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¬ŅC√≥mo hacer un manual de procesos? 6 pasos para ordenar el trabajo de forma estrat√©gica

Ignacio Risso - 29 Jul 22

Articulo

7 min.

Aprender c√≥mo hacer un manual de procesos es una estrategia que toda empresa deber√≠a poner en marcha para mantener un orden de sus actividades y mejorar la eficiencia de sus trabajadores. Pero, ¬Ņcu√°les son las caracter√≠sticas de un manual de procesos?¬†

Qui√©n se encuentre frente a una compa√Ī√≠a, tendr√° como objetivo principal el crecimiento de la misma a trav√©s de un aumento de producci√≥n. Sin embargo, ese incremento solo suceder√° si los equipos de trabajo tienen los conocimientos adecuados.¬†

Entonces, para lograrlo, adem√°s de hacer uso de m√ļltiples capacitaciones, debes crear tu propio manual de procesos de una empresa para qu√© todos los trabajadores sepan qu√© hacer, en qu√© momento, y cu√°les son los plazos y objetivos a cumplir.¬†

En fin, si quieres saber qu√© es un manual de procesos, cu√°l es su estructura, qui√©n o qui√©nes son los responsables de administrarlos y hasta cu√°les son las ventajas de su implementaci√≥n, no te pierdas ning√ļn detalle de este art√≠culo.¬†

¡Comencemos! 

1. Comprende qué es un manual de procesos

En palabras de Oxford Languages, un proceso es un ‚Äúconjunto de fases sucesivas de un fen√≥meno o hecho complejo‚ÄĚ. Es decir, en t√©rminos empresariales, una serie de actividades que permiten crear un producto.¬†

Pero, ¬Ņqu√© es un manual de procesos? Simplemente un documento formal que contiene pasos e indicaciones que todo equipo de trabajo necesita seguir para completar las tareas de producci√≥n, as√≠ como la informaci√≥n sobre qui√©nes son los responsables de cumplir esas actividades.

Por otro lado, también es importante recordar que todos los procesos necesitan de entradas que serán combinadas o procesadas por una serie de actividades para entregar un resultado.

Entonces, un manual de procesos siempre debe comenzar con las instrucciones y el planteamiento del objetivo, para luego acceder al paso a paso para cumplirlos y, finalmente, verificar la eficiencia del documento. 

Por √ļltimo, antes de seguir, te recomendamos aprender c√≥mo hacer el diagrama causa y efecto de Ishikawa, ya que te ayudar√° a identificar mejor los procesos de tu empresa y encontrar los problemas u obst√°culos de los mismos.¬†

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2. Analiza los tres tipos de manual de procesos

Si bien existen muchos más, los manuales de procesos y procedimientos de una empresa se dividen en 3 grandes categorías, que a su vez se relacionan con el objetivo de cumplir las normas y mantener un orden. 

Entonces, si quieres saber cómo hacer un manual de procesos, primero debes recordar que siempre deberán incluir alguna de estas tres variantes: 

2.1. Procesos estratégicos

Los procesos estrat√©gicos, como la palabra lo indica, son aquellos encargados de dise√Īar una estrategia para alcanzar los objetivos y las pol√≠ticas internas de una empresa, as√≠ como tambi√©n de hacerla cumplir.¬†

Entonces, un manual de procesos estrat√©gicos es aquel utilizado para ordenar las metas de una compa√Ī√≠a y resolver, en simples pasos, c√≥mo utilizarlo para aumentar y mejorar la producci√≥n.

2.2. Procesos operativos 

De nada sirve tener una buena estrategia si se desconoce c√≥mo ponerla en marcha. Entonces, para lograrlo, deber√°s crear un manual operativo de una empresa integrado por la descripci√≥n de metodolog√≠as que logren mejorar el desempe√Īo.

En otras palabras, es un documento en donde se detalla cu√°les son las actividades para garantizar el funcionamiento de la l√≠nea de producci√≥n de una compa√Ī√≠a y qu√© se necesita para completarlas.

2.3. Procesos de soporte 

Tener una buena estrategia y saber administrar las operaciones siguiendo todos los pasos para elaborar un manual de procesos, no es suficiente. Es decir, siempre debes combinar esa información con un buen soporte. 

Entonces, un manual de procesos de soporte es aquel dise√Īado para brindar el apoyo necesario para garantizar el buen rendimiento del proceso operativo, al mismo tiempo que busca hacer cumplir la estrategia de una empresa.

