¿Por qué debes usar un cuadro de mando en Recursos Humanos? Guía para empresas de +1000 empleados

Un cuadro de mando es uno de los recursos más útiles que deben tenerse en cuenta en todo departamento de talento humano de las grandes empresas. De hecho, la organización de la data a través de cuadros de mando facilita la monitorización y evolución de la administración organizacional, en función de métricas predeterminadas que son relevantes para las compañías. Particularmente, para alcanzar el más alto rendimiento, se necesita disponer de una perspectiva amplia y precisa de sus influencias externas, las principales potencialidades, debilidades y todos aquellos elementos que estén íntimamente relacionados con el crecimiento de la empresa. 

Si quieres adquirir todos los conocimientos teóricos y prácticos acerca del cuadro de mando, continúa leyendo esta guía. Al hacerlo, sabrás por qué el cuadro de mando es fundamental para que las grandes organizaciones alcancen aquellos objetivos productivos predefinidos. 

¿Qué es un cuadro de mando?

Un cuadro de mando, dashboard o cuadro de mando integral (CMI) o también conocido como "Balanced Scorecard", es una herramienta de gestión empresarial que sirve para monitorear y dirigir el crecimiento de las medianas y grandes compañías. En efecto, un CMI es una de las herramientas más importantes dentro del departamento de recursos humanos de las grandes empresas porque permite visualizar de una manera práctica y sencilla el estado situacional de distintas variables que son esenciales para optimizar la toma de decisiones y alcanzar el rendimiento deseado para la compañía. 

Con el objetivo de que puedas conocer con mayor especificidad cuáles son las características de un cuadro de mando efectivo, a continuación te presentamos algunas de las más importantes:

• Hacer un cuadro de mando requiere del establecimiento previo de aquellos KPI de Recursos Humanos adecuados en función de los objetivos y metas que se quieran obtener. 

• Facilita la gestión de capital humano por medio de una amplia flexibilidad que permite adaptar la visualización del cuadro de mando en función de las necesidades específicas de cada una de las organizaciones y según las cualidades propias de cada departamento de talento humano. En pocas palabras, un cuadro de mando está sustentado en una fácil visualización gráfica de la información y su correspondiente organización esquemática. Esto facilita el análisis y la toma de decisiones correspondiente por parte de los responsables del sector de recursos humanos de las grandes empresas.

• Promueve el monitoreo en tiempo real de las distintas métricas previamente establecidas, con la finalidad de corroborar cuál es la evolución de los equipos de trabajo en relación con los objetivos propuestos.

• El concepto de un cuadro de mando implica una estrategia de planificación y dirección para el área de recursos humanos que ofrece datos inteligentes y reales sobre los procesos internos de las compañías de gran tamaño.  

• Ofrece información sobre el rendimiento, la satisfacción y la aplicación de distintas medidas en torno a la gestión de las empresas de gran tamaño. 

• Un cuadro de mando de indicadores adecuado facilita los informes mensuales o trimestrales sobre los procesos dentro de la organización. 

¿Cuáles son las perspectivas de un cuadro de mando?

Un  cuadro de mando financiero contribuye con el monitoreo y análisis de los procesos del departamento humano de las grandes compañías desde distintos enfoques que varían en función de las características específicas de la cultura corporativa y de las metas previamente establecidas. De esta manera, según los objetivos que se deseen obtener, es preferible escoger un determinado cuadro de mando que cumpla con una serie de cualidades particulares. 

En esta sección, vamos a presentar cuáles son las perspectivas de los cuadros de mando disponibles para que todo buen HR Manager tenga las herramientas necesarias con el objetivo de potenciar todas las ventajas de un cuadro de mando:

a. Perspectiva financiera de un cuadro de mando

Primero, un cuadro de mando puede servir para visualizar cuál es el estado de situación financiera en relación con el departamento de recursos humanos de las compañías. Específicamente, pueden tenerse en cuenta las siguientes métricas en algunos ejemplos de cuadro de mando con perspectiva financiera:

• Presupuesto disponible a invertir dentro del sector de talento.

