¿Qué es un acta de cierre de proyecto? ¡Tu equipo lo agradecerá!
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12 Julio 2022
Toda finalización de proyecto necesita de un acta que lo respalde como tal. ¡Descarga esta plantilla de acta de cierre de proyecto!
Entre las últimas fases de un proyecto, se suele incluir el acta de cierre de proyecto. Ahora bien, puede aplicarse al proyecto como tal o a cada una de las etapas que lo componen. Si un mismo proyecto presenta varias fases, como puede ser la etapa de compras y de ejecución, además de que una de estas fases debe tener una apertura, también debe tener un cierre. Y es importante que ese cierre vaya acompañado de un documento que lo registre.
Pero, ¿en qué consiste un acta de cierre de proyecto? ¿Cuál es el modelo de acta de cierre de proyecto? Aquí te compartimos algunas claves y una plantilla que puedes descargar gratis.
¿Qué es un acta de cierre de proyecto?
El acta de cierre de proyecto es un documento en el que se deja registro de que la fase o el proyecto en sí se completó y tuvo como resultado la aprobación por los involucrados. Por lo tanto, esta acta debe ser revisada y firmada por los sponsors. Es un recurso que permite dar lugar a la finalización formal de un proyecto.
Ahora bien, puede ocurrir que uno de los entregables del proyecto resulte cancelado. En ese caso, también debe incluirse esta situación en el registro del acta de cierre de proyecto (sin olvidar mencionar las razones).
¿Por qué es importante el acta de cierre de proyecto?
Es importante que toda finalización de proyecto quede documentada y aceptada como tal por los patrocinadores, al mismo tiempo que se trata de una manera de demostrar que el proyecto se completó. De lo contrario, esto puede generar inconvenientes a futuro (como, por ejemplo, dificultades para la facturación).
Después de todo, el acta de cierre de proyecto indica que no quedan tareas pendientes por ejecutar y que, por lo tanto, los recursos del mismo pueden liberarse. En línea con esto, el producto obtenido como resultado del proyecto puede ser utilizado por el cliente.
¿Cuál es el formato del acta de cierre de proyecto?
El modelo de acta de cierre de proyecto más básico tiene la siguiente estructura:
- Información del proyecto: aquí se detallan los datos elementos en relación al proyecto, cuál es la empresa en cuestión, quiénes son los sponsors, cuándo se armó el acta, entre otras cuestiones.
- Razón de cierre: en este ítem del acta de cierre de proyecto, se incluyen las razones por las cuales se realiza el cierre (por ejemplo, aprobación de todos los entregables).
- Aceptación de los entregables: en esta instancia, se especifica cuáles son los entregables aceptados, dado que se cumplieron con los criterios establecidos y cumplen con los requerimientos básicos. Por lo tanto, se indica cuál es el entregable en cuestión y si fue aceptado o no, con la posibilidad de incluir observaciones al respecto.
- Aprobaciones: para terminar el acta de cierre de proyecto, se registran las firmas de los patrocinadores.
Descarga esta plantilla de acta de cierre de proyecto
Si tienes varios proyectos en marcha, seguro necesitarás una plantilla de acta de cierre de proyecto. En ella encontrarás la estructura básica sobre la que te hemos contado, donde podrás dejar registro de todo lo necesario y más elemental para dar por finalizados tus proyectos.
Aquí te compartimos esta plantilla de acta de cierre de proyecto en Word. Es gratuita y puedes modificarla de acuerdo a las necesidades de tus proyectos.
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