 

3. Respeta la estructura de un manual de procesos

El tercer paso para aprender cómo hacer un manual de procesos es uno de los más importantes, ya que si haces una buena estructura, el documento funcionará de maravillas. Pero, si sucede lo contrario, todo el esfuerzo habrá sido en vano. 

Entonces, si quieres saber cómo respetar la estructura de un manual de procesos, debes cumplir con las siguientes indicaciones: 

3.1. Presenta los datos del proceso

Con los procesos identificados, el siguiente paso para elaborar un manual de procesos es asignar un líder a cada uno y presentar los datos.

El l√≠der ser√° el encargado de asegurar el buen desempe√Īo del mismo y ser√° capaz de trabajar en equipo con todos los involucrados en su proceso asignado.

Además, también tendrá la tarea de documentar las actividades para agregar la siguiente información al manual de procesos y procedimientos:

  • T√≠tulo del documento - La primera informaci√≥n que debe aparecer en el manual de procesos.¬†
  • Identificaci√≥n de la empresa - Para que los equipos de trabajo que sepan de qu√© es un manual de procesos, aqu√≠ el l√≠der deber√° agregar datos como el nombre y el logo de la empresa, adem√°s de el lugar y fecha de elaboraci√≥n del documento.
  • Introducci√≥n - Tras la presentaci√≥n de la empresa, es importante desarrollar una buena introducci√≥n que explique, en pocas palabras, cu√°l es el contenido del manual.
  • La ficha de proceso - Es aquella informaci√≥n relacionada a las caracter√≠sticas b√°sicas, es decir, el objetivo, las entradas y salidas del proceso.¬†
  • El mapa del flujo del proceso - En todo ejemplo de un manual de procedimiento, nunca debe faltar un mapa de flujo que indique, a simple vista, el orden de los pasos a seguir.

Por √ļltimo, si aspiras a convertirte en el l√≠der del proceso, pero sientes que no tienes el conocimiento necesario para lograrlo, te recomendamos nuestro curso online de inteligencia social para l√≠deres.

3.2. Plantea el objetivo del proceso

El segundo paso en la estructura de un manual de procesos es plantear el objetivo y, como podrás imaginar, es uno de los más importantes para mantener el orden y no cometer fallos. 

Sin importar el tipo de manual de procesos que te encuentres realizando, todos requieren de una inversión de dinero, la autorización de jefes y hasta el cumplimiento de expectativas generales. 

Entonces, con tanto en juego, debes mencionar el objetivo de forma clara y concisa. Es decir, tienes que colocar toda la información pero sin excederte. 

Mujer plantea objetivos de un tipo de manual de procesosFuente: Pexels

3.3. Menciona quién o quiénes serán los responsables del proceso

Ya hemos mencionado que al momento de aprender cómo hacer un manual de procesos, necesitas un líder. Pero, además de esta persona, también es fundamental que definas quién o quiénes serán responsables del proceso. 

Esta figura tiene un papel clave porque, como su nombre lo indica, ser√° el responsable de todas las indicaciones mencionadas en el manual de procesos.

Entonces, para que no haya dudas al respecto, el responsable de cualquier tipo de manual de procesos se tiene que encargar de: 

  • Consolidar todos los procedimientos y procesos al manual.¬†
  • Asegurar que todos los miembros de la empresa tengan acceso al manual.
  • Hacer reuniones con los l√≠deres de los procesos para dialogar sobre cambios y revisiones en el documento.¬†
  • Asignar¬†un rol a las personas que intervienen en la creaci√≥n del manual de procesos.
  • Garantizar que el objetivo se cumplir√° en tiempo y forma.
  • Buscar alternativas digitales para evitar gastos adicionales o da√Īos al medio ambiente con versiones f√≠sicas del manual del proceso.¬†

3.4. Explica cómo se llevará a cabo el proceso

Al finalizar el planteamiento del objetivo, y luego de definir quiénes serán los responsables del proceso, ya tendrás todo listo para avanzar con otro punto fundamental de la estructura de un manual de procesos: el procedimiento. 

En esta instancia es necesario explicar, paso a paso:

  • C√≥mo se va a cumplir con la idea y¬†la estrategia planteada por el manual.¬†
  • Cu√°ntas personas van a intervenir en cada uno de los pasos.¬†
  • Qu√© materiales se necesitan para cumplir con el objetivo final.¬†
  • Cu√°l ser√° el camino para finalizar el manual de procesos y cumplir con las expectativas de la empresa.

