Retroalimentación en una empresa: ¿qué es y cómo se debe realizar?

Saber qué es la retroalimentación empresarial y entender cómo aplicarla dentro de tu equipo de trabajo, es de vital importancia para aumentar la confianza y mejorar el rendimiento laboral de tus colaboradores. La comunicación es una habilidad sumamente importante en nuestro día a día y, aunque no lo creas, un feedback realizado a tiempo puede ayudar a que tu grupo cumpla con los objetivos en los plazos establecidos.

En el marco de la crisis sanitaria generada por la aparición del COVID-19, las empresas se han visto en la obligación de mantener un  modelo de trabajo híbrido, teniendo como principal desafío la retroalimentación empresarial. Pero, ¿cómo la retroalimentación puede ayudarte a ser un mejor líder?

En este post no solo te diremos qué es la retroalimentación, también aclaramos la importancia del feedback en tu desempeño como líder, así como algunos ejemplos de un feedback positivo y negativo.

¿Qué es la retroalimentación?

La retroalimentación empresarial es uno de los pilares fundamentales para la construcción de un equipo productivo y capacitado. Gracias a ella es posible tener una comunicación efectiva, mejorar la toma de decisiones, y optimizar los flujos de trabajo.

En el mundo empresarial y en la gestión de empresas, el término feedback (la versión en inglés para hablar de lo qué es la retroalimentación), se utiliza a diario para hacer referencia a las evaluaciones de las tareas realizadas por un equipo de trabajo, es decir, es una especie de sistema de control sobre las acciones de un colaborador en la compañía.

Pero la retroalimentación empresarial no es un trabajo de una sola persona: es un trabajo en conjunto, tanto del emisor como del receptor (quienes integran este sistema), tienen una participación fundamental en el proceso de comunicación. Es decir, el feedback no es unidireccional, sino bidireccional.

Esta relación bidireccional del feedback en una empresa debe estar basada en la confianza, la transparencia y contar con una completa armonía para generar una comunicación efectiva que se traduzca en la optimización de las tareas. 

El  desarrollo de habilidades de comunicación puede ayudarte a generar un feedback positivo en tus colaboradores y compañeros de equipo. El trabajo de un líder no es fácil, en especial cuando se trata de hacer evaluaciones de desempeño, ya sea por nuestro tono de voz, o simplemente por no contar con las palabras adecuadas en ese momento. 

Ya debes tener una idea más clara de qué es la retroalimentación y cómo, a través de ella, puedes llegar a ser una fuente de inspiración para tus compañeros de trabajo, siendo un gran líder, pero más importante aún, buscando  mejorar la comunicación con tus colaboradores.

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Tipos de retroalimentación 

Kumar Abhishek, miembro del  consejo de Forbes, asegura que “el iniciador de la retroalimentación necesita generar confianza y seguridad psicológica en el proceso. De lo contrario, la retroalimentación constructiva puede convertirse fácilmente en destructiva”.

Cuando Abhishek habla de retroalimentación constructiva y destructiva, se refiere a los dos tipos de feedback que podemos dar y/o recibir.

Veamos los tipos de retroalimentación con algunos ejemplos.

1. ¿Qué es un feedback positivo?

Aunque parece que cualquier persona puede entender la definición de un feedback efectivo, muchas veces desconocemos qué es la retroalimentación efectiva y cómo aplicarla en nuestro día a día. 

Cuando hablamos de un feedback positivo, no solamente debemos resaltar los puntos fuertes de nuestros colaboradores, sino resaltar aquellos que deben ser mejorados, es decir, realizar una crítica constructiva.

Muchas veces se confunde la retroalimentación positiva con elogiar a nuestros compañeros de trabajo por realizar sus tareas, o felicitarlos ocasionalmente. Sin embargo, no es sólo eso: debemos ayudarlos a crecer y a mejorar sus habilidades.

Algunos ejemplos de feedback positivo pueden ser los siguientes:

• “La manera en que resuelves los problemas es un claro ejemplo para tus compañeros”.

