no monetarios (programas de bienestar o wellness laboral)

2. Define el presupuesto de recursos humanos

El segundo paso sobre cómo mejorar la gestión de contabilidad del talento humano es la definición de un presupuesto para esta área, el cual debe estar basado en los costos reales que se necesitan teniendo como referencia los cálculos que has realizado en el punto anterior.

Este presupuesto proporciona una estructura financiera que respalda las iniciativas internas y asegura que la empresa cuente con los recursos necesarios para atraer, retener y desarrollar a su personal. 

Aquí es importante resaltar que si hay planes de contratar nuevos empleados, los costos asociados con el proceso de selección, la contratación y la integración deben estar incluidos en el presupuesto de recursos humanos. A su vez, la asignación de fondos para programas de desarrollo y capacitación que mejoren las habilidades y competencias del personal, asegurando así la adaptabilidad a cambios en el entorno laboral y la mejora continua.

Como se menciona en nuestra guía sobre costos de contratación, la inversión de esta categoría del presupuesto es fundamental para el balance financiero de una organización, pues a través de los costos es posible entender de primera mano cuánto cuesta contratar a un candidato desde la búsqueda de un perfil hasta la firma del contrato.

Fuente: Crehana

3. Sistematiza las tareas administrativas y operativas

Con el auge de nuevas tecnologías, el área de People o gestión de talento debe mantenerse actualizado con herramientas automatizadas para agilizar y optimizar procesos contables en recursos humanos que implica mayor cantidad de horas en ejecutar, como las tareas administrativas y operativas. 

Desde la consolidación de nóminas hasta el seguimiento de beneficios, las soluciones tecnológicas pueden liberar a los profesionales de recursos humanos de tareas rutinarias y propensas a errores, permitiéndoles enfocarse en actividades estratégicas que impulsen la retención y el desarrollo del talento.

Según Forbes Argentina, el procesamiento de nóminas es una función fundamental de RR. HH. que demanda un alto nivel de precisión y eficiencia, pero que a veces puede generar posibles errores humanos cuando se realiza manualmente. Esto puede provocar problemas como cálculos incorrectos de los salarios y retrasos en los pagos. 

La introducción de la automatización en esta información contable de recursos humanos puede reducir o eliminar estos problemas. Estos sistemas pueden encargarse de calcular salarios, deducciones, impuestos y otros aspectos relacionados con la remuneración de los empleados.

En definitiva, esta sistematización no solo ahorra tiempo, sino que también reduce errores, mejora la eficiencia y permite que el personal de recursos humanos se enfoque en tareas estratégicas y de mayor valor.

4. Automatiza los procesos estratégicos de la gestión de talento

En el mismo marco del punto anterior, una buena forma de automatizar los procesos contables en recursos humanos relacionados con la adquisición, desarrollo y retención de talento en una organización es incorporar sistemas avanzados de recursos humanos.

Sin embargo, esto no es nada sencillo cuando se trata de empresas de gran tamaño. Por lo tanto, hay que considerar la adopción de herramientas tecnológicas como apoyo. Este es el caso de los softwares de recursos humanos que también ayudan a centralizar información relacionada a la gestión de talento, facilitando el análisis de datos, la toma de decisiones y la precisión en los registros contables.

En este contexto, muchos líderes de recursos humanos encuentran una solución efectiva en la implementación de una HR Tech que consolide todos los procesos de desarrollo, clima laboral, desempeño y onboarding en un solo lugar.

Plataforma Crehana

5. Establece procedimientos contables estandarizados

Para garantizar una adecuada contabilidad en recursos humanos, es importante tener en cuenta algunas consideraciones específicas para abordar este punto en contextos globales y con equipos distribuidos geográficamente. 

En primer lugar, asegúrate de que los procedimientos contables estén en armonía con normativas internacionales, como las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF). Esto es crucial cuando se operan en múltiples jurisdicciones que pueden tener requisitos contables diferentes.

También reconoce las diferencias en las normativas contables locales y adapta los procedimientos para cumplir con los requisitos específicos de cada país. Esto incluye temas como impuestos, tasas de cambio y regulaciones específicas para la presentación de informes financieros.

Lo siguiente que debes hacer para asegurar la contabilidad del talento humano es elegir los sistemas globales de pagos adecuados para garantizar la eficiencia y la transparencia en las transacciones financieras. Plataformas como AIRTM, Payoneer y otras herramientas similares ofrecen soluciones amigables y adaptadas a las necesidades específicas de los trabajadores remotos.

Muchas de estas plataformas se integran fácilmente con sistemas de contabilidad en recursos humanos, simplificando el proceso de seguimiento y registro de pagos para las empresas de gran tamaño. Esto contribuye a la estandarización y la eficiencia en la gestión contable.

6. Realiza una evaluación regular y ajustes continuos

Las empresas experimentan cambios en su estructura organizativa debido a expansiones, adquisiciones o reorganizaciones. Una evaluación regular de los procesos contables garantiza que la contabilidad del talento humano se ajuste de manera adecuada a estos cambios, reflejando la realidad de la organización.

De igual forma, las normativas fiscales y laborales pueden cambiar en diferentes países y regiones. Realizar evaluaciones regulares permite asegurarse de que los procesos contables en recursos humanos estén alineados con las normativas actuales. Esto es crucial para evitar sanciones y asegurar el cumplimiento normativo en todas las ubicaciones.

Las tendencias en el mercado laboral, como cambios en las prácticas de compensación y beneficios, pueden impactar la contabilidad de recursos humanos. Realizar evaluaciones continuas permite ajustar los procesos contables para reflejar las prácticas actuales y mantener la competitividad en la atracción y retención de talento.

Como puedes ver, la automatización de procesos contables en recursos humanos reduce la carga de trabajo manual y repetitivo de esta área, aumentando su eficiencia operativa. Esto libera tiempo para que los profesionales de recursos humanos se enfoquen en tareas estratégicas y en el desarrollo de iniciativas que beneficien a la organización.

Al establecer pautas claras, adaptarse a las normativas internacionales y locales, y utilizar plataformas tecnológicas, las empresas de gran tamaño pueden optimizar la gestión financiera asociada con el talento humano.

En conclusión, la gestión de contabilidad en recursos humanos no solo se trata de números, sino también de la capacidad de la organización para gestionar estratégicamente el activo más valioso: su talento humano. Al implementar las mejores prácticas y mantener un enfoque proactivo hacia la mejora continua, las empresas pueden fortalecer su posición competitiva y fomentar un entorno laboral que promueva el crecimiento sostenible y la retención del talento.