El plan de acogida de toda empresa debe adaptarse a las necesidades, tanto de los nuevos talentos como de los requerimientos de la compañía. En este sentido, diseñar el plan de acogida es una labor minuciosa que no debe tomarse a la ligera y en la cúal deben involucrarse los líderes de la empresa además del departamento de Recursos Humanos.

El plan de acogida de la organización es un documento que la empresa coloca a disposición de sus nuevos talentos para que su incorporación sea más amena y sencilla. Con respecto a esto, el Portal Forbes menciona 3 claves para recibir a tus nuevos talentos, entre lo que destaca que la bienvenida de los nuevos integrantes debe plantearse como parte de la contratación y que no sea cosa de una sola vez, sino que se fomente la comunicación abierta para una mejor adaptación.

En este blog post, podrás conseguir un paso a paso de cómo diseñar un plan de acogida desde RRHH y hacer de la incorporación de tus nuevos talentos algo más llevadero, sin dejar de lado que el proceso responda a las necesidades organizacionales de la empresa. ¡Acompáñanos y descubre cómo tener el mejor plan de acogida.

Establece la información general de la empresa que quieres dar a conocer

Para elaborar un manual de acogida efectivo en empresas con más de 500 empleados es necesario abarcar la información más importante acerca de la organización, los objetivos de la misma y los resultados que se esperan de cada nuevo talento.

El primer paso en el desarrollo de un plan de acogida exitoso es comprender su relevancia dentro de la estrategia global de la empresa. Un plan bien estructurado debe alinearse con los objetivos y valores de la organización, asegurando que los nuevos talentos se integren de manera coherente en la cultura empresarial.

De esta manera, es esencial que el departamento de Recursos Humanos redacte de forma adecuada los puntos asociados a:

• Visión de la empresa: procura comunicar de una forma clara y resumida dentro de tu plan de acogida lo que la compañía quiere conseguir a futuro, hasta donde desea llegar y como su participación puede ayudar a esto.

• Valores que promueve la institución: destaca la importancia de que los valores de la empresa y de sus nuevas incorporaciones se sincronicen para el buen trabajo de la organización.

• Objetivos de la organización: comunica los objetivos a corto, mediano y largo plazo de la organización, así como los posibles obstáculos que puedan presentarse para estar atentos a cualquier eventualidad.

Es recomendable que este aspecto de tu proceso de onboarding tenga la total colaboración de los líderes de tu equipo, ya que sentará las bases de los objetivos que pretendes conseguir con tus nuevas incorporaciones. En este sentido, puedes ayudarte de la plataforma de Desarrollo de equipos de Crehana que te brinda múltiples soluciones para realizar un proceso de onboarding efectivo dentro de tu empresa.

Fuente: Crehana

Proporciona el perfil profesional y responsabilidades de cada puesto

La claridad en el perfil profesional y las responsabilidades del puesto es esencial para el éxito del plan de acogida de la empresa. De esta manera, es vital para conseguir la adaptación de los nuevos talentos proporcionar información detallada y específica, no solo se facilita la integración del nuevo colaborador, sino que también se establecen las bases para un desempeño sobresaliente en el rol. 

Este perfil actúa como un mapa detallado que guiará al nuevo talento hacia el logro de metas individuales y contribuciones significativas al equipo y la empresa en general.

Entre los aspectos que se deben integrar en tu plan de acogida dentro de este parámetro destacan los siguientes:

• Características personales: informa y destaca las características que se buscan en los nuevos talentos y aquellos que se quieren promover para un mejor trabajo y sintonía con el equipo.

• Trabajo en equipo: comunica dentro de tu plan de acogida los objetivos que se esperan de forma grupal y aquellos compañeros a los que puede dirigirse ante cualquier duda o inquietud que tenga en el desarrollo de las asignaciones.

• Plazos de adaptación y resultados: establece de forma clara los plazos de adaptación que tienen los nuevos talentos y cuáles son los resultados que se esperan durante cada uno de estos plazos.

Es fundamental que como encargado de Recursos Humanos y supervisor directo de las nuevas incorporaciones a la organización lleves un control de cada uno de tus talentos. Para esto, debes definir previamente los indicadores de onboarding que utilizarás para medir la efectividad de tu plan de acogida.

Formación complementaria del puesto

Las grandes empresas apuestan a la formación y crecimiento de sus colaboradores como parte del éxito y alcance de sus objetivos. En este sentido, es vital que desde el primer momento, que se resume en tu plan de acogida para nuevos talentos, determines los conocimientos y habilidades que deben tener para el cargo a desempeñar.

De esta manera, enlista dentro del plan de acogida los cursos complementarios que deben realizar tus nuevos talentos con el fin de ayudar a una mejor integración y cumplimiento de objetivos. Recuerda a tus colaboradores que estas formaciones son primordiales para una mejor gestión de su trabajo.

