Para facilitar a tomada de decisões, é importante criar quadros de controle e estes necessitam de uma ferramenta específica chamada Power BI. Ela permite que a informação seja atualizada de forma automática ou manual, além de permitir que os relatórios sejam compartilhados.
O quadro de controle pode ser equiparado em sua função ao quadro de controle de um carro, através do qual o diretor pode receber a informação adequada e suficiente para poder dirigir a sua empresa de uma forma muito mais autônoma e livre de erros humanos que podem ocorrer na hora do cruzamento de informação e atualização justamente quando um sistema de Business Intelligence, como o que é o Power BI, não é utilizado.
O Power BI torna possível passar de um sistema que possui várias ferramentas de gerenciamento e um controlador para cruzar informação entre elas para fornecer ao Gerente os informes em Excel ou relatórios em papel, para um sistema no qual o controlador prepara os relatórios Power BI necessários ao Gerente, compilando a informação mais importante em um painel de controle que é automaticamente atualizado.
Por que é importante usar o Power BI?
Quando você se pergunta o que é Power BI, a resposta correta indica que é uma solução analítica de negócios baseada na nuvem, que permite reunir diferentes fontes de dados, analisá-las e depois apresentar uma análise desses dados através de relatórios e dashboards.
Com Power BI você tem fácil acesso aos dados dentro e fora da organização em quase todo tipo de dispositivos. Diferentes usuários da mesma empresa podem compartilhar estas análises. Desta forma, os gerentes, financeiros, comerciais, por exemplo, podem ter acesso à informação da empresa em tempo real.
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Quais são os componentes do Power BI?
Power BI Desktop: é um aplicativo gratuito de escritório que permite a transformação, visualização e a criação de relatórios de dados.
Power BI Service: é um serviço online com uma funcionalidade semelhante ao aplicativo desktop e permite a publicação de relatórios e a configuração automática de atualizações de dados para que a equipe de funcionários da empresa possa ter os dados mais recentes.
Power BI Mobile: é um aplicativo móvel que está disponível para Windows, iOS e Android e que é indicado para visualizar relatórios. Este aplicativo móvel se atualiza de maneira automática à medida que os dados mudam.
Power BI é uma referência em termos de mercado
- Conexões: como já foi dito, esta ferramenta pode se conectar a diferentes fontes de dados, de arquivos individuais a plataformas on-line, como por exemplo Google Drive. Além disso, é uma ferramenta que permite o cruzamento desses dados e os apresenta em um único painel de controle. É capaz de carregar dados de arquivos txt, csv e excel, formatos nos quais a maioria dos sistemas exporta seus dados.
- A utilidade: é uma ferramenta que pode ser utilizada por toda a infraestrutura empresarial, por ser útil para a produção, a contabilidade, os recursos humanos, os inventários, a logística, o cliente. Esta ferramente fornece quadros de controle ajustados às necessidades e à infraestrutura de cada um dos departamentos e permite a troca fluida de informação através deles.
- Facilidade de compartilhamento: pelo fato de estar hospedado na nuvem, só è necessário ter uma boa conexão com a Internet que possibilite aos clientes e parceiros o acesso à informação.
- O preço: o Power BI desktop é de graça e permite que você se conecte a muitas fontes de dados, podendo processá-los e criar relatórios. Estes relatórios podem então ser publicados no aplicativo de Power BI, que pode ser acessado a partir de qualquer tipo de dispositivo que esteja conectado à Internet. Além disso, existe o Power BI Pro (que é pago usuário / mês) que permite espaços de colaboração, tem uma maior frequência de atualização de dados, tem mais armazenamento de informação e também melhores medidas de segurança.
Quais são as principais capacidades do Power BI?
- O Power BI permite que os dados sejam importados e possibilita que eles sejam moldados à vontade.
- Torna fácil o cruzamento de dados, faz cálculos e gráficos sofisticados de uma forma relativamente simples.
- Permite que os cálculos sejam reutilizados quantas vezes forem necessárias com a informação atualizada e coletada nos bancos de dados de origem, fornecendo dessa forma informação atualizada e livre de qualquer erro humano.
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Tudo o que foi mencionado anteriormente pode ser demonstrado através de tabelas e gráficos que permitem que o usuário possa interagir com a informação, escolhendo os períodos de estudo, as tipologias de clientes ou de produtos ou outras dimensões que a pessoa que consome a informação precisa visualizar.
Hoje em dia, como muitas empresas possuem uma grande quantidade de informação em arquivos Excel, uma das maiores vantagens do Power BI é que permite a integração com o Excel, uma vez que os dados podem ser exportados com muita facilidade e conectados aos painéis do Power BI. Mais ainda: como o Power BI é atualizado de maneira constante, a análise dos dados é gerada em tempo real, permitindo a tomada de decisões instantâneas.
Por exemplo:
- Em uma empresa: o departamento financeiro pode utilizar esta ferramenta para uma análise estratégica tanto de suas receitas quanto de suas despesas, chegando ao detalhe do nível de suas contas contábeis. Esta análise ajudaria a detectar possíveis aumentos de custos ou baixa rentabilidade a futuro.
O departamento de recursos humanos e treinamento pode estudar o comportamento dos seus funcionários. Ele também pode analisar o crescimento profissional de seus trabalhadores. Se for uma empresa multinacional, este departamento poderia analisar a flutuação da equipe de trabalho por país ou área.
- Na saúde: em um hospital, por exemplo, podem ser feitos estudos de tendências das doenças mais comuns por faixa etária, ou por uma determinada época do ano.
Se esses estudos forem complementados com os de outros hospitais da mesma área geográfica, isso permite que sejam tomadas decisões da especialidade que mais colapsa em uma determinada área.