• “Creo que tienes una habilidad única para hacerte cargo de este proyecto, cuento contigo para llevarlo a cabo”.

• “Sería ideal ver cómo lideras la próxima reunión, trae tus mejores propuestas”.

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2. ¿Qué es la retroalimentación negativa?

Por otro lado, el feedback negativo, a diferencia de lo que es la retroalimentación positiva, está enfocado en resaltar solamente los errores y las fallas, algo que muchas veces puede desmejorar el rendimiento de un colaborador, y que no es nada útil para que estas fallas se corrijan.

Sin embargo, existen formas de convertir el feedback negativo en una herramienta para que las personas entiendan qué aspectos deben mejorar, y ayudarlos a realizar sus tareas de una forma eficiente.

Hay dos maneras de realizar una retroalimentación negativa:

• La forma directa, en la que la retroalimentación se enfoca en hablar de los problemas de desempeño o los errores que se han cometido.

Por ejemplo: “estoy muy preocupado, en las últimas reuniones te he visto disperso, cómo si no supieras de lo que estamos hablando. Es momento de que empieces a prestar más atención a tu trabajo”.

• La técnica del sándwich, en la que debemos realizar primero un comentario positivo, resaltar las fallas y, por último, motivar a que nuestro colaborador siga esforzándose.

Un ejemplo de la técnica del sandwich sería: “estoy satisfecho con el desempeño que has tenido últimamente. Sin embargo, considero que puedes mejorar tus presentaciones y hacerlas más accesibles para el equipo. Estoy seguro que podrás conseguirlo, no te desanimes”.

La técnica de sándwich es una de las mejores maneras de motivar a los colaboradores, ya que genera una especie de compromiso en la persona y le ayuda a enfocarse en su rendimiento laboral.

Según un estudio realizado por Jack Zenger, columnista de Forbes y de la  Harvard Business Review, se le preguntó a 7.631 líderes de equipos y gerentes si creían que dar retroalimentación negativa era estresante o difícil, “y el 44% estuvo de acuerdo.” 

Es decir, cuando la retroalimentación empresarial tiene el propósito de resaltar cuáles son los aspectos que debe mejorar cada persona, resulta más difícil saber cómo hablar y qué cosas decir para no afectar el desempeño de los colaboradores.

En este punto ya tienes una idea más clara de lo que es la retroalimentación empresarial y cómo, de distintas maneras, podemos influir, positiva o negativamente en el rendimiento laboral de los colaboradores y en su actitud en el equipo de trabajo.

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¿Por qué es importante la retroalimentación en los equipos de trabajo?

Además de saber qué es la retroalimentación empresarial, es importante que entiendas por qué es tan importante el feedback dentro de los equipos de trabajo, cuál es el impacto que tiene sobre los colaboradores, y cómo puede afectar el desempeño.

Para conocer la importancia de la retroalimentación, veamos nuestro ambiente laboral como un hogar, dónde convivimos con varias personas. Cada uno de estos integrantes está a cargo de una determinada función dentro del hogar: si alguna de estas tareas falla, el funcionamiento del hogar se ve afectado. 

Y aquí entra en juego la retroalimentación empresarial si alguno de los colaboradores de una compañía no realiza sus tareas de la forma adecuada, el funcionamiento y la productividad de la organización disminuye.

La retroalimentación es una herramienta indispensable para el bienestar de las empresas. Por eso, cada vez más empresas se preocupan por conseguir herramientas que les permitan optimizar sus procesos de comunicación interna.

Hay varios elementos que influyen positiva o negativamente en la manera en cómo damos y/o recibimos el feedback, siendo uno de ellos nuestras expresiones corporales y faciales. 

En el  curso online de Feedback y conversaciones difíciles, el profesor Carlos Marino, asegura que “en una conversación difícil, (...) la comunicación no verbal es una forma de hablar más allá de lo que decimos o expresamos”.

