Trabalhar em casa: como trabalhar em equipe de maneira remota?

Devido às medidas preventivas diante o avanço do COVID-19 no mundo – entre elas, evitar contato com outras pessoas e não frequentar lugares cheios como universidades, centro comerciais ou escritórios – muitas empresas decidiram promover o “teletrabalho”. E o que é o teletrabalho? Trabalhar de um lugar que não seja seu escritório (como sua casa), fazendo uso da tecnologia.

Como sinaliza a Organização Mundial da Saúde, trabalhar a distância ajudará sua empresa a seguir em funcionamento e, principalmente, a proteger seus talentos. 

Se você é um dos que têm um pouco de experiência liderando equipes de forma remota, adaptar-se a esta forma de trabalho será mais simples que a maioria. Mas se não é o seu caso, talvez tenha se perguntado quais são as chaves para que você e sua equipe se adequar rapidamente. 

E nesta parte da história é quando devemos fazer uso de nossas habilidades brandas, como a adaptação à mudança.

Recorde que esta soft skill nos exige três coisas: conhecer a fundo o novo contexto, identificar quais são as mudanças às quais devemos adequar e atuar em concordância com elas.

Por outro lado, se você faz parte de uma equipe e quer manter seu desempenho laboral desde sua casa, leve em consideração que o home Office requer novos hábitos, como ter um espaço próprio para realizar suas tarefas, estabelecer horários e não cair em distrações. Está preparado?

Felizmente, existem algumas práticas que você pode aplicar – como líder ou membro de uma equipe – para que esta modalidade de trabalho tenha êxito em sua empresa. Conheça estas ferramentas a seguir.

Coordene via chamadas ou videochats

Usar o correio eletrônico para coordenar tarefas em equipe não é conveniente. Esqueça. Imagina as dezenas de e-mails que se acumulariam? Use-o somente quando se tratar de enviar informação ou arquivos específicos que não necessitam resposta.

Neste sentido, a melhor opção é comunicar-se através de videochats ou chamadas telefônicas. Essas poderiam ser realizadas três vezes por semana (para revisar o status das tarefas) e não deveriam durar muito. Entre 30 e 45 minutos é o recomendável.

Use ferramentas colaborativas

Hoje em dia existem diversas ferramentas que facilitam o trabalho de maneira remota. Estas são algumas delas:

Google Hangouts

Se você tem uma conta Google, Hangouts é a ferramenta que você precisa para se manter em contato com sua equipe e colegas. Este aplicativo te permite enviar mensagens e fotos a seus contatos, iniciar chamadas de voz e vídeo gratuitas. Além do mais, você pode converter qualquer conversa em uma vídeo chamada grupal com até 10 contatos e sincronizar os chats em todos os seus dispositivos, assim como enviar mensagens aos seus contatos, inclusive se não estão conectados.

O melhor: Hangouts funciona com Android, iOS ou versão Web que é gratuita.

Slack

Trata-se de uma ferramenta feita para otimizar o trabalho em equipe. Em sua web page explica-se assim: “No Slack, as equipes trabalham em canais, o lugar onde se concentram todas as mensagens, ferramentas e arquivos, o que salva tempo e incentiva a colaboração entre colegas de trabalho”.

O que ele te permite realizar? Compartilhar arquivos, fazer chamadas de voz ou vídeo, compartilhar a tela para mostrar seu trabalho e colaborar com membros externos à sua equipe, etc.

O melhor: te permite conectar outras ferramentas. O Diretório de Aplicativos de Slack conta com mais de 2000 aplicativos que você pode integrar, para não passar o dia saltando de uma aba a outra. Tem uma versão gratuita com certas limitações.

Trello

É outra ferramenta recomendada por profissionais que trabalham em equipe e de maneira remota. Trello te permite organizar e priorizar seus projetos ou tarefas através de cartões, listas e quadros.

Tem uma versão gratuita, mas é muito limitada em comparação com a paga.

O melhor: está disponível para Android e iOS.

