Change Management: ¿cómo impulsar el éxito del cambio a través de las personas?

El change management es una necesidad para potenciar el crecimiento empresarial. Indiscutiblemente, para que se logre un cambio positivo, los miembros de una organización se deben preparar y tener las herramientas adecuadas. Para esto, el departamento de Recursos Humanos y los líderes tienen la labor de desarrollar un plan de acción para garantizar una implementación exitosa del mismo. 

La resistencia al cambio organizacional es una de las principales problemáticas que han enfrentado las empresas en los últimos años. La transformación digital ha obligado a muchas organizaciones a dejar las metodologías tradicionales, lo cual ha producido dificultades sobre todo en los colaboradores de las generaciones más antiguas. Por ello, para guiar el cambio empresarial es importante diseñar estrategias de change management.

En la nota de hoy, conocerás qué es el change management y por qué es importante. También, te presentaremos los modelos de change management y cómo hacer un plan de change management en una empresa. 

¿Qué es change management?

La definición de change management se refiere al proceso planificado y estructurado de acciones que un negocio ejecuta para implementar cambios en las operaciones internas y externas de la organización. Por ejemplo, aspectos culturales, tecnológicos o relacionados a la infraestructura. 

A través del departamento de Recursos Humanos, un plan de change management busca llevar a cabo la gestión del cambio organizacional y desarrollar las etapas en un plan de acción, considerando a todos los agentes, las áreas, los recursos y los procesos  involucrados. Así también, el change management es una estrategia que contempla todas las etapas del cambio. Desde la definición del cambio y la preparación para el mismo, pasando por la implementación y, por último, la resolución. 

En cuanto a los objetivos del change management, en primer lugar, se busca preparar, brindar las herramientas adecuadas y apoyar a los colaboradores durante la transición. Asimismo, tiene el fin de evaluar todas las actividades previas y posteriores relacionadas al cambio para asegurar que la implementación del mismo sea exitosa.

Ahora ya sabes qué es change management, pero ¿conoces por qué es tan importante en el contexto actual? Averiguemos a continuación. 

¿Cuál es la importancia del change management?

El mercado es un ente dinámico; es decir, está en constante cambio. Para sobrevivir a él, es indispensable que cualquier negocio tome en cuenta el change management, especialmente, si lo que busca es crecer a través de la innovación.

Como se mencionó previamente, los cambios son inevitables para mantenerse relevante en el mercado. Sin embargo, muchas personas no disfrutan de los cambios, por lo que es muy común que exista resistencia de los colaboradores. Según se observa en un estudio realizado por la consultora Gartner, más del 50% de las iniciativas de cambio en las empresas no tienen éxito, principalmente por la fuerte oposición de los talentos. 

La resistencia al cambio organizacional suele ocurrir porque se relaciona a despidos, inversión de tiempo y dinero, cambios en la rutina, falta de habilidades que se adapten a la nueva estructura, mal tiempo, fallos en el liderazgo y, en especial, miedo a lo desconocido. Por lo tanto, tener un plan de change management es una ventaja estratégica, pues permite comunicar los beneficios del cambio, planificarlo por etapas y que los nuevos modelos de trabajo sean bien recibidos en las organizaciones y por sus colaboradores. 

De la misma manera, otros beneficios del change management es que se aumentan las probabilidades de que se alcancen los objetivos del nuevo proyecto, que se llegue a las metas a tiempo y que se mantenga dentro del presupuesto. Por otra parte, es un facilitador para la adaptación al cambio y la fidelización del talento. Finalmente, se puede decir que mejora el retorno de la inversión inicial para el proyecto de transición. 

¿Qué factores influyen en el change management?

Ningún cambio es igual al otro, así como ninguna empresa es idéntica a la anterior. ¿Qué significa eso? Pues que las estrategias de change management deben ser hechas a medida de las necesidades del cambio y de la organización. Por ello, los responsables necesitan analizar cuáles son los aspectos que influyen en la gestión del cambio. Por ejemplo: 

Tipos de cambios organizacionales

Según propone Harvard Business School Online, existen dos tipos de cambios organizacionales que requieren de planes de change management: 

• Adaptativos: son aquellos cambios pequeños, graduales y repetitivos por los que una empresa pasa para que sus productos, procesos, flujos de trabajo y estrategias evolucionen con el tiempo. Por ejemplo, contratar a un nuevo miembro para tu equipo de trabajo o incluir dos días a la semana de teletrabajo pueden representar cambios adaptativos, que no requieren de una intervención de change management específica. 
• Transformacional: son los cambios más grandes y significativamente más dramáticos y, en ocasiones, repentinos. Por ejemplo, cambiar el modelo de negocio de la empresa, lanzar una nueva división y expandirse a mercados internacionales son cambios que necesitan de un plan de change management más elaborado. Además, cabe mencionar que, mientras más grande sea la brecha entre la situación actual y la deseada, será aún más fundamental el papel de la gestión del cambio.

Comunicación

La comunicación es uno de los aspectos fundamentales en los que se basa un plan de change management. Usualmente, algunos motivos de resistencia ante el cambio están relacionados a las dificultades en la comunicación entre los líderes y los colaboradores, así como entre colegas. 

En primer lugar, los jefes y supervisores son los agentes que deben encabezar el cambio, por lo que en un marco de trabajo de change management necesitan promover el liderazgo participativo y la comunicación horizontal. Por otro lado, se deben facilitar canales de comunicación directos entre los colaboradores y fomentar el trabajo colaborativo. 

