Guía para gestionar la reducción de la jornada laboral para no afectar el desempeño

La reducción de la jornada laboral, ya sea por menos horas de trabajo a la semana o menos días laborales (semana de cuatro días), es una iniciativa que está ganando popularidad debido a informes de estrés y agotamiento. De hecho, según investigaciones de Gallup, el 76% de los empleados experimentan agotamiento en el lugar de trabajo al menos algunas veces; esto significa que 3 de cada 4 trabajadores se sienten agotados. Por suerte, como líder de equipo o HR Manager, puedes adoptar medidas como la reducción de la jornada de trabajo. Aquí te compartimos las claves para que puedas hacerlo sin comprometer el desempeño y la productividad.

Identifica las señales de que la reducción de la jornada laboral es necesaria

Mantener la productividad en alza es posible si centras los esfuerzos de RR. HH. en preservar el bienestar de tu equipo. Una forma de lograrlo es por medio del análisis de las tendencias en el comportamiento de la fuerza laboral. Pero, ¿cuáles son esas señales que indican que es momento de reducir la jornada laboral?:

• Cambios en la productividad: si tu equipo de ventas antes cerraba un promedio de 20 contratos al mes, pero esa cifra ha disminuido drásticamente a 10 contratos en los últimos meses, eso puede deberse a una carga de trabajo excesivo o al agotamiento de los empleados.
• Aumento del ausentismo: si tus empleados están tomando más días de enfermedad y licencia de lo habitual, situación que afecta la continuidad de las operaciones, puede indicar que es necesario considerar una reducción de la jornada laboral para mejorar la salud y el bienestar.
• Sobrecarga de trabajo: los retrasos en las entregas de los proyectos es otra señal de alerta. Por ejemplo, si tu departamento de IT está trabajando en varios proyectos en simultáneo y está presentando demoras en las entregas y un incremento significativo de errores, la sobrecarga es evidente. Por lo tanto, reducir la jornada laboral podría ayudar a aliviar esta presión y mejorar la calidad del trabajo realizado.
• Más conflictos y tensiones: ¿es la colaboración menos efectiva? Si existen más malentendidos y problemas dentro del equipo, la reducción de la jornada laboral por parte de la empresa podría permitir a los empleados tener un mejor equilibrio entre el trabajo y la vida personal. Esto ayudaría a reducir el estrés y mejorar las relaciones laborales.
• Incremento en la rotación del personal: si la tendencia a renunciar es mayor en un período de corto de tiempo, al hacer comparaciones con otros meses o momentos del año, puede que los empleados estén experimentando una situación insostenible. Esto podría indicar que la jornada laboral actual es inadecuada y que se necesita un enfoque más flexible para retener al talento.

Define objetivos específicos para la reducción de jornada y su impacto en el negocio

¿De qué manera preservar el bienestar laboral, al mismo tiempo que se vela por indicadores de desempeño positivos? La clave está en la definición de objetivos concretos que tengan en cuenta ambos aspectos, dado que la reducción de la jornada laboral tiene la capacidad de influir en la moral de los empleados, su salud y los rendimientos generados por la empresa. En consecuencia, los objetivos a establecer deben complementarse. Al respecto, aquí te traemos algunos ejemplos sobre cómo abordarlos:

• Priorizar el bienestar laboral: para fomentar un ambiente laboral saludable y equilibrado. Por ejemplo, reducir el estrés y agotamiento en un 20% durante el primer año de implementación de la reducción de la jornada laboral; esto mejora el equilibrio entre el trabajo y la vida personal al incrementar la satisfacción de los empleados en un 15%.
• Preservar la salud del equipo: tanto la salud física como mental de los empleados. Por ejemplo, disminuir en un 10% el ausentismo por enfermedad en el primer semestre de implementación y aumentar la participación en programas de bienestar en un 25% durante el primer año.
• Potenciar la productividad o mantenerla: para garantizar que la reducción de la jornada laboral no afecte negativamente la productividad. Por ejemplo, mantener la eficiencia en la producción y lograr un aumento del 5% en la productividad en los primeros seis meses y medir el impacto en los resultados financieros y lograr un retorno de la inversión (ROI) positivo en un plazo de 12 meses.