Skype

É uma ferramenta muito popular por te permitir realizar chamadas de áudio e vídeo chamadas de alta definição, compartilhar apresentações ou qualquer elemento durante uma chamada com a tela compartilhada, gravar chamadas ao vivo e realizar conversas em modo privado.

Com Skype você pode realizar um vídeo ou uma audioconferência com um máximo de 50 usuários e habilitar legendas ao vivo.

O melhor: é gratuita. Sua versão escritório está disponível para Windows, Mac OS X e Linux. E sua versão para celular está disponível para Android, iPhone e Windows 10 Mobile.

Microsoft Teams

É a ferramenta de colaboração do Office 365.

Permite administrar facilmente os projetos em equipe. É pago, mas devido à conjuntura, Microsoft colocou à disposição dos usuários uma versão gratuita, para promover o trabalho de maneira remota. Genial, não é mesmo?

O que inclui a versão gratuita de Teams?

- Buscas e chats ilimitados

- Video chamada

- Armazenamento de arquivos pessoais e da equipe

- Colaboração em tempo real com Office

Comunicação clara e positiva

Para que uma equipe remota funcione com sucesso, é importante que exista uma boa comunicação entre colegas. Se você é o líder, certifique-se de fixar normas de comunicação para o correto entendimento e desenvolvimento dos profissionais a seu cargo.

Por outro lado, tenha em mente que para coordenar suas tarefas utilizará serviços on line. Desde e-mail até videochats grupais ou pessoais, já que uma comunicação que não seja breve, precisa e oportuna poderia gerar mal entendido.

Seja receptivo e mantenha-se disponível

Reduz a distância, apesar de trabalhar de casa. Mesmo que não se encontre no mesmo lugar de trabalho que seus colegas não significa que sua comunicação deve atrasar.

Por exemplo, se alguém de sua equipe faz uma consulta no chat grupal, você não deveria esperar varias horas para receber uma resposta.

A ideia é que sejam tão receptivos e se mantenham disponíveis como são no escritório.

Colaboração em equipe

A melhor maneira de manter uma equipe conectada é através da colaboração. Parte da colaboração pode dar-se durante as vídeo chamadas ou chats grupais, as ideias e comentários também podem surgir em conversas casuais fora do espaço grupal.

As conversas “informais” ou pessoais não são ruins. O que poderia ser prejudicial para o espírito colaborativo da equipe é que se tomem decisões sobre as tarefas nestes chats, onde obviamente não estão todos os membros que deveriam participar.

Isso também faria com que alguns membros da equipe não se sintam considerados ou valorizados.

Como trabalhar de casa?

O trabalho de home office demanda, entre outras coisas, concentração, um horário estabelecido, autocontrole e força de vontade. Aqui algumas recomendações:

- Escolha um espaço próprio. Não trabalhe no sofá ou na cozinha e muito menos na cama. Se você não conta com um cômodo extra, monte um escritório em algum espaço da sua casa.

- Pegue a cadeira mais cômoda que tiver. Se lembre que você passará várias horas em frente ao seu laptop e precisa estar sentado corretamente.

- Se esforce para cumprir um horário. Cumpra a rotina de se levantar, arrumar e tomar café da manhã. Sim, exatamente igual como se tivesse que ir para o escritório.

- Não trabalhe de pijama. Sim, reconhecemos que pode ser muito cômodo, mas se lembre que o teletrabalho requer vídeo chamadas. O fato de estar em casa não significa que deva descuidar da sua aparência.

- Distancie-se das distrações de sua mesa. Se já está conectado, não faz falta ter um smartphone na mão.

- Evite abrir suas redes sociais na web. Você pode perder a concentração e começar a procrastinar.

- Se possível, tente sair uns minutos antes de começar seu dia. Por exemplo: você pode realizar uma caminhada rápida perto de sua casa.

Agora que você já sabe os passos a seguir para trabalhar em equipe de maneira remota, te convidamos a construir uma experiência de aprendizagem com a Crehana. Porque em tempos complexos podemos seguir aprendendo de casa  aqui.