Calendly vs. Acuity: duelo de programas de schedules

Es probable que te hayas cruzado anteriormente con alguna de estas dos aplicaciones al momento de tratar de ordenar tu cronograma diario y mensual. Si aún no probaste las dos y no sabes cuál es más conveniente, te resultará muy interesante saber quién es la vencedora entre Calendly vs. Acuity.

Por su parte, estas dos aplicaciones funcionan de manera excelente cada una por su cuenta. Si bien pueden ser complementarias, sus funciones son prácticamente las mismas, por lo que habrá una que te convenga más en el enfrentamiento entre Calendly vs. Acuity. Es por esta razón que debes analizar correctamente todos los beneficios y desventajas que implica cada una.

De esta manera, si analizas cuál es la aplicación que te conviene más a ti, entre Calendly vs. Acuity, según tus necesidades específicas, lograrás encontrar la mejor opción. En sí mismas, estas aplicaciones no son mejores, sino que se adaptan a tus necesidades de maneras diferentes, por lo que la que más te conviene a ti puede ser la peor para otra persona.

Con esta genial herramienta también podrás organizar tu calendario de marketing en el 2021

En qué consiste Calendly

Para definir qué es Calendly se podría decir que consiste en un software de tipo organizacional que sirve para organizar, registrar y optimizar tu agenda laboral o estudiantil. Asimismo, gestiona automáticamente el cierre de reuniones y de citas laborales, entre otras obligaciones. Por lo tanto, se podría definir como una secretaria o un secretario de bolsillo.

Además, entre otras cosas que determinan qué es Calendly se encuentra la capacidad de enviar recordatorios a las personas que deberían asistir a una reunión o la automatización de determinadas tareas programadas. Por lo tanto, ayuda en gran manera a mejorar la eficiencia de nuestras tareas diarias y permite organizar flujos de trabajo de excelente modo.

Una de las principales ventajas que presenta este programa es que cualquier persona puede saber cómo usar Calendly, por lo que no implica un esfuerzo descomunal ni demasiado tiempo de tu día al implementar esta herramienta. De esta manera, podrás utilizar la aplicación para ahorrar trabajo y mejorar significativamente tu rutina.

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Cómo funciona Calendly

Este programa ofrece distintos paquetes que se adaptan a la complejidad de tus necesidades y a la cantidad de funciones que desees aplicar. Debes tener en cuenta que Calendly es gratis solo durante un periodo de prueba corto, de 14 días. A partir de entonces, debes contratar el servicio premium o debes prescindir de algunas funciones que ya no utilizarás.

El primer paso que debes realizar para comenzar a aprovechar todos los beneficios que te ofrece Calendly es registrarte como usuario al crear una cuenta. Para ello se puede utilizar un correo electrónico o simplemente tu cuenta de Google.

Una vez que te registraste para comenzar a utilizar Calendly Integration, debes indicar tus horarios laborales. Esta aplicación te da por defecto un horario que puede coincidir con el que ya realizas, pero, en caso de que no sea así, debes registrarlo de forma manual día por día o según tu rutina de trabajo. De esta manera, el programa ya comienza a conocerte mejor.

Luego, es necesario que indiques cuál es tu área de trabajo en la empresa en la que te encuentras. Este dato podría parecer irrelevante, pero le permite a Calendly App adaptarse mejor a tus necesidades según la manera en la que trabajas. Por ejemplo, no es lo mismo realizar una reunión si eres un creativo de marketing que si eres un ejecutivo de alto mando.

Finalmente, una vez que ya configuraste tus datos personales y tus preferencias, puedes comenzar a programar reuniones y actividades. Calendly App se sincroniza de manera perfecta con las aplicaciones de calendarios más utilizadas en el mundo, como Google Calendar, iCloud Calendar y Office 365 Calendar, entre otras.

Ventajas y desventajas de Calendly

Ya tienes una idea general de qué es y cómo funciona Calendly, pero ¿sabes realmente cuáles son sus ventajas y los beneficios que implica tenerlo? Nosotros evaluamos estos datos y determinamos que se podrían resumir las ventajas en la siguiente lista:

Aumenta el número de asistentes a cada reunión

Recuerda constantemente a través de notificaciones y correos electrónicos la asistencia para las personas involucradas

Permite programar un límite de reuniones u obligaciones por semana para no saturar tu agenda

Evita la programación de reuniones de último momento o inesperadas, a fin de que tengas todo tu cronograma ordenado

Detecta la zona horaria en la que se encuentra cada invitado a las reuniones y se acomoda para que no existan malentendidos

Permite que cambies y adaptes el logotipo y el estilo gráfico de la aplicación para acomodarlo al estilo gráfico de tu empresa

Cuenta con innumerables opciones de personalización

En cuanto a las desventajas, no son tantas como podría imaginarse. Si bien no toda aplicación es perfecta y siempre puede mejorar, Calendly se acopla de excelente manera a lo que necesitas. La lista de desventajas que consideramos es la siguiente:

No se integra demasiado bien con calendarios alternativos o poco conocidos

Puede ser un poco complejo de aprender a utilizar si no tienes experiencia con calendarios o programas organizacionales.

No ofrece tantos tutoriales profundos sobre cada aspecto en particular

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En qué consiste Acuity

Este programa es la competencia directa del que describimos anteriormente. Sin embargo, para saber qué es Acuity deberíamos especificar algunas diferencias cruciales que pueden determinar notablemente tu preferencia por uno o por otro programa. Por lo tanto, evalúa correctamente las opciones y decide tú mismo cuál es la más conveniente.