Con la Plataforma de Crehana podrás tener cursos y programas especializados para cada uno de tus ingresos, con los materiales más actualizados y sin preocuparte de tener que diseñar una cantidad infinita de formaciones para cada uno de tus perfiles profesionales.

Plan de acogida como complemento a la presentación del equipo

Es importante que como líder de Recursos Humanos comprendas la importancia del plan de acogida para tus nuevos talentos. Sin embargo, esto no implica que este manual que entregas a los nuevos colaboradores suprime tu responsabilidad de presentar al equipo de trabajo, las instalaciones de la empresa, los líderes inmediatos, compañeros de trabajo y personal en los que pueden apoyarse los nuevos integrantes.

El portal Medium afirma que “cuando un programa de onboarding es complementado con una buena inducción, se ven los resultados”, y es que, si acompañas a tus nuevos talentos y les explicas todo lo que debe saber y conocer de la empresa, así como a quienes puede acudir ante cualquier eventualidad, además de entregar el plan de acogida, estos sabrán gestionar mejor y más rápido su integración, así como conseguir mejores resultados durante el proceso.

Ejemplo de un plan de acogida para tu empresa

Ahora que sabes la importancia de contar con un plan de acogida para tus nuevas incorporaciones, queremos continuar ayudándote y hacer del diseño de tu manual de acogida algo más sencillo y rápido. Para esto, te proporcionaremos un ejemplo de plan de acogida con el que podrás tener una visión más clara de lo que necesitas para tu organización.

Recuerda, tu plan de acogida debe estar dividido en varias secciones. Observa el siguiente ejemplo sobre una Consultoría Jurídica y utiliza parte de él para estructurar el tuyo de una forma más sencilla:

Información general de la empresa

Como consultoría jurídica actúa bajo unas premisas previamente establecidas por la Ley, así como sus objetivos que deben estar siempre apegados a esta. Sin embargo, la visión de la organización dependerá de los clientes a los que estos desean llegar y al tipo de derecho en el que se especialicen, pudiendo abarcar un sin números de áreas del derecho.

Es importante que esto se deje claro a las nuevas incorporaciones en el plan de acogida, pues en el proceso de captación de clientes o asesoramiento estos será vital para una representación jurídica acorde.

Además, se deben dejar establecidos los lapsos de adaptación, como podrían ser:

• 15 días para la revisión y estudio de casos abiertos y pendientes.
• 7 días para la propuesta de soluciones para cada caso pendiente o casos en específicos.

Los plazos anteriores dependen directamente del tipo de rubro al que se dedique la organización y a las recomendaciones que realice el departamento de Recursos Humanos para cada perfil, en todo caso, esto debe quedar sentado en tu plan de acogida.

Perfil profesional y responsabilidades

Tu plan de acogida debe estar adaptado a cualquier incorporación dentro de la compañía, esto implica que dentro de los perfiles profesionales deben abarcar todos los puestos de la organización, con sus respectivas responsabilidades.

En el caso de nuestro ejemplo, el plan de acogida tendrá que abordar por lo mínimo el perfil profesional de un asistente jurídico, un abogado junior, un abogado senior y un abogado jefe. Dejando claramente diferenciadas sus características, diferencias y responsabilidades adheridas al cargo

Formación adicional

El caso de una consultoría jurídica es uno de los ejemplos más claros en los cuales el plan de acogida de nuevas incorporaciones debe estar en constante revisión y actualización, sobre todo en lo que se refiere a la formación constante y adicional, pues las legislaciones son muy cambiantes y los miembros de la compañía deben estar capacitados para resolver cualquier eventualidad que pueda surgir de la mejor manera.

Un plan de acogida efectivo no sólo busca integrar a los nuevos colaboradores, sino que también desempeña un papel crucial en la retención de talentos. Proporcionar una experiencia de bienvenida positiva contribuye significativamente a la satisfacción y lealtad de los nuevos integrantes, reduciendo así la rotación de personal.

En lo que se refiere específicamente a la reducción del índice de rotación de personal dentro de la empresa, juega un papel importante la inducción presencial que reciben los nuevos talentos durante su proceso de onboarding y es que, los nuevos colaboradores suelen mantenerse durante más tiempo en empresas en las que se sienten acompañados y respaldados desde el primer momento.

El desarrollo de un plan de acogida efectivo es una inversión estratégica que paga dividendos en términos de integración exitosa, satisfacción de los colaboradores y retención de talentos. La implementación cuidadosa de cada fase, desde la comprensión de la importancia hasta la evaluación continua, contribuirá no solo al éxito individual de los nuevos talentos sino también al crecimiento sostenible de la empresa. 

Planificar con anticipación es la clave para dar la mejor bienvenida a los futuros líderes de tu organización, así como para apostar a mejorar los resultados de la empresa, tanto a nivel profesional de cada uno de tus colaboradores como a nivel institucional. ¡No esperes más y diseña tu plan de acogida para nuevos talentos ahora mismo!