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Liderazgo de equipos

6 formas en las que un HR Manager puede mejorar las reuniones virtuales

Paula Cordero - 10 Feb 21

Articulo

7 min.

El trabajo remoto alguna vez fue un beneficio que muchos profesionales deseaban tener. Sin embargo, desde el 2020, la cantidad de personas que empez√≥ a poner en pr√°ctica esta forma de trabajo aument√≥ considerablemente. Aunque todav√≠a tienen las mismas responsabilidades, cargas de trabajo y entregables que antes, los equipos remotos tambi√©n enfrentan su propio conjunto √ļnico de desaf√≠os.¬†Una diferencia en los horarios, h√°bitos de trabajo y zonas horarias puede causar dificultades entre los miembros del equipo remoto.

Para lograr un buen ambiente remoto, los empleados deben ser muy comunicativos y, sobre todo, estar motivados. En un entorno de crisis, la motivación se puede perder fácilmente; por esta razón, el HR Manager debe liderar un cambio en los procesos para identificar las necesidades de los colaboradores y brindar todos los recursos necesarios para tener reuniones virtuales efectivas.

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√ćndice

1.¬† ¬ŅPor qu√© es importante la motivaci√≥n laboral en las reuniones virtuales?

2.  Los retos de las reuniones virtuales

3.  El rol del HR Manager en la motivación de trabajo en equipo

4.  Estrategias de motivación laboral

¬ŅPor qu√© es importante la motivaci√≥n laboral en las reuniones virtuales?

Los proyectos globales con equipos virtuales que involucran a personas de distintos países es una realidad. Las reuniones virtuales hacen posible que distintos profesionales en cualquier parte del mundo puedan ser parte de la empresa lo que enriquece el trabajo. La capacidad de trabajar con personas que rara vez vemos en un proyecto es cada vez más necesaria para tener éxito, ya que la organización del proyecto virtual es el modelo para el futuro.

Project Management Institute menciona que, en la gestión de proyectos, el éxito se mide por lo efectivos que somos en términos de cumplir con el proyecto a tiempo, de acuerdo con el presupuesto y dentro del alcance y los requisitos de calidad de los clientes. 

En la superficie, este enfoque se concentra en √°reas t√©cnicas;¬†sin embargo, los proyectos son realizados por personas y sin un equipo de alto desempe√Īo que se encuentre motivado a cumplir los objetivos del proyecto y la visi√≥n estrat√©gica de la organizaci√≥n, es dif√≠cil, si no imposible, lograr los objetivos de alcance, tiempo y costo del proyecto.

Los retos de las reuniones virtuales

Si bien es cierto que las reuniones virtuales tienen grandes ventajas, también conllevan grandes retos. Esto debido a que pueden existir problemas de comunicación, coordinación que se relacionan estrechamente a la motivación laboral. Cada persona que forma parte de un equipo puede tener una agenda personal específica que cumplir junto con sus roles y responsabilidades, por eso, el equipo debe coordinar los espacios de trabajo que se tendrán para no afectar sus otras funciones.

Motivación laboral

Imagen: Freepik

El rol del HR Manager en la motivación de trabajo en equipo

El HR Manager, debe asegurarse que todos los líderes de equipo se enfoquen en la motivación, ya que es un elemento crítico de cualquier equipo de alto rendimiento, independientemente de si el equipo está en una ubicación conjunta o es virtual. La motivación laboral la podemos definir como un conjunto de fuerzas dentro de una persona, para iniciar un comportamiento relacionado con el trabajo y para determinar cómo se realiza este trabajo.

Un equipo trabaja en conjunto para dar forma a un prop√≥sito com√ļn, definir un enfoque de trabajo, desarrollar habilidades complementarias a altos niveles y hacerse mutuamente responsables de los resultados. En este sentido, la motivaci√≥n y el est√≠mulo del comportamiento positivo por parte de los l√≠deres es imperativo, ya que en cada proyecto que se realice, se encuentran desaf√≠os diferentes.

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Estrategias de motivación laboral

Si has incorporado un modelo de trabajo híbrido, existen consideraciones importantes que debes tener en cuenta como líder de recursos humanos. Tu función es transmitirles a los líderes la importancia de poner en práctica acciones que mejoren la motivación laboral. A continuación, te doy algunos consejos para lograr que tus empleados estén motivados en reuniones virtuales.

