El finiquito electrónico engloba una serie de derechos y deberes que se materializan al término de un contrato de trabajo, y su adecuado cálculo y pago no solo son obligaciones legales, sino también clave para mantener una relación laboral armoniosa y transparente.

En Chile, el finiquito electrónico fue incorporado como parte del proceso de digitalización de recursos humanos. Esta transformación se vio acelerada por la crisis sanitaria, fomentando la adopción de sistemas automatizados y la realización de diversos trámites en línea, como el pago de servicios, transacciones financieras y la firma digital de una amplia gama de documentos.

En este artículo, te explicaremos a profundidad qué es un finiquito electrónico en Chile, los requisitos para tramitarlo y los procedimientos necesarios para su correcto cálculo y pago.

¿Qué es un finiquito electrónico en Chile?

El finiquito electrónico es un documento digital que formaliza el término de una relación laboral entre un empleado y un empleador. Este documento reúne los acuerdos entre ambas partes respecto a las condiciones de finalización del contrato de trabajo, incluyendo el cálculo y pago de las indemnizaciones correspondientes, así como cualquier otro beneficio o compensación pendiente.

Hay varios tipos de finiquitos dependiendo de cómo se dé por terminada la relación laboral, y en todos ellos la norma estipula que la empresa cuenta con aproximadamente 10 días hábiles para liquidar lo adeudado a los empleados. 

Echemos un vistazo a los distintos tipos de finiquitos:

• Por renuncia voluntaria

• Por terminación anticipada del contrato

• Por término de contrato (plazo fijo)

• Por despido justificado

• Por jubilación

• Por defunción

• Por terminación de obra o faena

Ley de Finiquito Electrónico

La Ley N°21.361, promulgada en Chile en 2021, introdujo importantes modificaciones al Código del Trabajo del país, entre las cuales se encuentra la incorporación del finiquito electrónico. Esta disposición legal establece un marco regulatorio para la emisión y firma digital de los finiquitos laborales, otorgando validez y seguridad jurídica a este proceso.

Esta ley busca modernizar y agilizar los trámites asociados al término de los contratos de trabajo, promoviendo la adopción de tecnologías digitales que simplifiquen los procesos administrativos tanto para los empleadores como para los trabajadores. Además, establece los criterios que deben seguirse para la emisión y firma electrónica del finiquito, protegiendo los derechos de ambas partes involucradas en la relación laboral.

Es importante resaltar que los servicios públicos, sean centralizados o descentralizados, que cuenten con trabajadores contratados bajo el Código del Trabajo no pueden utilizar el finiquito electrónico.

Modificaciones en los artículos 162 y 177 del Código del Trabajo

La nueva disposición legal incorpora un añadido al artículo 162 del Código del Trabajo, el cual estipula que el empleador deberá especificar en el aviso de término del contrato si el finiquito laboral será entregado y pagado de manera presencial o electrónica. 

Además, se deja claro que es voluntad del trabajador aceptar, firmar y recibir el pago en formato electrónico, aunque siempre tendrá la opción de realizar estas acciones en persona ante un ministro de fe, si así lo prefiere. También se establece que en el momento de suscribir el finiquito electrónico, el trabajador puede reservarse el derecho de hacerlo si lo considera necesario.

Por otro lado, se incluye una modificación al artículo 177 del Estatuto Laboral, que autoriza que el finiquito otorgado por el empleador a través del sitio electrónico de la Dirección del Trabajo pueda considerarse como ratificado ante el inspector del trabajo, siempre y cuando cumpla con la normativa legal pertinente y sea firmado electrónicamente por el trabajador en dicho sitio. 

En este finiquito electrónico se deberá detallar la razón de la terminación del contrato o las causales del despido, los pagos correspondientes, las cantidades pendientes (si las hubiera) y cualquier reserva de derechos formulada por el trabajador.

¿Cómo funciona el finiquito electrónico?

Como su nombre lo dice, este tipo de finiquito se emite y firma electrónicamente, lo que agiliza y simplifica el proceso de finalización laboral. Además, el finiquito electrónico se ajusta a los estándares legales establecidos por la Dirección del Trabajo de Chile, garantizando su validez y cumplimiento normativo. 

Al utilizar medios electrónicos, se facilita la gestión administrativa tanto para el empleador como para el empleado, reduciendo la necesidad de trámites presenciales y agilizando los tiempos de respuesta.

Requisitos que se deben cumplir para utilizar el finiquito laboral electrónico

El finiquito electrónico, de acuerdo con la ley mencionada anteriormente, debe cumplir con ciertos requisitos formales para ser considerado válido. Estos son: 

• Identificación del empleador y del trabajador.

• Descripción detallada de los conceptos indemnizatorios y compensatorios.

• Fecha de término de la relación laboral.

• Firma digital de ambas partes o sus representantes autorizados.

Adicionalmente, según la Dirección del Trabajo, estos son los requisitos para tramitar este documento digital:

• El exempleador debe tener habilitado el o los Representantes Laborales Electrónicos en el Portal Mi DT.

• Que el extrabajador haya sido contratado a partir del 01/01/2011.

