Formato de Peticiones, Quejas y Reclamos en Word
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26 Marzo 2024
Usa nuestro formato PQRS en Word de descarga gratuita para facilitar la comunicación y mejorar la relación con el cliente desde hoy mismo.
¿Te falta un formato PQRS para terminar de diseñar tu protocolo de servicio al cliente? Si es así, estás en el lugar indicado. Hoy te traemos una plantilla de descarga gratuita para potenciar tu eficiencia operativa como nunca antes.
Con ella, podrás facilitar el llenado de todos los datos que se necesitan para que el cliente exponga sus quejas, sugerencias y peticiones. De esa manera, te ahorrarás tiempo en la formulación del documento cada vez que se requiera, además de asegurar un elemento fundamental en la relación empresa-cliente. Sigue leyendo para conocer todo sobre nuestro ejemplo de formato PQRS.
¿Qué es un PQRS y para qué sirve?
La hoja de Peticiones, Quejas y Reclamos (PQRS) es una herramienta que te permitirá gestionar de forma más eficiente la comunicación con tus clientes. En otras palabras, este es un documento de corte formal que, además, es indispensable para diseñar un buen protocolo de servicio al cliente.
A diferencia del libro de reclamaciones, un formato PQRS abarca un mayor número de requerimientos para con tus clientes. De ese modo, al incluir este recurso en tu empresa, no solo gestionarás quejas o reclamaciones (si es que suceden), sino también recibirás sugerencias o reconocimientos.
Cabe resaltar que idear un formato de quejas, reclamos y sugerencias en Word puede ahorrarte costos operativos. Esto se debe a que reducirás gastos en llamadas telefónicas o co-gestiones presenciales.
¿Qué encontrarás en nuestro formato PQRS en Word?
El formato de PQRS contiene una plantilla dividida en 6 secciones muy bien ordenadas. Cada una incluye celdas con criterios a ser llenados por el solicitante y el representante de la empresa. Esta información implica datos personales del cliente y del receptor, así como detalles sobre la solicitud. A continuación, te dejamos una lista con las 6 secciones aludidas:
Datos de la empresa y fecha
Datos del solicitante
Tipo de requerimiento
Área de la solicitud
Descripción de la solicitud
Datos del receptor
¿Cómo completar el formato de peticiones, quejas y reclamos?
Como mencionamos anteriormente, al descargar nuestro modelo PQRS en Word, encontrarás un documento en Word con 6 grandes secciones. Te detallamos qué y cómo se debe completar cada una.
Encabezado: en este apartado se colocan los datos generales del documento. Esto incluye el título, logo y nombre de la empresa donde se labora. Además, es importante añadir la fecha de llenado de información, el código de reclamo y marcar si es una hoja de reclamaciones anónima.
Datos del solicitante: esta segunda sección está dedicada a dejar constancia de los datos del solicitante, tanto si quiere llenar una solicitud de quejas u otro tipo de comunicación con la empresa. Aquí figuran los nombres, número de documento de identidad, números telefónicos, correo electrónico y autorización para el uso del correo.
Tipo de requerimiento: siguiendo la idea anterior, es relevante especificar el tipo de requerimiento del formato de PQRS. De esta manera, se puede elegir entre petición, queja, reclamo, sugerencia y reconocimiento.
Área de la solicitud: luego de elegir el tipo de requerimiento, en esta sección, tiene que seleccionar cuál es el área o criterio de su solicitud. Existen 14 opciones, entre las cuales están la calidad del producto, las ofertas y promociones, los métodos de pago, los locales, entre otros.
Descripción de la solicitud: como ya debes saber, este apartado es el más largo de tu formato PQRS. En este espacio, el usuario deberá escribir con detalle la razón de su solicitud. Además, el remitente puede colocar los nombres de los colaboradores de tu empresa si así lo requiere.
Pie de página: en esta última sección se deberá llenar los datos del receptor de la solicitud, así como la firma del cliente que ha llenado la solicitud de quejas, reclamos o recomendaciones.
Descarga nuestro ejemplo de formato de PQRS
Esperamos que nuestro formato PQRS sea una herramienta de gran utilidad para optimizar tus procesos comerciales. No olvides que seguir un protocolo de atención al cliente siempre será necesario para mejorar la reputación de tu empresa y, también, para gestionar eficientemente los requerimientos de tu público más importante: tus clientes.
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