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Formato de reembolso de gastos laborales en Excel

11 Diciembre 2023

No pierdas tiempo calculando sumas de gastos por reembolsar. Descarga gratis nuestro formato de reembolso de gastos hoy mismo y empieza a reponer el aporte de cada colaborador.

Para una empresa, el reembolso de gastos es una práctica que puede tener lugar en varias oportunidades en un mismo mes. No es de sorprender que las personas realicen compras por adelantado de productos o servicios que precisa la empresa para su crecimiento, al menos en alguna ocasión.

Así, si una persona del equipo realiza gastos vinculados al desempeño de sus funciones en el ámbito laboral, estos deben ser reembolsados por la organización.

Aquí te compartimos una plantilla de reembolso de gastos que puedes descargar de forma gratuita, pero antes te contamos qué es un formulario de este estilo, para qué sirve y qué elementos básicos debe contener.

¿Qué es un formato de reembolso de gastos y para qué sirve?

El formato de reembolso es un recurso que las empresas aprovechan para optimizar tareas vinculadas a la gestión de talento y la contabilidad. Desde luego, este formulario permite agilizar el reembolso de la suma de dinero correspondiente, dado que el gasto efectuado no fue en beneficio propio sino de la empresa.

Un punto importante a tener en cuenta es la diferencia entre el reembolso de gastos y los viáticos, desde un comienzo. El primero está vinculado con compras que puede hacer un colaborador como es el caso de implementos informáticos, mientras que el segundo incluye gastos de traslado, por ejemplo.

Contar con un modelo de informe de reembolso de gastos implica un gran ahorro de tiempo y esfuerzo para el equipo, ya que el departamento de recursos humanos puede recurrir rápidamente al mismo y efectuar el reembolso que corresponda. Además, es una herramienta que ayuda de gran manera en el proceso de contabilidad de costos.

Pero, ¿qué elementos debe incluir un formulario de este estilo? Revisemos este punto en el siguiente apartado.

¿Qué contiene nuestro formato de reembolso de gastos en Excel?

Te ofrecemos un formato de reembolso en Excel totalmente gratuito. En él, podrás encontrar 12 pestañas para cada mes del año con dos tablas precisas para mostrar información relevante sobre los gastos y balances del mes.

En la primera tabla, aparecen columnas y celdas para que coloques información sobre 6 campos importantes:

Fecha de gasto: día en el que se hizo la compra o transacción

Concepto: producto o servicio que se adquirió

Lugar / Empresa receptora: empresa o negocio al que se le pagó por el producto o servicio

Colaborador encargado: empleado que hizo el pago y beneficiario del reembolso

Importe: cantidad total de lo gastado

Estado: dato para saber si el reembolso se ha hecho o aún no

En la segunda tabla de este formulario de reembolso de gastos, automáticamente, aparecen los montos para 3 sumas totales.

Balance total del mes: cantidad total a pagar como reembolso durante el mes

Reembolsos: cantidad reembolsada hasta la fecha

No reembolsos: cantidad aún no reembolsada

¿Cómo usar este modelo de reembolso de gastos?

Como has podido notar, este formato de reembolso de gastos en Excel está hecho para ser usado inmediatamente. Luego de descargarlo clicando en el botón que encuentras al inicio de esta nota, usa la opción “habilitar edición” en el documento. De esa manera, podrás introducir los datos sobre los reembolsos en tu empresa en cada uno de los meses del año.

Las tablas están creadas para considerar 10 tipos de gastos de cada mes. Si necesitas registrar y contabilizar más de esa cantidad, puedes editar la función de fórmulas que encuentras en los casilleros de la segunda tabla.

Descarga gratis esta plantilla de reembolso de gastos

Si el reembolso de gastos es un aspecto frecuente en tu organización, ¿qué mejor que incorporar una plantilla para agilizar ese trabajo y que tu equipo ahorre tiempo y esfuerzo en esta tarea muy operativa? Por eso, te invitamos a descargar esta plantilla de reembolso de gastos en Excel. Es gratuita y, desde luego, puedes realizar las modificaciones que consideres que son más convenientes.

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