¿Cómo hacer reuniones virtuales y garantizar la atención de tus equipos remotos y en crecimiento?

En la actualidad, producto de la expansión digital y el crecimiento empresarial, las organizaciones han incorporado a sus equipos de trabajo colaboradores de todo el mundo, por lo que las reuniones virtuales han cobrado gran relevancia entre sus vías de comunicación.

Las reuniones virtuales son especialmente útiles cuando los participantes se encuentran en diferentes lugares o cuando es difícil reunirse físicamente debido a restricciones de tiempo, distancia o situaciones extraordinarias. A continuación, te presentamos algunos de los principales tips para unas reuniones virtuales efectivas.

En este blog post, podrás conseguir algunos consejos para retener la atención de tu equipo remoto y en crecimiento durante las reuniones virtuales, así como las estrategias que puedes implementar para tal fin.

Estructura tus reuniones virtuales

Para hacer reuniones virtuales efectivas y garantizar la atención de tu equipo remoto y en crecimiento debes tomar ciertas medidas para lograr los objetivos deseados. Entre los consejos que puedes tomar en consideración están los siguientes: 

• Establece un horario regular: establece un horario fijo para las reuniones virtuales y asegúrate de que todos los miembros del equipo estén al tanto para que puedan asistir a la misma.  

• Utiliza herramientas de videoconferencia confiables: selecciona una plataforma de videoconferencia estable y fácil de usar, como por ejemplo Zoom, Microsoft Teams o Google Meet. 

• Envía una agenda previa: previo a la reunión, envía una agenda detallada que incluya los temas a tratar y el tiempo asignado a cada uno. Esto ayudará a mantener el enfoque y la productividad durante la sesión.

• Limita la duración de las reuniones: las reuniones virtuales suelen ser más agotadoras que las presenciales, por lo que es importante mantenerlas concisas y determinarlo en la agenda previa para que todos estén al tanto. 

• Utiliza herramientas visuales: para mantener la atención de los participantes, prepara materiales proyectables a través de herramientas visuales como presentaciones de diapositivas, gráficos o pizarras virtuales. 

Estos consejos para reuniones en casa te ayudarán a crear una rutina y los miembros de tu equipo de trabajo podrán organizarse con antelación para acudir a las mismas y plantear sus dudas o sugerencias. 

Asegúrate de que todos los miembros del equipo tengan fácil acceso a la herramienta y estén familiarizados con su funcionamiento. Además, procura respetar los horarios establecidos para estas reuniones de trabajo, para que no interfieran con las demás actividades que puedan tener tus colaboradores.

Informa acerca de los beneficios de las reuniones virtuales

Las reuniones virtuales dentro de las organizaciones con más de 1000 colaboradores ofrecen una serie de beneficios significativos. Entre estos, se pueden conseguir los siguientes:

Accesibilidad y conveniencia

Las reuniones virtuales eliminan las barreras geográficas y permiten que los colaboradores participen sin importar su ubicación. Esto es especialmente beneficioso para organizaciones con sucursales o equipos dispersos en diferentes ubicaciones. 

Además, las reuniones virtuales ofrecen flexibilidad en términos de horarios, lo que facilita la participación de personas con diferentes responsabilidades y zonas horarias.

Ahorro de costos

Al realizar reuniones virtuales, las organizaciones pueden reducir los gastos asociados con viajes, alojamiento y catering. Esto es especialmente relevante para grandes organizaciones con una fuerza laboral dispersa, ya que los costos de viaje pueden ser significativos. 

La supresión de este tipo de gastos pueden generar ahorros sustanciales a largo plazo, que pueden destinarse a proyectos futuros de la empresa.

Eficiencia y productividad

Las reuniones virtuales tienden a ser más cortas y enfocadas en comparación con las reuniones presenciales. Además, la capacidad de compartir pantallas y documentos de manera instantánea facilita la colaboración y la toma de decisiones más rápidas.

Los participantes en este tipo de sesiones virtuales pueden acceder a la información relevante en tiempo real, lo que reduce la necesidad de enviar documentos por correo electrónico y agiliza los procesos de trabajo.

