9 pasos para elaborar un manual de acogida efectivo en empresas con más de +500 empleados

Elaborar un manual de acogida será de gran beneficio para tu empresa, sobre todo cuando se manejan equipos de más de 500 colaboradores. Al desarrollarlo, estarás permitiendo que tus nuevos colaboradores se adapten a tu compañía de una manera articulada, organizada y robusta desde el primer día.

La creación y difusión de este recurso le permitirá a la compañía contar con un manual introductorio para que sus nuevos colaboradores comprendan los procesos, normatividades y objetivos de la organización, de manera que haya una transición organizada y sin mayores dificultades para las dos partes.

Aunque por regla general el manual de acogida o bienvenida contiene la misión, visión, objetivos, cultura organizacional, y descriptivo del rol, lo cierto es que el documento requiere orden, claridad, un tono de comunicación específico y mucha atención al detalle. Y en esta nota, te contaremos cómo se estructura, y qué recomendaciones puedes seguir para verificar que el documento se culminará con éxito.

Indica la historia de tu compañía

Haz un breve resumen de todo lo que ha sucedido en tu empresa desde el momento de su fundación hasta el día de hoy. Cómo ha sido su crecimiento hasta llegar a albergar a un equipo de más de 500 personas.

Te recomendamos incluir algunas imágenes, líneas de tiempo o infografías para que la información no se muestre densa o complicada al momento de leer.

Recuerda que el objetivo del manual de acogida es compartir la información necesaria para que las personas que ingresan a la compañía se adapten de manera adecuada, y se genere así un proceso de onboarding efectivo para todos ellos.

Comunica la filosofía de tu empresa

En el manual de acogida debes mostrar la misión y visión de la organización, así como los principios y la razón de ser.

Al incluir la misión, visión y principios en el manual de acogida, proporcionan a los nuevos colaboradores una comprensión clara de cómo se proyecta y de los valores de la organización, ayudándoles a alinearse con la cultura de la empresa desde el principio y a entender cómo su trabajo contribuye al éxito general de la compañía.

En este sentido, el onboarding es fundamental durante el ingreso de los colaboradores. Como bien menciona el sitio web Harvard Business Review, un onboarding deficiente puede dejar a sus empleados con menos confianza en sus nuevos roles, peores niveles de compromiso y un mayor riesgo de abandonar el barco cuando ven una posición nueva y más emocionante en otro lugar.

Define los objetivos empresariales

Como parte del paso a paso para elaborar un manual de acogida, es importante incluir los objetivos empresariales de la organización. Estos objetivos representan las metas específicas que la empresa busca alcanzar en un período determinado con ayuda de sus colaboradores.

A continuación, algunos parámetros que debes tener presentes al momento de establecer tus objetivos en el manual de acogida:

• Identifica los objetivos más relevantes que la empresa desea lograr en el futuro previsible.

• Asegúrate de que los objetivos sean específicos, medibles, alcanzables, relevantes y con un marco de tiempo definido.

• Desglosa los objetivos en áreas clave, incluso puedes definir objetivos por áreas y departamentos de la empresa.

• Determina la importancia relativa de cada objetivo.

• Relaciona los objetivos con los roles y responsabilidades de cada puesto de trabajo.

Al incluir los objetivos empresariales en el manual de acogida, están brindando a los nuevos colaboradores una comprensión clara de lo que la empresa busca lograr y cómo pueden contribuir a esos objetivos. Esto les ayuda a alinearse con los objetivos de la organización desde el principio y a trabajar en la misma dirección.

Establece las reglas de convivencia dentro de la empresa

Las reglas de convivencia dentro de la empresa son fundamentales para mantener un ambiente de trabajo positivo, respetuoso y productivo. Al incluir estas reglas en el manual de acogida, estás proporcionando a los nuevos colaboradores las pautas necesarias para interactuar de manera adecuada y contribuir al bienestar general en el entorno laboral. En los siguientes apartados encontrarás algunas reglas de convivencia comunes que se pueden incluir a tu manual:

• Respeto mutuo.

• Comunicación efectiva.

• Colaboración y trabajo en equipo.

• Confidencialidad y protección de la información.

• Puntualidad y responsabilidad.

• Uso adecuado de los recursos.

• Vestimenta y apariencia personal acorde a las política de la compañía.

• Cumplimiento de las políticas y normas de la empresa.

• Resolución constructiva de conflictos.

Al establecer estas reglas de convivencia en el manual de acogida, estás sentando las bases para un ambiente de trabajo saludable y productivo, donde los nuevos miembros del equipo comprendan las expectativas de comportamiento y puedan integrarse de manera efectiva en la organización.

Aunque es una sección opcional, incluir esta información en el contenido del manual de bienvenida es una muy buena idea para que el colaborador comprenda las dinámicas de la compañía.

Incluye información esencial de tu compañía

En este paso de la elaboración de tu manual de acogida, tendrás que agregar toda aquella información relevante de tu organización que deben conocer tus nuevos colaboradores para que se integren mejor al equipo de trabajo.

Aquí puedes compartir el organigrama de tu empresa, los segmentos a los que se dirige, los productos y servicios que ofrece, los proveedores que maneja, y en general, todos los temas que consideres fundamentales para compartir al momento de hacer el onboarding.