Un punto más a tomar en cuenta para hablar de la retroalimentación empresarial, es la importancia de generar el efecto correcto. Cuando tenemos el feedback como una actividad diaria en nuestra oficina, podemos obtener alguno de los siguientes beneficios:

• Se fortalece el trabajo en equipo y la motivación al reconocer las virtudes y el buen desempeño de los colaboradores.

• Los ideales de la empresa se vinculan con los objetivos individuales de las personas.

• Al realizar feedback, los malos entendidos y las inconformidades se trabajan, por lo que es posible mejorar el ambiente laboral.

• Se cohesionan los distintos niveles y cargos dentro de la compañía.

En este punto del artículo, debes tener una idea más clara de qué es la retroalimentación. Ahora, veamos algunos consejos útiles que te pueden servir para perfeccionar el uso de esta herramienta.

Consejos para generar impacto con la retroalimentación

Entendiendo lo importante que es la retroalimentación empresarial para cualquier tipo de organización, es necesario aplicar algunas buenas prácticas que te permitan aprovechar la herramienta. Siguiendo las indicaciones adecuadas, puedes obtener un número de beneficios muy altos y mejorar tus estrategias de comunicación.

Siguiendo estas recomendaciones te puedes asegurar de que las estrategias de feedback y retroalimentación con tus equipos de trabajo tendrán el efecto que deseas. Además, puedes mejorar algunos indicadores de gestión empresarial muy importantes para el bienestar de tu compañía.

1. Se honesto

La honestidad es la piedra angular de todas las relaciones humanas y, en un ambiente laboral, ser honesto contigo mismo, con tus compañeros de equipo y colaboradores puede marcar la diferencia.

Cuando nos preguntamos qué es la retroalimentación, lo primero que se nos viene a la mente son críticas hirientes y ofensivas, lo que está completamente fuera de lugar. Tener un feedback con honestidad es resaltar los aspectos positivos de tu equipo de trabajo, así como también resaltar, de manera constructiva, sus fallos.

2. Agenda encuentros para realizar el feedback

Cuando pensamos en qué es la retroalimentación, no podemos pensar en una conversación que tenemos con nuestros superiores o nuestros colaboradores en el pasillo. El feedback se cubre en sesiones que sirven para evaluar el desempeño, por lo que lo más correcto es hacer una reunión formal con las personas involucradas.

Sin importar el tipo de retroalimentación que darás, positiva o negativa, debes establecer un calendario de sesiones para realizar el feedback. 

Todas las empresas tienen una evaluación de desempeño anual, sin embargo, es recomendable mantener un flujo de comunicación constante, y llevar a cabo procesos de retroalimentación empresarial cada vez que sea necesario.

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3. Busca solucionar las fallas junto a tu equipo de trabajo

Al iniciar nuestro artículo, te dijimos que el feedback es un trabajo en conjunto, es una relación bidireccional, algo que debe ser siempre así para generar una retroalimentación asertiva.

Al hacer el feedback, debemos darle a nuestros colaboradores la posibilidad de encontrar soluciones, en vez de decirles cómo resolver el problema. Esto ayuda a mejorar su nivel de compromiso laboral y aumenta su confianza.

4. Presta atención al lenguaje corporal

Mientras recibimos algún feedback, debemos prestar atención a la forma cómo se expresa la otra persona: su postura corporal o sus gestos faciales, pequeñas expresiones que pueden hacer que el mensaje llegue de la manera equivocada. 

Lo mismo sucede cuando nosotros somos los emisores del mensaje. La frase: “una mirada dice más que mil palabras” la cambiaremos por: “el lenguaje corporal dice más que mil palabras”

5. Evita críticas negativas sin un consejo positivo

El objetivo principal del feedback es transformar positivamente a las personas y ayudarlas a crecer en todos los aspectos, tanto a nivel personal, como en el trabajo, por lo que es aconsejable hacer críticas constructivas y usar algunas de estas expresiones:

• Tú puedes.

• Confío en ti.

• Es algo que superarás con esfuerzo.

• No te rindas hasta alcanzarlo.

