El Change Management es un fenómeno central dentro de una compañía, ya que promueve la implementación de cambios a partir de modificaciones que ocurran en el exterior y el interior de las grandes organizaciones. Aquí se incluye la incorporación de herramientas digitales para agilizar los procesos y la implementación de cambios culturales, de infraestructura y de tipo tecnológicos, que están asociados directamente con un mejoramiento de los procedimientos empresariales. 

De hecho, existen cambios adaptativos que se viven en una compañía para que sus productos, procesos, flujos de trabajo y estrategias evolucionen con el tiempo. Por ejemplo, contratar a un nuevo miembro para un equipo de trabajo o incluir dos días a la semana de teletrabajo pueden representar cambios adaptativos, que en ocasiones no requieren de una intervención de Change Management específica. A la vez, se pueden mencionar los cambios transformacionales que son más grandes y repentinos. Por ejemplo, cambiar el modelo de negocio de la empresa o lanzar una nueva división y expandirse hacia mercados internacionales son cambios que necesitan de un plan de Change Management más elaborado. Asimismo, mientras más grande sea la brecha entre la situación actual y la deseada, será aún más fundamental el papel de la gestión del cambio.

Continúa leyendo esta guía sobre la importancia del Change Management y descubre cuáles son las principales metodologías de implementación de cambios en tu organización. Así, podrás optimizar el rendimiento por medio de la maximización de los procesos de adaptación de la gestión empresarial y de todas las dinámicas del talento humano. 

¿Qué es el Change Management?

El Change Management es uno de los procesos que mayor trascendencia tiene hoy en día dentro del mundo empresarial. Este puede definirse como el procedimiento de transformación cultural, de infraestructura o tecnológico necesario que deben experimentar las distintas organizaciones para adaptarse a los cambios internos y externos. Todo para potenciar el sentido de pertenencia y alcanzar los objetivos productivos planteados. De acuerdo con un artículo de Harvard Deusto, la transformación empresarial desde un enfoque de estructura y de gestión es un mecanismo adaptativo para hacerles frente a los cambios externos, propios de un entorno cambiante que afecta a todos los sectores de desarrollo. 

Particularmente, un plan estratégico de recursos humanos debe incluir el proceso de Change Management que busca alcanzar la gestión del cambio organizacional y desarrollar las etapas en un programa de acción específico. Esto a partir de todos los agentes, las áreas, los recursos y los procesos  involucrados dentro de la compañía. También, el Change Management es una metodología que contempla todas las etapas del cambio. Desde la definición de las implicancias de este concepto para la organización y la correspondiente preparación, hasta la implementación y la evaluación de los resultados. 

En cuanto a los objetivos del Change Management, en primer lugar, es necesario preparar, brindar las herramientas adecuadas y apoyar a los colaboradores durante la transición transformacional a la que se hace referencia. Asimismo, el Change Management tiene el fin de evaluar todas las actividades previas y posteriores relacionadas con el cambio para asegurar que su implementación sea exitosa a lo largo del tiempo.

¿Cuáles son los beneficios del Change Management?

En relación con los aspectos positivos que están íntimamente relacionados con el Change Management, se puede mencionar la posibilidad de aumentar la efectividad organizacional en todos los departamentos. Esto a través de un mejoramiento del bienestar y de la inclusión de nuevos procesos que faciliten el cumplimiento de los objetivos y la optimización del desempeño en general. A continuación, te mencionamos algunas de las ventajas más importantes del Change Management para que puedas incorporarlo en las estrategias de transformación en las empresas de +1000 empleados:

a. Integración de nuevos recursos tecnológicos 

Con respecto al Change Management desde un enfoque tecnológico, es esencial destacar que las modificaciones que se realicen en cuanto a los procesos facilita la automatización y evita los gastos de tiempo y energía innecesarios. Específicamente, las herramientas digitales que pueden incluirse son las siguientes:

• Softwares de recopilación de datos con la posibilidad de extraer métricas personalizadas sobre aquellos parámetros preestablecidos que sean de trascendencia para la empresa y el alcance de los objetivos. 

• Interfaces que facilitan la realización de encuestas para recabar información cuantitativa sobre las consecuencias del Change Management dentro de los equipos. 

