Conocer las etapas del proceso administrativo te puede ayudar a tomar las mejores decisiones para tu empresa y optimizar su desempeño a nivel gerencial.
El proceso administrativo es el conjunto de funciones administrativas que buscan satisfacer las necesidades y objetivos comunes de la empresa, a partir de los diferentes tipos de recursos.
La realización de estas funciones administrativas en las organizaciones, no sería posible sin una secuencia de pasos que le de forma y estructura. En ese sentido, las etapas del proceso administrativo son efectivas para establecer un orden que permita alcanzar los objetivos organizacionales de forma mucho más eficiente.
1. Planificación
La primera etapa del proceso administrativo es la planificación, y sirve para definir las metas u objetivos que debe cumplir una empresa. En esta etapa, además, se evalúan y se marcan las pautas que se deben seguir para cumplir los objetivos.
Es decir, con la planificación se plantea una hoja de ruta que servirá para tener claridad sobre las tareas que se deben cumplir, y se definen cuáles son los métodos más efectivos para llegar a la meta. La relevancia de esta primera etapa del proceso administrativo, es que aumenta la posibilidad de que las organizaciones puedan superar los obstáculos que se presenten.
La plataforma Gestiopolis, la define como el primer paso para conocer el contexto en el que se encuentra un negocio:
“...la planeación es necesaria porque todo organismo social se desarrolla en un medio que constantemente está experimentando cambios tecnológicos, económicos, políticos, sociales y culturales. De tal manera que esta etapa del proceso administrativo se constituye en el paso inicial en la búsqueda por aliviar la incomodidad que produce la incertidumbre causada por los cambios mencionados”.
Entonces, el planificar las bases y metas desde el principio brinda mayor seguridad para realizar las siguientes etapas del proceso administrativo.
Objetivos de la etapa de planificación
¿Cuál es la finalidad de la etapa de planificación? Gracias a esta etapa del proceso administrativos puedes:
- Definir objetivos principales y secundarios.
- Reconocer y visibilizar los obstáculos que podrían aparecer en el camino.
- Encontrar posibles soluciones para esos problemas.
- Crear un plan completo sobre los pasos a seguir a futuro.
En el caso que la planificación se te haga complicada, te recomendamos utilizar una plantilla de horas de trabajo, en la que puedas anotar las actividades a realizar, las horas de trabajo, y todo las actividades de planificación que consideres necesario.
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2. Organización
La siguiente etapa del proceso administrativo, es la organización. Una vez que ya se han planificado las actividades a realizar, lo siguiente es pensar en cómo se van a distribuir las tareas que se deben llevar a cabo para cumplir con los objetivos. Lo que se necesita en esta etapa del proceso administrativo, es organizar las tareas y responsabilidades entre todas las áreas de la empresa.
En esta etapa del proceso administrativo, es importante definir claramente las funciones de cada equipo para que la carga de trabajo sea menor. Por tal razón, el objetivo principal de la organización es asignar las metas para cada actividad que se creó en la etapa de planificación.
A este punto, le añadimos que para saber cómo planear un negocio, es muy importante tener personas calificadas para los puestos y tener capacitaciones frecuentes con el equipo de trabajo. La consolidación del personal es indispensable para crear una cultura organizacional.
La plataforma de E-Learning de Crehana es ideal para llevar a cabo programas de desarrollo del talento humano, y capacitar a tus equipos de trabajo para cumplir con cada una de las etapas del proceso administrativo.
Elementos de la etapa de organización
Entonces, ¿qué elementos considera la etapa de la organización? A continuación, mencionamos algunos de los más importantes y necesarios para el éxito del proceso administrativo:
- Distribución de carga de trabajo según las áreas o grupos de trabajo correspondientes.
- Elegir un representante para cada área de la organización.
- Brindar los recursos necesarios para el área o grupo de trabajo.
- Tener claro el organigrama de trabajo.
- Integrar todas las actividades de tal manera que las áreas sigan un mismo hilo conductor dentro del proceso administrativo.
- Difundir los avances de las actividades.
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3. Dirección
Las anteriores etapas del proceso administrativo se enfocan en la parte estructural, porque definen las condiciones mínimas con las que funciona el negocio. Con la etapa de dirección, podemos empezar a hablar de las etapas dinámicas u operacionales, porque se centran en la forma en la que se llevan a cabo las operaciones dentro de una empresa.