‚úÖBusca formas de conectar con tu equipo

Muchas de las personas que ves en la pantalla est√°n a kil√≥metros y no se conocen entre s√≠. Rompe el hielo antes de empezar una reuni√≥n con tu team. Preg√ļntales c√≥mo est√°n, que desayunaron, qu√© tal les est√° yendo en el d√≠a. Promueve que los dem√°s integrantes se sientan c√≥modos hablando y puedan compartir temas personales. Si bien es cierto, el objetivo de la reuni√≥n puede ser laboral, procura crear un entorno divertido y conectado.

‚úÖIdentifica las necesidades de tu equipo

Además de tener reuniones virtuales para realizar proyectos específicos, los líderes deben hablar con cada miembro del equipo individualmente sobre la nueva situación para evaluar cómo se sienten y si consideran que se pueden optimizar las reuniones virtuales. Por ejemplo, te podrían decir que la reunión es muy larga o no existe una agenda establecida para desarrollar tareas, etc.

‚úÖHabilita la funcionalidad cruzada

Es com√ļn que diversos departamentos de la empresa trabajen entre s√≠ y en un entorno de trabajo virtual, las formas habituales de hacer las cosas pueden no estar disponibles. El √°rea de recursos humanos debe garantizar que los l√≠deres de diferentes departamentos puedan configurar herramientas, procesos y reuniones para que los equipos trabajen de manera eficiente.

✅Incorpora dinámicas para mantener la atención

Cuando se trabaja en la oficina, es f√°cil llamar la atenci√≥n de todos y estar en sinton√≠a. Por otro lado, en la virtualidad, se pueden incorporar herramientas que ayuden a mejorar la motivaci√≥n laboral. Por ejemplo, se puede utilizar Kahoot, una herramienta que te permite hacer trivias respecto a un tema. ¬ŅPor qu√© no incorporarlo para hacer jugar a tu equipo y adem√°s saber si realmente entendieron lo que quer√≠as decirles? Prepara una din√°mica de bienvenida en cada reuni√≥n para que ninguno de los miembros del equipo se sienta aislado. Ofrece a todos la oportunidad de ser escuchados y participar en la conversaci√≥n.

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‚úÖPromueve la flexibilidad

Como menciona HBR, la clave para mejorar la motivación laboral es resistir la tentación de hacer que el trabajo sea táctico solo mediante procesos, reglas y procedimientos estrictos. Si bien cierto grado de límites y pautas ayudan a las personas a moverse rápidamente, demasiados crean una espiral viciosa de desmotivación. En tales casos, las personas tienden a dejar de pensar de manera creativa y de resolver problemas y, en cambio, hacen lo mínimo.

Motivación laboral

Imagen: Freepik

‚úÖCrea una rutina de trabajo

Es necesario tener reuniones para evaluar el desempe√Īo del equipo e identificar oportunidades de mejora para lograr mejores resultados. HBR da algunos consejos para organizar reuni√≥n a lo largo de la semana.

Lunes: Reunión para definir los objetivos de la semana

ūüďƬŅQu√© impacto tuvimos la semana pasada y qu√© aprendimos?

ūüďƬŅQu√© objetivos tenemos esta semana?¬†¬ŅQui√©n es responsable de¬†cada uno?

ūüďƬŅC√≥mo podemos ayudarnos unos a otros con los objetivos de esta semana?

ūüďƬŅCu√°les son las √°reas en las que deber√≠amos experimentar para mejorar el rendimiento esta semana?

ūüďƬŅQu√© experimentos realizaremos y qui√©n est√° en el punto adecuado para cada uno?

De martes a jueves: Tener reuniones individuales con cada miembro del equipo, para motivarlos y ayudarlos a abordar los desaf√≠os. Tambi√©n se puede coordinar reuniones de grupos peque√Īos en las que los empleados pueden colaborar en los proyectos de la semana y abordar los problemas juntos.

Viernes: Este espacio es para reflexionar sobre la semana. Puede incluir presentaciones de grupos de proyectos durante las cuales los miembros del equipo comparten métricas y conocimientos. También es importante comprobar la motivación y el progreso de los demás. Pregunta a tu equipo qué los motivó en la semana, si necesitan ayuda para lograr alguna tarea y su reflexión sobre los resultados.

Los l√≠deres de equipo y el HR Manager, deben trabajar en conjunto para lograr mayores niveles de productividad como equipo remoto que como equipo presencial. Un desaf√≠o que necesitara una estrategia que involucre estar pendiente de c√≥mo los empleados se sienten bien en su entorno personal, para que puedan desempe√Īarse mejor en el trabajo.

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