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¿Cómo promover la comunicación entre los empleados y Recursos Humanos?

¿Cómo promover la comunicación entre los empleados y Recursos Humanos?

Última actualización 15 de Julio del 2022Tiempo de lectura: 7 min.

Hugo Rodríguez

La comunicación con los colaboradores es fundamental para el desarrollo de la empresa y el cumplimiento de los objetivos establecidos. No se puede alcanzar el éxito si no existe una vía fluida de información entre el equipo y sus líderes, por ende, deberás estructurar estos canales de forma tal que no salga perjudicada la organización.

¿Has notado que la comunicación entre tu personal presenta dificultades? ¿Crees que podría hacerse mucho más en materia de comunicación interna, en pos de fortalecer el vínculo entre los empleados y el área de Recursos Humanos? Por medio de un buen manejo de comunicación interna, verás que surgen nuevas formas de trabajo y conductas que impulsarán un ambiente laboral más adecuado e ideal para el cumplimiento de los intereses empresariales.

En este post, revisaremos cuáles son los tipos de comunicación laboral, qué es la comunicación entre empleados, cuál es su importancia, ejemplos prácticos de mala comunicación con empleados e ideas para mejorar la comunicación entre los empleados de una organización, sea cual sea el rol de cada uno dentro de ella.

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¿Cuáles son los tipos de comunicación interna en una empresa?

Antes de insertarnos por completo en cómo promover la comunicación entre empleados y Recursos Humanos, para mejorar la comunicación en tu empresa, es importante tener en claro cuáles son los tipos de comunicación organizacional y saber en qué momentos deben emplearse y bajo qué tipo de circunstancias. 

En esta oportunidad, nos centraremos en la comunicación interna con el fin de focalizar la atención en el vínculo entre el personal de tu empresa, por medio de las vías de información que te mencionaremos a continuación.

1. Comunicación formal

La comunicación formal implica una estructuración en torno a cómo debe darse y qué puede expresarse, ya que no todo lo que ocurre dentro de una organización es sumamente relevante.

Por lo tanto, este tipo de comunicación laboral remite a una serie de protocolos que determinan el flujo y la circulación de la información en el interior de una organización.

Este tipo de comunicación puede manifestarse en forma de los siguientes elementos:

  • Manuales.

  • Reglamentos.

  • Circulares y misivas.

2. Comunicación informal

Por su parte, la comunicación informal está relacionada con la espontaneidad de la circulación de la información. Esta se da, principalmente, a partir de los espacios en común que comparten los empleados, dentro y fuera de la oficina. Lo que implica que no necesariamente debe darse en una oficina o sala de reunión.

¿Por qué es importante conocer cuáles son los tipos de comunicación? Sencillamente por el hecho de que permite dimensionar las formas que hay que contemplar en cada caso, ya que una es más espontánea y la otra más “planificada”.

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¿Qué es la comunicación entre empleados?

La comunicación entre empleados tiene que ver con el intercambio de información en un plano más horizontal. Aquí no entran en juego las jerarquías ni la distinción por sector o área de trabajo.

Por ejemplo, ¿has notado que tu equipo de trabajo presenta dificultades para transmitir información al equipo de un sector en particular? Esto puede implicar que existen fallos dentro de la comunicación de los colaboradores.

Como mencionamos anteriormente, mantener una buena comunicación interna es clave dentro de cualquier empresa. La idea es fomentar diversas acciones comunicativas, las cuales fomenten el diálogo y la cooperación entre los colaboradores de tu compañía, sin tomar en cuenta la jerarquía.

La clave está en sostener una comunicación bidireccional, que genere un acercamiento entre los líderes y los colaboradores. Al mantener una buena estrategia comunicativa interna, el talento humano de tu empresa no sólo será consciente de su papel dentro de la organización sino que, además, se sentirá partícipe de la compañía.

comunicación de equipo

Fuente: Pexels

Importancia de la comunicación entre los colaboradores y Recursos Humanos

Ahora, repasemos cuál es la importancia de la comunicación entre los empleados y Recursos Humanos, ya que este sector de las compañías tiene mucho que ver en la promoción de buenas prácticas que colaboran con el fortalecimiento de los vínculos del personal.

Mantener una comunicación con tus colaboradores permitirá que la empresa se beneficie de las siguientes acciones:

  • Incremento de la productividad de los empleados.

