El éxito de un gran producto, los clientes satisfechos o un ROI excelente puede empezar en la línea base de un proyecto. Si este parámetro se utiliza correctamente en la gestión de proyectos de una empresa, las probabilidades de obtener resultados positivos serán mucho mayores.

Aunque en principio puede parecer una limitación para la ejecución de tareas, el uso de una línea base supone una ayuda para cualquier equipo antes que una interrupción. De hecho, el conocer de antemano los datos de la línea base impulsa la productividad de los participantes del proyecto.

Así que, en este artículo, vamos a explicarte qué es y en qué consiste una línea base, sus beneficios y cómo puedes implementar una correctamente en el próximo proyecto de tu empresa. ¡Gestiona poniendo las bases de tu éxito desde el primer día!

¿Qué es la línea base en la gestión de proyectos?

La línea base es el punto de referencia para contrastar los gastos económicos, los plazos de tiempo y los objetivos alcanzados en cualquier proyecto. Su función tiene sentido en los procesos de gestión y planificación de un proyecto, que normalmente sufren cambios y transformaciones sobre la marcha.

Como lo menciona Carlos Hernández, profesor de nuestro curso online de Project Management, “cuando una empresa requiere desarrollar o transformar productos, servicios u obtener resultados, recurre al desarrollo de un proyecto, que es el escenario para garantizar tanto la ejecución como la estrategia de ese esfuerzo. En ese sentido, el éxito de un proyecto solo es posible a partir de una efectiva planificación que incluya las mejores prácticas de gestión”. Es decir, el éxito de un proyecto y la efectiva planificación del mismo pueden medirse a partir de la línea base.

Ejemplo de línea base

Imagina que estás a cargo del equipo de marketing de una empresa. Para el lanzamiento de un nuevo producto, te asignan 20000 dólares. Al cabo de la primera semana de la campaña, ya se han gastado los primeros 10000 dólares. Entonces, la pregunta que emerge es si lo gastado durante ese tiempo está dentro de lo adecuado o no.

Precisamente, si te preguntas para qué sirve una línea base, la respuesta esta en esta clase de situaciones. Por ejemplo, si en la línea base se determinó que la campaña debía ser ejecutada a lo largo de 2 semanas, los 10000 dólares gastados durante la primera parecen un monto razonable. Sin embargo, si el tiempo de ejecución estaba pautado para durar 6 semanas, ya no parece tan conveniente. Toda esta información a tener en cuenta forma parte del trabajo de la línea base del proyecto. Permite saber si todo marcha como se había planificado.

Elementos de una línea base

Para crear una línea base, es necesario tener en cuenta los criterios que debe cumplir cada proyecto. En este caso, existen 3 componentes importantes de una línea base en la planificación de cualquier proyecto.

Alcance

La línea base del alcance del proyecto comprende los entregables y los resultados que se esperan obtener al finalizar la ejecución del proyecto. Esta predicción incluye la identificación de hitos y tareas específicas en cada una de las etapas. Con esta medida, se puede calcular si se están cumpliendo los objetivos o no.

Cronograma

Una línea base de cronograma implica, simplemente, determinar cuánto tiempo durará el proyecto entre su puesta en marca y la consecución de los objetivos. Al respecto, en una estadística publicada en el blog de Monday, se mostró que más del 50% de organizaciones y empresas empiezan un proyecto siempre o casi siempre con la línea base del cronograma. Esto revela la importancia de este elemento para la gestión de proyectos.

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Costos

Así como calcular el tiempo que tomará un proyecto, es fundamental valorar cuánto costará su implementación y cuánto es el presupuesto que el equipo encargado puede gastar. En un estudio de Kiss Flow, se menciona que los sobrecostos de un presupuesto son un problema común en la gestión de proyectos corporativos. Solo un 43% de las empresas completan un proyecto dentro de los límites realistas de su presupuesto, lo que muchas veces lleva al fracaso del mismo. Por ello, fijarse en la estimación de costos y establecer una línea base de gasto asegura el sostenimiento del proyecto.

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¿Para qué sirve la línea base de un proyecto?

Las ventajas de una línea base en la gestión de proyectos son múltiples. Desde asegurar el uso efectivo del tiempo hasta evitar despilfarros de dinero. En la siguiente lista, te explicamos 4 beneficios de la línea base.

1. Prevención de retrasos en calendario

Para cualquier equipo de trabajo, es importante tener claros los deadlines y plazos de entrega. Si no se fijan fechas de término, lo más probable es que el desarrollo de un proyecto se alargue innecesariamente, lo que usualmente conlleva gastos extras de dinero. En ese sentido, la línea base del cronograma ayuda enormemente a que todos lo miembros puedan gestionar adecuadamente su tiempo y esfuerzos.

