¿Qué es un contrato de formación y cómo contribuye a los procesos de contratación?

El contrato de formación es una modalidad de contratación de personal que promueve el desarrollo de nuevos talentos. Se presenta, de hecho, como una alternativa que trae muchos beneficios tanto para las empresas como para las personas que buscan insertarse en el mercado laboral. 

Sin embargo, existen algunas consideraciones que debería tener el área de RRHH para celebrar un contrato de formación, por ejemplo, sus principales características, usos y requisitos. Estos últimos pueden variar según la legislación de cada país. 

En esta nota veremos más allá de la definición de un contrato de formación. Te ayudaremos a identificar si te conviene usarlo y en qué situaciones es más recomendable. Al finalizar, conocerás las pautas básicas para hacer un contrato de formación y aprendizaje. 

¿Qué es un contrato de formación?

El contrato de formación, o contrato de aprendizaje, es un tipo de contrato laboral en algunos países, diseñado para proporcionar formación y empleo a las personas que:

• Tienen poca experiencia laboral.
• Cuentan solamente con habilidades específicas.
• Aún se encuentran estudiando.

Por propia definición, un contrato de formación busca combinar los conocimientos teóricos con la práctica laboral, brindando a los nuevos empleados la oportunidad de continuar con sus estudios mientras trabajan. Aquello les permite aplicar las habilidades y conocimientos que han ganado hasta el momento en un contexto real. 

Siguiendo esa línea, el Banco Santander menciona que “el contrato para la formación y el aprendizaje está pensado para facilitar la inserción laboral y la capacitación profesional de los jóvenes (...) que carezcan de una cualificación profesional reconocida por el sistema educativo con la que podrían concertar un contrato en prácticas”. 

Características de un contrato de formación 

Antes de celebrar un contrato de aprendizaje, hay que tener en cuenta que se deben cumplir las siguientes características desde ambos lados: 

• El colaborador está recibiendo formación teórica: esta puede ser académica o técnica, pero debe estar relacionada con su área de trabajo.
• El colaborador debe aplicar lo aprendido teóricamente: se deben generar las condiciones correctas para que la persona gane experiencia práctica real. 
• Este vínculo laboral es de duración limitada: el tiempo de vigencia depende de cada país. Por ejemplo, la consultora española Grupo 2000 menciona que un contrato de formación dura entre 3 meses a 2 años. 
• Se debe hacer un compromiso de empleo: a menudo, el contrato de formación se celebra considerando que el trabajador deberá permanecer en la empresa después de que haya ganado la experiencia necesaria para desenvolverse en ella.  
• El colaborador recibirá un salario regulado por ley: en algunos casos, el sueldo puede ser menor o igual que el salario estándar. Esto también depende de las leyes establecidas por cada país. 

¿Cuáles son las ventajas y desventajas de un contrato de formación? 

Tal como mencionamos al inicio, el contrato de formación ofrece beneficios para la empresa y para el empleado. Vale la pena revisarlos para definir si es conveniente o no celebrar esta modalidad de contratación en tu compañía. 

Beneficios del contrato de formación para la empresa

Por el lado empresarial, estas son las ventajas de celebrar un contrato de formación: 

• Desarrollo de habilidades específicas: permite a la empresa formar a los empleados, de modo que puedan adquirir las habilidades y conocimientos clave para desempeñar sus funciones de manera efectiva.
• Retención de talento: si se respeta el acuerdo de contratar al profesional luego de finalizado el contrato de aprendizaje, la empresa evita la fuga de talentos y la pérdida de inversión en formación. 
• Reducción de costos de contratación: al seleccionar y formar a empleados desde el principio, la empresa puede reducir los costos asociados con la contratación externa y la búsqueda de candidatos calificados.
• Adaptabilidad y productividad: los empleados que están formados según las necesidades específicas de la empresa pueden ser más adaptables y productivos que los demás. Esto se debe a que ya tienen conocimientos específicos sobre los procesos y métodos de trabajo de la organización. 
• Acceso a beneficios gubernamentales: en algunos casos, los contratos de aprendizaje y formación son parte de programas gubernamentales que otorgan beneficios a las empresas que fomentan el empleo de personas con poca experiencia laboral. 

Beneficios del contrato de formación para el empleado

Ahora, enfoquémonos en las ventajas de un contrato de formación para los nuevos profesionales: 

• Promueve su desarrollo profesional: los empleados tienen la oportunidad de adquirir nuevas habilidades y conocimientos, mejorando su empleabilidad a futuro. 
• Fortalece la información que reciben en clases: el hecho de que puedan aplicar lo aprendido desde muy jóvenes les proporciona la oportunidad de afianzar los conocimientos de sus carreras. 
• Seguridad y estabilidad laboral: el compromiso de la empresa de contratar al colaborador después de completar la formación brinda seguridad laboral y una oportunidad de empleo a largo plazo.
• Reciben un salario durante la formación: aunque el salario puede ser menor que el estándar, los empleados reciben ingresos mientras adquieren nuevas habilidades y conocimientos.
• Pueden hacer networking: durante el contrato formativo, los colaboradores tienen la oportunidad de establecer relaciones laborales con otros miembros de la empresa, las cuales pueden ser beneficiosas para su desarrollo profesional.