Otras personas conocen a la tercera etapa del proceso administrativo por el nombre de ejecución, ya que en ella se pone en práctica la planificación y la organización. A lo que nos referimos es que en ella se inician las actividades de la empresa, se dirige y se toman decisiones importantes.
Según Certus, para esta etapa es necesario el trabajo en equipo y la comunicación entre las áreas de la empresa:
“...con las actividades de la empresa divididas en tareas a cargo de diferentes áreas, los colaboradores son los principales responsables de la ejecución del plan y aseguran el correcto funcionamiento de la compañía. Por eso, se da mucha importancia a la motivación y la comunicación dentro de las diferentes áreas”.
Esto quiere decir que, una vez aplicadas las etapas de planificación y organización, lo que toma protagonismo en esta nueva dirección son los equipos o áreas de trabajo. Ellos se encargan de poner en práctica todos los objetivos y planes para el bienestar de la empresa.
Elementos de la etapa de dirección
La dirección en un proceso administrativo busca impactar en el clima laboral de las organizaciones, por lo tanto, se deben aplicar estrategias para mejorar la comunicación y el trabajo en equipo, y tomar en cuenta los siguientes elementos:
- Comunicación: las estrategias comunicacionales entre las diferentes áreas de la empresa u organización deben servir para transmitir mensajes de forma sencilla y clara.
- Liderazgo: como se mencionó anteriormente, cada área debe tener una jerarquía de funciones. El proceso debería ser asignado entre varios responsables y no aumentar la carga a un solo miembro del equipo.
- Equipo: se debe proponer que el equipo tenga sus metas y objetivos claros. Esto permitirá que se comprometan para un propósito común.
- Diseño de estrategias: la finalidad de las estrategias es mejorar el desempeño y el clima laboral de la organización.
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4. Control
Bien, la última y cuarta etapa del proceso administrativo es el control y, como la misma palabra lo dice, busca controlar la ejecución de las funciones y actividades planteadas en las anteriores etapas.
Entonces, si nos preguntamos cuáles son las características de esta etapa del proceso administrativo, brevemente podríamos señalar que busca garantizar que las actividades se cumplan. Asimismo, identifica los posibles errores o cambios que pudieron existir a lo largo del proceso.
Acciones principales de la etapa de control
Para que la etapa de control cumpla con los objetivos que hemos estado señalando, necesita de estas acciones:
- Evaluación y monitoreo de los resultados.
- Comparación entre los objetivos de la planificación y los resultados reales.
- Análisis de posibles errores en el proceso o cambios en el contexto organizacional.
Con esta, finalizamos las cuatro etapas del proceso administrativo. Ahora, tenemos que descubrir de qué manera están interrelacionadas.
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Relación entre las etapas de un proceso administrativo
Si bien hemos descrito las etapas del proceso administrativo en una secuencia, esto no quiere decir que la ejecución de cada etapa suceda en tiempos separados.
Es decir, podría haber momentos en que se necesite realizar actividades de la organización y la dirección de forma paralela, y ello no significa ningún problema.
En consecuencia, podemos reforzar la idea de que las etapas están interrelacionadas, ya que el funcionamiento de una no sería posible sin el de las otras. Si bien no todas las actividades pueden desempeñarse al mismo tiempo, ya que necesitas de un orden, hay otras que sí necesitan de apoyo y coordinación.
Importancia del proceso administrativo
Aunque parezca que se trata de algo reciente, la verdad es que las etapas del proceso administrativo fueron definidas hace más de 100 años por Henry Fayol, un ingeniero francés que, después de más de 50 años administrando una compañía minera, publicó en 1916 un libro titulado “Administración industrial y general”.
Desde ese momento, las etapas del proceso administrativo han servido para ilustrar la forma en la que una empresa puede lograr sus objetivos de una forma eficiente. Cada una de las etapas tiene el propósito de mejorar la forma en la que se administra una empresa, optimizar el uso de los recursos, y asegurar el cumplimiento de los objetivos.
El proceso administrativo es importante porque también sirve de guía para mejorar la gestión de recursos humanos, y aprovechar todos los recursos materiales de los que dispone una empresa.
