¿Vendes productos o servicios? Necesitas conocer qué es la validación de factura electrónica. Queremos que tengas muy clara la forma en que la entidad tributaria de tu país maneja la información sobre tu facturación, así como los beneficios que supone realizar este proceso para la seguridad de tu empresa.
Contar con un sistema de verificación de facturas eficiente hará más rápidas las transacciones en tu empresa. También, reducirá tus costos, será un paso de avance hacia la transformación digital en tu negocio y tendrás más seguridad de cara a tus declaraciones fiscales, ante la entidad tributaria del país donde radica tu empresa.
¿Listo(a) para conocer todos los detalles sobre el proceso para validar una factura electrónica?
¡Comenzamos!
¿Qué es la validación de factura electrónica?
Según Mario Márquez Olier, en su curso de gerencia con la factura electrónica:
“Una factura electrónica no se trata del envío de un fax o de tomar una foto de un recibo y enviarla por Whatsapp. No es el recibo de nuestra administración, ni el comprobante del banco. Una factura electrónica no es de papel, sino en formato electrónico, y tiene un número único que le identifica e interactúa de forma directa con los sistemas: Por tanto, la factura electrónica es una transformación digital.”
Pero, ¿qué es la validación de factura electrónica?
Se trata de un proceso en el que la administración tributaria toma la información de la factura dentro de un sistema verificador de facturas y da una respuesta inmediata al emisor dictaminando si la factura es correcta o no. De ese modo el proveedor de la factura pueda continuar al siguiente paso.
Ahora bien, en lo que respecta a la validación de factura electrónica, existen cinco conceptos o etapas que hay que entender, y entre las cuales se inserta la validación de facturas.
- Generación de la factura en un software contable o solución de formulario.
- Transmisión de la factura a la administración tributaria.
- Validación de la factura electrónica por parte de la administración tributaria.
- Expedición de la factura.
- Recepción de la factura.
Como ves, la validación de factura electrónica es un proceso crucial en este modelo de facturación. Pero, ¿sabías que existen diferentes métodos para comprobar facturas electrónicas?
Veamos los dos tipos de validación que pueden implementarse.
Fuente: Pexels.
Modelos de validación de factura electrónica
Los distintos modelos de validación de factura electrónica se derivan a partir de la interoperabilidad, que es la forma en la que pueden conectarse los proveedores y clientes a través de un formato para validar XML.
Modelo de validación previa
En esta modalidad, que se ha implementado con éxito en países de Latinoamérica como Colombia y Brasil, la administración tributaria se encuentra en medio del proveedor y el cliente. En caso de que dicha administración no dé una respuesta positiva, la factura no puede ser entregada al cliente.
Modelo de validación posterior
En este otro modelo, primero se generará la factura, se le entregará al cliente y después se le dará a la administración tributaria para su validación, en un proceso que también suele llamarse verificación de comprobantes fiscales.
Aunque este aún es implementado en numerosos países de Latinoamérica (algo que sorprende si se tiene en cuenta que fue este continente el pionero en la modalidad digital de facturación), no se trata de la forma más conveniente de validación de factura electrónica.
Puesto que, al no ser inmediata la verificación fiscal de esas facturas, puede haber tiempo suficiente para que los proveedores ejerzan malas prácticas.
En ese sentido, el modelo de validación de factura electrónica previa es más conveniente tanto para el negocio que la emite, como para la entidad tributaria.
¿Cómo se realiza la validación o verificación de comprobantes y facturas electrónicas?
Ahora, veamos cómo es el proceso de validación de factura electrónica ya sea en el modelo previo o posterior. Para ello, te explicaremos cómo se realiza el paso de verificar facturas:
1. Entrega a la Entidad Tributaria
Lo primero es entregar a la entidad tributaria correspondiente (por ejemplo, en Colombia es la DIAN, en México el CFDI, en Perú el SUNAT, etc.) un ejemplar de las facturas electrónicas, así como las notas de débito o crédito que tengan que ver con la facturación que se desea procesar.
Este modelo a validar debe entregarse en XML, y solo se aceptará durante un período máximo de 48 horas tras su generación (es decir, una vez la factura es firmada de forma digital).
Existen soluciones de software que se integran a la pasarela de pago de los negocios online, para el envío de la factura electrónica para su validación. Un ejemplo es Kyofacturas en España, que cuenta con la autorización de la Agencia Tributaria de ese país.
2. Emisión de un mensaje de recibo
Una vez enviada la factura electrónica, la entidad tributaria emite un mensaje automático de recibo exitoso de las facturas. Si el contenido de las mencionadas facturas no puede ser visto por los sistemas de la entidad, se notifica este error y el emisor de la factura debe reenviarla dentro de las siguientes 24 horas.
3. Aceptación/ denegación de la factura
Tras la recepción de la factura electrónica, en un plazo máximo de 48 horas, aparecerá la factura en el sitio web de la Entidad Tributaria. De no aparecer, el emisor puede realizar una queja para conocer el estatus de la factura electrónica.
4. Salva de la factura validada
La factura validada (también referida como un comprobante fiscal digital) debe ser guardada tanto por parte del emisor como del receptor final de la misma. Se recomienda a los emisores que guarden la factura en formato XML. Puesto que, de hacerlo solo en PDF, no podrán efectuar operaciones de deducción, acreditación, etc.
Estos comprobantes fiscales digitales por Internet pueden también ser impresos, pero solo tendrán valor, en la mayoría de los casos, como prueba de la existencia del comprobante fiscal.
Si no te ha quedado claro cómo hacer este proceso, aquí te dejamos un video de la SUNAT (la Superintendencia Nacional de Aduanas y de Administración Tributaria de Perú), que explica cómo hacer la validación de archivos XML de facturación electrónica.
Fuente: Pexels.
Como ves, la factura electrónica es el soporte de la venta de bienes y servicios, pero debe ser validada para que tenga un valor real y legal. De esta forma, garantizas que tu historial de facturación es verídico, lo cual le aporta un plus de confianza y credibilidad a tu negocio.
En general, es una práctica que recomiendan la mayoría de los mejores libros de contabilidad que puedes encontrar en la red.
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