La eficiencia laboral es indispensable para que las empresas puedan lograr sus objetivos y mantengan su rentabilidad. De hecho, se trata de uno de los aspectos a los que más atención se le presta a nivel gerencial. ¿A qué empresa no le gustaría mejorar sus resultados?

Es probable que hayas visto algunas noticias sobre la eficiencia laboral últimamente, y es que se trata de algo tan importante que incluso se han empezado a realizar estudios para determinar si trabajar menos horas incrementa la productividad y la eficiencia en los lugares de trabajo. Incluso en algunas grandes compañías se han empezado a estudiar los modelos de organización y gestión japoneses para aprender cómo mejorar la eficiencia laboral.

En este artículo te contaremos qué es la eficiencia laboral, y te daremos algunos consejos para que puedas optimizar la eficiencia en una empresa. Por otra parte, si eres un trabajador freelance, también puedes aplicar lo que te comentaremos en esta nota para ser eficiente en el trabajo y obtener mayores beneficios por lo que sabes hacer.

¿Qué es eficiencia laboral?

Cuando se habla de eficiencia laboral, se hace referencia a la capacidad que tiene un equipo de trabajo de cumplir con las tareas que le fueron asignadas en la menor cantidad de tiempo, y con el menor consumo de recursos posible.

Según BambooHR, la eficiencia laboral trata de ayudar a que los trabajadores cumplan con sus tareas de forma inteligente, sin que eso implique que deban trabajar más. En pocas palabras, es optimizar el tiempo que se tiene para hacer mejor las cosas.

Precisamente estos son los elementos que las personas suelen identificar en la definición de eficiencia: la capacidad de lograr resultados positivos y de administrar los recursos de forma inteligente.

Para que una empresa tenga un buen nivel de eficiencia laboral debe cumplir con ciertos requisitos, como el estímulo y la motivación de los trabajadores, con el propósito de desarrollar compromiso laboral.

Aunque se trate de un término que se utiliza para evaluar el desempeño laboral en las empresas, con la llegada del trabajo freelance ha empezado a usarse también de forma personal para medir lo que se puede hacer en un día de trabajo.

Por cierto, si quieres aprender más sobre la eficiencia laboral y descubrir las estrategias que existen para desarrollarla a nivel empresarial o personal, puedes explorar nuestro catálogo de cursos de soft skills.

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¿Por qué es importante la eficiencia en el trabajo?

Un estudio de Prodoscore determinó que la eficiencia laboral y la productividad en el trabajo aumentaron en al menos un 47 por ciento con la implementación del trabajo remoto, lo que quiere decir que las empresas pudieron mejorar su rentabilidad sin tener que utilizar más recursos. De esto podemos sacar una palabra clave: rentabilidad.

Saber cómo mejorar la eficiencia y productividad de una empresa es importante porque permite que se obtengan ganancias más elevadas, algo a lo que todo el mundo aspira en los negocios. Además, el rendimiento laboral está estrechamente relacionado al crecimiento que pueden tener o no las empresas.

Veamos de forma más detallada cada uno de los beneficios que puede tener la eficiencia laboral para quienes saben cómo optimizarla.

Reduce los costos de producción

La eficiencia del trabajador ayuda a reducir los costos asociados a la producción de bienes y servicios. Para explicar esto de una manera más sencilla, podemos pensar en un ejemplo de productividad laboral bastante sencillo.

Digamos que en un día de trabajo, en el que se deben pagar salarios, servicios y otros costos operativos, una empresa logró aplicar algunas estrategias para mejorar su eficiencia laboral, y pasó de fabricar 100 a 110 en el mismo tiempo.

Esta empresa logró optimizar sus procesos y producir un 10 por ciento más sin tener que invertir dinero o tiempo para lograrlo, por lo que el costo de cada uno de los productos o servicios que ofrece se reduce.

Ayuda a que las empresas cumplan sus objetivos

Teniendo en cuenta lo anterior, podríamos pensar que al mejorar su eficiencia laboral la empresa de nuestro ejemplo puede tener mayores ventas y obtener mayores ganancias de su actividad productiva.

De igual manera, que un colaborador quiera ser más eficiente en el trabajo tiene impacto en la calidad de lo que se produce y, por lo tanto, en la satisfacción de los clientes.

Una empresa que tiene buena rentabilidad, un equipo de trabajo que se esfuerza por hacer bien las cosas, y cuenta con la satisfacción de sus clientes es una empresa que puede cumplir fácilmente con sus objetivos.

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Estimula el crecimiento de las empresas

Si los niveles de eficiencia laboral de una empresa son los adecuados, es muy probable que se pueda pensar en crecer, en expandir las operaciones y tratar de llegar a nuevos mercados.

Un negocio que tiene una tasa de rentabilidad elevada y está cumpliendo con sus objetivos comerciales puede utilizar parte de las ganancias para invertir en inventario o en nuevas sucursales. Por eso, es tan importante aprender cómo ser más eficiente y eficaz en el trabajo, porque nos da la posibilidad de seguir creciendo.

¿Cómo fortalecer la eficiencia laboral?

Es normal que las empresas estén interesadas en aprender cómo fortalecer la eficiencia laboral gracias a sus múltiples beneficios. Y aunque se trate de algo bastante complejo, si se cumple con algunas buenas prácticas, es posible fortalecerla.

