¿Qué es scrum? La metodología para trabajar más novedosa del momento

Cuando estamos por comenzar un proyecto en equipo, ya sea que se trate de un nuevo producto o alguna otra meta, sin duda es importante tener las condiciones más propicias para que se lleve a cabo de forma exitosa. Por esta razón, queremos presentarte la metodología Scrum, la cual será de gran utilidad para organizar las tareas diarias sin importar si estás tratando con el área de marketing, diseño, RH o tecnología (desarrolladores).

¿Qué es scrum?

Supongamos que ya contamos con los elementos primordiales: las personas y las herramientas correctas. Perfecto ¿ya podemos empezar?... todavía no. Aún nos hace falta el plan de trabajo, pero este a su vez implica una metodología, es decir una visión que nos permitirá homologar los criterios al momento de tomar las acciones que garanticen nuestro resultado final. De otra forma podríamos comenzar a dar vueltas en círculo y perder de vista nuestro objetivo principal, lo que terminaría por arruinar la meta.

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¿Para qué elegir scrum?

Scrum es una excelente manera de incentivar a que tu equipo se organice, itere y mejore de forma continua. Pero es importante diferenciar a scrum de la metodología ágil. Mientras el primero es un marco para realizar el trabajo, el segundo es una mentalidad que no necesariamente implica acciones inmediatas.  En cambio scrum posibilita que los procesos sean más ágiles con algunos pasos sencillos y directos.

Por ejemplo, en caso de que tú tengas una agencia de publicidad y te interese usar la metodología Scrum para un proyecto, digamos una campaña para una empresa de refrescos, podrías comenzar por dividir las tareas: definición de productos, tipos de productos, canales a comunicar, generación de ideas, aterrizaje de conceptos, etc.

Ahora bien, uno de los rasgos más importantes de este modo de trabajo es que contempla el cambio: los procesos, los objetivos, el contexto y las metas pueden cambiar. Por esa razón se trabaja con sprints (periodos cortos de tiempo), de esta forma se pueden dividir tareas grandes y complejas en otras más sencillas y manejables. Además, permite entregar el trabajo con una frecuencia mayor, más rápido y con mayor flexibilidad para adaptarse al cambio ya que te permite mantenerte enfocado en objetivos específicos.

Continuando con el ejemplo arriba mencionado la campaña estaría dividida en cuatro sprints de dos semanas cada uno en el que cada miembro del equipo elegiría una o varias tareas al inicio de cada uno. Si luego del segundo sprint el cliente recibe algunos avances y pide cambios en los canales a comunicar y el aterrizaje de conceptos, esto ya se encontrará en la lista de tareas del tercer sprint.

De qué procesos se compone scrum

Esta metodología se compone de tres artefactos principalmente, mientras los procesos se llevan a cabo en sprints, los cuales duran aproximadamente dos semanas aunque pueden prolongarse o acortarse según las necesidades de cada equipo. Al inicio de cada sprint los miembros del equipo deciden con qué pueden comprometerse y se crea un sprint backlog de dichas tareas.

El backlog de producto es otro de los artefactos de Scrum. Esta es una lista completa de las funcionalidades que se deben agregar al producto final. El propietario del producto, uno de los roles principales en Scrum, tiene como tarea priorizar lo que hay en el backlog para que el equipo siempre pueda dedicarse a las tareas más urgentes primero. Ahora bien ¿cómo se establece la jerarquía de las acciones por emprender? se crean historias de usuarios que son descripciones cortas desde la perspectiva del cliente.

Por lo que el sprint backlog en una lista de tareas próximas y el product backlog es una serie más amplia con las necesidades del producto desde la perspectiva del cliente.

Finalmente otros dos artefactos que se utilizan en la metodología Scrum son el gráfico de reducción de velocidad y el de reducción de lanzamiento. Este último muestra la cantidad de trabajo que falta por hacer ya sea en un sprint o en un lanzamiento. Es una buena herramienta para poder determinar si un sprint o lanzamiento está funcionando de manera tal que se va a terminar según lo programado en un inicio.

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Roles importantes en Scrum

Experto en Scrum

El experto en Scrum es la persona encargada de que todos los miembros del equipo alcancen su máximo nivel de desempeño. Este rol se distingue de un líder tradicional en la medida en que no hay una dirección diaria al equipo y no asigna tareas individuales. Más bien se aboca a eliminar las distracciones ya que al principio de cada sprint los integrantes eligieron una tarea y su deberian estar 100% enfocados en lograrlo.

Dueño de producto

Por otra parte, el dueño de producto es el encargado de hacer una visión de producto convincente para luego poder transmitir esa visión a los miembros del equipo a través del backlog. A lo largo del desarrollo del proyecto con Scrum, el propietario de producto es el encargado de que el trabajo se esté priorizando de forma adecuada ya que así se aprende más sobre lo que se está construyendo, sus usuarios y el equipo.

Equipo de Scrum

Por último está propio equipo Scrum, aunque probablemente cada una de esas personas tiene un puesto, en este caso es irrelevante ya que el valor de cada uno radica en completar las tareas a las que se comprometió al inicio de cada sprint.

Lo anterior no significa que se espera que un diseñador ahora se convierta en DevOps, probablemente el diseñador continuará tomando el rol que tenía antes de adoptar la metodología Scrum. Sin embargo, siempre hay que tener en cuenta que se espera que las personas ayuden a completar las tareas que se establecieron en el backlog de sprint sin importar si no corresponde al puesto que generalmente desempeñan y siempre que sea por el bien del equipo.