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6. Utiliza ejemplos

Cuando te expresas, es posible que no todos entiendan lo que quieres decir y el mensaje puede ser impreciso para tus fines. Por lo que, al momento de realizar un feedback, es recomendable utilizar ejemplos y apoyarse en las herramientas tecnológicas disponibles.

Tener a la mano tablas de evaluación de desempeño, gráficas y la información recaudada desde la última sesión de retroalimentación, puede ayudarnos a expresarnos correctamente, evitando dejar dudas y crear malos entendidos.

Las evaluaciones de desempeño son valiosas para las empresas y, como líder, debes tener un conocimiento muy preciso de qué es la retroalimentación empresarial y de cómo puedes ayudar a tu equipo a avanzar en conjunto de manera rápida a través de ella.

Herramientas para optimizar la retroalimentación en una empresa

Llevar a cabo un proceso de retroalimentación en una empresa puede ser complicado, tanto por el tiempo que requiere como por la propia complejidad del proceso. Sin embargo, existen muchas herramientas con las que una organización puede mejorar sus procesos de retroalimentación empresarial.

En los últimos años, la transformación digital de las empresas se ha ido profundizando, y cada vez es más común que se utilicen programas especializados en la gestión de desempeño, y en la automatización de los procesos de retroalimentación en las empresas.

Conocer estos programas te puede ayudar a mejorar la forma en la que le das feedback a tus colaboradores y mejorar el desempeño de tu organización. Existen muchas opciones, así que recomendamos elegir la que mejor se adapte a las necesidades particulares de tu compañía.

1. Empuls

Con este software resulta muy sencillo automatizar la retroalimentación en una empresa, además, el programa tiene funciones para hacer evaluaciones de desempeño y saber con precisión cuál es el rendimiento de cada persona dentro de una organización.

Empuls también desarrolla el aspecto bidireccional de la retroalimentación empresarial, porque permite generar cuestionarios para conocer los niveles de satisfacción laboral, y monitorear el feedback de los colaboradores durante todas las etapas de su ciclo de vida dentro de la empresa.

Gracias a ella es posible reducir la cantidad de tiempo que se emplea en los procesos de retroalimentación, y los líderes de cada equipo de trabajo pueden ofrecer un feedback más objetivo.

Fuente: Empuls

La idea de la herramienta es que la retroalimentación empresarial avance a través de tres pasos esenciales, que son analizar, diagnosticar y realizar el feedback. Todo esto, utilizando su sistema, que centraliza las comunicaciones y reduce la carga que implica un proceso de este tipo.

Con Empuls no solo es posible ejecutar un proceso de retroalimentación en una empresa, sino que se pueden mejorar métricas como el nivel de compromiso y la satisfacción laboral. Sus integraciones, además, permiten la conexión con otras herramientas de trabajo colaborativo como Slack, Microsoft Teams y Google Workspace.

2. SurveyLab

Esta es una herramienta profesional, que puede utilizar cualquier persona para gestionar la retroalimentación empresarial. Los departamentos de recursos suelen utilizarla para encuestar a sus colaboradores y descubrir cuáles son los problemas que pueden estar afectando su experiencia.

Lo mejor de todo es que esta aplicación web cuenta con integraciones y automatizaciones que facilitan el trabajo, y con las que resulta muy sencillo llevar a cabo la retroalimentación en una empresa. Además, está optimizada para cualquier tipo de dispositivo, por lo que se puede utilizar en computadoras, tabletas y celulares.

También es importante resaltar que SurveyLab se puede integrar con aplicaciones como Slack y Zendesk, lo que facilita aún más la retroalimentación empresarial.

Si reconoces la importancia del feedback en los equipos de trabajo, y necesitas una herramienta para optimizar las comunicaciones dentro de tu compañía, te recomendamos darle un vistazo a la oferta de valor de SurveyLab.

Fuente: SurveyLab

3. BetterWorks

Otra herramienta muy útil para la gestión de recursos humanos y el feedback dentro de las empresas es BetterWorks. Con esta aplicación se pueden hacer evaluaciones de desempeño, medir el employee engagement, y canalizar el feedback con los colaboradores.