Acuity es, asimismo, una aplicación que pertenece al tipo de software organizacional. Entre sus opciones, permite ordenar tu cronograma diario y asentar nuevas reuniones a fin de automatizar muchos procesos que antes realizaban de manera manual o a través de una secretaria o un coordinador de eventos.

Por lo tanto, evalúa correctamente qué hace Acuity Scheduling y determina cómo puedes aprovechar o no de la manera más eficiente sus prestaciones. Esta aplicación puede presentar, asimismo, muchas ventajas y desventajas con respecto a otras de la competencia. Es por esta razón que debes analizar a fondo cada apartado y la manera en la que trabajan.

Cómo funciona Acuity Scheduling

En primer lugar, al igual que el resto de aplicaciones del mismo estilo, Acuity te solicita que registres una cuenta de usuario para comenzar a utilizarlo. Por lo tanto, deberás crear una cuenta a través de un correo electrónico o puedes utilizar, asimismo, tu cuenta de Google. Esta segunda opción es más efectiva, ya que es más rápida y te ayuda a sincronizar varias plataformas en simultáneo.

Más adelante, una vez que realizas el login en Acuity, debes comenzar a personalizar tus horarios a fin de que la aplicación se acomode a tus necesidades. Existen varios tutoriales en la página de Acuity que te permitirán aprender a realizar estos pasos si no eres una persona que cuente con conocimientos de informática o de computación.

Luego de que personalizaste tu calendario en Acuity, la aplicación te solicita que configures algunas reuniones iniciales para comenzar a conocer los tipos de citas que tienes. Asimismo, te solicitará que configures algunas obligaciones de tu agenda a fin de comenzar a recomendarte horarios y entender mejor tu forma de trabajar.

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Funciones alternativas

Así como cuenta con funciones básicas muy útiles, Acuity también ofrece excelentes alternativas para personalizar al máximo tus reuniones y tus actividades diarias. Estas funciones te permitirán, asimismo, mejorar tu manera de trabajo, ahorrar tiempo y evitar esfuerzos innecesarios que deberías realizar por simple desorganización.

Una de las principales funciones alternativas que ofrece Acuity son los límites. Así es, puedes ponerle límites a lo que desees. Desde la cantidad de reuniones que tendrás por semana hasta la duración de cada una de estas reuniones según su tipo, puedes personalizar al máximo la cantidad de tiempo que empleas para cada tarea.

Un ejemplo de límites

Para comprender mejor cómo trabaja Acuity, te daremos un ejemplo en el que se explica mejor cómo funcionan los límites. Supón que eres un ejecutivo de una compañía y necesitas contactar clientes todas las semanas para cerrar contratos importantes. Obviamente, tienes un margen que debes cumplir de trabajo, por lo que deberás tener una cantidad de reuniones mínima.

Sin embargo, también es probable que debas atender otros asuntos en tu puesto de trabajo, por lo que no puedes distraerte pasando tanto tiempo fuera de tu oficina. Por lo tanto, un límite razonable de reuniones con clientes por día sería, tal vez, de 2 regularmente y 1 en caso de cualquier contingencia. Gracias a Acuity, esto se puede programar sin ningún tipo de problema.

Ventajas y desventajas de Acuity

Las ventajas de este potente programa están claramente determinadas. Para algunos profesionales, se trata del mejor producto del mercado en el servicio que brinda y en la automatización. Por lo tanto, la lista de ventajas de Acuity se podría resumir en la siguiente lista:

Su software es más potente
Ofrece significativamente más opciones de personalización
El seguimiento que realiza de las reuniones y de los asistentes es más eficaz
Cuenta con más funciones avanzadas
Ofrece tutoriales y un buen sistema de soporte para ayudar a quienes no saben manejar estos programas
Ofrece otro tipo de servicios como publicidad automática, entre otros.

En cuanto a las desventajas de Acuity, se podría enumerar la siguiente lista:

Su costo por mes es significativamente mayor
Al ser más complejo es también más complicado de utilizar
Ofrece poco tiempo de prueba
No cuenta con una versión gratuita de Acuity.

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Costo de contratación y packs

Al igual que otros softwares de gestión de trabajo, Acuity ofrece muchas alternativas según el tipo de cliente que contrate el producto y según las necesidades de esos clientes. Por lo tanto, debes analizar cuál es el plan adecuado para ti.

La prueba gratuita es mucho más corta que la de Calendly, por lo que aquí ya presenta una desventaja. Se cuenta con tan solo 7 días de prueba y después se debe contratar sí o sí un servicio.

La primera opción que ofrece Acuity es el producto básico, que cuesta USD 14 por mes. Ya se presenta aquí una gran diferencia entre el enfrentamiento entre Calendly vs. Acuity, ya que el servicio premium de Calendly cuesta tan solo USD 12 por mes.

La segunda opción que se nos ofrece es un servicio intermedio que cuesta USD 23 por mes. La cantidad de funciones que nos permite utilizar es significativamente más alta, pero aún así no es el servicio más completo. Entre la diferencia de Calendly vs. Acuity este último es mucho más costoso.

La tercera y última opción que nos brinda Acuity es el servicio premium completo. Su costo es de USD 45 por mes, lo que representa más de tres veces el costo del paquete premium de su principal competidor, Calendly.