Ahora bien, cuando se trata de gestionar más de 500 o mil empleados, la tarea no es sencilla si no se cuenta con una herramienta de trabajo dedicada para agilizar el volumen de información. Con la solución de Desempeño de Crehana, puedes asignar metas de forma masiva, gestionar y dar seguimiento de participantes, y generar notificaciones sin importar su tu empresa sigue sumando más personal. Puedes apoyarte en esta plataforma para descomprimir el trabajo repetitivo y manual, recopilar los datos automáticamente y evitar errores humanos.

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Céntrate en los resultados con métricas claras

Para asegurarte de que la transición de una jornada laboral de 8 horas a una jornada de trabajo de menos horas sea exitosa, los indicadores clave de rendimiento de Recursos Humanos son imprescindibles. Algunos ejemplos de KPIs relevantes en los que puedes mantener el foco son:

• Tasa de rotación de empleados: mide cuántos talentos han dejado la empresa después de la implementación de la medida de reducción de la jornada laboral.
• Índice de satisfacción: evalúa el nivel de satisfacción de los colaboradores antes y después de esta nueva política de trabajo.
• Eficiencia en la carga de trabajo: revisa cuán eficiente es la distribución de tareas y proyectos tras la aplicación de esta medida.

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Redistribuye el trabajo para maximizar la eficiencia y retener el talento

Estos consejos prácticos pueden ayudarte a lograr una correcta redistribución al plantear una jornada laboral de 4 días, para que la medida tenga efectos positivos en ambas partes:

• Antes de redistribuir el trabajo, haz una evaluación exhaustiva de las cargas de trabajo actuales. Revisa las tareas asignadas y las responsabilidades de cada uno y, luego, determina cuáles pueden ser redistribuidas.
• Analiza las habilidades y fortalezas de tu equipo. Así, podrás comprender en qué áreas se destacan y asignar tareas en función de eso.
• Anima a que tus colaboradores compartan sus ideas y preocupaciones sobre la carga de trabajo y la reducción de la jornada laboral, para que puedan construir soluciones en conjunto.
• Establece prioridades y objetivos concretos para que también pueda evaluarse la incorporación de nueva tecnología que ayude a eliminar tareas operativas y repetitivas para tener más tiempo disponible.

Aplica las mejores estrategias comunicacionales para transmitir la decisión

Las estrategias de comunicación desde Recursos Humanos que apliques para transmitir la reducción de la jornada laboral es igual de importante que su medición en términos de objetivos específicos y su análisis para detectar mejoras. La forma en que se comunica esta decisión puede tener un impacto significativo en la percepción de los empleados y en la transición general.

Una buena práctica es tomar como base las preguntas que podrían hacerse los empleados y, a partir de ellas, elaborar la línea de comunicación. Es una manera de despejar dudas, incertidumbres y posibles especulaciones en torno al tema. Echémosle un vistazo a las preguntas que podrían hacerse los colaboradores sobre la nueva jornada laboral de 6 horas o menos y qué comunicar en consecuencia:

• “¿Puede la reducción de la jornada laboral implicar una disminución proporcional de mi salario?”: “entendemos que esta es una preocupación importante. La reducción de la jornada laboral no afectará de manera proporcional a su salario. Mantendremos su salario base y ajustaremos sus beneficios de acuerdo con la nueva jornada laboral, para que mantenga una compensación justa”.
• "¿Cómo puedo manejar mis responsabilidades familiares con esta reducción de jornada?": “estamos aquí para apoyarte. Podemos discutir opciones de horario flexibles y otros beneficios como el otorgamiento de días extras para trámites personales, para ayudar a gestionar sus responsabilidades familiares”.
• “¿Cómo puedo mantenerme productivo con menos tiempo de trabajo?": “te proporcionaremos acceso a recursos de formación en gestión del tiempo y habilidades de eficiencia para que puedas mantener un alto rendimiento con tu nueva jornada laboral reducida”.
• “¿Cómo sabremos si esta medida está funcionando?": “sabemos que es importante que estén informados. Por eso, haremos actualizaciones regulares en Slack, destacando los logros alcanzados y proporcionando métricas claras sobre el impacto de la reducción de la jornada laboral en el bienestar de los empleados y la empresa en general”.
• "¿Cómo serán reconocidos nuestros esfuerzos durante este proceso?": “como valoramos sus contribuciones, estamos diseñando un nuevo programa de reconocimiento para destacar sus logros y esfuerzos en este período de transición, asegurándonos de que su dedicación sea apreciada”.

A propósito, el uso de las técnicas de comunicación asertiva es recomendable en estas situaciones para liderar cambios organizacionales como la reducción de la jornada laboral. Puedes ofrecer capacitaciones profesionales a los líderes de equipo y a los colaboradores para que sepan detectar su propio estilo de comunicación desde una perspectiva de la inteligencia emocional.