Las funciones de BetterWorks son ideales para reforzar las conductas positivas, generar confianza en los equipos de trabajo, y fomentar la colaboración. En esta plataforma tanto los managers como los encargados de un proyecto pueden solicitar feedback en relación a determinadas tareas, mantener un registro de las conversaciones en el flujo de trabajo, y tener una retroalimentación de 360 grados.

Asimismo, las plantillas de feedback se pueden personalizar y segmentar dependiendo del departamento, la función, el rol o la jerarquía. BetterWorks reconoce la importancia de la retroalimentación en una empresa y ofrece soluciones para mejorar la cultura de las personas en torno a ella.

Todas estas funciones de feedback se ven potenciadas también con las opciones de reconocimiento laboral de la plataforma, con las que se pueden celebrar los logros de los equipos de trabajo y promover el trabajo en equipo, la colaboración y la cultura corporativa de una compañía.

Fuente: BetterWorks

4. Zeppelean

Zeppelean es una aplicación web que se puede utilizar con el propósito de dar y recibir feedback dentro de una empresa. Esta aplicación tiene funciones para segmentar el feedback en tareas semanales, lo que permite que la frecuencia en la que se genera la retroalimentación empresarial sea más alta.

Es importante mencionar que Zeppelean está optimizado para dispositivos móviles, por lo que puedes controlar la retroalimentación en una empresa directamente desde un teléfono celular o una tableta. Esto ayuda a ahorrar tiempo y resulta muy cómodo tanto para quien da el feedback como para quien lo recibe.

Otro aspecto relevante es que la aplicación tiene funciones de gamificación para la retroalimentación empresarial. Los usuarios pueden navegar a través de toda la interfaz de forma divertida, y podrán gestionar su panel de feedback con mucha facilidad.

Por ejemplo, si el feedback recibido mejora con el paso del tiempo, las personas reciben reconocimientos a través de insignias y puntos en un tablero de clasificación. Aunque parezca que se trata de algo simple, los resultados son positivos, porque las personas reconocen la importancia de la retroalimentación en una empresa de una forma divertida y dinámica.

Fuente: Zeppelean

5. Culture Amp

Por último, tenemos que mencionar a Culture Amp, una excelente herramienta para desarrollar la cultura en las empresas y para mejorar la retroalimentación empresarial. Todas sus funciones están diseñadas para aumentar la productividad dentro de las compañías y mejorar los niveles de retención de talento.

Esta plataforma tiene gran reconocimiento a nivel internacional, y algunas de las empresas que la utilizan para gestionar sus procesos son Canva, Oracle y McDonalds. Es ideal para llevar a cabo la retroalimentación en una empresa, y ofrece muchas ventajas de uso.

Algunas de las ventajas más importantes que podemos mencionar son sus funciones para reconocer patrones de rotación de personal, sus análisis de datos, y las plantillas de encuestas que se pueden utilizar para optimizar la retroalimentación empresarial.

Además, cuenta con funciones para generar feedback entre pares, feedback de managers a equipos de trabajo, y encuentros 1 a 1 entre diferentes colaboradores. Si reconoces la importancia del feedback en los equipos de trabajo, entonces sabes que se trata de una herramienta a la que se le puede sacar mucho provecho.

Fuente: Culture Amp

En  Crehana estamos comprometidos con el éxito de los equipos de trabajo y sus líderes. Y para ayudarte a lograrlo, contamos con programas y cursos enfocados en ayudarte a desarrollar al máximo las habilidades de tus colaboradores y, por supuesto, tus habilidades como líder.

Recuerda que en la Academia de Liderazgo puedes encontrar una Ruta de Aprendizaje para aumentar tus conocimientos y habilidades en torno al tema de la retroalimentación empresarial. Revisa nuestros cursos y descubre oportunidades para seguir creciendo profesionalmente.

¡Hasta pronto!