2. Gestión apropiada de recursos

Otro beneficio de la línea base es que contribuye con la gestión adecuada de los recursos, ya sean suministros, herramientas, tiempos o el trabajo de las personas. Cuando un equipo conoce lo que puede puede gastar y utilizar para la consecución de un objetivo, el uso de cada recurso se hace más eficiente. Además, se impulsa la aplicación del pensamiento creativo y estratégico, especialmente si el presupuesto no es muy amplio.

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3. Monitoreo del avance del proyecto

La información de la línea base de un proyecto también ayuda a realizar los seguimientos correspondientes en cada etapa. Esto sirve mucho a quien cumple la labor de manager del equipo. Si tiene definida la línea base en cuanto a gasto, tiempos y objetivos, cada vez que exista un cambio o modificación, sabrá si el equipo está en el camino correcto o si el desvío perjudicará el resultado final.

4. Facilitar la documentación y comunicación

Gestionar los documentos, datos y toda la información que se genera en un proyecto es clave para la eficiencia en una organización. Tener una línea base centrada marca puntos de referencia en la comunicación dentro de la empresa. Por ejemplo, si el proyecto ha sido realizado en el área de diseño y el producto luego pasa al equipo de marketing, este puede revisar las líneas bases del mismo en la documentación y mirar la evolución del presupuesto, los tiempos y los objetivos. Así todos los equipos de una empresa involucrados en un proyecto están alineados y se benefician de la comunicación efectiva. 

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¿Cómo hacer la línea base de un proyecto?

Aunque cada project manager y empresa tienen una forma de trabajar sus proyectos, existen prácticas relevantes a tener en cuenta. Aquí te dejamos 4 recomendaciones para establecer la línea base de un proyecto.

1. Crear el plan de proyecto inicial

Lo primero a realizar es una planificación escrita y visual del proyecto. Esto tiene que realizarse con el equipo en pleno, para lo cual pueden utilizarse técnicas como el brainstorming u otras dinámicas efectivas. En esta etapa, se valoran criterios como personas involucradas, roles necesarios, inversión requerida, etc. A partir de estas definiciones, queda más claro cuáles pueden ser los parámetros de la línea base.

2. Verificar las fases e hitos del proyecto

También se deben coordinar las fases que incluirá el proyecto y los hitos a alcanzar en cada una de esas fases. Por ejemplo, si se está desarrollando la app para una tienda online, se tiene que establecer el resultado que se busca al terminar el proceso de wireframing y lo que se requiere obtener cuando se haga el primer test con los usuarios. De esta manera, es más fácil medir el rendimiento de cada uno de los participantes del equipo en función de sus aportes a cada etapa.

3. Dividir hitos en tareas específicas

Otra clave para el funcionamiento de una línea base es la división de tareas específicas. Es decir, cada resultado que se quiera obtener tiene que partir de una clara distribución de actividades y obligaciones. Esto permite que el equipo coordine fuerzas de manera equitativa. Por ejemplo, algunos se dedicarán a labores logísticas, otros al monitoreo y revisión, y un grupo adicional a la comunicación de los avances. 

4. Asignar roles

Por último, para un buen cumplimiento de la línea base, es necesario asignar roles adecuadamente. Esto tiene que hacerse tomando en cuenta las aptitudes técnicas y las soft skills de cada profesional que forme parte del equipo del proyecto. Cuanto mejor asignados estén los roles, mayores serán las chances de alinearse a la línea base establecida. 

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Herramientas para la gestión de proyectos

Antes de terminar, queremos recomendarte algunas herramientas para que empieces a planificar la línea base y la ejecución de todo tu proyecto. Con la ayuda de alguna de estas tecnologías, podrás automatizar mejor las tareas y controlar el buen desempeño de tu equipo de trabajo.

• Asana
• Trello
• Monday
• ClickUp
• Basecamo
• Airtable
• Liquid Planner
• Kanbanize

Ahora, esperamos que puedas crear la mejor línea base para tu próximo proyecto. Recuerda que una buena gestión de los tiempos, las personas, la calidad del trabajo y los objetivos empieza en la planificación de los límites máximos y mínimos.

Para que continúes aprendiendo, te invitamos a visitar nuestro catálogo de cursos online de Organización y hábitos. Así podrás aprender a gestionar mejor a tus equipos y los proyectos de tu empresa. ¡No dejes nada al azar y sigue formándote online!