Desventajas de un contrato de formación

Aunque los contratos de aprendizaje pueden ofrecer beneficios tanto para empleadores como para empleados, también existen algunas desventajas asociadas con su uso. A continuación, te presentamos algunas consideraciones importantes:

• Costos iniciales de formación: la inversión en la formación de un empleado puede ser significativa. Si un empleado deja la empresa después de completar la formación, la empresa puede enfrentar pérdidas financieras y de tiempo. 
• Riesgo de eventual rotación: algunos empleados pueden ver el contrato de formación como una oportunidad para adquirir habilidades y luego buscar empleo en otro lugar. Esto podría aumentar la rotación de empleados.
• Compromisos legales: dependiendo de la legislación local, el incumplimiento de los compromisos establecidos en el contrato de aprendizaje y formación puede tener consecuencias legales para la empresa.
• Restricciones en la asignación de tareas: la estructura del contrato de aprendizaje puede limitar la flexibilidad en la asignación de tareas, ya que en algunos casos podrían haber requisitos específicos de formación que deben cumplirse. 
• Complejidades administrativas: la administración de contratos de formación y aprendizaje puede ser más compleja en términos de seguimiento del progreso de la formación, documentación y cumplimiento de los requisitos legales.

Es importante que las empresas consideren cuidadosamente estas desventajas y busquen equilibrar los beneficios y riesgos al implementar contratos de formación. La claridad en los términos del contrato y la conformidad con las leyes laborales locales son fundamentales para minimizar posibles problemas. 

Además, si se quiere evitar la fuga de talentos capacitados, sería bueno asegurar que la experiencia de los colaboradores sea la adecuada. Hay que evitar la sobrecarga de tareas y lograr que, en todo momento, el empleado esté aprendiendo temas útiles para su formación profesional. 

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¿Cuándo usar un contrato de formación? 

Luego de conocer las ventajas y desventajas de un contrato de formación, seguramente te parece interesante la idea de dar la bienvenida a nuevos profesionales bajo esta modalidad de contratación. Pero, ¿cuándo es más recomendable aplicarla? Revisemos las circunstancias más comunes: 

• Si quieres contratar personal sin experiencia laboral para formarlos específicamente en función a las necesidades de tu compañía. Muchas empresas utilizan los contratos de formación para capacitar a las personas desde 0. 
• Cuando la empresa tiene necesidades específicas de habilidades o conocimientos que no se encuentran fácilmente en el mercado laboral, el contrato de formación sirve para desarrollar internamente esas habilidades. 
• En algunos países, existen programas gubernamentales que fomentan la contratación y formación de empleados, y el contrato de formación puede ser una forma de cumplir con esos requisitos y aprovechar los beneficios asociados.
• En industrias que experimentan cambios tecnológicos rápidos o evolución constante, el contrato de formación y aprendizaje puede ser útil para incluir en el equipo jóvenes que saben sobre las últimas tendencias y tecnologías. 
• Si la empresa valora el desarrollo interno y tiene la capacidad de proporcionar una formación efectiva, el contrato de formación puede ser parte integral de su estrategia de gestión de recursos humanos. 
• Cuando la empresa está trabajando en proyectos específicos que requieren habilidades especializadas, el contrato de formación puede ser una forma de reclutar y formar a empleados específicamente para esos proyectos.
• Si la empresa busca reducir los costos asociados con la rotación de personal y la contratación externa, el contrato de formación puede ser una estrategia para invertir en el desarrollo de talento interno a largo plazo.

En resumen, el contrato de formación es más efectivo cuando hay una combinación entre las necesidades específicas de la empresa y la disposición de invertir en el desarrollo de los empleados. Claro que, antes de tomar una decisión final, es importante considerar las regulaciones laborales y políticas del país o región en la que te encuentras. 

¿Cómo hacer un contrato de formación y aprendizaje? 

A continuación, veremos una lista general de requisitos comunes que a menudo se aplican a este tipo de contratos; sin embargo, es fundamental consultar la normativa local para obtener información precisa sobre cómo hacer un contrato de formación laboral:

1. Definir las partes involucradas (empleador y el empleado en formación). 
2. Establecer la duración del contrato. Por lo general, el tiempo máximo es de 3 años.  
3. Especificar el contenido formativo que recibirá el empleado. Esto puede hacerse en términos de cursos, capacitación en el trabajo u otros métodos de formación.
4. Compromiso de empleo post-formación. Este es un documento opcional que asegura que el empleador contratará al trabajador después de completar su formación. Si lo incluyes, te recomendamos definir las condiciones que deben cumplirse para que esto ocurra (buen desempeño, cumplimiento de metas, etc). 
5. Definir el horario de trabajo y de formación. Deben detallarse las horas de trabajo y las horas que serán dedicadas a capacitar al empleado. 
6. Señalar la remuneración y detallar los beneficios. Se deben establecer claramente los términos de remuneración durante el período de formación, incluidos los salarios y cualquier beneficio adicional. 
7. Detallar todas las obligaciones y responsabilidades del empelado. Es muy importante especificar las obligaciones y responsabilidades tanto del empleador como del empleado durante el contrato de formación.
8. Definir las políticas de protección laboral y seguridad social. Hay que abordar los aspectos relacionados con la seguridad laboral, seguros y beneficios sociales a los que el empleado puede tener derecho durante el período de formación.
9. Cumplir con las normativas legales. Verificar que la empresa esté actuando acorde a las leyes laborales y regulaciones aplicables en la jurisdicción correspondiente.

Una vez que el contrato de aprendizaje y formación esté listo, se recomienda consultar a un profesional legal o especialista en recursos humanos para asegurarse de que el documento cumple con todas las leyes y regulaciones aplicables. De este modo, se pueden prevenir malentendidos entre las partes, y posibles sanciones para la empresa. 

Recuerda que el contrato de aprendizaje está diseñado para beneficiar tanto a las empresas como a los jóvenes que buscan ganar experiencia en el mundo laboral. En un entorno tan cambiante como el actual, vale la pena apostar por los talentos que le darán una mirada diferente y actualizada al equipo.