• Sistemas de gestión de procesos que reducen las tareas manuales y permiten obtener tiempo residual para utilizarlo en actividades más productivas o que favorezcan el bienestar de los colaboradores de las grandes empresas.

b. Optimización de la Responsabilidad Social Empresarial (RSE)

Por otro lado, el Change Management implica la incorporación de nuevos paradigmas que están vigentes como tendencias dentro del entorno organizacional. Una de las más relevantes es la importancia de cumplir con todos aquellos lineamientos que promuevan el respeto por el medioambiente, el uso adecuado de los recursos naturales, la reducción de los elementos contaminantes y la contribución que la compañía lleve a cabo en relación con la sociedad en sí. Para maximizar estas ventajas del Change Management, se pueden tener en cuenta las siguientes recomendaciones:

• Reconoce cuáles son aquellos aspectos en los que puedes contribuir como organización en función de la cultura empresarial que tenga la compañía. 

• Haz un plan estratégico de RSE según los valores de la empresa y comunícalo con eficiencia a todos los colaboradores. De hecho, es esencial hacer partícipe al talento humano con el objetivo de elevar el sentido de pertenencia y maximizar el compromiso por parte de las personas.

• Ofrece formación educativa virtual y/o presencial que esté relacionada con la importancia de la RSE en las organizaciones y cuál es el rol que cumple el Change Management en este proceso. Esto para mejorar el posicionamiento de la compañía en la mente de los colaboradores y en el contexto social.

¿Cómo ejecutar un plan de Change Management?

En cuanto a la forma de aplicar un programa de Change Management dentro de las organizaciones de gran dimensión, no existe una única vía efectiva para lograrlo. Además, esto dependerá de las características de la empresa, de la cultura y de cómo responda el talento a los procesos transformacionales que se presenten. Aquí destacamos una serie de pasos generales que se pueden contemplar para poner en acción un proceso de Change Management de forma efectiva en las empresas de +1000 empleados:

a. Descongelamiento de la organización

La primera de las etapas del Change Management está asociada con la neutralización de la resistencia al cambio por parte de los integrantes de los equipos de trabajo. En efecto, esta instancia suele ocurrir porque aumenta la sensación de incertidumbre ante las modificaciones de los procesos y del entorno. Como consecuencia de la implementación futura de los cambios que se avecinan se teme a los despidos, al aumento en la inversión de tiempo y dinero, a los cambios en la rutina y a las carencias en relación con el desarrollo de las habilidades requeridas para afrontar la transformación.

Por lo tanto, tener un plan de Change Management es una ventaja estratégica, pues permite comunicar los beneficios del cambio, planificarlo por etapas y que los nuevos modelos de trabajo sean bien recibidos en las organizaciones y por sus colaboradores. Para llevar a cabo un adecuado procedimiento de descongelamiento dentro de las grandes compañías, es necesario contemplar estas variables:

• Haz planificaciones de cada una de las etapas del Change Management en función del estado general de situación inicial de cada equipo de trabajo. Es ideal describir el punto al que se desea llegar, cuáles serán los cambios que se implementarán y de qué modo incidirán en el clima de trabajo, en el bienestar de las personas y en su rendimiento. 

• Se vuelve imprescindible facilitar canales de comunicación directos entre los colaboradores y fomentar el trabajo colaborativo en todas las fases del Change Management, pero más aún en la del descongelamiento. Dentro de este contexto, es necesario ser transparentes y explicar qué está cambiando y cuáles son los motivos por los cuales se está llevando a cabo una transformación organizacional en particular. 

• Fortalece tus skills como líder de equipo para desarrollar una escucha activa y aplicar estrategias de Change Management basadas en la inteligencia emocional y en la búsqueda del entendimiento de los cambios desde una mirada empática y que parta de la cultura de la empresa. Así, es necesario promover el liderazgo participativo y la comunicación horizontal. Puede decirse entonces y de acuerdo con nuestro podcast Crea un propósito compartido y un mayor impacto al negocio con Rebeca Saldaña de Smartfit, el jefe tiene un alto impacto en el bienestar y rendimiento de los equipos. No obstante, es esencial que desde las empresas se fomente una cultura organizacional positiva. Así, un mánager debe ser un líder inspirador que coincida con los valores de la compañía y sus propósitos generales y específicos.

b. Implementación de los cambios

Al aplicar las modificaciones propias del Change Management, es necesario que el líder de equipo esté atento a las reacciones de los colaboradores desde la perspectiva de su bienestar. Asimismo, debe verificar si existen modificaciones en los niveles de satisfacción laboral y en el rendimiento productivo. En este sentido, en este apartado, te detallamos una serie de elementos que puedes contemplar al momento de desarrollar esta etapa del Change Management en tu compañía:

• Aplica los cambios que hayas planificado de forma progresiva y mide el impacto en la organización en cada uno de sus departamentos según aquellos parámetros que hayas establecido como esenciales para conocer en profundidad la incidencia de las modificaciones aplicadas.