• Indicador de los costos de contratación.

• Índice de rotación de personal.

• Tasa de abandono de empleo o renuncia. 

• Nivel de productividad en un periodo determinado.

Efectivamente, los cuadros de mando que tienen esta perspectiva financiera buscan analizar las posibilidades de crecimiento económico dentro del área de talento humano de las grandes organizaciones. También, conocer el estado contable y presupuestario, con la finalidad de disminuir costos y reconocer cuáles son las mejores estrategias para mejorar la productividad de las personas y alcanzar mejores resultados en una menor cantidad de tiempo.

b. Perspectiva de procesos internos

Por otro lado, un cuadro de mando con este enfoque facilita el reconocimiento de los elementos que están entorpeciendo la agilidad de los procesos dentro del sector de recursos humanos. En relación con esta categorización de los cuadros de mando, se pueden destacar los siguientes factores a considerar  para aprovechar al máximo los beneficios asociados con su utilización en los grupos de talento:

• Operaciones logísticas de los procesos internos dentro del departamento de recursos humanos.

• Tipos de comunicación que se ponen en acción para optimizar los procedimientos de forma efectiva.

• Organización de los sistemas de información para llevar a cabo cada una de las tareas. 

En relación con la perspectiva de este tipo de cuadro de mando, es esencial que los líderes de equipo tengan suficiente formación para reconocer los aspectos que favorezcan el proceso de la mejora continua y la gestión de proyectos. Esto para trabajar en aquellas variables que son consideradas como oportunidades de crecimiento para el área desde el enfoque de los procesos internos.

c. Perspectiva de formación y desarrollo 

En esta última perspectiva, el formato de cuadro de mando implica servir de apoyo estructural en relación con los temas informativos, comunicacionales, organizacionales y de capital humano, que forman parte de las grandes compañías. Aquí presentamos algunas de las variables a contemplar desde el enfoque de este tipo de ejemplo de cuadro de mando:

• Nivel de conocimiento por parte de los empleados y de los líderes de equipo.

• Desarrollo de habilidades duras y blandas.

• Aprovechamiento de los sistemas tecnológicos para maximizar la formación educativa por parte de los grupos de trabajo de las grandes compañías.

• Estructuración de procedimientos estrictamente vinculados con las instancias de educación profesional del talento humano.

¿Cómo optimizar el uso de un cuadro de mando en las grandes empresas?

Aprovechar los beneficios relacionados con el empleo del cuadro de mando de control en las organizaciones de gran tamaño es posible, si cada uno de los jefes de recursos humanos tiene en cuenta una serie de recomendaciones que te presentaremos a continuación:

a. Escoge las métricas adecuadas según tus objetivos

Una errónea elección de indicadores o métricas dentro del cuadro de mando puede generar situaciones poco favorables para las empresas. Para evitar este contexto, es ideal tener en cuenta estas recomendaciones:

• A partir de la perspectiva del cuadro de mando integral que se necesite y en función de las metas a alcanzar, es necesario analizar los distintos KPI a incluir. Por ejemplo, en el caso de que se requiera un cuadro de mando para reconocer el estado de la formación que posee cada uno de los empleados, será necesario utilizar métricas, como la productividad alcanzada o los tiempos de entrega de los proyectos.

• Ten en cuenta los objetivos del departamento de talento, pero no olvides contemplar las metas para alcanzar desde una perspectiva empresarial global. Así, podrás alcanzar objetivos por medio de una delimitación de métricas que coincidan con las metas generales de la compañía.

• La utilización de una plantilla de cuadro de mando sirve para definir los objetivos empresariales de un modo efectivo. Como consecuencia, podrán delimitarse las métricas a evaluar en el cuadro de mando de forma ágil y eficaz. 

