¿Cómo tener reuniones eficientes desde casa?

Trabajo Remoto 19 de Marzo del 2020

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Fico Dañino

¿Cómo tener reuniones eficientes desde casa? ¿Cómo tener reuniones eficientes desde casa?

De un día para otro, todos nos encontramos aislados en nuestras casas, practicando el distanciamiento social que en algunos países los gobiernos lo han impuesto, y en otros las empresas lo van imponiendo. Dos cosas son certeras: existe mucha preocupación y caos, y segundo, todas las personas están conectadas en sus casas. Esto hace que algunas industrias les vaya mejor que otras, como el entretenimiento y la educación digital, las farmacias y centros de salud, y los e-commerce.

Independientemente de en qué industria te encuentres, todos están aprendiendo a cómo trabajar de manera remota. Uno de los desafíos más grandes será cómo comunicarte efectivamente con personas que están en distintos lugares, y cómo avanzar de manera ágil. Por eso, hicimos una encuesta con el equipo de Crehana en donde sacamos insights interesantes que compartiremos, además de las buenas prácticas y recomendaciones que estamos manejando.

Malos hábitos en las reuniones

Antes de pasar a las reuniones remotas o desde casa, hablemos un poco sobre las reuniones presenciales.

-  Las personas pasan mucho tiempo en reuniones. 50% del team de Crehana considera que pasa la mitad a más de su tiempo en reuniones.

-  Reuniones no productivas. 35% del team considera que solo la mitad o menos de las reuniones a las que asistieron fueron productivas.

-  Faltan o sobran personas. 30% del team respondió que en la mitad de sus reuniones o más no estuvieron las personas correctas, ya sea que faltó alguien o que había personas de más.

Si bien estos resultados pueden sonar alarmantes, hay pasos claros que debemos de seguir para incrementar nuestra eficiencia.

Reuniones eficientes

El rol del organizador

Primero, entendamos el rol del organizador de una reunión a detalle. Esta persona debe ser quien seleccione quiénes estarán en la reunión, debe de buscar un horario que funcione, luego de revisar la disponibilidad de los demás y, más importante aún, definir la agenda con los puntos y un time-boxing muy preciso. Cumpliendo solamente estas recomendaciones, ya las reuniones mejorarán drásticamente. En Crehana hemos implementado una política o costumbre donde cada reunión que no tiene detalle de la agenda, no se tiene. Buscamos forzar este buen hábito en todas las personas.

Liderar una reunión

Segundo, liderando una reunión. El organizador es casi siempre quien lidera la reunión. Pasos esenciales que podemos seguir para alcanzar la eficiencia soñada: movilizar a las personas o avisarles para empezar en punto. Es una costumbre en todo lugar que las reuniones inicien tarde porque las personas están “cerrando unas cosas, o terminando de enviar un mail”. 72% del team Crehana considera que el 80% a más de sus reuniones no empiezan a tiempo. Exijamos puntualidad para no afectar a los demás. Luego, durante la reunión, expliquemos cómo será la agenda de la reunión, cuáles son las expectativas, y de la manera más sintetizada posible, iniciemos. Busquemos no irnos por las ramas. Si alguien está explayándose mucho o discutiendo de algo no relevante, cortémoslo y sigamos. En lugar de ser mal visto, se entenderá el drive hacia la eficiencia. Seamos directos.

Escucha y deja que pregunten

Por último, escucha y deja que pregunten. 86% del team Crehana considera que escuchar a los demás atentamente y dejar un espacio al final para hacer preguntas, es uno de los 3 pilares más importantes al llevar una reunión. Si has agendado a las personas correctas a la reunión, deberías de encontrar valor en las preguntas o comentarios que hagan. Tal vez en ese momento sepas si agendaste a los correctos o no. Importantísimo: envía los next steps o accionables por Slack o un correo, asignando owners y deadlines en caso los haya. Puede ser una reunión productiva, pero si luego se olvida, no sucedió.

Bonus: Si te encuentras en una reunión con personas que no conoces, ya sea una entrevista, dinámica, reunión con un cliente o similar, no tengas miedo de hacer una pausa antes de iniciar pidiendo que cada uno se presente de manera rápida. ¡Definitivamente hazlo! Esto generará empatía entre las personas y que se incremente la atención.

Reuniones en tiempos de trabajo remoto o Coronavirus

Las recomendaciones anteriores sirven tanto para reuniones presenciales como online, pero ahora ahondemos en las claves específicas y vitales para hacer de una reunión remota un espacio efectivo y sencillo.

1. Activa tu cámara

Todos tenemos un smartphone, así que la excusa de que no tengo cámara no es válida. Si sabemos que cada uno está en su casa, y el desafío principal será la comunicación, pidamos conversar con la cámara prendida. Esto reforzará el mindset de que por más que estemos en nuestras casas, estamos trabajando, y a la vez podrás transmitir de manera más eficiente tus mensajes.

2. Cuida los detalles

Si tienes tu cámara activa, trata de tener de fondo una pared de color plano, o algo que no distraiga a los demás. Intenta ver a la cámara al hablar. Mutea tu micro cuando no estás hablando. Si alguien lo tiene sin mutear y se filtra un ruido, detén la reunión y pídele que lo apague. No hay problema con hacer esto.

3. Sé un humano más

Lo que más nos está sucediendo en las reuniones remotas es que dos personas hablan a la vez, y a veces uno interrumpe al otro. Esto es normal ya que en algunas llamadas tenemos delays por el internet. Si otra persona está hablando, pídele que termine su idea, y luego continuas. No hagas otras cosas mientras estás en la llamada, espera para responder ese chat o email para después, ya que podrías mostrar desinterés.

4. Nuevamente, escucha y deja que pregunten

Refuerzo esta idea, pero ahora con otro foco. En las reuniones remotas normalmente no hay muchas preguntas. Exige y pide que hagan preguntas. Para garantizar también de que todos estén atentos, pregúntale a alguien: “¿y tú que opinas?”, por más que pueda sonar molesto, estás haciendo que las personas estén más enfocadas y atentas a la reunión.

Herramientas para trabajo remoto

Finalmente, te dejo cuáles son los software que utilizamos para comunicarnos:

- Comunicación escrita: Slack

- Reuniones remotas: Google Hangouts y Zoom

- Líneas abiertas para conversar durante el día: Discord

Espero puedan aplicar estas recomendaciones y contribuir a que las reuniones sean bien vistas, en un mundo donde el tiempo es tan preciado.

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