¿En qué consiste la estrategia cero papel y cómo implementarla en las empresas grandes?

La estrategia cero papel es una de las tantas iniciativas que las empresas en distintas partes del mundo han implementado en sus políticas internas para lograr una mayor eficiencia, productividad y optimización de costos, siendo esta última una prioridad para el 92 % de los Departamentos de Recursos Humanos, según un estudio de Gartner. 

Los líderes de recursos humanos desempeñan un rol fundamental en la implementación exitosa de una política cero papel dentro de sus organizaciones. Al ser los responsables de las buenas prácticas laborales, los HR Managers y sus equipos pueden impulsar el cambio necesario para adoptar un enfoque más sostenible y eficiente en el manejo de la información y de procesos administrativos.

En este blog post te explicaremos qué es la estrategia cero papel y cómo implementarla en tu empresa de gran tamaño, aprovechando todos sus beneficios.

¿Qué es una estrategia cero papel?

La estrategia cero papel, también conocida como "paperless" o sin papel, es un enfoque empresarial que busca eliminar o reducir al mínimo el uso de papel en las operaciones diarias de una organización. Consiste en digitalizar los procesos y documentos que tradicionalmente se gestionan en formato físico, como formularios, contratos, facturas, informes, entre otros, y almacenarlos y gestionarlos de manera electrónica.

Esta estrategia no solo implica la transición hacia documentos digitales, sino también la adopción de herramientas y tecnologías que faciliten la creación, distribución, firma, almacenamiento y recuperación de información de manera electrónica. Esto incluye el uso de softwares de gestión documental, sistemas de gestión de contenido, firmas electrónicas, almacenamiento en la nube y otras soluciones tecnológicas que permiten una administración eficiente y segura de la información sin necesidad de papel.

¿Cuáles son los beneficios de la estrategia cero papel?

El objetivo principal de la estrategia cero papel es optimizar la eficiencia operativa, reducir costos, aumentar la productividad, minimizar el impacto ambiental y mejorar la seguridad de la información. Al eliminar la dependencia del papel, las organizaciones pueden agilizar sus procesos, facilitar el acceso a la información, reducir errores y pérdidas, y promover prácticas más sostenibles y amigables con el medio ambiente.

Por eso, la estrategia cero papel ofrece a las áreas de RR. HH. una serie de beneficios que pueden transformar la manera en que trabajan:

Mayor eficiencia y productividad

La digitalización de documentos y procesos permite una gestión más rápida y precisa de la información, optimizando el tiempo de los empleados y reduciendo errores.

Mejor colaboración y comunicación

Las herramientas digitales son una de las estrategias de cero papel en las empresas que facilitan la colaboración entre equipos, el acceso compartido a documentos y la comunicación fluida, independientemente de la ubicación física de los colaboradores.

Reducción de costos

La disminución del uso de papel y otros insumos de oficina genera ahorros significativos a largo plazo.

Mayor seguridad de la información

El almacenamiento digital de documentos ofrece mayor protección contra pérdida, robo o daños, garantizando la confidencialidad de la información sensible.

Como se menciona en Forbes México, las alternativas digitales ayudan a simplificar los flujos de trabajos empresariales y personales en un entorno de conectividad colaborativa, al mismo tiempo que preserva los documentos corporativos más sensibles.

Adicionalmente, según nuestro ebook de herramientas digitales para transformar la gestión de RR. HH., al incorporar la tecnología a este departamento se logran automatizar diversos procesos, los cuales llevan largas horas de trabajo y consumen ampliamente a los colaboradores.

Fuente: Crehana

¿Cómo implementar la estrategia cero papel en las empresas?

La implementación de la estrategia cero papel puede variar según las necesidades y características de cada organización, pero generalmente implica una combinación de cambios en la cultura organizacional, políticas internas, procesos operativos y tecnología. 

Es importante que las empresas se enfoquen en educar y capacitar a su personal sobre el uso de herramientas digitales y fomentar una mentalidad de cambio hacia una cultura empresarial más digitalizada y eficiente.

