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¿Cómo hacer un manual de procesos? Ordena el trabajo de forma estratégica

¿Cómo hacer un manual de procesos? Ordena el trabajo de forma estratégica

Última actualización 30 de Marzo del 2021Tiempo de lectura: 7 min.

Arturo Chavero

Te has preguntado ¿cómo hacer más eficiente la gestión de tu negocio?Para lograr esto, en las empresas es común tener un manual de procesos.
Aunque  pareciera tedioso hacer un manual de procesos, debes pensar en lo siguiente: En las organizaciones existen personas con mucho talento y conocimiento que pueden decidir, en cualquier momento, separarse de la compañía.

- ¿Qué sucede cuando una de estas personas se va a otra empresa o se retira?

- ¿Cuál es el impacto al producto o servicio?

- ¿Los clientes se pueden ver afectados?

Una organización eficiente necesita un manual de procesos con el cual pueda dar seguimiento a las actividades. Y ¿cómo hacer un manual de procesos y procedimientos?

No te preocupes, en esta nota te ayudaremos a crear un manual de procesos para tu organización o negocio. 

¿Cómo hacer un manual de procesos y procedimientos?

Veremos, en resumen, qué necesitas para hacer un manual de procesos y qué pasos serán esenciales para su creación. 

 como hacer un manual de procesos

Fuente: pexels

Para el desarrollo de todo manual de procesos, necesitarás de 6 pasos esenciales:

1. Entender ¿qué es un proceso?

2. Identificar los procesos de la organización

3. Asignar un líder a cada proceso

4. Agregar la documentación que los líderes aporten 

5. Revisar la información de los procesos en equipo 

6. Agregar o remover la información del manual según sea necesario 

Esto es lo que necesitas para hacer un manual de procesos, pero te invitamos a continuar leyendo la nota para tener un mejor entendimiento sobre cómo hacer un manual de procesos. 

¿Qué es un proceso?

Es una serie de actividades para generar una salida o un producto. 

Fuente: pexels

Todos los procesos necesitan de entradas que serán combinadas o procesadas por una serie de actividades para entregar un resultado. 

 como hacer un manual de procesos

Veamos un ejemplo: el proceso para elaborar un rollo de sushi.

- Primero, necesitamos conseguir los ingredientes. 

- Segundo, preparar los ingredientes mediante una serie de actividades según el rollo que vayamos a preparar.

- Tercero, armar y decorar el rollo de sushi con los ingredientes. 

- Por último, entregar al comensal el rollo de sushi. 

En este ejemplo de un proceso, se puede observar, claramente, cuáles fueron las entradas (los ingredientes), las actividades y la salida (un rollo de sushi listo para comer). 

Si nos preguntamos cómo hacer un manual de procesos en el caso del rollo de sushi, tendríamos que describir este proceso en el manual. 

Te recomendamos usar el diagrama causa y efecto de Ishikawa para analizar procesos. Creemos te ayudará a identificar mejor los procesos de tu empresa y encontrar los problemas u obstáculos de los mismos. 

Procesos que deben estar en un manual de procesos o procedimientos

¿Cómo hacer un manual de procesos? Para hacer un manual de procesos y procedimientos tenemos que conocer los mismos de la empresa u organización para cuál se hará el manual.

 como hacer un manual de procesos

Fuente: pexels

Los procesos y procedimientos los podemos dividir en 3 grandes categorías:

1. Procesos estratégicos

Son todos los procesos relacionados a la planeación estratégica de la empresa 

2. Procesos operativos 

Son todos los procesos relacionados a las operaciones de la empresa para su correcto funcionamiento 

3. Procesos de soporte 

Son aquellos que apoyan a otras actividades en la organización o en la empresa. 

Dependiendo del negocio o, incluso, las unidades de negocio tendrán diferentes procesos. 

Ejemplo de procesos en un restaurante

Continuando con nuestro ejemplo de sushi, identifiquemos los procesos de un restaurante de sushi, lo llamaremos Sushi Crehana. 

 como hacer un manual de procesos

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Ejemplo de procesos estratégicos en un restaurante de sushi

Dentro del restaurante necesitamos planificar los proveedores de los insumos,  los recursos que se usarán, el equipo de personas que necesitamos para entregar la orden, y las finanzas. Todas estas actividades se irán integrando al manual de procesos y procedimientos, en este caso de un restaurante de sushi.

Observa cómo las actividades o procesos en esta etapa son necesarios para el éxito de negocio. De no ser planeado, podría resultar en confusión y retraso de las actividades.