• Transmite seguridad y confiabilidad en tu desempeño como líder de equipo para considerar este período de adaptación como un desafío positivo para todas las personas.

• Potencia la comunicación desde el plan de Change Management, ya que algunos motivos de resistencia ante el cambio están relacionados con las dificultades comunicacionales entre los líderes y los colaboradores, así como entre los colegas. Así, los líderes tendrán un papel protagonista para administrar el cambio. Por lo tanto, los roles claves deben estar entrenados y poseer las herramientas para facilitar una transición fluida desde una adecuada comunicación. 

• Participa en webinars de Change Management, congresos y distintas instancias formativas para que puedas potenciar tu desempeño como líder en esta fase de aplicación del plan de Change Management en una empresa. Según nuestra Guía para realizar una capacitación de liderazgo, se vuelve imprescindible disponer de liderazgos efectivos que lleven a cabo sus acciones a partir de una concordancia con las metas organizacionales. Asimismo, se necesita que no solamente existan planes de formación para líderes. También, que sea posible llevar a cabo una evaluación adecuada de las métricas relacionadas con su realización con el objetivo de medir el éxito de los planes formativos respectivos.

“Guía para realizar una capacitación de liderazgo”, Crehana

c. Congelamiento del proceso transformacional

Finalmente, dentro de la metodología del Change Management, se debe incluir la etapa correspondiente a la integración del cambio en el flujo de trabajo o en aquellas áreas que deseen ser modificadas dentro de la organización. Asegúrate de que hayan sido aceptadas e implementadas correctamente. La finalidad de esta instancia es adoptar los cambios para crear una nueva dinámica de trabajo, llegar a un punto en el que se recupere la estabilidad y que se potencien los resultados según los planes preestablecidos desde el sector de talento humano. 

Particularmente, para tener éxito en esta fase del proceso de Change Management, es necesario considerar algunos ítems que a continuación te enumeramos para que tengas en cuenta a la hora de diseñar planes integrales de este tipo dentro de los entornos organizacionales de gran tamaño: 

• Utiliza interfaces digitales para medir los resultados obtenidos a través de la implementación del Change Management con el objetivo de optimizar la toma de decisiones a través de datos cuantitativos confiables. 

• Lleva a cabo reuniones de seguimiento individuales y grupales a partir de la aplicación de un liderazgo participativo para que los colaboradores se sientan parte de la cultura organizacional y de los cambios transformacionales que se experimentan dentro del entorno de trabajo. 

• Evalúa cuáles son los recursos tecnológicos disponibles para monitorear los resultados del programa de Change Management HR según cada colaborador del equipo de trabajo. Una de las opciones más adecuadas está asociada con el empleo del software de desempeño de Crehana, que permite establecer un Plan Individual de Desarrollo (PID) para cada empleado y evaluar las métricas necesarias para constatar la evolución en el tiempo según lo establecido en el plan de Change Management.

Plataforma de desempeño de Crehana

En resumen, el modelo de Change Management es una de las herramientas metodológicas más eficientes para potenciar el rendimiento de las compañías a través de la implementación de estrategias ágiles de adaptación al cambio. En esta guía, se han expuesto algunas propuestas generales asociadas con el proceso de Change Management. Recuerda tener en cuenta las características específicas de tu compañía, la cultura organizacional y cuáles son los tipos de cambios que se experimentan para poner en acción los recursos de gestión de recursos humanos y tecnológicos más adecuados. 

Entonces, considera los cambios como oportunidades de crecimiento para los colaboradores, la compañía y para tu rendimiento como HR mánager. Así, podrás alcanzar los resultados que esperas a través de estrategias de Change Management efectivas y que logren los resultados que esperas a lo largo del tiempo.