Aquí es donde los líderes de recursos humanos tienen un rol crucial en la implementación exitosa de una estrategia cero papel en las empresas. A continuación, te compartimos algunos consejos y recomendaciones para llevar a cabo este proceso de manera efectiva:

1. Crea un equipo líder

Identifica a los individuos dentro de la organización que tengan las habilidades, experiencia y conocimientos necesarios para contribuir al éxito de la iniciativa cero papel. Esto puede incluir representantes de RR. HH., IT, operaciones, administración, contabilidad y otras áreas relevantes.

Para ello, es importante designar a un líder de equipo con fuertes habilidades de liderazgo, comunicación y gestión de proyectos. El líder del equipo será responsable de motivar al equipo, coordinar sus actividades y garantizar que se cumplan las metas establecidas.

El líder del equipo debe tener una comprensión profunda de la estrategia cero papel y la capacidad de comunicar efectivamente sus objetivos a los demás. Es imprescindible que el líder del equipo tenga la autoridad y el apoyo necesarios para tomar decisiones y resolver problemas.

2. Evalúa el consumo actual de papel

Este análisis permitirá comprender el panorama actual del uso de papel en la organización, identificar las áreas de mayor consumo y establecer objetivos realistas para la reducción.

Esto puede incluir la cantidad de papel utilizado por departamento, el volumen de impresiones realizadas, el número de documentos impresos, etc. Esta información puede obtenerse a través de registros de impresión, encuestas a empleados, o mediante el análisis de facturas de suministros de oficina.

Una vez que se recopilan los datos, es importante analizar los patrones de consumo de papel en la empresa. Esto puede implicar identificar qué departamentos o áreas consumen más papel, qué tipos de documentos se imprimen con mayor frecuencia, y cuáles son las actividades que generan más residuos de papel.

Recuerda utilizar los datos recopilados para comparar y validar el progreso de la estrategia cero papel. Es importante resaltar que no se puede mejorar lo que no se puede medir. Por lo tanto, es esencial recopilar esta información para impulsar las acciones del equipo.

3. Define objetivos y metas claras

Los objetivos deben ser específicos, medibles, alcanzables, relevantes y limitados en el tiempo (SMART, por sus siglas en inglés). Por ejemplo, un objetivo específico podría ser reducir el volumen de impresiones en un determinado porcentaje dentro de un período de tiempo específico, como reducir el 30 % de las impresiones en un año.

Es fundamental involucrar a todas las partes interesadas relevantes en el proceso de definición de objetivos en la estrategia cero papel. Esto puede incluir al área de recursos humanos, gerentes de departamento, empleados y equipos de TI. Obtener la retroalimentación y el apoyo de estas partes interesadas ayudará a garantizar que los objetivos sean realistas y alcanzables.

Una vez que se establecen los objetivos y metas, es crucial comunicarlos de manera clara y transparente a todos los empleados. Esto incluye explicar por qué se están implementando estos objetivos, cómo se alinean con la visión y los valores de la empresa, y qué papel desempeñan los empleados en su consecución.

4. Desarrolla un plan de acción

Ahora que se tienen identificadas las áreas de oportunidad, es importante priorizar las acciones que se llevarán a cabo en función de su impacto potencial en la reducción del consumo de papel y su viabilidad para implementarse en el corto, mediano y largo plazo dentro de la iniciativa cero papel.

Para lograr esto, se debe desarrollar un calendario detallado que establezca los plazos para la implementación de cada acción y el logro de los objetivos establecidos. Es importante establecer plazos realistas y factibles, y realizar un seguimiento regular para garantizar que se cumplan los plazos establecidos.

Como HR Manager, debes asegurarte de que se asignen los recursos necesarios, tanto humanos como financieros, para llevar a cabo las acciones delineadas en el plan de acción. Esto puede incluir la asignación de presupuesto para la adquisición de softwares de gestión documental electrónica, así como la capacitación del personal en el uso de estas herramientas.