A nivel gerencial, si se quiere mejorar la productividad y desempeño laboral en una empresa, se suelen aplicar técnicas de performance management. Camilo Rodríguez, profesor del curso Performance Management de equipos, nos habla sobre cómo este proceso de optimización impacta en la eficiencia laboral:

“Lo primero que vamos a hacer es definir el performance management. Éste se define como el proceso sistemático para mejorar el desempeño organizacional, desarrollando el desempeño de los individuos y de los equipos. Esto significa obtener mejores resultados para la organización desde los equipos y las personas.

En general, el objetivo del performance management es establecer una cultura de alto desempeño”.

A continuación, te compartiremos algunos consejos que puedes aplicar para mejorar la eficiencia laboral de una manera muy sencilla. Es importante que sepas que esto no es todo lo que debes hacer, aunque sin duda se trata de algunas estrategias con las que podrás empezar a ver resultados en el corto plazo.

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Delegando funciones

El fordismo, posiblemente, sea una de las mejores referencias para hablar de los efectos que tiene la división del trabajo sobre la eficiencia laboral. Saber delegar funciones y pensar en una buena estructura organizacional puede hacer la diferencia entre las empresas que tienen baja productividad laboral y las que, por el contrario, cumplen con todas sus metas.

Seleccionar a las personas que están cualificadas para cumplir con ciertas tareas facilita que los procesos se realicen de la manera que corresponde. Además, es muy útil tener una estructura definida para hacer la evaluación de desempeño laboral y verificar en qué áreas se pueden mejorar las cosas.

Automatizando algunas tareas repetitivas

La eficiencia laboral está alcanzando nuevos niveles en la actualidad, gracias al desarrollo de software y herramientas que sirven para que las tareas repetitivas que antes solía hacer una persona, se realicen de manera automatizada.

Que actualmente existan soluciones para brindar atención al cliente sin la necesidad de una persona que hable o escriba del otro lado es algo inédito en la historia. Asimismo, existen algunos programas con los que puedes mejorar la productividad del equipo de trabajo de tu empresa.

Un ejemplo sencillo, puede ser los programas de gestión de contraseñas, que optimizan la productividad laboral porque reducen la cantidad de tiempo que gasta una persona en iniciar sesión en ciertas plataformas de la empresa.

Mejorando la comunicación dentro de la empresa

La comunicación es otro de los elementos que tiene efecto sobre la eficiencia laboral, y más ahora que es tan sencillo establecer contacto con cualquiera de las personas que trabajan dentro de una empresa.

Pero para que esto funcione, se debe contar con un sistema de comunicación que sea rápido, efectivo, y que permita que un equipo de trabajo pueda tener claridad sobre las tareas con las que debe cumplir. Herramientas de trabajo como Slack permiten que un equipo de trabajo se pueda comunicar de la mejor manera posible.

También debemos mencionar que, además de la eficiencia laboral, esto tiene impacto sobre la relación de trabajo que tiene un equipo. Las tendencias de trabajo en equipo en la actualidad se centran, principalmente, en una buena comunicación.

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Estableciendo metas claras

La eficiencia en el trabajo también pasa por la planificación de los objetivos que se pretenden cumplir y por las formas en los que se pueden alcanzar. No hay manera de que un colaborador piense en cómo ser más eficiente en el trabajo si no tiene idea de cuáles son los objetivos con los que debe cumplir.

No te preocupes si no tienes idea de cómo plantear objetivos para mejorar la eficiencia laboral, porque existen muchas herramientas que te pueden ayudar a establecer objetivos SMART para tu empresa.

Incentivando a tus colaboradores

Para mejorar la eficiencia en el trabajo también debes prestar atención a la motivación de tus colaboradores. No hay nada que funcione mejor para que alguien quiera ser más eficiente en el trabajo que darle motivos para serlo.

Esta técnica de eficiencia laboral puede manifestarse de diferentes formas, y puede empezar con algo tan simple como reconocer el esfuerzo que hacen tus colaboradores para que la empresa funcione de la mejor manera posible.

Algunos de los incentivos que puedes aplicar para que alguien quiera ser eficiente en el trabajo pueden ser:

• Tiempo libre para que lo usen en sus actividades personales.
• Acceso a programas de bienestar laboral.
• Mejoras en el ambiente laboral.
• Oportunidades de crecimiento y desarrollo profesional.

Invirtiendo en capacitaciones

Ya te mencionamos que los incentivos pueden ser una buena estrategia para mejorar la eficiencia laboral. Y tal vez una de las mejores formas de mantener felices a las personas que trabajan contigo sean las capacitaciones profesionales.

Además, las capacitaciones aportan al incremento de los niveles de eficiencia laboral por doble partida. Porque los trabajadores estarán más motivados por un lado, y contarán con mayores conocimientos y habilidades para cumplir con las tareas que deben por el otro.

Piénsalo de esta manera: si una persona está motivada para ser más eficiente en el trabajo y cuenta con las herramientas que necesita para cumplir sus tareas, evitarás que pierda tiempo pensando cómo resolver algo para lo que no está preparada, y se presentarán menos errores en la ejecución de sus tareas.

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Bueno, con este último punto terminamos nuestra lista de estrategias para fortalecer la eficiencia laboral. Esperamos que nuestros consejos te sean de utilidad, y que puedas alcanzar las metas que te has propuesto.

Recuerda que mejorar la eficiencia en el trabajo puede llevarte algo de tiempo y esfuerzo. Además, este artículo es solo una introducción, así que debes seguir investigando y estudiando sobre el tema para lograr tus objetivos.

Por último, te compartimos una plantilla de reporte de actividades laborales, para que puedas medir la eficiencia laboral de tus colaboradores.

¡Hasta pronto!