¿Cómo capacitar equipos en empresas de más de 500 empleados?

Saber cómo capacitar a tu equipo es fundamental para garantizar el éxito en tu organización. Como se señala en una investigación de Mckinsey, alrededor del 90% de las empresas afirma que tendrá una importante brecha de habilidades en los próximos años. Sin embargo, las compañías no pueden demorar para actuar; deben cambiar la forma de pensar la gestión del talento. Y eso incluye la capacitación y desarrollo de las personas. Pero, ¿cómo hacerlo?

1. Haz un diagnóstico y clasifica las necesidades de capacitación

Lo primero en lo que debes centrarte al pensar en cómo capacitar a tu equipo de trabajo es en las necesidades existentes. Una buena práctica es comenzar por un diagnóstico de la situación actual para identificar cuáles son las habilidades blandas y duras sobre las que hay que trabajar más y en qué grado de importancia de desarrollo se ubica cada una. Todo proceso de capacitación tiene como punto de partida la detección de las necesidades de la empresa y del talento.

No es novedad que los entornos laborales se encuentran en un constante cambio. Los clientes adquieren nuevos comportamientos y aparecen nuevas soluciones tecnológicas. De esta manera, las personas de tu organización deben estar lo suficientemente preparadas para hacer frente a las exigencias que surgen y para superar los desafíos que depara el futuro.

¿De qué forma se puede realizar este diagnóstico? Principalmente, aplicando algunas de las siguientes acciones:

• Comparar tanto las competencias actuales como las futuras, que demanda cada puesto de trabajo, con el perfil actual del colaborador.
• Detectar qué tipo de habilidades le conviene desarrollar a la empresa a corto, mediano o largo plazo.
• Recabar información del equipo por medio de encuestas. Si estas son automáticas, mucho mejor.

Recuerda que puedes apoyarte en soluciones tecnológicas que permitan la automatización de todo este proceso sobre cómo capacitar a las personas que forman parte de tu empresa. Por ejemplo, si quieres diagnosticar el nivel de habilidades en tus equipos, la evaluación de áreas y de habilidades específicas a través de Machine Learning te permitirá lograrlo eficientemente.

En Crehana, contamos con una plataforma llamada Skill XP, la cual busca ese propósito. Con ella, puedes evaluar el dominio y la brecha actual de habilidades en tu empresa por medio de:

• Tests adaptativos: asigna tests con algoritmos de lógica Bayesiana; se trata de evaluaciones totalmente prácticas de 15 preguntas elaboradas por expertos.
• Alta confiabilidad: la información de los resultados se clasifica en niveles.
• Rutas de aprendizaje: una recomendación inteligente con más de mil cursos disponibles.

Fuente: Crehana

2. Define cuáles serán los objetivos de capacitación

En respuesta a cómo capacitar en tu empresa, lo siguiente es la definición de los objetivos de formación. ¿Qué significa esto? Debes tener en claro la relación entre la capacitación entregada y la aplicación del nuevo conocimiento por parte de tu equipo.

Como se indica en una publicación disponible en Forbes, la clave radica en que la capacitación esté bien alineada a los objetivos de negocio; después de todo, se trata de una inversión de tiempo y dinero que debe traducirse en un retorno.

¿De qué forma se deben elaborar los objetivos? Asegúrate de que sean formulados de forma clara, precisa o medible. Es decir, basarse en la premisa de las metas con objetivos SMART. Cada letra representa una característica que un objetivo debe tener para ser considerado como tal:

• S (specific/específico): debe ser claro y definido de forma precisa. ¿Qué quiero lograr? ¿Quiénes estarán involucrados? ¿Dónde se llevará a cabo?
• M (measurable/medible): debe ser cuantificable. Esto significa que debe poder medirse de alguna manera para evaluar el progreso y determinar cuándo se ha alcanzado.
• A (achievable/alcanzable): tiene que ser alcanzable, pero también desafiante.
• R (relevant/relevante): debe estar alineado con los objetivos generales y estrategias a largo plazo de la persona o la organización.
• T (time-bound/temporal): tiene una fecha límite clara o un plazo determinado para completar el objetivo.

De esta forma, cuando se termine de ejecutar el plan de capacitación que deseas aplicar, estos objetivos serán evaluados adecuadamente.

En líneas generales, los principales objetivos que responden la pregunta sobre cómo capacitar al equipo tienen que ver con:

• Mejorar las habilidades: una de las prioridades suele tener que ver con la actualización de las habilidades, ya sean duras o blandas, para estar al día con las novedades y necesidades del negocio. Sin dudas, aquellas empresas que crecen cuentan con equipos que dedican una buena parte de su jornada laboral a la adquisición de nuevo conocimiento y desarrollo de competencias claves.
• Elevar la productividad: se puede lograr gracias al fortalecimiento de habilidades, como una mejor gestión del tiempo o el manejo de una comunicación más asertiva. El aprovechamiento de herramientas que contribuyen a que el talento trabaje de una forma más efectiva es otra manera de ganar en productividad.
• Retener al capital humano: las personas no solo buscan una empresa en la que el clima laboral sea positivo o que sus líderes apoyen e inspiren; también tienen interés en una organización que les provea herramientas y recursos de capacitación para enfrentar los retos de una mejor manera.