Asimismo, resalta la importancia de saber cómo comunicar los beneficios del cambio. Primero, es necesario ser transparentes y explicar qué está cambiando y por qué, considerando también el impacto que puede tener sobre tu equipo. De la misma manera, necesitas resaltar qué pros (y qué dificultades) pueden representar para ellos. Lo ideal es hacer en persona o mediante una reunión virtual y, en caso sea prudente, enviar los detalles por correo electrónico. Por último, procura que la comunicación sea mutua; es decir, no solo expongas los cambios, sino dales un espacio para que expresen sus opiniones, dudas e ideas. 

Liderazgo

Los tipos de liderazgo en una organización serán uno de los mejores predictores para el éxito de la adaptación al cambio. Como se ha explicado anteriormente, en una estrategia de change management serán los líderes quienes tendrán un papel protagonista para administrar el cambio. Por lo tanto, los roles claves deben estar entrenados y poseer las herramientas para facilitar una transición fluida. 

También, es recomendable adoptar un liderazgo participativo en el change management, ya que permite tener una comunicación horizontal y que los colaboradores desarrollen un sentido de pertenencia. Aquello hace que las personas se sientan parte del cambio, en lugar de agentes externos que probablemente se resistan al mismo. 

Recursos 

En la planificación del change management, es importante tomar en cuenta qué recursos tenemos disponibles. Desde el presupuesto, la infraestructura, la cantidad de colaboradores y las herramientas, hasta recursos intangibles, como el tiempo, la capacitación y la capacidad de gestión del cambio. Es decir, no es igual diseñar una estrategia de change management para una organización de 10,000 colaboradores, con un presupuesto de millones de dólares y en un plazo de dos años, como en una empresa que tiene 100 personas en su plantilla, con un presupuesto limitado y en un periodo de 6 meses. 

Por otra parte, en la actualidad, la digitalización ha puesto a nuestra disposición miles de herramientas para poder agilizar nuestros proyectos de change management. Por ejemplo, tenemos aplicativos de trabajo colaborativo para hacer reuniones virtuales y tener canales de comunicación más directos, como Microsoft Teams y Google Suite. También, existen softwares de seguimiento de objetivos, como nuestra plataforma de Seguimiento de Desempeño y OKRs, con la que podrás optimizar la gestión del talento y los resultados de la estrategia de cambio.

¿Cómo ejecutar un plan de change management?

Existen diferentes modelos de change management que dependen de las características de tu empresa  y la naturaleza del cambio. Sin embargo, se considera que esta es una de las técnicas de change management más universales.

El modelo de Lewin fue propuesto por un filósofo y psicólogo polaco del mismo nombre. Se trata de una fórmula sobre los procesos de change management que una organización debe pasar para adaptarse a los cambios. Está basado en una analogía de un bloque de hielo, haciendo referencia a la resistencia al cambio, la transición y, finalmente, la adaptación.  

Se divide en tres fases: descongelamiento, movimiento y congelamiento. A continuación, te contamos cómo se explican estas etapas del change management:

1. Definir y planificar el cambio: descongelamiento

Es importante poder anticipar la resistencia al cambio y saber cómo vencerla para crecer. Pero ¿cómo? Pues planificando el change management a detalle. En primera instancia, hay que definir cuál es el cambio que se realizará. Es necesario describir la situación actual y cuál es la situación deseada. De esta manera, se puede determinar la brecha y cuáles son los cambios a realizar para llegar a la situación ideal. 

A continuación, hay que formular los objetivos. Todos deben tener correspondencia con cada una de las acciones del change management. Así te aseguras que ningún movimiento sea en vano. 

Por otro lado, en caso estés frente a un gran cambio en una empresa con un gran número de colaboradores, será útil crear un change management team. Ellos serán los agentes encargados de proponer y ejecutar las acciones a favor del cambio, además de monitorear que el plan se esté cumpliendo. 

2. Implementar los cambios: movimiento

¡Pon el plan en marcha! Esta es la fase del verdadero cambio. Si es posible, impleméntalo progresivamente. El liderazgo y la comunicación tendrán un papel protagonista para que las acciones del plan de change management tomen el curso adecuado. Es importante tener en cuenta el rol de los colaboradores, ya que ellos son quienes decidirán si hay resistencia. Entonces, procura generar seguridad y calma ante la incertidumbre. 

Identifica qué está yendo bien, si hay oportunidades de mejora y qué no está funcionando. En cuanto sea necesario, modifica el plan de change management y regresa al inicio de la etapa de implementación. 

3. Mantener los cambios: congelamiento

Esta etapa corresponde a la integración del cambio en el flujo de trabajo. Asegúrate que ha sido aceptado e implementado correctamente. Aplica técnicas de change management para recolectar y analizar la información para determinar el impacto de la transformación. El fin es adoptar los cambios para crear una nueva dinámica de trabajo y llegar a un punto en el que se recupera la estabilidad. 

Esperamos que la nota de hoy te haya ayudado a conocer qué es el change management y su importancia para el crecimiento de una organización. Como hemos aprendido a lo largo del artículo, el cambio es una necesidad e, incluso, inevitable. Si tu empresa y sus colaboradores tienen la preparación y las herramientas para adaptarse  a los cambios de un mercado dinámico, podrás mantenerte al tanto de las últimas tendencias y potenciar el crecimiento de tu negocio.

¿Qué esperas para diseñar un plan de change management? 

¡Muchos éxitos!