Por √ļltimo, tambi√©n es importante se√Īalar que esta explicaci√≥n puede ser escrita, de forma tradicional, o ser presentada con im√°genes y videos para que sea una presentaci√≥n m√°s interactiva.

Mujer explica cu√°les ser√°n los pasos para elaborar un manual de procesosFuente: Pexels

3.5. Revisa la información utilizada

Una vez que el proceso haya sido ilustrado y narrado, todos los integrantes del equipo tendrán que revisar, analizar, agregar o quitar la información para entregar el documento en óptimas condiciones.

Finalmente, una vez que se cumpla con esta instancia, todo estará listo para entregar el manual de procesos y procedimientos definitivo a cada uno de los trabajadores de tu empresa.

Eso sí, recuerda que siempre es recomendable hacer revisiones periódicamente para no encontrarte con una situación caótica en la etapa final de la creación del manual de procesos.

3.6. Comparte información adicional

El √ļltimo paso en la creaci√≥n y organizaci√≥n de la estructura de un manual de procesos indica que, antes de finalizar el proceso, no es una mala idea compartir informaci√≥n adicional.¬†

Es decir, previo a la entrega final del manual de procesos, el responsable del mismo, acompa√Īado del l√≠der y de otras personas que hayan intervenido, pueden registrar estos datos:

  • Fuentes de informaci√≥n recurridas para avanzar con el proceso.¬†
  • M√©todos de implementaci√≥n seleccionados para el manual.¬†
  • Pol√≠ticas y normas de operaci√≥n que han sido respetadas en el documento.¬†
  • T√©cnicas de an√°lisis que se hayan utilizado para comprender la informaci√≥n analizada.
  • Alcance que se espera lograr con el manual de procesos.

4. Inspírate en los ejemplos de un manual de procesos

Como ya lo hemos mencionado, toda empresa, negocio o emprendimiento que lo desee, podrá capacitar y organizar las responsabilidades de sus empleados luego de aprender cómo hacer un manual de procesos. 

Entonces, a modo de inspiración, analizaremos tres ejemplos de un manual de procesos, divididos en su faceta estratégica, operativa y de soporte, a través del modelo de producción de un restaurante ficticio. 

Ejemplo de un manual de procesos estratégicos

En base a la estrategia planteada, dentro del restaurante es necesario hacer una correcta planificación antes de comenzar la etapa principal de producción. Y, para lograrlo, en el manual de procesos debe figurar información sobre: 

  • Los proveedores de los insumos.¬†
  • Los recursos que se usar√°n.¬†
  • El equipo de personas necesarias para entregar la orden.¬†
  • Datos de finanzas.

Observa cómo las actividades o procesos en esta etapa son necesarios para el éxito de negocio. De no ser planeado, podría resultar en confusión y retraso de las actividades.

Finalmente, también es importante destacar que este tipo de manual de procesos debe ser creado, preferiblemente, antes de los otros dos ejemplos que mencionaremos a continuación.

Ejemplo de un manual de procesos operativos

Una vez que hayas definido los procesos estratégicos, deberás complementar la información analizada con la creación y el desarrollo del manual operativo de una empresa.

Entonces, si volvemos a tomar como ejemplo al restaurante ficticio, en este tipo de manual de procesos la información clave será la siguiente: 

  • Datos sobre las compras de los insumos.¬†
  • Pasos para la elaboraci√≥n del platillo.¬†
  • Procedimientos a realizar para una correcta entrega y atenci√≥n al comensal.

Entonces, si bien debes seguir todos los lineamientos del manual de procesos estratégicos, también tienes que prestar mucha atención a su relación con el operativo, porque necesitas de ambos para garantizar una buena y óptima producción.

Ejemplo de un manual de procesos de soporte

Ahora bien, si has utilizado los ejemplos de manual de procesos ya mencionados y lograste combinarlos con las claves para organizar el mejor negocio posible, es probable que tu compa√Ī√≠a alcance el √©xito.¬†Pero, si deseas hacer un trabajo perfecto, nunca debes olvidarte de crear un tipo de manual de procesos de soporte.¬†

Para que comprendas su importancia, volvemos a mencionar el ejemplo del restaurante ficticio. En este caso, el manual de procesos de soporte podría incluir la siguiente información: 

  • Datos sobre el mantenimiento, evaluaci√≥n e innovaci√≥n del equipo de cocina.
  • Registros de los avances en las tareas de capacitaci√≥n.¬†
  • Recursos para hacer una correcta contrataci√≥n de nuevos empleados.¬†
  • Informaci√≥n sobre la gesti√≥n de salud y seguridad.¬†

Por √ļltimo recuerda que, al hacer el manual de procesos de tu empresa, siempre debes considerar las diferentes √°reas de negocio de tu organizaci√≥n y sus funciones, para saber qu√© estrategia funcionar√° en cada caso.