3. Identifica el público a capacitar

¿Quién es tu público objetivo de formación? Esa es la otra pregunta clave. En esta instancia, debes elegir quiénes son las personas que formarán parte de la capacitación interna como destinatarios.

Al momento de elegir este público objetivo, también se deben tener en cuenta los objetivos especificados en el paso anterior sobre cómo capacitar al equipo. Solo así podrás escoger a los destinatarios idóneos, de manera que el programa a aplicar tenga un verdadero impacto en el logro de los objetivos del negocio.

Evalúa criterios relacionados con la experiencia laboral, la trayectoria en la empresa, el departamento para el que trabajan, las necesidades de cada área, el perfil profesional y los estudios.

Como señala Clarisa Ponte, profesora de nuestra  plataforma de e-learning, es importante "identificar quiénes son los mejores" de tu empresa, para asegurarte que el plan de capacitación funcionará.

4. Identifica los recursos en los que puedes apoyarte

Parte de la respuesta sobre cómo capacitar tiene que ver con las herramientas que el equipo de Recursos Humanos de tu empresa puede utilizar para desarrollar un programa de formación que impulse el potencial interno:

• Plataformas de e-learning.
• Videos educativos.
• Webinars.
• Tests con gamificación.
• Programas de mentoring y coaching.
• Biblioteca de recursos en línea.

5. Elabora el programa de capacitación

Para poder capacitar a tu equipo y diseñar el programa de formación que tu empresa necesita, es fundamental que tomes en consideración algunos elementos como los siguientes:

• El presupuesto del programa.
• Los recursos humanos y materiales que están a disposición de la compañía.
• El contenido a desarrollar en el programa formativo.
• Las técnicas que se implementarán.
• La programación de las fechas.
• El grupo de personas que participarán del programa.
• Los instructores del proyecto formativo.

Por otro lado, recuerda definir cuál es el contenido temático del plan de capacitación. Es decir, para saber cómo capacitar al personal, debes manejar el contenido que compartirás, el formato y la modalidad a seguir.

6. Comunica el programa

Es crucial que las personas sepan desde un principio que este programa forma parte de un plan integral de capacitación y gestión del talento humano. En otras palabras, esto no debe de anunciarse de un día para el otro o de imprevisto. De lo contrario, puede generar resistencia; sobre todo si lo que se desea es una mayor flexibilidad y apertura del equipo hacia la innovación y los desafíos del futuro.

Por eso, en el paso a paso sobre cómo capacitar, hay que contemplar la comunicación del programa de entrenamiento de las personas por medio de una campaña bien desarrollada. Ten presente estos aspectos en la transmisión de información:

• ¿Cuáles son las expectativas de la empresa con este programa?
• ¿Cuáles son los beneficios de su implementación?
• ¿Cómo ayudará a las personas para un mejor desempeño y más proactividad laboral?

7. Activa la formación

El próximo paso sobre cómo capacitar a tu talento es la ejecución de la formación. Tras haber comunicado el programa de entrenamiento y asegurarte de que cuentan con todos los recursos para llevar a cabo el plan, es el momento para activar el programa.

Eso sí, verifica que la plataforma de e-learning que utilices funcione de manera correcta.

8. Evalúa los resultados

Un punto esencial de todo proceso de capacitación tiene que ver con la evaluación de los resultados. Una vez concluido el programa, una buena práctica es la solicitud de retroalimentación para determinar la efectividad de la estrategia que se siguió.

¿De qué manera puedes hacerlo? Por ejemplo, por medio de entrevistas y encuestas del empleado online en la que haya preguntas sobre si la capacitación resultó del agrado de las personas, si creen que obtuvieron herramientas valiosas para trabajar y si consideran que están mejor preparados para los próximos desafíos.

Si bien esta información es valiosa para mejorar el programa de formación actual, también el feedback es relevante como experiencia de aprendizaje para los siguientes programas de capacitación en tu empresa.

Asimismo, notarás el impacto del plan sobre cómo capacitar a tu equipo en los resultados que el negocio empiece a lograr. Desde luego, si la productividad mejora y los indicadores de desempeño son superiores a escenarios anteriores, el programa habrá dado sus frutos.

Ahora bien, para no fallar en la ideación del plan de capacitación, tienes que saber cuáles son las pautas para la identificación de cuándo es necesario implementar la formación para el desarrollo profesional y cuáles son los mejores métodos para implementarla. Sobre todo esto y más, te explicamos en el ebook Guía sobre formación de equipos y desarrollo profesional.

Hasta aquí, te hemos compartido cuáles son los 8 pasos imprescindibles sobre cómo capacitar a las personas que forman parte de tu empresa. Siguiendo esta guía paso a paso, obtendrás un plan robusto y exitoso de entrenamiento interno que tenga impacto en tu organización y que permita alcanzar los objetivos ambiciosos del negocio.

No dudes en apoyarte en tecnología para perfeccionar las habilidades, aptitudes y competencias de tu equipo. Invierte en recursos y herramientas que impulsen el trabajo diario de las personas.