5. Implementa soluciones tecnológicas

Haz una investigación exhaustiva de las diferentes opciones tecnológicas disponibles en el mercado que te permitan potenciar tu política cero papel. Esto puede incluir sistemas de gestión documental electrónica, HR Tech, softwares de automatización de procesos, herramientas de colaboración en línea y plataformas de comunicación digital.

Basándote en la evaluación de necesidades y la investigación de opciones tecnológicas, debes seleccionar la solución que mejor se adapte a los requerimientos de la empresa. Es importante considerar factores como la facilidad de uso, la escalabilidad, la integración con sistemas existentes y el soporte técnico. 

6. Capacita a los empleados

Después de proporcionar una comprensión general de las soluciones tecnológicas, se debe capacitar a los empleados en el uso práctico de estas herramientas. Esto puede incluir sesiones de capacitación en persona, tutoriales en línea, manuales de usuario y sesiones de capacitación individualizada según sea necesario. 

Es importante asegurarte de que los empleados estén cómodos y competentes en el uso de las nuevas herramientas para garantizar una transición fluida hacia un entorno cero papel.

Recuerda que cada país tiene sus propias leyes y regulaciones relacionadas con la gestión de documentos electrónicos, privacidad de datos y protección de la información. Capacitar a los empleados sobre estas leyes de cero papel garantiza que la empresa cumpla con las regulaciones locales y evite posibles sanciones o penalizaciones legales.

A continuación, veamos cómo se aplica la ley cero papel en algunos países de Latam:

Ley de cero papel en Chile

La Iniciativa Cero Papel SAG en Chile se basa en la Ley 21.180 de Transformación Digital del Estado, que establece la transición de todos los procedimientos administrativos de los órganos estatales al formato electrónico. Esta ley, que comenzó a regir en 2019, tiene como objetivo principal eliminar el uso de papel en las instituciones públicas del país.

La implementación de esta ley de cero papel ha sido gradual desde su entrada en vigor, y se espera que para el año 2024 todas las dependencias del Estado sigan los lineamientos establecidos en la legislación para llevar a cabo sus operaciones de manera electrónica.

Ley de cero papel en México

En México, varios estados y municipios han implementado iniciativas destinadas a reducir el uso del papel en las operaciones gubernamentales y promover la adopción de tecnologías digitales para mejorar la eficiencia administrativa y reducir el impacto ambiental.

Por ejemplo, el Código Fiscal de la Federación y el SAT establecen la obligatoriedad de emitir y timbrar facturas electrónicas, reemplazando las facturas impresas en papel.

Ley de cero papel en Colombia

Colombia ha avanzado en la implementación de políticas y estrategias que fomentan la adopción de tecnologías digitales y la utilización de servicios en línea para realizar trámites y procesos administrativos de manera más eficiente y sostenible. Esto incluye la digitalización de documentos, la implementación de plataformas electrónicas para la presentación de informes y solicitudes, y la promoción de la firma electrónica como alternativa al papel.

Ley de cero papel en Perú

En Perú, diversas entidades gubernamentales y municipios han desarrollado sus propias iniciativas para reducir el uso del papel y promover la digitalización de servicios. Estas iniciativas pueden incluir la implementación de sistemas de gestión documental electrónica, la creación de portales en línea para la atención al ciudadano y la promoción de campañas de concientización sobre la importancia de reducir el uso de papel.

En conclusión, la implementación de la estrategia cero papel en las empresas representa un importante paso hacia la modernización, eficiencia y sostenibilidad. Al reducir o eliminar el uso del papel en los procesos administrativos, las empresas pueden mejorar la gestión documental, reducir costos operativos, aumentar la productividad y contribuir positivamente al medio ambiente.

En ese sentido, el Departamento de RR. HH. es un agente clave para la transformación digital en recursos humanos y de todas las áreas de la empresa. Por lo tanto, más que simplemente digitalizar documentos, es esencial ver esta estrategia como un cambio de mentalidad que afecta a los procesos y simplifica las operaciones para todos los involucrados.