🚀 El ciclo PHVA: ¿Qué es y para qué sirve?
Ciclo PHVA: un círculo para la mejora continua de tus equipos y proyectos

Ciclo PHVA: un círculo para la mejora continua de tus equipos y proyectos

Última actualización 22 de Enero del 2022Tiempo de lectura: 7 min.

Eduardo Nuñez

Sin el ciclo PHVA, muchas empresas podrían estar, lentamente, firmando su bancarrota.

Sucede que en distintas compañías, la burocracia y la falta de un plan son la razón por la que los proyectos internos fracasan.

En un estudio publicado en el blog de Process Street, se concluyó que implementar estrategias de gestión de procesos en una empresa, potenciaba los éxitos de los proyectos en un 70% y reducía considerablemente los costos económicos.

Y es aquí donde la metodología PHVA puede salvar a muchas compañías.

Por eso, en este artículo, vamos a explicarte qué significa el ciclo PHVA, cuáles son las etapas para su implementación, y también los pros y retos que supone para cualquier equipo de trabajo.

¿Quién creó el ciclo PHVA?

Antes de conocer el significado del ciclo PHVA, es bueno que sepas quién lo impulsó y cómo se desarrolló a lo largo del siglo XX en la cultura organizacional de las empresas.

La teoría del ciclo PHVA fue originalmente ensayada por el doctor estadounidense Walter Shewart en un libro llamado Economic control of quality manufactured product, donde aplicó el método científico al concepto de control de calidad económico.

En los años 50’, Edwards Deming estudió la teoría de Shewart en la mejora de procesos de producción.

Pero no todo acabó aquí, pues Deming terminó explicando la importancia del ciclo PHVA o del ciclo de Shewart, como él lo llamó, a ingenieros japoneses. 

En ese último intercambio de experiencias y conocimientos, las ideas de Deming y Shewart se complementaron con los principios japoneses de Kaizen y la metodología lean de manufactura aplicados en las fábricas de Toyota. 

Así es como surge el ciclo PHVA, que fue ganando terreno en muchas compañías de renombre a nivel mundial.

 

¿Qué es el ciclo PHVA y para qué sirve?

En los últimos años, al ciclo PHVA se le conoce como ciclo de Deming. 

El ciclo PHVA es una metodología de 4 etapas que sirve para mejorar los procesos en los negocios y empresas con el fin de ayudar a los distintos equipos a reducir costos y posibles errores, incrementar los ingresos, y mejorar la satisfacción del cliente.

Su utilidad consiste en que ofrece un esquema de trabajo para testear ideas en productos y servicios, luego recabar feedback y, por último, proponer cambios inmediatos.

Como su nombre lo indica, la metodología del ciclo PHVA es una constante iteración de hipótesis, corrección y mejora continua.

Por eso, aplicarlo correctamente en distintas áreas de tu negocio o empresa, como la gestión de equipos humanos, el diseño de productos o los procesos de innovación, puede traerte resultados muy positivos.

Dependiendo del carácter de la empresa y el proyecto, puede complementarse con la metodología lean de gestión de proyectos.

De hecho, como lo menciona Alan Lerner, profesor de nuestro curso online Lean Project Management, “conocer por qué un proyecto fracasa no evitará que sigamos cometiendo los mismos errores; aplicar la metodología Lean Project Management a la gestión de proyectos, sí lo hará”.

modelo phva qué esFuente: Unsplash

Pasos para implementar el ciclo PHVA

Las etapas del ciclo PHVA son 4 y están claramente determinadas por las palabras que componen la sigla: planificar, hacer, verificar y actuar.

Este ciclo de mejora continua funciona como un círculo sin fin definitivo que puede seguir repitiéndose para continuar el progreso y las transformaciones positivas en el proyecto.

1. Planificar 

En esta primera fase del ciclo PHVA, el equipo o los encargados del proyecto deben mapear y hacer un análisis de todos las opciones posibles para solucionar el problema o introducir los cambios que se requieran.

Lo más importante en este momento, es que todas las personas o miembros de los equipos, se involucren y propongan hipótesis sobre las posibles causas del problema.

Si estás a cargo de la implementación del ciclo PHVA, debes calcular las mejoras y cambios que quieres implementar, y que te lleven a los resultados más convenientes para la empresa.

Para eso, en conjunto con tus colaboradores, necesitas definir aquí objetivos SMART, que sean medibles y realistas, y también tener claro el motivo por el cual has decidido aplicar el ciclo PHVA, teniendo en cuenta la misión y visión del negocio.

Por la importancia de planificar en el ciclo PHVA, trata de responder con claridad las siguientes preguntas:

  • ¿Cuál es el núcleo del problema que necesitas resolver?
  • ¿Tienes toda la información necesaria para detectar las causas del problema?
  • ¿Es un problema posible de resolver con los recursos humanos y logísticos con los que cuentas?
  • ¿Existen prácticas exitosas a problemas similares del pasado en la empresa?
  • ¿Qué personas y recursos hacen falta para llegar a una solución?
  • ¿Cuáles son las posibles ideas de solución?
  • ¿Cómo vas a medir el éxito del cambio o la solución?
  • ¿Cuáles son los tiempos límites para la aplicación del ciclo PHVA?

modelo phva planificar

Fuente: Unsplash

2. Hacer

En la fase del hacer del ciclo PHVA, es momento de implementar esas hipótesis de solución que se han analizado cuidadosamente en la etapa anterior.