Mayor participación y colaboración

En las reuniones virtuales, las herramientas de colaboración en línea permiten a los participantes interactuar de diversas formas. Pueden realizar encuestas en tiempo real, utilizar funciones de chat para hacer preguntas o compartir comentarios, e incluso dividirse en grupos de trabajo virtuales para abordar temas específicos. 

Todos estos aspectos fomentan una mayor participación de los colaboradores y promueven un ambiente de trabajo más inclusivo.

Grabación y referencia futura

Las reuniones virtuales pueden grabarse fácilmente, lo que brinda la oportunidad de revisarlas en el futuro. Esto resulta útil para los colaboradores que no pudieron asistir o para aquellos que desean repasar los detalles discutidos en la reunión. 

La grabación también puede servir como un recurso de capacitación para nuevos miembros del equipo o como referencia para proyectos en curso.

Sostenibilidad ambiental

Al reducir la necesidad de viajar, las reuniones virtuales contribuyen a la sostenibilidad ambiental al disminuir las emisiones de carbono y el consumo de recursos naturales. Esto refuerza el compromiso de la organización con la responsabilidad social corporativa y la protección del medio ambiente.

En resumen, las reuniones virtuales en organizaciones con más de 1000 colaboradores ofrecen beneficios que incluyen accesibilidad, ahorro de costos, eficiencia, participación y colaboración. Estos beneficios combinados pueden mejorar la comunicación interna, optimizar los procesos de trabajo y fortalecer la cultura organizacional.

 

 

Establece expectativas claras

Desde el principio, deja en claro la importancia de prestar atención durante las reuniones virtuales y establece expectativas claras sobre la participación activa. Explica la importancia de la comunicación efectiva y cómo su atención contribuye al éxito del equipo.

Siempre que tus colaboradores estén conscientes de que su opinión será tomada en cuenta para los futuros cambios o trabajos, se mantendrán activos y atentos durante las sesiones virtuales para dar sus sugerencias.

Utiliza una agenda estructurada

Proporciona una agenda detallada antes de la reunión para que los colaboradores sepan qué esperar. Incluye los temas a tratar, los objetivos de la reunión y el tiempo asignado para cada punto. 

Una agenda estructurada ayuda a mantener el enfoque y proporciona una guía clara para la discusión, puedes tomar en cuenta los consejos antes detallados para la estructuración de las reuniones virtuales de tu organización.

Limita el tiempo de la reunión

Las reuniones virtuales pueden volverse agotadoras, por lo que es recomendable limitar su duración. Intenta programar reuniones más cortas y evita extenderte innecesariamente, ya que esto ayudará a mantener la atención de los participantes y evitará la fatiga.

Según el medio Forbes, en una reunión virtual bien manejada, la agenda ya se envió previamente, los participantes leyeron antes del encuentro y se empieza y termina con puntualidad. Por lo que es importante ir al grano y mantener ciertos patrones de la reunión para que esta resulte efectiva.

Recuerda, las reuniones virtuales grupales son para informar acerca de algunos temas, sugerencias, noticias u otros. Pero no las utilices para tratar individualmente con tus colaboradores porque perderás la atención de todos.

Utiliza herramientas interactivas

Incorpora herramientas interactivas durante la reunión para mantener a tus colaboradores involucrados. Por ejemplo, puedes utilizar encuestas en tiempo real, pizarras virtuales o funciones de chat para fomentar la participación activa. Estas herramientas permiten a los colaboradores interactuar y expresar sus ideas.

Además, está comprobado que si no agregas un aspecto visual en tus reuniones virtuales es mucho más probable que no captes la atención de tu equipo remoto y estos solo acudan a las mismas por cumplir.

Fomenta la participación activa

Anima a tus colaboradores a participar activamente durante la reunión. Haz preguntas, solicita opiniones y fomenta el debate constructivo. Además, reconoce y valora las contribuciones de cada miembro del equipo para fomentar un ambiente de colaboración.