"Plantilla de cuadro de mando", Crehana

b. Utiliza recursos digitales para disponer de tus cuadros de mando 

Por otro lado, se vuelve imprescindible aprovechar al máximo las ventajas que están asociadas con el diseño, planificación y utilización de un cuadro de mando dentro de las áreas de talento. Hoy en día, existen distintas interfaces que permiten agilizar los procesos de estudio de este tipo de recursos. Una de ellas es el software de desarrollo de Crehana, que facilita la medición de las competencias de los equipos de trabajo a través de su herramienta Skill XP Evolution, que potencia la capacitación y la experiencia de aprendizaje de todos los recursos humanos.

Sin embargo, no basta exclusivamente con disponer de herramientas digitales efectivas para realizar un cuadro de mando, ya que también es necesario capacitar a las personas para que puedan utilizarlas. De hecho, según nuestro podcast Gestiona el cambio en tu compañía con Natasha Marulanda de Uber, los recursos tecnológicos son esenciales para desarrollar cada una de las actividades empresariales con eficiencia. No obstante, si no se mejora el compromiso con la transformación digital y el uso de nuevas herramientas digitales, pero no se maximiza el sentido de pertenencia del talento humano de las grandes compañías, los objetivos de la inversión en interfaces que agilicen las tareas no se cumplirán. 

c. Capacita al talento humano para usar los cuadros de mando

En función de lo anteriormente mencionado, otra de las estrategias más importantes para optimizar el uso de un cuadro de mando integral en las grandes organizaciones implica capacitar a los colaboradores para que puedan utilizarlo de manera adecuada. No se trata solamente de disponer de datos y métricas que sean de utilidad para la toma de decisiones desde las altas posiciones jerárquicas de la organización. Asimismo, es esencial que cada uno de los colaboradores que integran los equipos de trabajo aproveche los beneficios del uso de un cuadro de mando de una empresa en cada una de sus actividades para potenciar su rendimiento y el desempeño a corto, mediano y largo plazo. 

Para lograrlo, se vuelve indispensable ofrecerles a las personas que integran los equipos de trabajo distintas herramientas para que puedan desarrollar una experiencia de aprendizaje positiva. En este sentido y de acuerdo con nuestro ebook Transformación digital 2.0: Financial Services, Manufacturing & Trade and Consumer Goods, las nuevas tecnologías son esenciales en todo proceso de transformación empresarial para impulsar el crecimiento de los colaboradores y alcanzar los objetivos pautados a lo largo del tiempo. Dentro de este contexto, se vuelve imprescindible capacitar a los equipos de trabajo en relación con la utilización de recursos digitales y también contratar nuevos empleados que posean las competencias digitales necesarias para llevar a cabo todas las actividades de trabajo con mayor eficiencia.

Como afirma Diego Olcese, CEO de Crehana, en una nota de Mexico Business News, el 76% de los profesionales considera que un buen proceso de contratación impacta directamente en el desempeño del talento y en los resultados empresariales que se desean alcanzar en el departamento de talento y en todos los sectores de las grandes compañías. 

"Transformación digital 2.0: Financial Services, Manufacturing & Trade and Consumer Goods", Crehana

En resumen, utilizar un modelo de cuadro de mando es imprescindible para todo HR Manager que necesite conocer a través de métricas cuál es el estado del rendimiento de sus equipos de trabajo; y además, cuáles son las oportunidades de mejora que podrían aplicarse para potenciar la productividad. De esta manera, la labor del jefe de talento humano está asociada con la toma de decisiones constantes para mantener motivados a los colaboradores, independientemente de su jerarquía y potencial en el caso de objetivos. En este sentido, el empleo de los indicadores financieros en un cuadro de mando es el reflejo de cómo las nuevas tecnologías pueden potenciar la importancia que tiene el trabajo en conjunto en todas las empresas de gran dimensión.

Entonces, escoge el cuadro de mando que más se adapte a tus necesidades como gerente de recursos humanos; y a partir de las necesidades empresariales y de las características de tus equipos de trabajo, procura potenciar el desempeño. Todo por medio de un análisis completo a través de métricas confiables.