Se supone que, junto a tu equipo, han llegado a un acuerdo y están listos para introducir un primer experimento. Este tiene que ser hecho a pequeña escala, dentro de un ambiente controlado, y sobre el cuál cada quién sepa sus roles y las acciones que debe ejecutar.

Imagina que lideras un grupo encargado de incorporar cambios a nivel de interfaz y experiencia de usuario en todas las plataformas de una gran tienda online, porque se ha detectado que, durante el año, muchos usuarios abandonaban rápidamente las sesiones.

Antes de aplicar el experimento directamente en las aplicaciones y la web del ecommerce, tienes que probar las soluciones tecnológicas en una plataforma de test o en páginas que no tengan impacto directo en el usuario.

Por eso, para cumplir con la finalidad del ciclo PHVA, en este momento no debes intentar solucionar el problema en su totalidad. Basta con testear la solución propuesta.

modelo phva hacerFuente: Unsplash

3. Verificar

De la mano con la fase anterior, en esta etapa del PHVA, necesitas revisar todo lo que salió bien y mal en el test de experimento.

Debes prestar atención a los pequeños detalles y comprometer a tu equipo para que detecten posibles omisiones, patrones que se repiten o oportunidades de mejora.

En el caso del ejemplo sobre la tienda online, pueden ser temas de UI, como el uso de dimensiones, tipografías e ilustraciones; o por otro lado, es posible que no esté funcionando el UX writing, las estrategias de copywriting; o algunos temas relacionados.

Antes de terminar las actividades del ciclo PHVA en esta fase, propón las siguientes preguntas a tu equipo:

  • ¿El plan funcionó según lo previsto?
  • ¿Cuáles son los problemas, con nombres y detalles, que ralentizaron el proceso?
  • ¿Qué podría haberse hecho de manera distinta?

modelo phva verificarFuente: Unsplash

4. Actuar

El ciclo PHVA de un proyecto tiene su punto final en el círculo del proceso aquí. Ahora es cuando el plan inicial debe ejecutarse al 100% y a escala completa.

Si todos los puntos anteriores han sido comprobados y reconfirmados por tu equipo o las personas encargadas, no hay más tiempo que perder.

De todas maneras, recuerda que el propósito del ciclo PHVA no termina en esta última fase, sino que puede volver a empezar luego de su implementación total.

Al terminar esta etapa, determina conclusiones acerca de los siguientes aspectos:

  • Las capacitaciones y entrenamientos que se necesitan en la gestión de recursos humanos para implementar el cambio o la mejora.
  • Los recursos que se necesitan adquirir.
  • Las herramientas y metodologías para medir los resultados.
  • Los aprendizajes obtenidos que puedan aplicarse en próximos proyectos.

modelo phva actuarFuente: Unsplash

Ventajas y desventajas del ciclo PHVA

Los efectos positivos del método Deming o PHVA pueden servir para fortalecer el trabajo de los equipos profesionales en una empresa y sus objetivos comerciales a largo plazo. 

Sin embargo, aplicar la estructura del ciclo PHVA, no necesariamente es lo más conveniente para todas las empresas o para cada uno de sus proyectos.

Beneficios del ciclo PHVA

  • Es una metodología de mejora continua muy flexible que puede ser aplicada en diversas industrias.
  • Es perfecta para reforzar el trabajo colaborativo de los equipos en una empresa.
  • Asegura la calidad de los procesos de gestión de productos, servicios y personas.
  • Implica un modelo que puede ser estandarizado para su aplicación en la empresa en cualquier momento.

Desventajas del ciclo PHVA

  • Es una metodología que requiere tiempo, sobre todo, en la planificación y experimentación, por lo que no es conveniente para proyectos urgentes.
  • Los mejores resultados provienen de la iteración y no basta con implementarlo una sola vez.
  • Es muy importante contar con recursos y aprobación de las áreas más importantes de la empresa.
 

El ciclo PHVA: ¿la solución a todos los problemas de una empresa?

Como lo has visto a lo largo del artículo, la teoría de mejora continua en la que se basa el ciclo PHVA es ideal para potenciar equipos de trabajo, mejorar procesos en las empresas, prevenir errores costosos e, incluso, incrementar ventas e ingresos en una empresa a largo plazo.

Pero eso no quiere decir que debas imitar a todas las empresas que aplican el ciclo PHVA sin analizar las propias circunstancias del proyecto que quieres emprender, como los tiempos que necesitas, los recursos con los que cuentas, y el compromiso de personas y autoridades corporativas.

Así que antes de querer saber cómo implementar el modelo PHVA en una empresa, constata si es la mejor estrategia para este momento.

Ahora que ya entiendes mejor en qué consiste el ciclo PHVA, esperamos que refuerces tus ganas de seguir aprendiendo.

Por eso, te invitamos a echar un vistazo al catálogo de cursos online de gestión de equipos y proyectos que Crehana tiene a tu disposición.

¡Dale fuerza a tu mejora continua!

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