Para ello, el rol de líder es un elemento indispensable. Un HR Manager debe mejorar las reuniones virtuales y ser capaz de liderar a su equipo, para pensar en obtener mejores resultados.

Una gran solución para mantener a tu equipo vinculado, ya sea remoto o no, es a través de la herramienta de clima laboral de Crehana. Por medio de este recurso, sabrás cómo crear mejores canales de comunicación para tu equipo de trabajo y alcanzar las metas estipuladas, a través de un liderazgo fuerte y cercano.

Fuente: Crehana

Utiliza ejemplos y casos prácticos

Para mantener la atención de tus colaboradores, utiliza ejemplos y casos prácticos relevantes para ilustrar los puntos discutidos. Esto ayuda a hacer la reunión más interesante y aplicable al trabajo diario de cada uno. 

Establece momentos para preguntas y comentarios

Durante la estructuración de tus reuniones virtuales, incluye periodos de tiempos cortos, intercalados entre temas o puntos a tratar, para que los colaboradores puedan hacer preguntas o comentarios. 

Lo anterior permitirá que tu equipo remoto tenga la oportunidad de aclarar sus dudas o expresar sus ideas, lo que mantendrá su participación y atención.

Evita distracciones

Recuerda a los colaboradores que eviten distracciones durante la reunión. Pide que apaguen sus teléfonos móviles, cierren otras pestañas o programas en sus computadoras que no sean necesarios para la reunión. 

Recuerda a tus colaboradores la importancia de elegir un entorno tranquilo y libre de interrupciones para maximizar la atención en la sesión de trabajo virtual.

Pide retroalimentación

Una vez que concluya la reunión, solicita retroalimentación a tus colaboradores sobre cómo puedes mejorar la dinámica y la atención en futuras reuniones virtuales. Sus opiniones te ayudarán a ajustar tu enfoque y adaptarte a sus necesidades.

Las reuniones virtuales son útiles cuando tu número de colaboradores es muy amplío como para mantener sesiones presenciales, así como cuando tienes miembros de tu equipo que no comparten tu mismo código postal.

Utiliza las herramientas empresariales adecuadas

Una de las claves para mantener una reunión virtual exitosa es la de considerar el canal adecuado para cada tipo de público. No se trata de escoger una aplicación por encima de otra, sino de saber elegir la herramienta tecnológica que mejor sepa transmitir el mensaje esperado.

En este sentido, es probable que sepas que Zoom es uno de los mejores canales de comunicación para las reuniones virtuales con un equipo de trabajo. Sin embargo, no significa que otras opciones (como Google Meets) no deba ser tomadas en cuenta, puesto que cada herramienta destaca con sus particularidades.

En este sentido, si bien Crehana no es un servicio de mensajería, es una excelente plataforma para capacitar equipos. Es por ello que te presentamos nuestro ebook sobre las estrategias para fortalecer una cultura de teletrabajo en equipos remotos, por medio de la cual podrás mantener uno de los principales pilares de una empresa (la cultura) e involucrar a tu equipo con la organización.

Fuente: Crehana

Las reuniones virtuales no son simples videollamadas en las cuales tu equipo recibe indicaciones sobre cómo proceder con sus asignaciones. Se trata, principalmente, de saber cómo integrar a tus talentos remotos con la empresa.

Como bien menciona el portal Harvard Business Review, aunque las reuniones frente a la cámara pueden ser desafiantes y provocar ansiedad, los beneficios del trabajo remoto superan los costos. Por lo que es muy importante aprender a mantener este tipo de conversaciones remotas.

Para los colaboradores que no trabajan directamente en la oficina les resulta mucho más difícil conectar con la organización. Por ende, es clave mantener un interés genuino en estos integrantes de la plantilla y buscar soluciones para mejorar los canales de comunicación con ellos.

Conocer la mejor forma de realizar reuniones virtuales en empresas con más de 1000 personas es clave para mantener a tu equipo motivado y con un alto índice de rendimiento, para alcanzar los objetivos organizacionales, así que no dejes pasar la gran oportunidad de aprender y mejorar en esta faceta.

¡Éxitos!