Ejemplo de procesos operativos en un restaurante de sushi

Con los procesos estratégicos definidos, deberás tomar acción e implementar la estrategia. 

Por ejemplo, las compras de los insumos, la elaboración del platillo y la entrega al comensal son los procesos operativos de nuestro restaurantes de sushi. 

Observa cómo todos estos procesos o procedimientos son las actividades que se tienen que efectuar a diario en el restaurante.

Ejemplo de procesos de soporte en un restaurante de sushi

En nuestro caso, las actividades de soporte para el restaurante son las actividades de tecnología, como el mantenimiento, evaluación e innovación del equipo de cocina. Por otro lado, tenemos las actividades de recursos humanos como la capacitación, contratación y la gestión de salud y seguridad. 

Al hacer el manual de procesos de tu empresa, considera las diferentes áreas de negocio de tu organización y sus funciones. Las actividades de la empresa cambiarán dependiendo del giro de negocio en el que se encuentre la organización. 

Por cierto, ¿sabes qué es un giro de negocio y en cuál se encuentra tu empresa?

Asignando un líder para los procesos de la empresa

Con los procesos identificados, ahora tienes que asignar un líder a cada proceso. El líder será el encargado de asegurar el buen desempeño del proceso y será capaz de trabajar en equipo con todos los involucrados en su proceso asignado. 

 como hacer un manual de procesos

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Además, el líder del proceso tendrá la tarea de documentar las actividades para, después, agregar al manual de procesos y procedimientos. 

La documentación que hace el líder de proceso debe incluir: 

1. La ficha de proceso 

Son las características básicas, es decir, el objetivo, las entradas y salidas del proceso. 

Completar la ficha de proceso también te dirá mucho sobre el alcance del proceso. 

2. El mapa del flujo del proceso  

Con las entradas, salidas y objetivo del proceso, el líder de proceso tendrá que hacer un mapa del flujo del proceso. La recomendación es hacerlo de la manera más sencilla posible, ya que será un material que debe ser compartido y entendido por todo el equipo.  

3. El procedimiento 

Un procedimiento son cada uno de los pasos explicados. El formato para presentar un procedimiento puede ser escrito con imágenes o, de una manera diferente, con videos. 

La asignación de un líder para cada proceso es importante, pero no es más ni menos importante que la asignación del equipo. Usar la matriz RACI como metodología para asignar roles en la empresa te puede ayudar a llevar un control con las asignaciones de los roles. 

Revisión de la información del manual de procesos 

Una vez con el proceso ilustrado y narrado, todos los integrantes del equipo tendrán que revisar, analizar y agregar o quitar la información necesaria. 

 como hacer un manual de procesos

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Con la primera revisión terminada, el proceso está listo para agregarse al manual de procesos y procedimientos. En cualquier organización, es recomendable tener a un responsable del manual de procesos y hacer revisiones periódicamente. 

¿Qué hace el responsable del manual de procesos? 

El responsable del manual se encargará de consolidar todos  los procedimientos y procesos al manual, y se asegurará que todos en la empresa tengan acceso a este. 

 como hacer un manual de procesos

Fuente: pexels

Tip: Para compartir el manual opta por una versión digital y evita imprimir para cuidar nuestro medio ambiente. 

Además, el responsable del manual tendrá que reunirse con los líderes de los procesos para hacer los cambios que se tengan en las revisiones. Una buena práctica es agendar estas reuniones una vez cada tres meses. 

Para asegurar que los objetivos del manual de procesos se logren, puedes implementar objetivos SMART para definir y lograr los objetivos del proceso. 

Resumen para hacer un manual de procesos

Cuando empieces a documentar tu manual de procesos te darás cuenta que existen tareas que no son necesarias y, al mismo tiempo, verás oportunidades para mejorar los procesos de la organización. 

En resumen, para elaborar un manual de procesos necesitas: elaborar el mapa de los procesos, asignar un líder por proceso, documentar (la ficha de proceso, flujo y procedimiento), hacer una revisión de los procesos periódicamente, consolidar todos los procesos al manual y, finalmente, hacer las actualizaciones necesarias según sea el caso. 

Este es el final de la nota, pero no el final de nuestro encuentro, ya que te queremos compartir un formato de checklist para controlar y administrar todas las tareas y actividades importantes de tu empresa y facilitarte la creación del manual de procesos.

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Esperamos que esta nota te haya sido de mucha ayuda. Ahora, es tu turno de escribir y documentar todas las actividades de los procedimientos de tu empresa.  

¡Nos vemos en la próxima nota! 😉

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