• Que el exempleador esté al día en el pago de las cotizaciones previsionales del extrabajador respecto del cual se otorga el finiquito. Cabe señalar, que en la plataforma de Finiquito Laboral Electrónico solo se pueden procesar finiquitos de aquellos extrabajadores que aparezcan en sistema Previred, con pago íntegro de todas las cotizaciones previsionales de los meses anteriores al despido.

En el caso que desees tramitar un finiquito de trabajo por renuncia voluntaria, será necesario incorporar una plantilla de carta de renuncia voluntaria en Word a tus herramientas de recursos humanos. Este documento permitirá a tus empleados despedirse del trabajo de manera profesional y sin complicaciones.

Fuente: Crehana

¿Cómo se calcula el finiquito en Chile?

En Chile, el cálculo del finiquito se basa en diversos factores que incluyen, entre otros, las remuneraciones devengadas y no pagadas, las indemnizaciones correspondientes, los días de vacaciones pendientes, y los beneficios proporcionales al tiempo trabajado. Aquí está una explicación más detallada de cómo se realiza este cálculo:

Remuneraciones devengadas y no pagadas

Esto incluye cualquier sueldo, bono, comisión u otro tipo de remuneración que el trabajador haya acumulado pero que aún no se le ha pagado hasta la fecha de término de la relación laboral. Estas cantidades deben ser liquidadas y pagadas al trabajador en el finiquito electrónico.

Indemnizaciones

Dependiendo de la causa de la terminación del contrato laboral, el trabajador puede tener derecho a distintas indemnizaciones. Por ejemplo, en caso de despido injustificado, se debe pagar una indemnización por años de servicio, la cual se calcula multiplicando el salario mensual por cada año completo trabajado, con un tope de 11 años. También puede haber indemnizaciones adicionales por término de contrato a plazo fijo o por desahucio.

Días de vacaciones pendientes (feriado anual)

Si el trabajador no ha utilizado todos sus días de vacaciones al momento de la terminación del contrato, tiene derecho a recibir una compensación económica por los días no disfrutados. Esta compensación se calcula dividiendo el salario diario por el número de días trabajados en el año y multiplicándolo por los días de vacaciones pendientes.

Beneficios proporcionales

Algunos beneficios, como el aguinaldo de Fiestas Patrias y Navidad, son proporcionales al tiempo trabajado durante el año calendario. Estos beneficios se calculan dividiendo el monto total del beneficio por el número de días trabajados en el año y multiplicándolo por los días laborados por el trabajador hasta la fecha de término de la relación laboral.

Los softwares de recursos humanos suelen ofrecer la posibilidad de generar informes y análisis detallados sobre diversos aspectos relacionados con la gestión de personal, incluidos los finiquitos. Esto te proporciona una visión más clara y completa de tus operaciones y te ayuda a tomar decisiones informadas para mejorar la eficiencia y el rendimiento del equipo.

Al contar con un sistema centralizado que almacena toda la información relacionada con los empleados, incluidos los detalles de sus contratos, salarios y beneficios, es más fácil y rápido acceder a la información necesaria para calcular y generar el finiquito de manera precisa.

Es importante tener en cuenta que el cálculo del finiquito en Chile puede variar según las circunstancias específicas de cada caso y la interpretación de la legislación laboral vigente. Por lo tanto, siempre es recomendable consultar con un profesional de contabilidad para garantizar que el cálculo se realice correctamente y cumpla con todas las disposiciones legales aplicables.

¿Cuál es el plazo para pagar un finiquito en Chile?

En Chile, el plazo para pagar un finiquito es de aproximadamente 10 días hábiles a partir de la fecha de terminación de la relación laboral. Este plazo está establecido por la ley y tiene como objetivo garantizar que los trabajadores reciban los montos adeudados en un tiempo razonable después de finalizar su vínculo laboral con la empresa.

Para ello, el empleador debe informar en el aviso de término del contrato si otorgará y pagará el finiquito laboral en forma presencial o electrónica, indicando expresamente que es voluntario para el trabajador aceptar, firmar y recibir el pago en forma electrónica. Una vez que el trabajador acepta el finiquito electrónico, puede firmarlo digitalmente y recibir el pago correspondiente.

La Dirección del Trabajo, en su calidad de ministro de fe certificará, además de la identidad y el acuerdo entre las partes, que el pago se haya realizado mediante la plataforma de la Tesorería General de la República.

Si te preguntas cuánto es la multa por no pagar un finiquito en Chile, en términos generales, puede ascender a una cantidad equivalente al doble de lo adeudado al trabajador en el finiquito. Esta penalización se suma al monto originalmente adeudado y puede representar una carga financiera significativa para la empresa que incumple con esta obligación laboral.

Como puedes ver, el finiquito electrónico representa un hito importante en la digitalización de recursos humanos, especialmente en un contexto marcado por la aceleración de la transformación digital y la modernización de los procesos administrativos. 

Esta innovación no solo simplifica y agiliza el trámite de término de contrato para empleadores y trabajadores, sino que también garantiza el cumplimiento normativo en el manejo de las relaciones laborales.

Por eso, es fundamental que, como HR Manager, comprendas la importancia de cumplir con los plazos establecidos para el pago del finiquito, ya que el no hacerlo puede generar sanciones económicas considerables. Al adoptar esta práctica, puedes mejorar tu gestión de nómina y fortalecer tu compromiso con el bienestar de los empleados.