  • Aumento de los resultados de la empresa.

  • Clima laboral agradable para el trabajo.

  • Facilidad para la resolución de problemas y la toma de decisiones.

  • Fluidez para la creatividad.

Son muchos los beneficios de una buena comunicación entre los empleados y el área de Recursos Humanos. Es más, los resultados suelen ser inmediatos porque el clima laboral mejora y da lugar a una suerte de flexibilidad para el intercambio de información más formal.

Una buena comunicación es señal de que el rol del CEO y el HR Manager en la cultura organizacional es efectivo e impulsa a la empresa a mejorar y convertirse en la mejor versión de sí misma.

comunicación de un colaborador

Fuente: Pexels

Señales de una mala comunicación con colaboradores

Con esto en mente, debes estar considerando si en tu empresa existe una comunicación con colaboradores que sea fluida y permita el cumplimiento de los objetivos o, por el contrario, existen múltiples discrepancias entre los miembros de tu equipo de trabajo.

Una buena forma de tener en claro cómo es una buena comunicación con empleados es partiendo de diversas señales que ayudarán a que la empresa se mantenga alerta y evite cualquier tipo de malentendidos.

Veamos algunas de ellas:

1. Los empleados no están comprometidos

¿Tus empleados no se hallan en su lugar de trabajo? Si los empleados no tienen “puesta la camiseta”, la desmotivación y la falta de compromiso estarán al orden del día. Además de que, probablemente, los empleados estén buscando nuevas oportunidades laborales en otras empresas por la carencia de motivación.

Por eso, es importante que las compañías transmitan su misión y valores a nivel práctico y que no solo formen parte de las líneas de texto de un documento. De lo contrario, ocurre que los empleados no sienten compromiso para trabajar.

¿Cómo solucionar esto? Volviendo al vínculo de empleados y el área de Recursos Humanos, en este sector se debe diseñar una estrategia de feedback hacia los empleados donde se les haga saber que su trabajo es importante para la compañía y que su función no es menor dentro de la misma.

Las acciones dicen más que las palabras y este es un ejemplo práctico. En LinkedIn, suelen haber publicaciones de empleados que suben fotografías donde se observa que recibieron un regalo empresarial por su cumpleaños, porque han alcanzado un objetivo importante o porque, simplemente, la organización les quiso hacer saber que representan un recurso humano valioso.

Porque no importa lo que una organización comercializa: una empresa no puede avanzar sin gente. Por eso, saber mantener a los equipos de trabajo avanzando juntos y en armonía es la diferencia entre el éxito y el fracaso.

2. Los empleados entran en conflicto fácilmente

Los conflictos constantes en una organización son una señal de que la comunicación entre empleados y Recursos Humanos falla al 100%. El mal clima laboral no es algo que deba aceptarse y darse por sentado; de lo contrario, los resultados no aparecerán ni en el corto, mediano o largo plazo.

¿Cómo evitar que los empleados entren en conflicto? Una opción implica la apertura de nuevas vías de comunicación entre empleados, para la resolución de problemas, de manera de que se pueda evitar que estos lleguen a instancias mayores.

3. Los empleados no pueden comunicarse

Las empresas deben partir del hecho de que no todos los empleados cuentan con las mismas habilidades para su trabajo diario. Por esta razón, es imprescindible realizar una capacitación adecuada para que tu equipo de trabajo sea capaz de comunicarse entre sí.

Un claro ejemplo puede ser la crisis sanitaria generada por el COVID-19. Muchas organizaciones optaron por el trabajo remoto durante la cuarentena, lo cual ocasionó la siguiente situación:

  • Los más jóvenes pudieron adaptarse sin problemas, gracias a tener una mayor tendencia a la comunicación virtual.

  • Los más adultos, en su mayoría, tuvieron más dificultades para la adaptación.

Tan solo basta repasar las estadísticas que difundió el portal Forbes: el porcentaje de los empleados que recibieron capacitación en las empresas disminuyó de 21% en 2018 a 11% en 2019. Por ende, es importante que, para una buena comunicación con tus colaboradores, estos cuenten con la formación necesaria, tanto en las técnicas comunicativas como en las herramientas tecnológicas con las que pueden relacionarse.

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¿Cómo mejorar la comunicación entre líderes y colaboradores?