Indica los beneficios que se ofrecen en la organización

Al incluir los beneficios que ofrece la empresa en el manual de acogida, estás proporcionando información importante a los nuevos miembros sobre las ventajas y compensaciones que recibirán al formar parte de la organización.

Estos beneficios pueden variar según la empresa, pero aquí tienes algunos ejemplos comunes que se pueden mencionar:

• Detalla los aspectos relacionados con la remuneración, como el salario base, bonificaciones, comisiones, programas de incentivos, planes de participación en los beneficios y opciones de acciones.

• Describe el plan de seguro médico que la empresa ofrece.

• Informa sobre los planes de jubilación o ahorro para la jubilación disponibles, como planes de pensiones u otros mecanismos de ahorro con beneficios fiscales. 

• Detalla la política de tiempo libre remunerado, incluyendo días de vacaciones, días de enfermedad, licencias familiares y otros tipos de permisos que tu empresa ofrezca.

• Destaca los programas de desarrollo y crecimiento profesional que la empresa ofrece, como capacitaciones, programas de mentoría, reembolsos de matrícula para educación continua, oportunidades de promoción interna y desarrollo de habilidades.

• Menciona otros beneficios adicionales que la empresa pueda ofrecer, como descuentos en productos o servicios de la empresa, programas de bienestar, seguro de vida, asistencia legal o servicios de asesoramiento.

• Si la empresa ofrece opciones de flexibilidad laboral, como horarios flexibles, trabajo remoto o jornadas comprimidas, explícalas y proporciona detalles sobre cómo se solicitan y se gestionan.

Es importante proporcionar información detallada y clara sobre los beneficios de la empresa en el manual de acogida, ya que esto ayuda a los nuevos colaboradores a comprender el valor que se les ofrece y a sentirse motivados y satisfechos con su elección de unirse a la organización. 

Apóyate en una buena  gestión de Recursos Humanos para extraer la información necesaria y aplicar este recurso de la mejor forma posible.

Determina los roles de cada puesto de trabajo y colaborador de la empresa

Al elaborar el manual de acogida, es útil incluir información sobre los roles de cada puesto de trabajo y los colaboradores de la empresa. Esto ayudará a los nuevos miembros del equipo a comprender las responsabilidades y las interacciones dentro de la organización.

Finalmente, te recomendamos agregar un  job description efectivo de cada colaborador dentro del manual de acogida para que cada persona tenga un recordatorio de sus responsabilidades, habilidades y actividades a desarrollar. 

Estructura el manual de acogida

El penúltimo paso de cómo elaborar un manual de acogida, es quizás, uno de los puntos más importantes, estructurar el documento.

Es fundamental, que la estructura de tu manual tenga orden y coherencia en la información que contiene, para que no exista dudas con respecto a la información que quieres que tus nuevos colaboradores conozcan.

En función de esto, es recomendable que se tengan en consideración los siguientes aspectos:

• Antes de llegar a manos de los nuevos miembros del equipo, el manual debe ser revisado por un editor que dé el visto bueno del contenido.

• Se debe verificar que la portada, contraportada y diagramación de todo el archivo estén unificados, y que el documento cuente con un índice de contenidos y cuerpo de texto.

• Procura emplear imágenes, infografías, diagramas, tablas, íconos, mapas y otras herramientas que le den dinamismo al archivo y un descanso visual a la lectura del mismo.

• La mejor opción para tu empresa será adaptar el manual de acogida, tanto a formato digital como al físico.

Recuerda, con el manual de la organización puedes orientar a tus nuevos colaboradores hacia los objetivos que se desean alcanzar. Por lo que, se debe procurar tener un documento muy completo y detallado.

Evaluación y actualización del manual de acogida

El paso más importante de elaborar un manual de acogida de la compañía, consiste en revisar constantemente la información que contiene, para garantizar que siga siendo relevante y actualizada. 

Asimismo, recopila comentarios de los colaboradores y realiza modificaciones al manual cuando sea necesario para mejorar su efectividad. A tal efecto, es válido que se realice una retroalimentación, la cual te permitirá estar al tanto de lo que opinan los nuevos colaboradores de tu equipo.

Para recibir a los nuevos colaboradores, es importante mantenerse actualizado y contar con las herramientas necesarias para generar una buena experiencia para el talento que ingresa a la empresa. En este sentido, tenemos una serie de recursos descargables que podrán facilitar la tarea de tu equipo, como son los siguientes:

• ¿Cómo realizar un proceso de onboarding efectivo?

• Checklist para un proceso de onboarding efectivo

• Encuesta de onboarding

Fuente: Crehana

Ahora que conoces la importancia del manual de bienvenida, es el momento de llevarlo a la práctica y dar el primer paso hacia la transformación organizacional. Según el portal Forbes, el personal que adquiere nuevas habilidades y que está capacitado y alineado con los objetivos de la compañía, generará un retorno a la inversión importante, y un impacto positivo tanto para el individuo como para la organización.

La implementación del manual de acogida representará un cambio importante para toda la compañía, así que a pesar de que el proceso pueda ser largo, recuerda que la mejor inversión que puedes hacer es apostarle al capital humano. 

¡Te deseamos éxitos en tu camino empresarial!