Gestiona el clima laboral para un entorno de trabajo positivo

Así como el talento valora las medidas ligadas al bienestar laboral, según un estudio de Actineo Quality of Life at Work Observatory, también el 48% considera que el clima en el lugar de trabajo juega un rol clave en este sentido, y el 50% cree que el ambiente de trabajo impacta significativamente en su salud. Por eso, el hecho de gestionar la reducción de la jornada laboral debe ir mucho más allá de solo adoptar esa medida y ya. Por el contrario, se deben hacer esfuerzos relacionados con observar cómo impacta en el clima organizacional y elaborar estrategias a las que se pueda recurrir para mejorar la situación.

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Reconoce y recompensa por el compromiso y esfuerzo

La transición a una jornada más corta puede requerir que los empleados adopten diferentes estrategias para mantener su productividad a pesar de una jornada laboral reducida y, al mismo tiempo, aprovechar al máximo su tiempo libre. Entonces, ¿qué puedes hacer al respecto? Veamos estas ideas:

• Crea el programa de “Empleado del mes” para premiar a quienes hayan demostrado un compromiso excepcional y esfuerzo en la adopción de estrategias productivas.
• Otorga días libres adicionales, capacitación especializada o acceso a servicios de bienestar como recompensa.
• Brinda la posibilidad de liderar nuevos proyectos debido a su dedicación.
• Envía mensajes de agradecimiento personalizados que destaquen cómo el compromiso y esfuerzo de un empleado han tenido un impacto positivo en su equipo y en la empresa en general tras la implementación de la reducción de la jornada laboral. Puedes aprovechar esta situación para que el trabajador en cuestión comparta con el resto qué estrategias está siguiendo para entregar resultados positivos.

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Adapta la estrategia según los resultados obtenidos

Parte del desafío de la implementación de una exitosa reducción de la jornada laboral es la revisión constante del rendimiento laboral y el hecho de estar preparado para adaptar las estrategias que sean necesarias. Te enseñamos posibles escenarios que pueden presentarse y qué hacer en cada caso:

• Supongamos que, después de la adopción de esta medida, la tasa de satisfacción de los empleados disminuyó en lugar de mejorar. Esto requeriría una evaluación cuidadosa de por qué ocurrió y cómo adaptar la estrategia.
• Imaginemos que algunos empleados informan que tienen dificultades para gestionar su carga de trabajo en la nueva jornada de trabajo. La retroalimentación puede guiar la adaptación de la estrategia.
• Si los KPIs de productividad no muestran mejoras, podría ser necesario el ajuste de las políticas o la asignación de tareas.
• Si se requieren nuevos cambios, explique a los empleados los motivos detrás de esas decisiones y cómo se alinean con los objetivos de la empresa. Esto evitará especulaciones, prejuicios y malentendidos.

Utiliza el poder del feedback para desarrollar a tu talento

La reducción de la jornada laboral en una empresa grande puede llevar a que los empleados se planteen nuevos interrogantes, como los que te hemos compartido antes. Es aquí donde el feedback se convierte en una herramienta poderosa no solo para evaluar el desempeño de los empleados, también para abordar estas inquietudes y fomentar su desarrollo profesional. Por ejemplo, la administración efectiva del tiempo es crucial para mejorar la productividad en una jornada laboral más corta. Entonces, si un empleado está asignando demasiado tiempo a tareas menos importantes, el líder puede brindar retroalimentación específica sobre cómo priorizar tareas críticas. Si quieres saber más sobre cómo utilizar el feedback para guiar a los empleados en la resolución de estos desafíos, te invitamos a escuchar este episodio del podcast Amazing People by Crehana junto a Santiago Baistrocchi, HR Director de Mastercard:

Hasta aquí, hemos visto que la reducción de la jornada laboral es una oportunidad de crecimiento. Pero, también, significa un desafío que requiere atención a los detalles y un enfoque estratégico. Hemos explorado diversas pautas y estrategias que como HR Manager o líder de un gran equipo puede ayudarte a liderar el cambio. Desde la identificación de las señales de que la reducción de la jornada es necesaria, hasta la adaptación de la estrategia según los resultados obtenidos. ¿Qué esperas para comenzar a transformar positivamente tu empresa? ¡Convierte a tu equipo en uno alto de rendimiento!