Otra arista a tener en cuenta en la comunicación entre los empleados es, precisamente, la comunicación entre jefes y empleados; ya que esta puede repercutir en el intercambio de información de un equipo a otro. Por eso, se recomienda observar la comunicación desde un lugar más holístico.

Algunos consejos para mejorar la comunicación dentro de una organización son los siguientes:

1. Diseña un manual corporativo

Una de las primeras acciones que te servirán para mejorar la comunicación con tus colaboradores es contar con un manual corporativo, el cual es un mecanismo perfecto para recibir a todos las personas que ingresen a tu organización.

¿De qué forma funciona este manual? Principalmente, para dos aspectos fundamentales:

  • El nuevo miembro del equipo de trabajo será capaz de romper el hielo y sentirse más agusto y activo.

  • Se producirá una adaptación más rápida y ágil.

Este manual tiene que contar con una serie de elementos que no pueden faltar, no sólo por la comunicación interna de la empresa, sino por dejar sentados los pilares de la compañía.

2. Debes ser claro

Muchos malentendidos pueden darse en la comunicación entre empleados y la comunicación entre jefes y empleados por el uso de términos técnicos de la especialización de cada equipo.

Si sientes que tu equipo no está comprendiendo las instrucciones al pie de la letra, es momento de evaluar si estás transmitiendo la información de forma clara y sencilla. Tienes que ser lo más conciso que puedas al momentod e transmitir el mensaje, independientemente de que la otra persona tenga mucha experiencia en el área, pues quizá exista un problema de comunicación de tu parte.

3. No des las cosas por sobreentendidas

Una de las preguntas que debe estar en la boca de todo empleado es: ¿me hago entender? o, más bien, ¿me podrías decir qué comprendiste de lo que expresé para cerciorarme de haberme explicado correctamente?

Un buen consejo es evitar dar por sentado que el otro comprendió exactamente lo que se le dijo, porque allí suelen surgir los problemas. De esta forma, verás cómo mejora la comunicación con tus colaboradores.

4. Emplea diversos canales de comunicación según su función

No todos los canales o vías de comunicación tienen la misma función. Dependiendo de la naturaleza del mensaje que desees transmitir, debes asegurarte de enviarlo en el canal informativo correspondiente.

Por ejemplo, es conveniente que una comunicación muy relevante y que no puede pasar desapercibida sea enviada por correo electrónico y que, posteriormente, se refuerce a partir de una reunión.

 

5. Apuesta por un mayor conocimiento entre colaboradores

El cuarto consejo para mejorar la comunicación entre los líderes, colaboradores y personal de Recursos Humanos es apostando por un mayor conocimiento del otro; por ejemplo, a partir de encuestas o de reuniones más informales.

Por ello, es importante que te realices las siguientes preguntas:

  • ¿Cuánto saben los empleados del resto del personal?

  • ¿Cuánto saben los jefes de los empleados de su propio equipo?

Las respuestas no tienen que ver necesariamente con el plano emocional, sin embargo, también es importante que los jefes tengan en cuenta las situaciones particulares de cada uno para empatizar.

6. Impulsa actividades para mejorar la comunicación entre los empleados

En el mundo empresarial, existen muchas actividades sumamente útiles y eficaces para promover la comunicación entre los empleados. Algunas de ellas son:

Juego del malentendido

Los juegos suelen ser la excusa perfecta para conocerse mejor y que la comunicación entre empleados fluya como el agua. En este caso, el juego del malentendido es un claro ejemplo de cómo la información se puede tergiversar si no se comunica de manera correcta y clara.

Este juego consiste en sentar a dos personas de espaldas: una debe tener un objeto, el cual debe describir, y la otra debe hacer un dibujo siguiendo las indicaciones de quien posee el objeto.

After office

Hay empresas que organizan un after office por su cuenta para mejorar la comunicación entre los empleados, por iniciativa del área de Recursos Humanos.

De esta manera, buscan que la mayoría de sus empleados asistan a un espacio de encuentro mucho más informal, sea virtual o presencial, donde puedan conversar de cuestiones que sean ajenas al trabajo propiamente dicho.

Espacios de comunicación flexibles

¿Tus equipos tienen espacios de comunicación flexibles para comunicarse entre sí? Muchas veces, si la comunicación se da 100% por escrito, sea a través de un correo electrónico o mensajes por Slack, se pierden los vínculos y se promueve la idea de “una tarea más para hacer”.

