¿Conoces a fondo cuáles son las funciones del departamento de ventas? Cualquier compañía que conozca todo lo que puede ofrecer esta área empresarial, tendrá la oportunidad de desarrollar mejores estrategias de mercado y hacer una organización mucho más competitiva.

A priori, puede parecer que una empresa que presenta un buen volumen de ventas está aprovechando al máximo su capacidad. Sin embargo, esto no siempre es indicador de que se está usando todos los recursos que se tiene a disposición, tanto a nivel humano como tecnológico.

En este sentido, todas las empresas que ofrecen un producto o servicio deben estar conscientes de cuáles son las funciones del departamento de ventas para evitar el gasto innecesario de energías y recursos en acciones ineficaces o en una planificación incorrecta. Pero sobre todo, porque el éxito se alcanza cuando el trabajo es coordinado, preciso y eficaz.

Por esta razón, te vamos a contar cuáles son las 7 funciones del departamento de ventas, y así entenderás de forma integral cuáles son los objetivos del departamento de ventas, más allá de concretar una venta. ¡Acompáñanos!

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1. Fijación de los objetivos

La primera de las funciones del departamento de ventas corresponde a la necesidad de establecer objetivos, que deben apuntar al crecimiento de la empresa y la maximización de resultados. Estos objetivos deben contemplar las siguientes características:

• Realistas pero ambiciosos.

• Orientados al crecimiento.

• Orientados a las ganancias.

• Orientados a la satisfacción de una demanda.

¿Quieres saber a qué clase de objetivos nos referimos? Algunos ejemplos de estas metas son las siguientes:

• Las cuotas de venta que corresponden a cada uno de los vendedores.

• La distribución estratégica de productos a públicos diferentes.

• La cantidad de productos y la definición de precios, que están relacionados con el tema de las comisiones y bonos.

• La definición de bonos e incentivos, en función de la capacidad que tenga tu equipo de ventas.

Para cumplir con tus metas y objetivos, te pueden funcionar algunas de las siguientes acciones:

• Crea un plan de carrera.

• Diseña un sistema de bonificación y un pago de comisiones a los agentes de ventas.

• Evalúa a los vendedores en función de su desempeño y su respectiva remuneración.

Tener los objetivos bien claros es fundamental porque, al conocer cuál es la meta, los recursos disponibles y el tiempo para alcanzarla, podrás prepararte mejor para liderar el área de ventas de forma adecuada.

Hay muchas herramientas de venta con las que podrás organizar tus objetivos, como esta plantilla de proyección de ventas que puedes descargar gratis. ¡Utilízala para lograr una gran organización del departamento de ventas de tu empresa!

2. Investigación del mercado

La segunda de las funciones del departamento de ventas es realizar un estudio de mercado profundo, que incluya las siguientes aristas:

• Análisis.

• Estadísticas.

• Pronóstico.

• Movimientos esperados.

Dentro del informe que presentará el departamento de ventas deben estar incluídos tanto el pronóstico como las estadísticas comerciales, aspectos indispensables para todo lo que será la venta de productos o servicios.

Si tu empresa no visualiza este tipo de circunstancias, es posible que se generen consecuencias nefastas para tu organización, como lo pueden ser las pérdidas de ingresos o de clientes.

Para ello, el departamento de ventas de tu corporación deberá contemplar en su informe factores como los siguientes:

• Tendencias seculares: con base en el incremento de la población, es posible que se produzca un aumento en cuanto a la demanda de productos se refiere.

• Cambios estacionales: son las variaciones que están relacionadas con el volumen de ventas, vinculadas a las compras realizadas en festividades (Navidades, Pascua) o en las condiciones climáticas. Existen productos que suelen tener una mayor demanda en función de una temporada en cuestión.

• Competencia: un departamento de ventas tiene que conocer más al respecto sobre los precios y las propuestas que presentan sus competidores en el mercado. Asimismo, se podría analizar la calidad de los productos y así determinar la forma en la que pueden compararse (y, por supuesto, mejorarse). 

Este es el momento en el que el área comercial de una empresa se relaciona de forma directa con el departamento de Marketing, pues debe utilizar toda la información sobre el público potencial que ha recolectado.

3. Planificación de estrategias

La tercera de las funciones del departamento de ventas nace cuando están claros los detalles del producto y su distribución, y tiene, entre otros, el objetivo de convertir a clientes potenciales en compradores reales. Es decir, todo lo que abarca el proceso de ventas como tal.

Los lanzamientos, las promociones y todo lo que incumba al incremento del alcance, son acciones que están relacionadas con la planificación de estrategias de venta exitosas. Un punto clave es contemplar la capacitación para el departamento comercial, porque es un área que está en constante transformación.

Según el portal de Forbes, "es responsabilidad de los directivos crear un equipo de trabajo equilibrado y distribuir las responsabilidades de forma apropiada". Así que, la conformación de un grupo de colaboradores preparados y capacitados para cumplir las funciones que le son asignadas será un proceso fundamental dentro del equipo de ventas. ¡Elige a los colaboradores adecuados!

Además, entre las funciones del departamento de ventas están las siguientes:

• El lanzamiento y la modificación de los productos y servicios (basándote en los análisis desde el perfil de consumo de los usuarios).

• El análisis del comportamiento de la competencia dentro del mercado.

Fuente: Pexels

4. Atención al cliente

Suele ocurrir que, en el ámbito de la venta, no se le da al proceso de atención al cliente el valor que merece. Debes tener en cuenta que la atención al cliente es el gran canal de feedback de las acciones de la empresa en general y del departamento de ventas en particular.