Además, el proceso administrativo se puede aplicar a cualquier tipo de organización. Aunque se desarrolló con base en la experiencia de Fayol en el campo de la minería francesa, las etapas del proceso administrativo se ajustan a cualquier compañía, y permiten que se avance de una forma más organizada.
Las personas en posiciones de mayor nivel dentro de una empresa deben conocer a profundidad las etapas del proceso administrativo y entender de qué manera funciona, sobre todo, en lo que respecta a la planificación y a la organización.
Lecturas recomendadas
Conocer las etapas del proceso administrativo no es suficiente para desarrollar tus habilidades gerenciales o administrativas. Hay que tomar en cuenta que la administración de una empresa es una tarea compleja, y que existen muchos más procesos vinculados a las etapas que mencionamos en este artículo.
Teniendo esto en cuenta, consideramos que existen algunos libros que cualquier persona vinculada a la gestión de recursos humanos debe conocer. En este apartado te comentaremos cuáles son, y te explicaremos de qué manera te puede ayudar a seguir aprendiendo sobre las etapas del proceso administrativo y sobre otros temas importantes para la administración empresarial.
Proceso administrativo
El título de este libro deja muy claro sobre qué trata y, ciertamente, en él encontrarás todo lo que necesitas para conocer las etapas del proceso administrativo de principio a fin. Se trata de un libro escrito por Luis Cipriano Luna, publicado en México por el Grupo Editorial Patria.
Los temas principales del libro son la empresa, el marco conceptual de la administración, el desarrollo organizacional y la reingeniería de procesos. Además, tiene dos capítulos dedicados exclusivamente a las etapas del proceso administrativo.
En uno de ellos se habla de la planeación y la organización, mientras que en el otro se aborda la dirección y el control.
Es una de esas lecturas que debes hacer para aprender más sobre conceptos de gestión empresarial, para ver con mucho detalle cómo funcionan las etapas del proceso administrativo, y para ver ejemplos de los principios administrativos aplicados en algunas empresas.
Habilidades gerenciales: visión globalizada del proceso administrativo
Con esta obra, escrita por Jorge Maldonado y publicada por Ediciones de la U, puedes seguir profundizando en el tema de las etapas del proceso administrativo, y conocer cómo se relacionan con las habilidades gerenciales.
Asimismo, puedes aprender sobre la forma en la que el proceso administrativo puede ser útil para las empresas dentro de un contexto globalizado, en el que la competencia es cada vez más fuerte.
Algunos de los temas que se abordan son la innovación planificada, la gerencia de mercado, y las estrategias gerenciales. Es un libro que contiene información relevante para las empresas en la actualidad, y que puede utilizarse como guía para transitar por las cuatro etapas del proceso administrativo de forma efectiva y segura.
Relaciones humanas
Aunque por su título no parezca que se trate de un libro en el que se hable de las cuatro etapas del proceso administrativo, todos los temas que se tratan dentro de él están enfocados en la planificación, la organización, la dirección y el control administrativo de una empresa.
Este texto aborda una de las partes más importantes para el proceso administrativo y la gestión de recursos humanos: las relaciones humanas.
Analizar la dimensión humana de los procesos administrativos y gerenciales permite que se comprenda cómo funcionan los equipos de trabajo, qué factores influyen en la toma de decisiones, cuál es el vínculo que existe entre las relaciones humanas y el proceso administrativo, y cómo se puede implementar un cambio organizacional.
Después de leer este texto entenderás cuál es el aporte de la teoría de las relaciones humanas al proceso administrativo, y cómo puedes aprovecharlo para mejorar la eficiencia de este tipo de procesos dentro de una empresa.
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¿Qué te pareció este gran recorrido por las etapas del proceso administrativo? Esperamos que te haya ayudado a despejar tus dudas. Recuerda que, la planificación, la organización, la dirección y el control son parte de un proceso cíclico que interviene en la creación de objetivos de una empresa y nos ayuda a potenciar nuestros objetivos y recursos.
Vale mencionar que, el proceso administrativo es mucho más que sus etapas, y está conformada por características, principios, herramientas de administración, planes de negocio, etc. Por eso, te invitamos a que continúes con tu aprendizaje.
¡Hasta la próxima!