Evitar esto permitirá una mejor comunicación entre los empleados. Así que, debes asegurarte de garantizar que los canales de información, se mantengan activos y disponibles.

7. Establece reuniones periódicas

Otra de las claves de la comunicación interna de tu empresa pasa por realizar reuniones periódicamente, tanto en los departamentos como de forma global. Eso sí, estos encuentros no deben ser innecesarios o no poseer algún tipo de finalidad.

¿Qué actividades puedes realizar durante estas reuniones? Puedes optar por algunas de las descritas anteriormente o optar por otras personales, para impulsar y promover la comunicación interna. En estos espacios, puedes realizar acciones como las siguientes:

  • Compartir pensamientos y sensaciones.

  • Proponer las ideas que desees.

  • Delegar o solicitar algún tipo de ayuda.

Si tu colaborador conoce a los otros miembros del del equipo, tanto en el departamento como en el resto de la empresa, se sienten mucho más implicados y compenetrados con tu organización, lo que aumentará el sentimiento de unidad entre las personas y se fomentará el trabajo en equipo.

8. Contar con un buen departamento de RR.HH.

El departamento de Recursos Humanos es un elemento fundamental para cualquier empresa, ya que se trata de la conexión entre los directivas entre los líderes y los colaboradores. Contar con este sector en tu compañía no sólo funciona como un enlace con tu personal, sino que también impacta positivamente en el funcionamiento interno de la compañía.

Y si tu empresa aún no es lo suficientemente grande como para contar con todo un departamento de Recursos Humanos, también puedes optar por externalizar este tipo de servicio. Como, por ejemplo, con la aplicación de una consultoría de este tipo.

9. Implanta un buzón de sugerencias y/o un tablón de anuncios

Otro de los elementos de comunicación con los colaboradores es uno de los clásicos en materia empresarial: los buzones de sugerencias. De esta manera, pondrás a disposición de tu equipo un medio interpersonal, mediante el cual el colaborador tendrá la opción de plantear ideas que tenga en mente o de sugerir algo en particular sobre otro colaborador o sobre la misma empresa.

Aunque pueda parecer un mecanismo obsoleto, que no cuenta con mucha receptividad en las empresas contemporáneas, continúa surtiendo efecto dentro de las compañías en la actualidad.

Por otra parte, si deseas informar sobre temas determinados o acerca de situaciones relevantes o urgentes, puedes optar por instalar un tablón de anuncios, que sea fácilmente consultable por todos los miembros de la empresa.

¿Por qué seguir utilizando este método? Un tablón de anuncio es muy útil, ya que impide la saturación de las bandejas de correos electrónicos de las personas y evita que el utilizar demasiados mails con noticias internas se convierta en un potencial spam.

Si quieres que un tablón de anuncios tenga resultados, impulsa la participación de tu personal y utiliza ideas como por ejemplo:

  • Planificación de comidas en diversos departamentos.

  • Propuestas para actividades grupales tras el trabajo.

canales de comunicación

Fuente: Pexels

Comunicarte adecuadamente es uno de los factores claves de cualquier empresa. Así que, la clave es hacerlo desde el punto de vista de la empatía por lo cual deberás escuchar a Paula Muñoz y Carlos Modonese, profesores de nuestro curso online de Comunicación asertiva y empática, que lo encontrarás en nuestra Academia de Comunicación: "para lograr una comunicación asertiva y empática, debemos integrar lo emocional con la lógica".

Este tipo de comunicación te ayudará a conectar mejor con tu personal. Sin lugar a dudas, la comunicación entre empleados y el área de Recursos Humanos influye en los resultados y el grado de productividad de una organización, así que no descuides este apartado en tu empresa.

Recuerda lo que menciona el sitio web Medium: "una buena comunicación en la empresa y un buen clima de trabajo son necesarios para el buen funcionamiento de ella. Al final, estos afectan en su propia imagen y reputación, por lo que son también otra 'herramienta' de la empresa para su buen funcionamiento y su éxito".

Este ha sido nuestro post. Si quieres saber más acerca de la comunicación con los colaboradores, inscríbete en nuestras academias, donde encontrarás todo lo que necesitas saber para mejorar la relación con tu equipo de trabajo y mantener el bienestar entre tu talento humano.

También te ofrecemos nuestro recurso editable Dos verdades, una mentira, actividad por medio de la cual podrás reforzar la comunicación dentro de tu equipo de trabajo.

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