Hombre observa un ejemplo de manual de procesosFuente: Pexels

5. Recuerda las ventajas de un manual de procesos

No hay dudas de que de todas las características de un manual de procesos, el principal beneficio es que permite mantener un orden al momento de producir y, con eso, lograr un mayor rendimiento en la empresa. 

Pero si analizamos sus beneficios a√ļn m√°s en detalle, podr√°s descubrir que este documento tiene muchos puntos a favor y probablemente te convenzas de sumarlo a tu compa√Ī√≠a.¬†

Por lo tanto, a continuación mencionaremos las principales ventajas de un manual de procesos: 

  • Reduce inconvenientes y fallos - Al tener un documento que anuncia, paso a paso, qu√© es lo que debes hacer para alcanzar un objetivo, el riesgo de cometer errores es muy peque√Īo.¬†
  • Ahorra tiempo - Sin un manual de procesos, deber√°s citar a todos los empleados en numerosas ocasiones para explicar los trabajos a realizar y, al mismo tiempo, tendr√°s que supervisarlos en todo momento. Pero, si implementas este documento, eso no ser√° necesario y ahorrar√°s tiempo.
  • Mejora la comunicaci√≥n - En cada empresa, sobre todo las que tienen muchos trabajadores, la comunicaci√≥n tiende a sufrir interferencias. Entonces, para evitar que esos fallos produzcan inconvenientes en la producci√≥n, lo mejor es tener todas las normas escritas en un manual de procesos.¬†
  • Elimina las excusas - Ya mencionamos que en la estructura de un manual de procesos siempre hay que mencionar qui√©nes son los responsables de cada tarea. Por lo tanto, nadie podr√° volver a utilizar excusas t√≠picas como, por ejemplo, que no le comunicaron qu√© tipo de actividades deb√≠a completar.
  • Facilita las tareas de administraci√≥n - A trav√©s de cualquier tipo de manual de procesos, el √°rea de Recursos Humanos sabr√° f√°cilmente cu√°ntos empleados est√°n en cada puesto, qu√© tareas deben cumplir y hasta qu√© momento del d√≠a trabajar√°n.

Por √ļltimo, recuerda que si deseas hacer uso del beneficio en Recursos Humanos pero no tienes grandes conocimientos al respecto, puedes aprender todo lo que necesitas en nuestra academia de Recursos Humanos.

Mujeres conversan sobre las ventajas de un manual de procesosFuente: Pexels

6. Comprueba la eficacia del manual de procesos

Por √ļltimo, pero no menos importante, el sexto paso para elaborar un manual de procesos que debes seguir es aquel que te permita comprobar la eficacia de todo el trabajo realizado y validarlo.

Es decir, a medida que trabajas la estructura de un manual de procesos, es probable que puedas tener un diagnóstico parcial sobre el avance del mismo y verificar si tiene errores o no.

Pero, al finalizar todas las tareas, es recomendable hacer una prueba final para averiguar si se cumple la estrategia y el objetivo pautado al comienzo del trabajo. 

Por otro lado, tambi√©n es muy importante validarlo para ‚Äúcorroborar que la informaci√≥n plasmada coincida con la realidad en c√≥mo se desempe√Īa el proceso o procedimiento‚ÄĚ, seg√ļn Softgrade.

Finalmente, en el caso de que los resultados garanticen que el trabajo es bueno, tendrás que ponerlo en práctica y solo cambiarlo cuando llegue el momento de una actualización del manual de procesos. Pero, si los resultados son negativos, deberás retroceder para encontrar la falla y corregirla junto a todo tu equipo de trabajo.

Es probable que, luego de leer todo el artículo hayas notado que aprender como hacer un manual de procesos es una tarea que requiere de mucha responsabilidad, práctica y tiempo. 

Por lo tanto, si en tu primer intento los resultados obtenidos no cumplen con tus expectativas, lo mejor que puedes hacer es mantener la calma, tomar nota de los errores cometidos y volver a empezar. 

Y, en el caso de que quieras reforzar tus conocimientos sobre cómo organizar un equipo de trabajo al mismo tiempo que trabajas en tu manual de procesos, te recomendamos nuestros cursos de organización y hábitos, ideales para complementar con nuestro ebook sobre gestión de equipos de alto rendimiento. 

¬°√Čxitos!