Porque no solo se trata de recibir quejas con paciencia y empatía, sino del seguimiento de pre venta, postventa y el apoyo al usuario para mejorar su experiencia. Tener una atención al cliente eficaz y ágil ayudará no solo al área de ventas de una empresa, sino que mejorará la imagen de la marca en su totalidad.

¿Cómo puedes mejorar el proceso de ventas de tu cliente? Mediante la aplicación de
los siguientes elementos:

• Herramientas tecnológicas de calidad, con las cuales puedes facilitar el proceso de compra de tus usuarios (asistencia virtual, medios de distribución eficientes, entre otros).

• Realizar análisis del perfil del cliente.

• Facilitar el rendimiento del equipo de ventas.

• Hacer encuestas de satisfacción, las cuales pueden serte de gran utilidad para realizar la medición, no solo de la experiencia del consumidor, sino también del desempeño de los agentes de venta que tiene tu departamento.

¿Por qué este punto es esencial dentro de las funciones del departamento de ventas? Principalmente, porque al ofrecer ayuda a tus usuarios en el momento en el que lo necesitan y responder a su necesidad, te ayudará a que estos se conviertan a tu marca y sean fieles y leales a tu empresa.

No lo decimos nosotros, lo dicen las estadísticas. Según el informe realizado por Loyalty 360, cerca de un 75% de las compañías estadounidenses que cuentan con un programa de fidelización consiguen generar un retorno positivo de la inversión.

5. Promoción de la compañía

Es otra de las funciones del departamento de ventas en la cual deben cooperar junto con el departamento de marketing, pues la promoción de la empresa es fundamental para que la organización pueda consolidarse en el mercado.

Y, para ello, una de las mejores ideas que podrías aplicar es la metodología inbound; es decir, la creación de relaciones duraderas y consolidadas entre las marcas y sus clientes. 

Como bien menciona Andrea Roman Muñiz, profesora de nuestro curso online de Inbound Marketing: estrategia de contenidos, "el inbound marketing nace como una necesidad de entender y adaptarse a los nuevos hábitos de consumo". Así que suele ser un método perfecto para promocionar la empresa dentro de un mercado competitivo.

Además, te puede servir de gran ayuda la implementación de técnicas de relaciones públicas con las que podrás posicionar mejor a tu compañía dentro de un grupo concreto. Algunos lugares en los que podrías aplicar este tipo de funcionamiento son conferencias o congresos.

También pueden serte de gran ayuda los medios de comunicación o las redes sociales, ya que es donde se encuentran los consumidores de tu marca, de modo que podrás tener una comunicación más fluida con tus clientes. Para cumplir este objetivo, el departamento de ventas debe coordinar con el área de comunicaciones y definir una estrategia acorde a dicho objetivo.

6. Seguimiento de los indicadores de rendimiento

Entre las funciones del departamento de ventas encontrarás como factor común el seguimiento. Es fundamental que realices una vigilancia especial de ciertos parámetros, para que puedas evaluar si tus estrategias están dando el fruto que deseas.

Uno de los elementos que te serán de utilidad son los KPI (Key Performance Indicator, lo que vendría a ser el indicador clave de rendimiento). La idea es realizar un monitoreo de estos factores de forma semanal o mensual, ya que si realizas este seguimiento de forma continua, podrás analizar de mejor forma el rendimiento de tu compañía.

Estos indicadores te ayudan a analizar las principales actividades del departamento de ventas, como por ejemplo:

• El número de ventas.

• La generación de leads.

• Customer Lifetime Value.

• La tasa de conversión.

• Boleto promedio.

Y, para cumplir con tus objetivos, puedes utilizar la tecnología y las diferentes plataformas digitales. Algunas de las herramientas que te pueden ser de gran utilidad para medir el KPI son las siguientes:

• Google Analytics.

• Sistrix.

• Hootsuite.

• Tableau.

• Semrush.

Fuente: Pexels

7. Seguimiento de los proyectos

Cuando los objetivos están fijados, las estrategias planificadas y los proyectos empezados, la última de las funciones del departamento de ventas nos muestra la necesidad de monitorear regularmente las acciones para conocer de forma presente sus resultados. 

Llevar los indicadores a diario nos permite cumplir con varias acciones necesarias para el análisis:

• Revisar los objetivos, ver si se han alcanzado o no.

• Generar hipótesis en torno al resultado.

• Proponer nuevas formas de hacer crecer los proyectos comerciales. 

El monitoreo es vital dentro de las funciones del departamento de ventas, y nos entrega información muy importante para definir estrategias que nos permitan tener un equipo de ventas motivado.

Como puedes ver tras revisar las principales funciones del departamento de ventas de una empresa, el único objetivo de este sector no es solo vender. 

Porque vender bien se relaciona con un montón de decisiones y estrategias que nos ayudarán a cumplir las funciones del departamento de ventas de forma correcta y así maximizar nuestros indicadores de conversiones.

¡Esto ha sido todo! Si quieres saber más acerca de las funciones del departamento de ventas, revisa nuestras  capacitaciones de ventas para empresas para así acumular herramientas que te permitirán dar un salto de calidad y marcar  la diferencia. 

Porque hacer la diferencia es la mejor manera de competir en el mercado del futuro. Así que, si quieres hacer de tu compañía algo verdaderamente grande en el mercado, es necesario que se cumplan las funciones del departamento de ventas a cabalidad y que explotes todo lo que puede ofrecer este sector dentro de tu empresa.

¡Éxitos!